1. L'assurance Fairtrade en un coup d'œil

FLOCERT est le fournisseur d'assurance pour Fairtrade et définit l'approche d'assurance qui soutient l'intégrité de Fairtrade. La démarche de certification de FLOCERT est basée sur les Standards Fairtrade et les directives ISO 17065.

Le rôle de FLOCERT est de fournir l'assurance que toutes les entreprises impliquées dans les chaînes d'approvisionnement Fairtrade respectent les Standards Fairtrade chaque fois qu'elles sont dans le champ d'application (cf. documentPortée de la certification Fairtrade).

Ceci s'effectue principalement par le biais de la certification Fairtrade.* Toute organisation participant à la certification Fairtrade sera régulièrement auditée.

Les résultats de l'audit déterminent si un Certificat Fairtrade peut être délivré ou conserver sa validité. Différents types d'audits et leur fréquence permettent de s'adapter à des circonstances spécifiques.

FLOCERT travaille avec la Intact Platform - un outil en ligne pour faciliter l'audit et le suivi de toute Non-conformité potentielle. Les clients de FLOCERT seront tenus d'utiliser cette plateforme. Il est en outre demandé d'utiliser la plateforme de déclaration des transactions Fairtrace.

*Il existe d'autres types de vérification, par exemple le système de vérification documentModèle Fairtrade d'Approvisionnement des Ingrédients (Fairtrade Sourced Ingredients (FSI)) Coton

2. Comment utiliser ce manuel

Ce manuel décrit le système de certification de FLOCERT.

Il s'applique à toutes les parties impliquées dans la certification FLOCERT, y compris les clients existants certifiés Fairtrade et ceux qui cherchent à obtenir la Certification Fairtrade, le personnel de FLOCERT et les auditeurs.

Le manuel se compose de 5 parties principales :

Les informations pertinentes peuvent être trouvées dans ce manuel soit en

  • en naviguant vers la section qui vous intéresse à l'aide de la table des matières ou - dans la version PDF - de l'index abrégé, ou bien
  • en utilisant la fonction de recherche d'un terme (raccourci : Ctrl+F).
  • En cas de questions, contactez le Service Clientèle par email à mailtoflocert@flocert.net (ou par téléphone au +49 228 24930 de 9h00 à 17h00 CET).

Les types de liens suivants peuvent être suivis en cliquant dessus. Attention : si vous cliquez sur un lien hypertexte dans le document PDF, il ne sera pas possible de revenir en arrière.

  • Les références à une autre section utilisent le symbole de la petite flèche, par ex : documentPrincipes d'assurance Fairtrade, en cliquant sur le lien, on accède à la section en question.
  • Référence à une entrée du glossaire : Les termes qui sont définis dans le glossaire se présentent comme suit : FLOCERT, en cliquant dessus, vous accédez au glossaire en annexe.
  • La référence à un site web ou à une adresse électronique externe, par ex. externalFairtrade International. en cliquant dessus, vous accéderez à un site web externe / ouvrirez l'adresse électronique.

3. Demande d'inscription au programme Fairtrade

Cette section décrit le processus de demande pour les demandes initiales et les demandes de renouvellement de la certification Fairtrade.

Les clients certifiés qui souhaitent faire une demande d'exceptions ou de changements structurels organisationnels trouvent des informations pertinentes dans les sections documentExceptions et documentChangement structurel de l'organisation.

Si FLOCERT considère qu'un candidat est la même organisation qu'une organisation précédemment décertifiée, l'historique de certification/conformité s'appliquera, sauf si le candidat peut prouver le contraire. Pour plus d'informations, voir la section documentNouvelle demande après une Décertification ou un refus de certification

3.1. Champ d'application et exigences

Les demandes ne peuvent être faites que dans le cadre du champ d'application Fairtrade (externalhttps://www.fairtrade.net/standard/fairtrade-standards#scope) tel que défini par Fairtrade International pour certains produits, pays et structures.

Le champ d'application de Fairtrade International comprend :

  1. le produit pour lequel la certification est demandée (externalhttps://www.fairtrade.net/standard/fairtrade-standards#classification),
  2. le pays où le produit est cultivé/négocié (externalhttps://www.fairtrade.net/standard/fairtrade-standards#scope),
  3. la structure de l'organisation/entreprise qui demande la certification Fairtrade (externalhttps://www.fairtrade.net/standard/fairtrade-standards#scope)*.

FLOCERT ne peut certifier que les produits couverts par les Standards de Produits Fairtrade et le tableau des Prix minimum Fairtrade et des Primes (externalhttps://www.fairtrade.net/standard/minimum-price-info). Une vue d'ensemble des produits peut être trouvée dans le tableau de classification des produits de Fairtrade International (externalhttps://www.fairtrade.net/standard/fairtrade-standards#classification La Catégorie de Produit fait toujours référence à la classification du Standard de Produit Fairtrade respectif (ex : Catégorie de Produit : fruits frais) tandis que le Type de Produit est toujours directement dérivé d'un Standard de Produit Fairtrade et décrit les différents produits résumés dans chaque Catégorie de Produit (ex : banane, ananas).

Il est décrit dans documentPortée de la certification Fairtrade quelles organisations de la chaîne d'approvisionnement Fairtrade entrent dans le champ d'application de la certification et doivent donc demander la certification Fairtrade avant de pouvoir commercialiser des produits Fairtrade.

Pour obtenir la Certification Fairtrade, la conformité aux Standards Fairtrade applicables et aux Critères de Conformité de FLOCERT doit être prouvée.

Tous les Standards Fairtrade, y compris les exigences spécifiques aux produits, sont disponibles sur le site internet de Fairtrade International (externalhttp://www.fairtrade.net/standards/our-standards.html).

Les Critères de Conformité de FLOCERT sont disponibles sur le site de FLOCERT (externalhttps://www.flocert.net/fr/criteres-de-conformite-au-commerce-equitable/).

Zones à risque pour les voyageurs

Certaines régions/pays sont considérés comme des zones à risque pour les voyageurs en raison de guerres, de troubles civils, de catastrophes naturelles ou de maladies. FLOCERT pourrait ne pas être en mesure d'envoyer un auditeur dans ces zones. Conformément aux Requirements for Assurance Providers de Fairtrade International (https://files.fairtrade.net/standards/ASSU_ReqAssuranceProviders_EN.pdf), les audits initiaux ne peuvent être réalisés que sur place. Par conséquent, s'il n'est pas possible de réaliser les audits sur place, FLOCERT devra rejeter la demande de certification.

Pour plus d'informations sur le sujet, veuillez consulter la section documentAudit dans les zones à risque pour les voyageurs.

Spécifique pour le Standard Fairtrade sur le Climat : Afin d'être certifié selon le Standard Fairtrade sur le Climat, l'organisation de producteurs, le Facilitateur de Projets et l'Acteur Commercial doivent avoir un projet enregistré sous le Gold Standard (certification des réductions d'émissions de carbone et des bénéfices du développement durable).

3.2. Contact pour la demande d'inscription

Les formulaires d'inscription peuvent être demandés directement sur le site Internet de FLOCERT (externalhttps://www.flocert.net/fr/obtenir-une-certification/) ou par courriel aux équipes régionales FLOCERT comme suit :

Afrique et Moyen-Orient :mailtoafrica@flocert.net

Asie, îles du Pacifique, Australie et Nouvelle-Zélande :mailtoasia@flocert.net

Europe :mailtoeurope@flocert.net

Amérique du Sud, Amérique centrale et Caraïbes : mailtola@flocert.net

Amérique du Nord :mailtoamerica@flocert.net

3.3. Dossier et numéro d'inscription (ID)

À la réception d'une demande d'inscription, l'équipe chargée des inscriptions de FLOCERT attribue un numéro d'inscription unique et envoie un dossier d'inscription comprenant

  • un questionnaire,
  • des formulaires pertinents pour le produit et la structure demandés,
  • des informations sur la certification Fairtrade et les exigences,
  • des informations sur le coût de la certification,
  • un contrat de certification qui régit les droits et responsabilités contractuels.

Les demandeurs doivent fournir leur(s) numéro(s) d'inscription lorsqu'ils envoient leurs documents et paient leurs frais d'inscription.

3.4. Frais d'inscription

Tous les candidats sont tenus de payer des frais d'inscription pour le traitement de leur demande d'inscription. Ces frais ne sont pas remboursables et sont indépendants de la fonction commerciale, du nombre de produits ou de la structure organisationnelle du demandeur.

Les Acteurs Commerciaux peuvent être confrontés à des coûts supplémentaires liés à l'évaluation des Indicateurs Sociaux (cf. documentIndicateur Social).

Une estimation des frais applicables pour l'inscription et la certification peut être obtenue en utilisant le calculateur de coûts sur le site web de FLOCERT :externalhttps://www.flocert.net/fr/calculateur-de-frais-fairtrade/

3.5. Demande complétée

FLOCERT traitera la demande du client dès réception :

  • du questionnaire de demande rempli et signé,
  • de la confirmation du paiement des frais de dossier,
  • du contrat de certification signé et d'autres documents justificatifs demandés.

Une fois la procédure de demande terminée avec succès :

  • le client se verra attribuer un FLO ID permanent qui remplace l'Application ID précédemment attribué ;
  • il recevra également un accès à l'Intact Platform (le portail web de Certification Fairtrade) ;
  • FLOCERT émettra une facture pour les frais de certification initiale.

Après le paiement de la redevance initiale, les années suivantes, une redevance annuelle de certification sera facturée, toujours le même mois de l'année.

Le site Internet de FLOCERT fournit une estimation des frais applicables (externalhttps://www.flocert.net/fr/calculateur-de-frais-fairtrade/) et des vidéos d'introduction au processus de certification Fairtrade (externalhttps://www.flocert.net/fr/comment-rejoindre-fairtrade/).

3.6. Application abandonnée

Si le client a payé les frais de demande mais n'a pas soumis tous les documents requis, FLOCERT gardera la demande active pour une période maximale de 12 mois. Après cette période, la demande sera considérée comme abandonnée.

Si le client souhaite refaire une demande de certification Fairtrade après cette période de 12 mois, il devra repasser par l'ensemble du processus de demande, y compris le paiement des frais de dossier.

3.7. Nouvelle demande après une Décertification ou un refus de certification

Après une Décertification ou un refus de certification, le client peut faire une nouvelle demande de certification Fairtrade dans les conditions suivantes :

  • Le client accepte de se soumettre à un audit avant de réintégrer le système de certification Fairtrade, si FLOCERT le juge nécessaire. Un audit sera toujours requis dans le cas de Non-conformités antérieures graves.
  • Le client a corrigé toutes les Non-conformités antérieures non résolues.
  • Le client a payé tous les frais impayés avant la Décertification/le refus de certification.

Ceci s'applique à tous les cas de refus de certification et de Décertification (que ce soit pour cause de non-conformité/non-paiement des frais de certification/décertification volontaire). En outre, d'autres conditions s'appliquent aux clients dont la certification a été retirée avec un moratoire pour la réadmission (voir documentNouvelle demande après la Décertification avec moratoire pour la réadmission.) et pour les clients qui se sont vu refuser la certification après l'Audit Initial (voir documentNouvelle demande après un refus de certification).

Pour les réinscriptions dans les 12 mois suivant la date de Décertification ou de refus de certification.

  • Aucun frais d'inscription n'est facturé et aucun nouveau document d'inscription n'est envoyé (à l'exception du contrat de certification, qui doit être signé à nouveau et, le cas échéant, les frais de certification impayés de la période précédant la Décertification doivent être payés).
  • Le client devra payer les frais de certification initiale.

Pour les réinscriptions après 12 mois à compter de la date de Décertification ou de refus de certification :

  • Le client devra compléter le processus de d'inscription et payer les frais de d'inscription.
  • Le client devra payer les frais de certification initiale.

3.7.1. Nouvelle demande après un refus de certification

Pour un client qui s'est vu refuser la certification après l'Audit Initial, les conditions suivantes peuvent s'appliquer en plus des conditions énoncées ci-dessus (voir documentNouvelle demande après une Décertification ou un refus de certification) :

  • Le client doit toujours se soumettre à un nouvel Audit Initial.
  • Les acteurs commerciaux ne pourront pas obtenir d'Autorisation de Commercialisation. Un audit sera effectué pour vérifier que toutes les Non-conformités en suspens qui ont conduit au précédent refus de certification ont été corrigées.

3.7.2. Nouvelle demande après la Décertification avec moratoire pour la réadmission

Pour un client qui a été décertifié avec un moratoire pour la réadmission, les conditions suivantes peuvent s'appliquer en plus des conditions énoncées ci-dessus (cf. documentNouvelle demande après une Décertification ou un refus de certification) :

  • La période du moratoire imposé, ainsi que la décision de Décertification, sont passées avant que le client ne soumette une nouvelle demande.
  • Le client a mis en œuvre les mesures nécessaires pour effectuer les changements dans ses opérations ou sa gestion, lui permettant de se conformer aux critères et aux Standards Fairtrade relatifs à la Décertification. Au cours du processus de demande, le client envoie les preuves des mesures mises en œuvre.
  • Le client ne vend pas comme Fairtrade les produits qu'il a en stock au moment de la réinscription.

4. Outils et processus d'assurance

FLOCERT utilise une variété d'outils d'assurance pour garantir le respect des Standards Fairtrade.

Le plus important d'entre eux est l'documentAudit Fairtrade mais d'autres outils, tels que les documentAlertes Fairtrace et l'documentInitiation Acteur Commercial - contribuent également à renforcer l'assurance et à améliorer les niveaux de conformité des clients certifiés.

4.1. Audit Fairtrade

FLOCERT effectue des audits sur la base des Standards Fairtrade, dans le but d'évaluer la conformité des producteurs et des Acteurs Commerciaux.

Il y a trois objectifs à la réalisation d'un audit :

  • Les Audits de Certification qui conduisent à la délivrance d'un certificat initial ou à la re-certification d'un client déjà certifié.
  • Les Audits de Confirmation qui ont lieu au cours du documentCycle de Certification pour confirmer la conformité.
  • D'autres types d'audits qui n'ont pas lieu régulièrement ou qui dépendent du type d'organisation du client.

Les audits sont généralement réalisés sur site et annoncés, mais dans certaines circonstances, ils peuvent être réalisés en tant qu'Audits à Distance (voir documentAudit à distance ou audit sur site) ou en tant qu'Audits Inopinés (voir documentAudits Inopinés et Annoncés). Dans ce cas, le processus d'audit diffère de la procédure des audits sur place annoncés.

Il existe quatre méthodologies/processus d'audit principaux :

Le type d'audit spécifie les Critères de Conformité à vérifier lors d'un audit. Certains types d'audit sont réservés aux Acteurs Commerciaux.

Le tableau suivant présente les méthodologies d'audit disponibles pour les audits d'Acteurs Commerciaux/Producteurs :

Objectif de l'auditType d'audit / méthodologieActeur commercialProducteur
Audits de CertificationAudit Initial - Sur sitexx
Audit de Renouvellement - Sur sitexx
Audit de Renouvellement - A distancexn/a

Audits de Confirmation

Audit Ciblé - Sur sitexx
Audit Ciblé - A distancexn/a
Audit inopiné - Sur sitexx
Audit inopiné - A distancexx
Audit Digital - A distancexn/a
Autres types d'auditAudit Entité Additionnellexx
Audit d'extension du Champ d'Applicationxx
Audit de Suivixx

4.1.1. Audit à distance ou audit sur site

Un Audit à Distance n'est pas un type d'audit mais plutôt une méthodologie d'audit.

Il s'agit d'une méthode qui consiste à effectuer un Audit à Distance, en utilisant des preuves documentaires et des méthodes électroniques (telles que la vidéoconférence, le courrier électronique et le téléphone) pour obtenir des preuves d'audit. L'objectif global est d'évaluer ces preuves de manière objective afin de déterminer dans quelle mesure les exigences de la norme ont été respectées.

Un Audit à Distance implique généralement le partage et l'examen de documents, combinés à une interaction virtuelle avec le(s) site(s) d'audit par le biais d'entretiens à distance et/ou de visites de sites à distance.

Pour tous les producteurs, la Certification Fairtrade s'appuie sur les Audits sur site comme outil indispensable. Les Audits à Distance sont donc considérés comme un outil d'assurance exceptionnel pour assurer la continuité des activités dans des situations où les circonstances interdisent temporairement la présence d'auditeurs sur place, telles que les conflits régionaux, les catastrophes naturelles ou les épidémies (par exemple COVID-19).

Pour les Acteurs Commerciaux, la méthodologie de l'Audit à Distance peut être appliquée dans le cadre de leur programme d'audit régulier. Les Audits de Renouvellement ou Ciblés peuvent être menés à distance si le profil du client et le périmètre de l'audit requis sont jugés appropriés pour un Audit à Distance - ce qui signifie que le client : a) applique le Bilan de Masse, ou b) ne stocke pas ou ne transforme pas de Produit Fairtrade, ou la Traçabilité Physique est hors du périmètre de l'audit.

Le périmètre de l'Audit à Distance n'inclut ni la Traçabilité Physique ni le chapitre Production des Acteurs Commerciaux ; son périmètre dépend du périmètre de l'audit applicable.

La procédure d'audit sur site est la procédure d'audit standard. Voir documentProcessus d'audit pour les Audits à Distance pour connaître les différences avec les audits à distance.

4.1.2. Audit dans les zones à risque pour les voyageurs

Le code de conduite et la politique de voyage de FLOCERT peuvent avoir une incidence sur la réalisation d'audits sur site dans les zones à risque de voyage. FLOCERT évalue le risque pour la personne appelée à voyager. Le point de départ de cette évaluation est constitué par les avertissements officiels (pour des raisons d'assurance) du ministère britannique des affaires étrangères, mais aussi par d'autres sources d'information telles que externalhttps://www.internationalsos.de/insights/risk-outlook-und-risk-map. Si l'évaluation identifie un risque grave pour la personne censée voyager, FLOCERT n'autorisera pas le voyage. Cette approche permet à FLOCERT d'être physiquement présent dans de nombreuses régions du monde malgré les avertissements officiels.

Si un client est situé dans une zone à risque selon l'évaluation, les audits sur site peuvent être remplacés par des audits à distance pour une période limitée à trois années consécutives au maximum. Après cette période, FLOCERT ne peut vérifier la conformité aux Standards Fairtrade que par des audits sur site, conformément aux exigences de Fairtrade International pour les organismes de certification (externalhttps://files.fairtrade.net/standards/ASSU_ReqAssuranceProviders_EN.pdf). Si un déplacement physique sur le site du client n'est toujours pas possible après cette période en raison de la persistance du risque, FLOCERT devra résilier le contrat de certification (voir section 9 dans Termes et conditions du contrat de certification) et, par conséquent, retirer la certification. FLOCERT en informera le client en temps utile.

4.1.3. Audits inopinés et annoncés

À l'instar des Audits Inopinés à Distance, un Audit Inopiné n'est pas un type d'audit mais une méthodologie d'audit.

Les Audits Inopinés sont toujours des Audits de Confirmation, pas des Audits de Certification, et ont lieu entre 2 Audits de Renouvellement, ou entre un Audit Initial et un Audit de Renouvellement, afin d'évaluer la conformité continue et de se concentrer sur des sections spécifiques du Standard   Fairtrade identifiées comme critiques pour le client.

Les Audits Inopinés sont réalisés sans notification préalable au client, ce qui permet d'évaluer ce qui se passe sur le site d'un client au cours d'une journée "type".

En général, le client qui fait l'objet d'un Audit Inopiné n'est pas du tout informé avant que l'auditeur n'arrive sur le site. Dans des cas exceptionnels, le client peut recevoir une notification à court terme avant l'Audit Inopiné afin de s'assurer qu'il est disponible le jour de l'audit.

Si un client refuse l'accès pour quelque raison que ce soit, cela constitue un motif de Suspension immédiate du certificat.

Le champ d'application est le même que pour un Audit Ciblé :

  • Vérification des sous-sections/de certains Critères de Conformité pertinents pour le client.
  • Bien que l'accent soit mis sur certaines sections, des Non-conformités peuvent également être identifiées dans des sections qui ne font pas l'objet de l'audit.

4.1.4. Types et portée de l'audit

FLOCERT travaille avec une combinaison de différents types d'audit pour évaluer la conformité au cours d'un documentCycle de Certification: 

Chaque audit a une période d'audit définie qui couvre généralement le temps écoulé depuis le dernier audit. Cependant, si un comportement non-conforme est identifié qui a eu lieu en dehors de la période d'audit, il peut quand même être soulevé comme une Non-conformité. Les détails spécifiques sur la portée d'un audit sont définis dans les Termes de Référence de l'auditeur.

Pour plus de détails sur le processus d'audit, veuillez vous référer à:

Tout type d'audit peut potentiellement être un Audit Observé, ce qui signifie que l'auditeur est accompagné par une autre personne, par exemple Fairtrade International ou une autre tierce partie. Les Audits Observés doivent être communiqués au client et ce dernier a la possibilité d'approuver un tel accompagnement (cf. documentObservations d'audit). 

4.1.4.1. Audit Initial

L'Audit Initial est le tout premier audit. Il est planifié sur la base des informations reçues lors de la phase d'inscription.

Portée :

  • Vérification des informations fournies par le demandeur au cours de la phase d'inscription.
  • Évaluation des Critères de Conformité applicables à l'Année 0.

Portée supplémentaire - Acteurs Commerciaux :

4.1.4.2. Audit de Renouvellement

Un Audit de Renouvellement marque le début d'un nouveau cycle de certification et constitue la base de la décision d'émettre un nouveau certificat Fairtrade.

Portée :

  • Évaluation de la conformité avec tous les Critères de Conformité applicables, y compris ceux qui deviennent applicables pour le prochain cycle de 3 ans.
  • Audits de producteurs : Évaluation des critères de développement

4.1.4.3. Audit Ciblé

Un Audit Ciblé peut avoir lieu entre 2 Audits de Renouvellement, ou entre un Audit Initial et un Audit de Renouvellement, afin d'évaluer la conformité continue et de se concentrer sur des sections spécifiques du Standard Fairtrade identifiées comme critiques pour le client individuel.

Portée :

  • Vérification de la conformité continue de toutes les sous-sections où des Non-conformités ont été détectées lors du dernier audit.
  • Vérification de sous-sections supplémentaires/de certains Critères de Conformité pertinents pour le client.
  • Malgré l'accent mis sur certaines sections, des Non-conformités peuvent également être identifiées dans des sections qui ne sont pas ciblées par l'audit.

4.1.4.4. Audit Digital

Un Audit Digital est applicable aux Acteurs Commerciaux certifiés Fairtrade et diffère du flux de travail d'audit régulier en ce sens qu'aucune interaction en direct avec le client n'a lieu.

Il est au contraire purement basé sur les données déclarées par le client dans Fairtrace, qui sont recoupées avec les informations disponibles dans Intact Platform. Les Audits Digitaux peuvent être soit planifiés systématiquement selon le Cycle de Certification, soit déclenchés par des problèmes identifiés dans les rapports fournis à FLOCERT.

Comme les Audits Ciblés, ils sont des Audits de Confirmation et ont lieu entre 2 Audits de Renouvellement, ou entre un Audit Initial et un Audit de Renouvellement, afin d'évaluer la conformité continue et de se concentrer sur des sections spécifiques du Standard Fairtrade identifiées comme critiques pour le client.

Champ d'application :

  • Évaluation de la conformité avec des parties spécifiques des Critères de Conformité pour les Acteurs Commerciaux, ainsi que des exigences de FLOCERT spécifiquement développées pour les Audits Digitaux afin d'évaluer le risque d'autres Non-conformités.
  • La période d'audit comprend la période écoulée depuis le dernier audit sur site, à Distance ou Digital.

4.1.4.5. Audit de Suivi

Un Audit de Suivi est le résultat d'une évaluation ou d'une Décision de Certification. L'objectif d'un Audit de Suivi est d'évaluer la mise en œuvre des Mesures Correctives des Non-conformités identifiées lors du dernier audit régulier. Ce type d'audit est généralement utilisé lorsque la conformité ne peut être vérifiée par des documents, ou dans le cas d'un nombre très élevé de Non-conformités lors du dernier audit.

Portée :

4.1.4.6. Audit Entité Additionnelle

Un Audit Entité Additionnelle est réalisé dans les locaux d'une Entité Additionnelle.

Portée :

  • Vérification du maintien de la conformité aux Critères de Conformité applicables (comme spécifié par la liste de contrôle pour les Entités Additionnelles).

4.1.4.7. Audit d'extension du Champ d'Application

Un Audit d'extension du Champ d'Application a lieu dans certaines situations avant que le champ d'application de la Certification Fairtrade ne puisse être étendu (cf. documentExtension de la portée de la certification). Il peut s'agir d'un Audit Ciblé ou d'un Audit Initial, selon le type d'extension de périmètre.

(Veuillez noter : il n'y a pas de type "Audit d'extension du Champ d'Application" dans l'Intact Platform et pas de liste de contrôle spécifique pour les Audits d'extension du Champ d'Application : l'Analyste de Certification détermine les points de contrôle pertinents dans les Termes de Référence pour l'auditeur).

Portée :

4.1.5. Temps d'audit

Le système d'audit de FLOCERT est basé sur le principe qu'un auditeur dispose de suffisamment de temps pour mener un audit Fairtrade qui répond aux objectifs de qualité de FLOCERT.

Le temps dont l'auditeur a besoin pour mener un audit complet dépend d'un certain nombre de facteurs, sur la base desquels l'analyste attribue le temps d'audit dans les Termes de Référence de l'auditeur :

  • la structure et la taille du client à auditer,
  • le nombre de produits Fairtrade échangés,
  • le nombre d'Entités Additionnelles,
  • le nombre de fonctions commerciales du client (par exemple, producteur + transformateur + exportateur), et
  • le type d'audit.

Un audit est considéré comme terminé lorsque tous les Critères de Conformité pertinents ont été évalués par l'auditeur, et que la Réunion d'Ouverture et la Réunion de Clôture ont été menées.

4.1.6. Processus d'audit pour les audits sur site

Les types d'audit suivants sont réalisés selon les règles d'Audit sur site :

4.1.6.1. Programmation et préparation de l'audit

Avant chaque audit, l'Analyste de Certification responsable fournit à l'auditeur désigné les Termes de Référence (TdR) qui définissent la portée de l'audit.

Les auditeurs reçoivent des missions d'audit pour un trimestre donné (de janvier à mars, d'avril à juin, etc.) et sont tenus de réaliser des audits au cours du trimestre désigné.

L'auditeur désigné contacte le client au moins 4 semaines avant la fin du trimestre concerné afin de déterminer une date d'audit appropriée.

À ce stade, le client reçoit également des informations sur tout observateur potentiel accompagnant l'auditeur, le cas échéant (cf. documentAudit observé).

Si la date proposée par l'auditeur ne convient pas au client, l'auditeur doit proposer deux autres options. Si aucune des 3 dates proposées par l'auditeur n'est acceptée par le client, FLOCERT peut soit imposer une date, soit, sur demande écrite du client, décider de déplacer l'audit à un autre trimestre. La demande de changement à un autre trimestre doit être justifiée en fournissant des raisons valables à FLOCERT.

Une fois qu'une date d'audit a été convenue, l'auditeur envoie une Lettre de Préparation d'Audit, au plus tard 2 semaines avant la date d'audit convenue.

La Lettre de Préparation d'Audit contient des informations détaillées sur l'étendue de l'audit. Le client peut être guidé par la Liste de Contrôle des Critères de Conformité correspondant à l'audit à venir, disponible en ligne via son portail Intact Platform.

Pour les Audits Inopinés, l'auditeur n'envoie pas la Lettre de Préparation d'Audit avant l'audit, et la date de l'audit est décidée par FLOCERT. L'Analyste de Certification responsable fournit à l'auditeur une lettre qui sera remise au client par l'auditeur à son arrivée sur site. Dans certaines occasions - en fonction de l'étendue de l'Audit Inopiné - le client peut recevoir une notification d'audit par e-mail à court terme afin de s'assurer que la personne de contact est disponible le jour de l'audit. Dans ce cas, le client doit immédiatement confirmer à l'auditeur sa disponibilité pour la date de l'audit.

Il est recommandé de prévoir un remplaçant au cas où la personne de contact principale ne serait pas disponible pour une raison quelconque. 

Pour les Audits Digitaux, aucune date n'est convenue avec le client - puisqu'aucune interaction en direct avec le client n'est nécessaire - bien que le client soit informé à l'avance de l'Audit Digital à venir.

4.1.6.2. Exécution de l'audit

Le client est tenu d'accepter des Audits Annoncés et Inopinés dans ses locaux, ainsi que dans les locaux de son Sous-traitant. Le client doit également faire tous les efforts nécessaires, y compris fournir des informations, pour démontrer sa conformité avec les Standards Fairtrade. Pendant l'audit, l'auditeur évalue la performance du client par rapport au Standard Fairtrade applicable en utilisant les Critères de Conformité de FLOCERT.

En général, un audit comprend :

Il est interdit de filmer ou d'enregistrer les audits sans l'accord préalable de FLOCERT et de l'auditeur.

4.1.6.2.1. Réunion d'ouverture

Lors de la Réunion d'ouverture, l'auditeur plante le décor de l'audit et aborde les points suivants :

  • L'auditeur se présente, explique le plan d'audit et vérifie les coordonnées, y compris celles des entités Additionnelles.
  • L'auditeur demande une brève description de la situation dans les locaux du client et obtient un aperçu des systèmes techniques en place. L'objectif est de comprendre toutes les circonstances spécifiques qui pourraient influencer la situation d'audit.
  • L'auditeur confirme également l'accès du client au portail web des clients d'Intact Platform ; si l'accès n'est pas possible, il en note la raison.
4.1.6.2.2. Vérification sur place de la conformité

Pendant cette partie de l'audit, l'auditeur suit généralement les étapes ci-dessous, selon qu'il s'agit d'un audit de producteur ou d'Acteur Commercial :

  • Mener des entretiens individuels et collectifs avec un échantillon représentatif de membres et/ou de Travailleurs lors de visites d'exploitations, sans aucune interférence des autres membres/travailleurs, et en l'absence du conseil d'administration et de la direction.
  • Lors d'audits d'Acteurs Commerciaux, les entretiens sont menés principalement avec le contact principal de FLOCERT, mais aussi avec des représentants des unités concernées (par exemple, achat, transformation/fabrication, vente, gestion de la qualité, entrepôt), en fonction de la portée de l'audit.
  • Effectuer des visites sur le terrain et un audit physique de la production/transformation, du stockage ou d'autres installations pertinentes.
  • Échantillonner un nombre représentatif d'organisations membres affiliées/de domaines affiliés (applicable uniquement aux structures multiples).
  • Examiner la documentation et les informations disponibles dans les systèmes techniques du client, par exemple la comptabilité du personnel, les systèmes de planification des ressources de l'entreprise, ou tout autre système.
  • Vérifier par recoupement un certain nombre de transactions/contrats/factures.
4.1.6.2.2.1. Interviews dans le cadre des audits

La conduite d'entretiens fait partie intégrante de la routine d'audit des producteurs et des Acteurs Commerciaux, et constitue un outil important pour vérifier la conformité aux Standards Fairtrade. Elle permet d'avoir un aperçu de la routine quotidienne des clients certifiés et de recueillir des informations de première main auprès des membres et/ou des Travailleurs. Un échantillon représentatif d'entretiens est mené à différents niveaux de l'organisation/entreprise.

Les entretiens ont en général 2 objectifs :

  • la recherche de faits,
  • la vérification croisée (confirmation des résultats écrits-verbaux et verbaux-verbaux).

Les trois types d'entretiens suivants sont menés. Tous les types d'entretiens sont menés en tenant compte de la diversité et du genre :

  • Discussions de groupe ciblées

Un groupe particulier de membres ou de Travailleurs est interrogé sur des sujets spécifiques qui le concernent. L'avantage d'une discussion de groupe ciblée est qu'elle peut aider les personnes interrogées à se forger leur propre opinion et à s'exprimer lorsqu'elles écoutent les opinions des autres dans le cadre d'un groupe restreint et sûr.

L'auditeur organise les discussions de groupe ciblées dans différentes compositions - mixte, masculine et féminine - afin de s'assurer que les Travailleurs féminins sont également interrogés séparément. La taille recommandée d'un groupe est de 25 personnes au maximum.

  • Entretiens semi-structurés

Un entretien semi-structuré est un entretien ouvert : il permet d'évoquer les nouvelles idées de la personne interrogée, sans qu'un ensemble rigoureux de questions interdise les diversions. L'auditeur suit le cadre de la liste de contrôle et adapte sa séquence et la sélection détaillée des questions, ainsi que la durée de l'entretien, à la situation sur site (ou éventuellement hors site). Bien qu'il n'existe pas de liste de questions rigoureuse, l'auditeur ne se fie pas à la parole d'une seule personne, mais recoupe plutôt les informations avec plusieurs parties.

L'auditeur prendra en considération l'importance de certaines questions spécifiques nécessitant une confidentialité, et fournira en conséquence un environnement d'entretien approprié. Par exemple, les questions concernant la conformité des salaires et des heures supplémentaires seront posées de manière à ce que la direction ne puisse pas identifier la source de l'information, à l'exception des demandes de la personne interrogée.

  • Entretiens circonstanciels

L'auditeur aura également recours à des rencontres circonstancielles pour de courtes discussions avec des groupes ou des individus, par exemple pour obtenir des informations supplémentaires lors d'une inspection physique d'une installation. Ce type d'entretien est également considéré comme une interview et peut s'avérer très utile en tant que contrôle ponctuel et pour reconfirmer des questions spécifiques soulevées précédemment.

Le tableau suivant donne un aperçu par installation des principaux partenaires d'entretien lors d'un audit de producteur et d'un audit commercial. La sélection individuelle des interlocuteurs dépend de la portée de l'audit.

CatégoriePrincipaux interlocuteurs
Organisation de Petis Producteurs, 1er échelon
  • Membres individuels de l'organisation (y compris le conseil d'administration et les comités)
  • Personnel administratif (y compris les responsables des ventes)
  • Travailleurs engagés par l'organisation
  • Travailleurs engagés par des membres individuels (le cas échéant)
  • Responsable(s) du système de contrôle ou de gestion interne
  • Responsable(s) des exigences environnementales
  • Représentants des travailleurs (le cas échéant)
Organisation de Petits Producteurs, 2ème ou 3ème échelon
  • Délégués de l'organisation membre affiliée (y compris le conseil d'administration et les comités)
  • Membres individuels de l'organisation membre affiliée
  • Personnel administratif (y compris les responsables des ventes)
  • Travailleurs engagés à tous les niveaux de l'organisation (3ème,2ème et 1ère catégorie et travailleurs engagés par des membres individuels)
  • Responsable(s) du système de contrôle ou de gestion interne
  • Responsable(s) des exigences environnementales
  • Représentants des travailleurs (le cas échéant)

Projet de Production sous Contrat

  • Direction de l'Organisme Promoteur
  • Membres individuels du projet de Production sous Contrat
  • Personnel administratif (y compris les responsables des ventes)
  • Travailleurs du projet de Production sous Contrat
  • Responsable(s) du système de contrôle ou de gestion interne
  • Responsable(s) des exigences environnementales
Plantation Unique (Main d'Oeuvre Salariée)
  • Personnel administratif (y compris la personne responsable des ventes)
  • Travailleurs de différentes zones de travail (y compris toute Installation de Transformation/emballage ou autre type d'Entité Additionnelle applicable)
  • Comité de la prime Fairtrade
  • Syndicat/représentants élus des Travailleurs
  • Syndicats locaux (le cas échéant)
  • Responsable(s) de la santé et de la sécurité / Comité et responsable médical
  • Personne(s) responsable(s) des exigences environnementales
  • Département des ressources humaines / personnel responsable
Multipropriété (main-d'œuvre salariée)

En plus de ce qui précède :

  • Mineurs individuels de l'ASMO (y compris le conseil d'administration et les comités)
  • Partenaires de production de l'ASMO
  • Personnel administratif (y compris les responsables des ventes)
  • Travailleurs engagés par l'ASMO ou ses installations de transformation
  • Travailleurs embauchés par les membres et les partenaires de production (le cas échéant)
  • Responsable(s) du système de contrôle ou de gestion interne
  • Représentants des travailleurs (le cas échéant)
  • Traitement industriel (magasins de minéraux, moulins, amalgamation, cyanuration, absorption/désorption) (le cas échéant)
  • Installations de Transformation Domestiques (moulins, amalgamation et fusion) (le cas échéant)
ASMO avec Organisation Partenaire de la Production (OPP)

En plus de ce qui précède :

  • Délégués de l'OPP (y compris le conseil d'administration et les comités)
  • Mineurs individuels de l'OPP
  • Travailleurs engagés par l'OPP
  • Responsable(s) du contrôle interne ou du système de gestion
  • Représentants des travailleurs (le cas échéant)

Acteurs commerciaux :

Transformateur, Exportateur, Importateur, Fabricant

Des interlocuteurs externes, tels que des représentants syndicaux, peuvent être sélectionnés au cas par cas.

4.1.6.2.3. Réunion de Clôture

L'auditeur remplit un Rapport de Clôture avec les Non-conformités détectées et présente ce rapport lors de la Réunion de Clôture qui se tient à la fin de l'audit.

Pendant la Réunion de Clôture :

  • Les Non-conformités détectées sont présentées et expliquées par l'auditeur au client.
  • Le client est invité à proposer des Mesures Correctives pour toutes les Non-conformités identifiées, ainsi que pour les Critères de Développement (Audits de Renouvellement uniquement). L'auditeur ne conseillera pas le client sur la manière de répondre aux Non-conformités identifiées, mais pourra expliquer les exigences et proposer des exemples génériques pratiques de conformité. Pour plus de conseils sur la manière de proposer des Mesures Correctives de manière efficace, reportez-vous à la section documentMesures Correctives. Les mesures correctives proposées par le client lors de la réunion de clôture ne peuvent être modifiées qu'à la demande de FLOCERT au cours du processus d'évaluation. FLOCERT peut refuser d'accepter les Mesures Correctives suggérées s'il les trouve inadaptées à la résolution des Non-conformités détectées et demander une clarification au client.
  • Le Rapport de Clôture est signé par le client et l'auditeur.

Le cas échéant, l'auditeur informe également:

Dans des cas exceptionnels, lorsque l'auditeur trouve des preuves supplémentaires qui pourraient entraîner l'ajout d'une Non-conformité après la Réunion de Clôture, il ne les ajoutera pas au Rapport de Clôture signé mais en informera l'Analyste responsable, qui prendra alors la décision d'ajouter ou non la Non-conformité au rapport.

4.1.7. Processus d'audit pour les Audits à Distance

L'Audit à Distance comprend 4 éléments :

1. Préparation et périmètre d'audit

Tout d'abord, l'auditeur effectue un appel de préparation avec le client pour tester la connectivité et convenir de l'outil de réunion en ligne à utiliser pour l'interaction en direct. Les difficultés éventuelles concernant l'accessibilité, le transfert de documents et le partage d'images et de vidéos (en direct) doivent être discutées. Toutes les questions relatives au processus peuvent être clarifiées au cours de cet appel. La date de l'interaction en direct est également fixée. (Dans le cas exceptionnel d'un Audit à Distance pour les producteurs, le client et l'auditeur conviennent de la personne qui sera désignée comme facilitateur afin de s'assurer que les entretiens à distance et les visites de sites puissent se dérouler sans heurts pendant l'interaction en direct).

2. Collecte de documents

La documentation préalable fournie par le client constitue une première partie essentielle de l'Audit à Distance. Après l'appel de préparation, l'auditeur contacte le client par courrier électronique avec une Lettre de Préparation d'Audit en pièce jointe. Cette lettre contient une liste détaillée des documents que le client doit préparer pour l'Audit à Distance et partager avec l'auditeur via Nextcloud dans un délai défini.

La non-soumission des documents requis peut conduire à une Sanction de Certification, telle que la Suspension, en raison d'une non-conformité majeure concernant l'accès à toutes les informations pertinentes.

3. Examen des documents à distance

Une fois que la documentation est complète, l'auditeur examine tous les documents fournis par le client. L'auditeur peut contacter le client pour lui demander des informations supplémentaires ou en suspens, ou pour clarifier certaines questions.

4. Interaction en direct

À la date et à l'heure convenues pour l'interaction en direct, le client reprend contact avec l'auditeur via l'outil de réunion en ligne. Comme pour les audits sur site ordinaires, il y a une Réunion d'ouverture formelle au cours de laquelle l'auditeur communique l'ordre du jour de la réunion.

L'auditeur triangule les résultats de l'examen à distance par le biais d'entretiens et de visites du site à distance, le cas échéant, et vérifie les points restants de la liste de contrôle de l'audit.

L'auditeur explique les résultats de l'audit lors de la Réunion de Clôture.

Une fois la Réunion de Clôture terminée, l'auditeur envoie un e-mail au client en joignant le Rapport de Clôture que le client doit signer, ou au moins accuser réception par e-mail, et renvoyer immédiatement.

Si FLOCERT ne reçoit pas le rapport/accusé de réception signé dans les 2 semaines suivant la Réunion de Clôture, le Rapport de Clôture est considéré comme accepté.

Exigences techniques

Afin de bénéficier pleinement des avantages de l'Audit à Distance, le client doit s'assurer de certaines conditions techniques.

Des dispositifs de communication (tels qu'un ordinateur portable, un ordinateur de bureau, une tablette ou un téléphone mobile équipé d'un microphone, d'une caméra, d'un haut-parleur et d'une connexion internet stable) doivent être disponibles pour assurer une communication vidéo et audio de qualité adéquate.

En général, le client audité doit suggérer l'outil de conférence, organiser la vidéoconférence numérique et la connexion internet correspondante.

L'outil de conférence utilisé pour l'Audit à Distance doit répondre aux exigences minimales suivantes :

  • Il doit permettre de partager des écrans et des fichiers pendant l'Audit à Distance.
  • Il doit permettre à toutes les personnes impliquées dans l'Audit à Distance de rejoindre la réunion si nécessaire (c'est-à-dire plusieurs personnes en même temps du côté du client) sans que l'auditeur doive acheter des licences supplémentaires.

Si nécessaire, par exemple lorsque la connexion internet est mauvaise, une combinaison de différents outils peut être utilisée simultanément - comme la transmission d'images par le biais d'un outil de conférence et la transmission audio par téléphone.

4.1.8. Processus d'audit pour les Audits Digitaux

Les Audits Digitaux sont généralement structurés comme suit :

  • Avant l'audit, FLOCERT informe le client qu'un Audit Digital aura lieu. Le client a la possibilité de s'assurer que ses rapports sont complets dans Fairtrace.
  • L'auditeur détermine la date de l'audit sans intervention du client.
  • L'audit est ensuite exécuté par l'auditeur sur la base des données disponibles dans Fairtrace à la date de l'audit.
    • Contrairement à d'autres types d'audit, l'Audit Digital n'est pas basé sur les principes de l'échantillonnage, mais plutôt sur l'analyse de l'ensemble des données. Les critères sont évalués par rapport à un système d'évaluation de la conformité, où il est évalué si un client est conforme, non conforme, ou s'il y a des observations de problèmes qui peuvent conduire à une non-conformité. Une Observation peut être enregistrée lorsque:
      • une Non-conformité potentielle a été identifiée mais n'a pas pu faire l'objet d'une investigation complète lors de l'Audit Digital en raison d'un manque d'informations, et/ou
      • des problèmes sont identifiés qui ne constituent pas une violation des Critères de Conformité mais qui pourraient conduire à une Non-conformité s'ils ne sont pas corrigés.
  • Une fois l'audit terminé, les résultats de l'audit (y compris les éventuelles Non-conformités et Observations) sont partagés avec le client par voie électronique afin qu'il puisse les commenter. Sur la base de ces commentaires, la formulation du Rapport de Clôture peut être modifiée.
  • Le client signe le Rapport de Clôture et le renvoie à l'auditeur.
    • Si la signature numérique, l'impression ou la numérisation posent problème, le client peut confirmer le Rapport de Clôture par courrier électronique. Si le client ne répond pas à l'auditeur dans les deux semaines, le rapport doit être considéré comme accepté.

L'Audit Digital suit le processus d'évaluation habituel (voir documentÉvaluation de l'audit et certification). Lorsque des Observations de Non-conformités potentielles ont été enregistrées, elles seront vérifiées lors du prochain Audit sur site ou à Distance.

4.1.9. Processus d'audit pour les Audits Inopinés

Les Audits Inopinés sont très similaires aux audits annoncés lorsqu'ils sont effectués sur place. Dans des cas exceptionnels, ils peuvent également être réalisés sous la forme d'Audits Inopinés à Distance.

La principale différence réside dans le fait que le client n'est pas du tout informé avant que l'auditeur ne se rende sur le site. Pour plus d'informations sur la méthodologie d'audit, voir documentAudits inopinés et annoncés.

4.1.9.1. Audit Inopiné à Distance

La raison d'être d'un Audit Inopiné à Distance est principalement de vérifier les Allégations. La procédure d'un Audit Inopiné à Distance diffère de celle d'un Audit Inopiné sur site :

Le client n'est informé du début de l'Audit Inopiné à Distance que par le biais d'un appel d'ouverture. Lors de l'appel d'ouverture, l'auditeur informe le client des informations qui doivent être fournies pour que l'audit puisse avoir lieu. Le client et l'auditeur conviendront également d'une date pour une Réunion de Clôture par téléphonie ou vidéoconférence.

Après l'appel téléphonique d'ouverture, le client reçoit un courriel confirmant les informations fournies lors de l'appel téléphonique et les documents/informations demandés qui doivent être fournis par le client dans un délai donné. Si, pour quelque raison que ce soit, un client refuse de collaborer et de fournir les informations demandées, cela constitue un motif de Suspension immédiate du certificat (s'applique à tous les types d'audits).

Champ d'application :

4.2. Alertes Fairtrace

Fairtrace est une plateforme d'assurance et de collaboration qui relie les organisations certifiées Fairtrade à leurs partenaires commerciaux, afin d'accroître la transparence au sein des chaînes d'approvisionnement Fairtrade.

Les clients certifiés Fairtrade sont tenus de déclarer et de vérifier régulièrement les volumes Fairtrade et les paiements du Prix et de la Prime dans Fairtrace. FLOCERT vérifie ensuite lors des audits que ces transactions déclarées et vérifiées sont correctes et complètes.

Les alertes Fairtrace sont des vérifications automatiques quotidiennes des transactions Fairtrade qui ont été déclarées dans Fairtrace afin d'identifier les problèmes de conformité potentiels. En cas d'incohérence, le client est invité à prendre les mesures nécessaires pour résoudre le problème. De plus amples informations sur la déclaration dans Fairtrace sont disponibles sur notre page web externalhttps://www.flocert.net/fairtrace-login/.

4.3. Initiation Acteur Commercial

FLOCERT propose une " formation d'initiation à l'activité commerciale " aux Acteurs Commerciaux qui en font la demande. Cette formation doit être suivie par tous les Acteurs Commerciaux avant la délivrance de l'Autorisation de Commercialisation afin de s'assurer que tous les nouveaux clients se sont familiarisés avec un niveau de connaissances de base sur les sujets pertinents Fairtrade.

Cette formation aide les nouveaux clients dans leur parcours de certification, en évitant les erreurs courantes.

5. Évaluation de l'audit et certification

Après réception des résultats de l'audit, l'analyste de certification responsable évalue le rapport d'audit et les conclusions, puis guide le client dans le processus de clôture des non-conformités.

L'analyste a le droit de confirmer, modifier ou supprimer les Non-conformités identifiées par l'auditeur.

Le client est invité et encouragé à soumettre des preuves avant la date limite (voir documentDélais pour le déroulement de l'évaluation jusqu'à la certification). Cependant, FLOCERT ne peut commencer l'évaluation qu'après l'expiration du délai. Si les preuves soumises sont incomplètes, cela peut entraîner des retards dans le processus ou des sanctions.

Les clients qui ne sont pas en mesure de proposer des Mesures Correctives ou d'envoyer les Preuves Matérielles demandées dans le délai défini doivent contacter l'Analyste de Certification respectif pour discuter d'une solution.

Une fois que FLOCERT est suffisamment satisfait de la conformité démontrée par le client (y compris la correction de toutes les Non-conformités identifiées), il fournira ou confirmera la validité du Certificat Fairtrade. Le certificat n'est délivré qu'après un Audit Initial ou un Audit de Renouvellement évalué avec succès.

5.1. Délais pour le déroulement de l'évaluation jusqu'à la certification

Le tableau ci-dessous donne un aperçu du déroulement de l'évaluation et des délais correspondants après la clôture de l'audit :

Délais pour le déroulement de l'évaluation jusqu'à la certification

14 joursl'auditeur envoie le rapport d'audit à FLOCERT
2 moisL'Analyste de Certification évalue les Non-conformités et demande des Mesures Correctives.
1 moisLe client envoie des propositions de mesures correctives à l'Analyste de Certification si elles n'ont pas été suggérées lors de la Réunion de Clôture.
14 joursL'Analyste de Certification évalue les Mesures Correctives proposées et, en fonction de la nature des Non-conformités, demande des Preuves Matérielles ou un Audit de Suivi sur site comme moyen de confirmer la conformité.

45 jours (Acteurs Commerciaux)

4 mois (Producteurs)

1 mois

L'Analyste de Certification évalue les Preuves Matérielles et envoie une recommandation d'évaluation au Certificateur (Responsable de Certification ou Analyste de Certification Senior).
14 joursLe Certificateur envoie une confirmation à l'Analyste de Certification ; l'Analyste de Certification envoie sa décision au client.

6. Principes d'assurance Fairtrade

FLOCERT fournit une assurance Fairtrade pour tous les Standards Fairtrade (externalhttps://www.fairtrade.net/standard) :

Toutes les informations contenues dans ce document font référence à toutes les normes, sauf s'il est spécifiquement mentionné qu'elles ne s'appliquent qu'à une certaine norme.

6.1. Code de conduite

Le domaine d'activité de FLOCERT est de nature très sensible et exige de ses auditeurs et de son personnel en contact avec la clientèle qu'ils aient des contacts personnels directs avec les clients et les partenaires, souvent dans des circonstances exigeantes sur place. Il est donc extrêmement important que chacun chez FLOCERT agisse avec le plus haut niveau d'intégrité et de respect.

Le code de conduite de FLOCERT fournit des conseils sur la conduite attendue envers ses clients et partenaires, et sur les actions qui peuvent être prises lorsque la conduite ne répond pas aux normes requises. Le code est basé sur la philosophie, la vision et la mission de FLOCERT, les valeurs de l'entreprise, les principes de leadership et le credo du client, et est mis en place pour refléter directement ces éléments.

Il est important que FLOCERT communique la conduite que ses clients et partenaires peuvent attendre de lui afin de vivre sa philosophie d'entreprise et de fournir un service durable et efficace. En même temps, le personnel de FLOCERT peut se référer à ce code pour aborder la conduite qu'il peut attendre de ses clients et partenaires en retour.

Ce contenu est obligatoire pour tout le personnel de FLOCERT, y compris les employés, les auditeurs, les consultants, les membres du conseil d'administration et autres représentants engagés dans des affaires pour FLOCERT ou exerçant des activités liées aux affaires de FLOCERT en dehors des bureaux de FLOCERT. Il fournit également des conseils sur la conduite attendue des clients et partenaires de FLOCERT.

1. Code de conduite : Amical

Communication

  • Le personnel de FLOCERT communiquera d'une manière professionnelle et respectueuse, appropriée aux circonstances dans lesquelles il se trouve.
  • Le personnel de FLOCERT écoutera, fera preuve d'empathie et d'objectivité.
  • Le personnel du FLOCERT partagera l'information de manière claire et ponctuelle et, si possible, dans la langue la mieux comprise par le destinataire.
  • Le personnel du FLOCERT évitera le langage et le jargon inutilement techniques.
  • Le personnel de FLOCERT s'en tiendra à l'affaire en cours et évitera les discussions non pertinentes sur des sujets sans rapport.
  • Le personnel de FLOCERT respectera la confidentialité et la vie privée telles que définies par les procédures et les accords de FLOCERT.

Sensibilisation culturelle

  • Le personnel de FLOCERT se sensibilisera aux coutumes et aux cultures des communautés dans lesquelles il travaille.
  • Le personnel de FLOCERT respectera ces coutumes et cultures dans ses méthodes de travail dans la mesure du possible.
  • Le personnel de FLOCERT conviendra de méthodes de travail acceptables qui tiennent compte de la diversité des personnes avec lesquelles il travaille et se conformera à ces accords, y compris les horaires, le respect nécessaire des normes et coutumes culturelles et les normes professionnelles de fonctionnement.
  • Le personnel de FLOCERT suivra les directives de FLOCERT sur le traitement des enfants et des adultes vulnérables.
  • Le personnel de FLOCERT demandera toujours la permission avant de prendre des photos, des images ou des enregistrements sur le site du client.

Sécurité personnelle

  • FLOCERT n'attend pas de son personnel qu'il travaille dans des contextes où il est confronté à une menace pour sa sécurité personnelle ou son bien-être.
  • Le personnel de FLOCERT se retirera de la prestation de services dans des contextes où il existe une menace physique, y compris, mais sans s'y limiter, les catastrophes naturelles, les conditions météorologiques extrêmes et les troubles politiques.
  • Le personnel de FLOCERT se retirera de la prestation de services dans des contextes où il existe un risque pour la santé, y compris, mais sans s'y limiter, l'apparition d'une maladie contagieuse.
  • Le personnel de FLOCERT se retirera de la prestation d'un service dans des contextes où il existe un risque pour la sécurité, y compris, mais sans s'y limiter, un transport, un hébergement ou une infrastructure non sécurisés où aucune alternative n'est disponible.
  • Le personnel de FLOCERT se retirera de la fourniture d'un service dans des contextes de conduite inacceptable qui n'est pas corrigée après un avertissement du personnel.

2. Code de conduite : Rapide

Ponctualité

  • Le personnel de FLOCERT acceptera et respectera un horaire qui s'adapte au contexte dans lequel il opère.
  • Le personnel de FLOCERT communiquera les changements inévitables et les retards par rapport aux horaires convenus de manière rapide et claire.
  • Le personnel de FLOCERT sera aussi flexible que possible lorsque des circonstances indépendantes de la volonté du client affectent la ponctualité.
  • Le personnel de FLOCERT respectera les heures de travail des clients et maintiendra une distinction stricte entre les activités professionnelles et les activités après les heures de travail ou privées.

3. Code de conduite : Equitable

Conflit d'intérêts, indépendance et impartialité

  • Le personnel de FLOCERT se conformera aux obligations contractuelles de déclarer tout conflit d'intérêt et toute menace pour son indépendance et son impartialité.
  • Le personnel de FLOCERT n'acceptera ni ne fournira aucun avantage qui pourrait affecter, ou être perçu comme affectant, l'indépendance et l'impartialité de son travail. Les avantages peuvent inclure des cadeaux substantiels, des paiements, des opportunités, des services, des indulgences ou toute autre action qui pourrait être perçue comme influençant indûment l'indépendance ou l'impartialité ou soulevant un conflit d'intérêt.
  • Le personnel de FLOCERT acceptera les repas, les petits cadeaux et les friandises qui constituent une forme acceptable de comportement commercial et social dans le contexte. Ceux-ci ne sont pas considérés comme un "avantage". Cependant, ils déclareront l'acceptation de tels cadeaux selon les procédures internes de FLOCERT afin d'assurer la transparence. Si le moment, la nature et/ou la valeur du cadeau donnent l'impression d'influencer le comportement, celui-ci sera poliment refusé.
  • Le personnel de FLOCERT sera responsable de l'organisation et du paiement de tous les services qu'il utilise, y compris la nourriture, le logement et les déplacements vers le lieu de travail.
  • Le personnel de FLOCERT utilisera autant que possible des services à prix raisonnable, sûrs, réputés et indépendants. Lorsque le contexte impose que le client soit le seul fournisseur raisonnable de ces services, FLOCERT cherchera à compenser équitablement le client.

Discrimination et harcèlement

  • Le personnel de FLOCERT s'abstiendra et ne tolérera pas l'engagement dans des activités illégales.
  • Le personnel de FLOCERT s'abstiendra de s'engager dans le recrutement de travailleurs du sexe et ne le tolérera pas.
  • Le personnel de FLOCERT s'abstiendra et ne tolérera pas l'engagement dans des abus physiques ou verbaux, l'intimidation, les menaces ou le harcèlement.
  • Le personnel de FLOCERT s'abstiendra et ne tolérera pas l'engagement dans le harcèlement, c'est-à-dire une conduite non désirée qui persiste après un premier avertissement, y compris, mais sans s'y limiter, des commentaires ou des avances de nature sexuelle.
  • Le personnel de FLOCERT s'abstiendra et ne tolérera pas l'engagement dans des invasions de la vie privée au-delà de la sphère professionnelle, y compris via les médias sociaux et autres ou des remarques personnelles.
  • Le personnel de FLOCERT s'abstiendra et ne tolérera pas les références à tout motif de discrimination injuste, y compris, mais sans s'y limiter, la couleur de peau, le sexe, l'orientation sexuelle, l'origine ethnique, la religion, le handicap, la classe ou la caste.
  • Le personnel de FLOCERT s'abstiendra et ne tolérera pas les questions personnelles persistantes, les remarques et les discussions sur des sujets sans rapport avec le travail.

6.1.1. Procédure de signalement des réclamations et allégations

  • FLOCERT utilisera les procédures convenues pour signaler tous les cas de conflits d'intérêts.
  • FLOCERT déclarera toute menace ou tentative d'influencer son indépendance.
  • FLOCERT déclarera toute menace ou tentative d'influencer son impartialité.
  • FLOCERT signalera toute violation du présent code de conduite et, si nécessaire, suspendra le service fourni dans les cas persistants.

FLOCERT encourage également ses clients et partenaires à soumettre une documentRéclamation ou une documentAllégation pour enregistrer toute violation de ce code de conduite. Ceux-ci peuvent être soumis ici : externalhttps://www.flocert.net/fr/soumettre-une-allegation-un-recours-ou-une-plainte/

6.2. Langues officielles de FLOCERT

FLOCERT fonctionne dans les 5 langues suivantes : anglais, espagnol, français, portugais et allemand.

Cela signifie que la plupart des services à la clientèle et de la documentation sont fournis au moins dans ces 5 langues. La version anglaise prévaut sur la version traduite en cas de conflit d'interprétation entre les documents traduits.

6.2.1. Traductions d'audit

Les audits sont également fournis dans les 5 langues spécifiées ci-dessus (cf. documentLangues officielles de FLOCERT), où l'auditeur respectif parlera la langue la plus communément utilisée dans le pays où l'audit a lieu (par exemple, l'anglais au Ghana, le portugais au Brésil), mais ne maîtrisera pas nécessairement les 5 langues officielles de FLOCERT. L'anglais doit être utilisé comme langue principale en cas de conflit d'interprétation entre des documents traduits.

Les auditeurs indiqueront toujours leurs compétences linguistiques respectives dans la Lettre de Préparation d'Audit.

Une barrière linguistique existe lorsque :

  1. les documents d'un client ne sont pas rédigés dans la (1 des) langue(s) de l'audit ;
  2. certains employés/membres/travailleurs du client ne parlent aucune des langues de l'audit.

Il incombe au client d'identifier si une barrière linguistique existe.

Si une barrière linguistique existe, le client doit s'assurer qu'une traduction est fournie si nécessaire. Si les exigences de traduction ne sont pas remplies, cela est interprété comme un accès non fourni aux informations nécessaires et peut avoir des conséquences sur la certification du client.

Les exigences de traduction sont les suivantes :

  • Documents: Si la documentation d'audit n'est pas rédigée dans (1 des) 5 langues FLOCERT, le client doit s'assurer que la Documentation de Base requise pour un audit et indiquée dans la Lettre de Préparation d'Audit est traduite avec exactitude et sincérité, et est disponible pour l'audit. Toute autre documentation peut être traduite sur place pendant l'audit.
  • Entretiens au siège social: Si le(s) participant(s) du client mentionné(s) dans l'agenda de l'audit (conformément à la Lettre de Préparation d'Audit) ne parle(nt) pas la(les) langue(s) de l'audit, le client doit s'assurer que plusieurs membres du personnel de la même catégorie professionnelle sont disponibles pour la traduction/interprétation afin que l'auditeur puisse choisir un traducteur parmi eux. Si aucun membre du personnel de la même catégorie professionnelle ne parle la ou les langues de l'audit, le client doit s'assurer de la présence d'un traducteur/interprète tiers indépendant.
  • Entretiens avec les membres/travailleurs: Si certains des membres/travailleurs de l'organisation ne parlent pas la ou les langues dans lesquelles l'audit sera mené, le client doit s'assurer qu'un certain nombre de Travailleurs/membres sont présents pour traduire/interpréter lors de toutes les réunions. L'auditeur doit avoir la possibilité de choisir plusieurs traducteurs différents parmi les membres/travailleurs pour l'accompagner lors des visites sur le terrain ou de choisir parmi ceux qui sont présents sur le terrain/site de fabrication/traitement. S'il n'y a pas ou très peu de Travailleurs/membres qui parlent la ou les langues de l'audit, le client doit s'assurer de la présence d'un traducteur/interprète tiers indépendant.

En général, toutes les traductions doivent être exactes et véridiques, et pour tous les entretiens (siège social/membres/Travailleurs), l'auditeur doit avoir le choix entre plusieurs traducteurs satisfaisants afin de pouvoir changer de traducteur s'il le juge nécessaire. Si aucun traducteur satisfaisant n'est disponible (voir définition ci-dessous), et/ou si aucune traduction exacte et véridique n'est disponible, l'auditeur est tenu d'arrêter le processus d'audit, ce qui peut conduire à une Suspension du certificat du client.

Afin d'évaluer si un traducteur est satisfaisant, l'auditeur utilisera les directives suivantes :

Compétence:

  • La personne faisant office de traducteur maîtrise-t-elle suffisamment les deux langues ?
  • La personne agissant en tant que traducteur est-elle consciente du rôle attendu d'un traducteur ? (i.e. traduire les mots exacts utilisés par la personne interrogée sans modification)

Impartialité:

  • Y a-t-il un conflit d'intérêt potentiel qui pourrait faire que le traducteur ait un intérêt à modifier le contenu de ce qui est dit ?
  • Pour les traducteurs tiers : Y a-t-il une indication que le traducteur a reçu des instructions de la partie contractante pour modifier le contenu de la traduction ?

Partialité/préjugés:

  • Le traducteur fait-il preuve d'un quelconque parti pris/préjugé à l'encontre de la personne interrogée qui pourrait modifier le contenu de la traduction, même si ce n'est pas délibéré ? Meilleure pratique : Un traducteur doit être du même sexe, de même origine sociale et de même nationalité que la personne interrogée.

6.3. Portée de la certification Fairtrade

Le champ d'application de la certification définit les entreprises/organisations d'une chaîne d'approvisionnement qui doivent être certifiées ou incluses dans la certification d'une autre entreprise, conformément aux Standards Fairtrade (externalhttps://www.fairtrade.net/standard) pour lesquels FLOCERT fournit une certification.

Remarque importante : les entreprises ne peuvent demander la certification que si elles entrent dans le champ d'application de Fairtrade (cf. documentChamp d'application et exigences) tel que défini par Fairtrade International pour certains produits, pays et structures (externalhttps://www.fairtrade.net/standard/fairtrade-standards#scope).

Les entreprises suivantes doivent être certifiées par FLOCERT :

  • Les organisations qui cultivent ou exploitent un produit Fairtrade.
  • Les entreprises qui achètent directement aux producteurs et/ou qui sont responsables du paiement ou de la transmission du prix ou de la prime Fairtrade.
  • Les entreprises qui achètent et vendent un produit Fairtrade jusqu'à et y compris le moment où le produit est dans son emballage final et porte une marque de certification FAIRTRADE.
  • Toute entreprise qui achète un produit tel que mentionné ci-dessus dans le but de le reconditionner.

Pour certaines catégories de produits, le champ d'application est légèrement différent :

ProduitEntreprises dans le champ de la certification

Produits périssables

(fruits frais, bananes, fleurs (à l'exclusion des jeunes pousses))

a) S'ils sont vendus dans le Nord global : Entreprises jusqu'à et y compris l'importateur. Si l'emballage ou le reconditionnement a lieu à un stade ultérieur à l'importateur, ces entreprises doivent également être certifiées Fairtrade. (Exclus : fleuristes et détaillants).

Les mûrisseurs qui ne reconditionnent pas sont hors champ ; dans ces cas, les Réclamations (qualité) sont couvertes par le champ de la certification uniquement si elles sont transmises par une entité certifiée par FLOCERT.

b) En cas de vente dans les pays producteurs : Acteurs jusqu'à et y compris la société responsable du paiement du prix et de la prime.

Coton

a) Coton Fairtrade : Toutes les entreprises jusqu'au point où le produit est coupé/fabriqué/taillé et étiqueté doivent être certifiées. L'impression sur des produits en coton Fairtrade déjà étiquetés ne nécessite pas de certification. Cette règle ne s'applique pas aux broderies/flocages qui sont placés sur un produit prêt à être consommé. Dans ce cas, l'entreprise doit être certifiée.

b) Le coton FSI Modèle d'Approvisionnement Fairtrade des Ingrédients (Fairtrade Sourced Ingredients - FSI) : Les entreprises participant au programme FSI Cotton doivent être certifiées jusqu'au niveau du filateur. Les entités ultérieures de la chaîne d'approvisionnement doivent être "Fairtrade Verified".

Produits dans leur emballage final et portant une marque de certification FAIRTRADE importés des pays producteurs.

Les acteurs commerciaux qui achètent des produits dans leur emballage final et portant une marque de certification FAIRTRADE directement auprès de l'organisation de producteurs importés des pays producteurs (et/ou les acheteurs dans le pays d'origine) doivent être certifiés s'ils sont responsables du paiement du prix et de la prime Fairtrade, des réclamations de qualité, des contrats avec les producteurs, du préfinancement et du conditionnement/ reconditionnement jusqu'aux emballages prêts à la consommation.

Les organisations de producteurs qui sont également titulaires d'une licence n'ont pas besoin d'être certifiées par rapport au externalStandard Fairtrade pour les Acteurs Commerciaux si elles ne vendent que leur propre produit fini et étiqueté. Toutefois, si les organisations de producteurs achètent des produits certifiés auprès d'autres organisations de producteurs Fairtrade, elles doivent également être certifiées par rapport au Standard Fairtrade.

Dans le cadre du Standard Fairtrade sur le Climat, les premiers acheteurs (comme indiqué ci-dessous) et les organisations de producteurs (le cas échéant avec un Facilitateur de Projets comme Entité Additionnelle) doivent demander la Certification Fairtrade.

Seul le premier acheteur (et donc le Payeur du Prix Fairtrade et le Payeur de la Prime Fairtrade) de crédits carbone Fairtrade est considéré comme un Acteur Commercial (Standard Fairtrade sur le Climat) et doit être certifié. Les autres acheteurs, à l'exception des Acheteurs Finaux (Standard Fairtrade sur le Climat) ne sont pas concernés par la certification.

Un Acheteur Final (Standard Fairtrade sur le Climat) doit se conformer aux exigences du Standard Fairtrade sur le Climat s'il s'approvisionne en crédits carbone au-delà de 1000 par an, mais il n'a pas besoin d'être certifié par FLOCERT et doit signer un contrat avec l'Organisation Nationale Fairtrade (ONF). 

Les entités suivantes doivent être incluses dans la certification de l'entreprise certifiée ; elles seront reflétées sur le Certificat Fairtrade, facturées et auditées régulièrement :

En outre, pour pouvoir utiliser la marque de certification FAIRTRADE sur un produit prêt à l'emploi, les clients doivent avoir un contrat de licence valide avec une Organisation Nationale Fairtrade (ONF) ou Fairtrade International.

6.3.1. Portée de la certification pour les entités détenues ou sous-traitées par des clients certifiés

Les producteurs ou les négociants dans le cadre de la certification peuvent posséder ou sous-traiter des entités telles que des sites de stockage ou de transformation qui ne sont pas juridiquement propriétaires mais qui manipulent le produit Fairtrade. Certaines de ces entités, appelées "Entité Additionnelle", doivent être incluses dans la certification et figureront sur le certificat, seront facturées* et auditées. D'autres entités sont hors du champ de la certification (cf. tableau documentServices d'entités hors du champ de certification pour plus de détails).

* Exception : Les Entités Additionnelles certifiées par elles-mêmes apparaîtront sur le certificat mais ne seront pas refacturées sur la facture du client utilisant le service du Sous-traitant, ni ne feront partie des audits du client car elles sont auditées par rapport à leurs activités de Sous-traitant dans le cadre de leur propre audit de certification.

Pour permettre à FLOCERT d'auditer les entités Additionnelles qui ne sont pas détenues par le client certifié mais qui font partie du périmètre de certification, les clients certifiés doivent avoir un contrat en place avec tous les Sous-traitants qui sont inclus dans le périmètre de certification.

Le tableau suivant (voir documentServices des entités dans le périmètre de certification (Entités Additionnelles)) donne un aperçu des entités incluses dans le périmètre de certification, en fonction de la configuration du client et de l'activité/du service réalisé par l'entité. Pour les Acteurs Commerciaux, il y a une différenciation entre :

6.3.1.1. Services des entités dans le périmètre de la certification (Entités Additionnelles)

Configuration du client

Activité/Service réalisé par une entité propre/sous-traitée

Portée de l'audit

[Voir la liste des Critères de Conformité pertinents pour les détails des critères applicables].

Exemples
Producteur

Sous-traitants pour le stockage et la transformation ;

Entités Additionnelles propres pour le stockage et la transformation (comme décrit dans le document documentPortée de la certification pour les entités additionnelles des organisations de producteurs.)

Sous-traitant : traçabilité et certains critères environnementaux.

Entités de traitement/stockage propres : toutes les exigences de la norme applicable relatives à la traçabilité, à la protection de l'environnement et aux conditions de travail.

  • Installations de séchage
  • Entrepôts
  • Stations d'emballage
  • Installations de transformation
Stockage en vrac dans des réservoirs ou des silos ; réemballage, transformationTraçabilité (physique & documentaire), Chapitre Production (principalement réactif)
  • Stockage en vrac dans des réservoirs ou des silos
  • Café, épices, riz, noix en vrac (pas de sacs)
  • Fruits frais en cours de transformation
  • Ré-emballage à partir d'un big bag ou similaire jusqu'au produit final étiqueté
  • Mélange de café (du sac au big bag/volume)
Bilan de Masse de l'Acteur Commercial sans Traçabilité Physique VolontaireTransformation d'un produit compositeTraçabilité Documentaire, chapitre Production (principalement réactif)
  • Traitement du chocolat
  • Muesli
  • Thé aromatisé
  • Confiseries
    • Tous les jus mélangés (mélanges multivitaminés, etc.)
Clients OrFonteToutes les exigences applicablesFonte d'or

6.3.1.2. Services d'entités hors du champ de certification

Certaines entités qui manipulent des produits Fairtrade mais n'en assument pas la propriété légale sont hors du champ de la certification. Ces entités ne sont donc pas considérées comme des Entités Additionnelles, ne figurent pas sur le certificat, ne sont ni facturées ni auditées.

Installation du client

Activité/Service réalisé par l'entité propre/sous-traitante

Exemples
Tous les set-upsSous-traitants logistiques
  • Transport par bateau/camion/avion et chargement/déchargement de conteneurs
  • Courtiers, agents d'exportation, chambres de compensation
Stockage pur (pas de reconditionnement ni de transformation, pas de stockage en vrac dans des réservoirs ou des silos)
  • Ballons de sport
  • Stockage de vin en bouteille
  • Café, épices, riz, noix dans des sacs ou des boîtes portant le label Fairtrade.
  • Produits périssables comme les fleurs/fruits/légumes dans des boîtes ou des caisses labellisées Fairtrade (par exemple, des mûrisseries pour bananes).
  • Grands sacs/palettes qui ne sont pas réemballés ou changés.
Bilan de Masse de l'Acteur Commercial sans Traçabilité Physique VolontaireStockage/traitement d'un seul produit (pas de produit composite)
  • Stockage de tous les produits du Bilan de Masse (thé, sucre, cacao, jus de fruits)
  • Transformation des fèves de cacao en liqueur/beurre/poudre, transformation de tous les produits du Bilan de Masse pour lesquels les Standards Fairtrade prévoient des ratios de conversion fixes.
    • Transformation du jus, du sucre, du thé sans ajouts (pas de produit composite)
Clients OrGravure, polissage, sertissage
  • Gravure, polissage ou sertissage d'une pierre sur une bague en or

6.3.1.3. Portée de la certification pour les entités additionnelles des organisations de producteurs.

Les Entités Additionnelles (installations de stockage et de transformation) appartenant à une plantation utilisant une Main d'Oeuvre Salariée ou à une Organisation de Petits Producteurs sont dans le champ de la certification si un ou plusieurs des indicateurs suivants s'appliquent (les autres installations propres sont hors champ) :

Les tableaux suivants donnent une vue d'ensemble des Entités Additionnelles qui sont dans le champ d'application dans les Organisations dépendant d'une Main d'Oeuvre Salariée (cf. documentEntités Additionnelles propres dans les Organisations dépendant d'une Main d'Oeuvre Salariée) et dans les Organisations de Petits Producteurs (voir documentEntités Additionnelles propres dans les Organisations de Petits Producteurs.) si un ou plusieurs des indicateurs énumérés ci-dessus s'appliquent.

6.3.1.3.1. Entités Additionnelles propres dans les Organisations dépendant de Main d'Oeuvre Salariée
Catégorie de ProduitInstallation de Transformation sur place
BananesNettoyage, calibrage, emballage et stockage
Fleurs et plantesEmballage, stockage au froid
Fruits et légumes fraisEmballage, stockage au froid, traitement à l'eau chaude
Jus de fruitsPulpage, pasteurisation, remplissage, mise en bouteille et stockage
Ballons de sportPiquage, emballage et stockage
ThéFlétrissage, coupe/roulage, fermentation, séchage/cuisson, tamisage, triage, emballage et stockage
VinNettoyage, broyage, fermentation, remplissage ou mise en bouteille et stockage
6.3.1.3.2. Entités Additionnelles propres dans les Organisations de Petits Producteurs

Un site de stockage/installation de transformation est considéré comme une Entité Additionnelle lorsqu'il appartient à l'organisation ou lorsque les installations sont louées par celle-ci. Le site de stockage/l'Installation de Transformation est considéré comme appartenant à l'organisation lorsque celle-ci détient plus de 75% des parts légales. Dans ces cas, il est de la responsabilité de l'organisation de s'assurer que l'installation de stockage/transformation est exploitée en totale conformité avec les Standards Fairtrade.

Catégorie de ProduitInstallation de Transformation sur site/Lieu de stockage
BananesNettoyage, calibrage, emballage et stockage
CacaoNettoyage, décorticage, séchage, torréfaction, concassage, vannage, broyage, calibrage, emballage et stockage
CaféTorréfaction, triage, traitement par voie humide, décorticage, emballage et stockage.
CotonEmballage, stockage et égrenage
Sucre de canneBroyage et extraction du jus, filtrage ou purification, ébullition, cristallisation, emballage et stockage
Fruits secsNettoyage, séchage, réhumidification, calibrage et emballage
Jus de fruitsPulpage, pasteurisation, remplissage et mise en bouteille et stockage
Fruits et légumes fraisNettoyage, triage, emballage et stockage au froid
Herbes et épicesNettoyage, séchage, calibrage, broyage, emballage et stockage
MielNon pertinent
Noix et graines oléagineusesCraquage, nettoyage, torréfaction ou séchage, ré-humidification, calibrage, emballage et stockage.
QuinoaBroyage/lavage, polissage, emballage et stockage
RizMouture, triage, emballage et stockage
SojaDécorticage, extraction de l'huile par solvant, séchage des flocons de soja, nettoyage, emballage.
LégumineusesEpierrage, déshydratation, calibrage, décorticage, triage, nettoyage, emballage.
ThéFlétrissage, coupe/roulage, fermentation, séchage/cuisson, tamisage, triage, emballage et stockage.
VinNettoyage, broyage, fermentation, remplissage ou mise en bouteille et stockage
6.3.1.3.3. Entités supplémentaires détenues par des organisations d'exploitation minière artisanale et à petite échelle

Une Installation de Transformation est incluse dans le champ d'application de la certification lorsqu'elle appartient à l'organisation, à ses membres ou à des organisations partenaires de production.

6.4. Cycle de Certification

Le certificat du client est délivré et renouvelé à intervalles réguliers, appelés Cycle de Certification.

Après la réussite de l'Audit Initial, un certificat est délivré couvrant le premier Cycle de Certification. Les possibilités de négociation avant l'obtention du certificat sont décrites dans le paragraphe suivant documentAutorisation de Commercialisation.

Le premier Cycle de Certification commence par l'Audit Initial. Tous les cycles suivants commencent par un Audit de Renouvellement.

Alors que les audits initiaux et de renouvellement marquent le début d'un Cycle de Certification, les audits de Confirmation peuvent avoir lieu entre un Audit Initial et un Audit de Renouvellement, ou entre 2 Audits de Renouvellement afin de confirmer la conformité.

Un Audit de Confirmation peut être un Audit Ciblé, un Audit Digital ou un Audit Inopiné, et est réalisé si l'évaluation de l'organisation par FLOCERT le nécessite. Cette évaluation est basée sur les critères suivants

D'autres audits - annoncés ou non - peuvent être menés à tout moment, non seulement s'il y a des indications que les activités du client révèlent des écarts critiques par rapport au Standard, mais aussi si FLOCERT estime que de tels audits sont nécessaires.

6.4.1. Cycle de Certification de 3 ans pour les Producteurs

Data URI image

Le Cycle de Certification des Producteurs dure 3 ans. En complément de l'Audit Initial / de l'Audit de Renouvellement, un Cycle de Certification peut également inclure jusqu'à 2 Audits de Confirmation.

Le premier Audit de Renouvellement est réalisé au cours de l'année 3 du Cycle de Certification. La totale conformité aux critères applicables et aux obligations contractuelles, y compris la mise en œuvre des Mesures Correctives, doit être atteinte et démontrée avant que le certificat ne puisse être renouvelé pour le prochain Cycle de Certification de 3 ans.

6.4.2. Cycle de Certification de 5 ans pour les Acteurs Commerciaux

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Le cycle de Certification des Acteurs Commerciaux dure 5 ans. En complément de l'Audit Initial / de l'Audit de Renouvellement, les Acteurs Commerciaux se voient attribuer un programme d'audit avec différentes combinaisons de jusqu'à 4 Audits de Confirmation (sous forme d'Audits sur Site, Digitaux et à Distance), en fonction des caractéristiques de l'Acteur Commercial.

Tout type d'audit (à l'exception des Audits Initiaux) peut être réalisé à distance si le profil du client et l'étendue de l'audit sont jugés adaptés, c'est-à-dire si aucun contrôle physique n'est nécessaire.

Le premier Audit de Renouvellement est réalisé au cours de l'année 5 du Cycle de Certification. La totale conformité aux critères applicables et aux obligations contractuelles, y compris la mise en œuvre des Mesures Correctives, doit être atteinte et démontrée avant que le certificat ne puisse être renouvelé pour le prochain Cycle de Certification de 5 ans.

Les Associés sont généralement audités une fois par Cycle de Certification et habituellement seulement si la Traçabilité Physique ou le traitement des produits composites dans le Bilan de Masse doit être vérifié.* Cet audit ne vérifiera que les exigences de traçabilité des Standards et n'impliquera pas une liste de contrôle complète.

* Il peut y avoir d'autres raisons qui justifieraient un Audit d'Associé , par exemple s'il y a une indication que l'Associé n'est pas en conformité avec les exigences du Standard Fairtrade pour les Acteurs Commerciaux.

6.4.3. Cycle de Certification de 6 ans pour les petits Détenteurs de Licence (Acteur Commercial)

Data URI image

Les clients classés comme Petits Détenteurs de Licence ont un Cycle de Certification de 6 ans. Les audits de renouvellement ont lieu tous les 6 ans ; les audits de confirmation ne sont généralement pas effectués.

Le client doit informer FLOCERT de manière proactive s'il ne remplit plus les critères d'éligibilité d'un Petit Détenteur de Licence. Dans ce cas, le statut sera mis à jour dans la catégorie de client concernée (ce qui entraînera une adaptation des frais de certification en fonction de la catégorie de client concernée). Voir documentProgramme pour les petits détenteurs de licence (Acteur commercial) pour plus de détails.

6.4.4. Cycle de Certification pour les entités Additionnelles

Toutes les entités Additionnelles sont incluses dans l'Audit Initial du client certifié et par la suite peuvent être auditées au moins une fois par Cycle de Certification.

6.5. Certificat et extension du champ d'application du certificat

Un certificat ne sera délivré que si FLOCERT juge le client conforme à tous les critères qui lui sont applicables.

Chaque client conforme reçoit un certificat avec une validité spécifique. Cette validité est de 4 ans pour les Producteurs, 6 ans pour les Acteurs Commerciaux, et 7 ans pour les Petits Détenteurs de Licence.

Pour les Producteurs, le certificat indique la Catégorie de Produit et le Type de Produit qui est autorisé à être vendu comme Fairtrade.

Pour les Acteurs Commerciaux, le certificat indique la Catégorie et le Type de Produit que l'Acteur Commercial est autorisé à acheter et vendre comme Fairtrade.

Les clients certifiés à la fois comme Producteur et comme Acteur Commercial ne recevront qu'un seul certificat incluant les deux champs d'application, valide pour 4 ans. Le Cycle de Certification est basé sur la Certification des Producteurs.

Un certificat peut être annulé au cours de sa période de validité, comme décrit dans la section documentDécertification.

6.5.1. Extension de la portée de la certification

Un client certifié peut étendre la portée de sa certification à tout moment du Cycle de Certification. Une extension de la portée de la certification n'est pas possible si le client est suspendu. Cependant, avant d'effectuer des transactions Fairtrade dans le cadre de l'extension, le client doit faire une demande auprès de FLOCERT et obtenir l'approbation comme suit pour les producteurs (cf. documentExtension de la portée de la certification : Producteurs) et les Acteurs Commerciaux (voir documentExtension de la portée de la certification : Acteurs Commerciaux).

Les activités Fairtrade relevant du nouveau champ d'application ne peuvent être menées qu'après confirmation de FLOCERT et, le cas échéant, d'un Certificat Fairtrade modifié.

Dans les situations suivantes, un audit supplémentaire appelé "Audit d'extension du Champ d'Application" (cf. documentAudits d'extension du Champ d'Application) est requis avant la confirmation de l'extension du champ d'application:

Producteurs:

  • Ajout d'une nouvelle Catégorie de Produit qui est produite par de nouveaux membres, c'est-à-dire qu'il y a une extension du champ d'application au niveau de la Catégorie de Produit et des membres.
  • Ajout d'Affiliés (nouvelles organisations de 1er/ 2ème échelon dans les Organisations de Petits Producteurs/nouveaux domaines dans les Multipropriétés de Main d'œuvre salariée).
    • pour les Organisations dépendant d'une Main d'Oeuvre Salariée, tous les nouveaux domaines doivent être audités ;
    • dans les Organisations de Petits Producteurs, au moins 3 nouveaux Affiliés doivent être audités.
  • Exception : L'ajout d'un service d'Acteur Commercial pour les Producteurs, dans les 6 mois suivant l'approbation de l'extension du champ d'application (Audit Initial de l'Acteur Commercial).

Acteurs Commerciaux:

6.5.1.1. Extension de la portée de la certification : Producteurs

Producteurs :

* Remarque : les producteurs ne peuvent pas demander l'ajout d'une Certification de Groupement Commercial (TCC) à leur certificat.

1. Ajout d'une Catégorie de Produit à la Certification Fairtrade du client

Par exemple, si le client souhaite ajouter le produit miel à son Certificat Fairtrade et qu'il est déjà certifié pour le produit café, il ajoute une nouvelle Catégorie de Produit à son certificat. Pour cela, le client doit notifier FLOCERT et obtenir une confirmation avant de pouvoir vendre le produit aux conditions Fairtrade.

2. Ajouter un Type de Produit de la même Catégorie de Produit à la Certification Fairtrade du client.

Pour certains types de produits, le client doit obtenir la confirmation de FLOCERT s'il souhaite ajouter un produit à sa certification Fairtrade, même s'il appartient à la même catégorie de produits que celle pour laquelle il est actuellement certifié. Les types de produits concernés sont énumérés ci-dessous :

Catégorie de ProduitType de ProduitInscription nécessaire ?
Fruits séchésAbricot, banane, datte, mangue, ananas, raisin sec, sultanine, tomate, abricot sauvage.Oui
Fruits frais

Pomme, avocat, banane, noix de coco, pamplemousse, citron, citron vert, litchi, mangue, melon, orange, papaye, fruit de la passion, pêche et nectarine, poire, ananas, prune, agrumes doux, raisin de table, vin.

Oui
Légumes fraisHaricots verts, Poivrons verts, Pommes de terre nouvelles, Pois, Poivrons rouges et jaunes, Patates douces.Oui
Jus de fruitsPomme, pulpe d'arachide, banane, pamplemousse, pulpe de goyave, citron vert, pulpe de litchi, mandarine, pulpe de mangue, mangue, orange, fruit de la passion, ananas.Oui
Noix et graines oléagineuses

Amande, Noix d'Amazonie, Graines d'abricot, Noix du Brésil, Noix de cajou, Noix de Macadamia, Huile d'olive, Olives, Arachide, Graines de sésame, Noix de karité (beurre de karité), Noix, Noix de coco, Graine de soja.

Oui

6.5.1.2. Extension de la portée de la certification : Acteurs Commerciaux

Acteurs Commerciaux :

6.6. Changement structurel de l'organisation

Dans le cas de changements dans la structure d'un client certifié, un changement dans sa certification peut être nécessaire ou souhaité.

Il peut s'agir, par exemple, d'un changement :

  • d'une organisation dépendant d'une Multipropriété à une Plantation Unique ou vice versa,
  • d'un Acteur Commercial à un système de Certification de Groupement Commercial ou vice versa,
  • de la propriété ou du nom de l'entité certifiée, ou encore
  • tout autre changement dans la structure organisationnelle.

Dans le cas de changements dans la structure organisationnelle, les clients doivent informer leur Analyste de Certification responsable afin d'évaluer si un changement dans la certification est nécessaire/possible.

Pour les changements de structure organisationnelle où il n'y a pas de changement dans l'entité légale certifiée, aucun frais de dossier n'est facturé.

6.7. Autorisation de Commercialisation

Une Autorisation de Commercialisation est une autorisation intermédiaire et temporaire de commencer à effectuer des transactions dans les conditions Fairtrade, délivrée à la seule discrétion de FLOCERT. Elle ne représente en aucun cas un Certificat Fairtrade valide et elle est liée à certaines conditions. Il y a une différence dans la délivrance de l'Autorisation de Commercialisation pour les Acteurs Commerciaux et pour les Producteurs.

La conformité avec les Standards Fairtrade pertinents doit être réalisée dans les délais impartis et avant la date d'expiration de l'Autorisation de Commercialisation, pour que le client puisse bénéficier d'un certificat valide.

6.7.1. Autorisation de Commercialisation : Acteurs Commerciaux

Les Acteurs Commerciaux peuvent être éligibles pour recevoir une Autorisation de Commercialisation préliminaire valable 9 mois, après réception du paiement des frais de certification initiale. Ce statut est accordé pour faciliter les premières ventes Fairtrade, qui serviront de base à l'Audit Initial.

S'il s'avère que des clients ont effectué des transactions de produits Fairtrade avant d'avoir reçu l'Autorisation de Commercialisation, ou s'il y a des indications de pratiques commerciales potentiellement déloyales, une Autorisation de Commercialisation ne sera délivrée qu'après l'Audit Initial à condition :

  • qu'aucune Non-conformité majeure ne soit identifiée, ou
  • que toutes les non-conformités majeures aient été corrigées.

(cf. documentSanctions Financières).

6.7.2. Autorisation de Commercialisation : Organisations de producteurs

Les organisations de producteurs ne peuvent obtenir leur Autorisation de Commercialisation qu'après un Audit Initial, à condition :

  • qu'aucune Non-conformité majeure ne soit identifiée, ou
  • que toutes les non-conformités majeures aient été corrigées.

L'Autorisation de Commercialisation est valable pendant 9 mois.

6.8. Sanctions de Certification

FLOCERT peut décider d'appliquer l'une ou l'autre des Sanctions de Certification suivantes après avoir examiné attentivement le niveau de conformité global du client.

FLOCERT prendra en compte les aspects suivants pour décider de la sanction à appliquer :

  • Gravité des Non-conformités constatées lors du dernier audit, en considérant le type de critères, l'ampleur et le type de Non-conformité ainsi que les conséquences réelles ou potentielles. Les actions irréversibles et non conformes ayant un impact direct sur la santé humaine, le bien-être ou l'intégrité du produit Fairtrade, ainsi que les non-conformités intentionnelles, sont considérées comme graves.
  • Nombre de Non-conformités constatées lors du dernier audit
  • Répétition des Non-conformités
  • Preuve de conformité inadéquate
  • Non-respect des règles de certification, des procédures et des obligations contractuelles.
  • Risque pour la crédibilité du système Fairtrade.

Si une sanction de certification est émise, elle sera expliquée au client dans une communication officielle.

6.8.1. Sanctions Financières

FLOCERT peut appliquer des Sanctions Financières aux clients qui mettent sur le marché des produits en tant que Fairtrade sans autorisation ou qui ne sont pas Fairtrade :

Les situations pouvant conduire à une Sanction Financière sont :

Une Sanction Financière peut être imposée indépendamment d'un processus de certification.

Le montant de la Sanction Financière dépend des frais de certification annuels payés par le client, comme indiqué dans le tableau ci-dessous :

Montant des frais annuels de certificationSanction Financière
<1000 EUR500 EUR
1000 - 3000 EUR1500 EUR
>3000 EUR5000 EUR

Le non-paiement d'une Sanction Financière a les mêmes conséquences que le non-paiement des frais de certification et peut donc entraîner une annulation du contrat et, par conséquent, la Décertification du client.

6.8.2. Annulation de l'autorisation de commercialisation/refus de certification

Si cette sanction est appliquée, le client doit cesser de commercialiser des produits Fairtrade avec effet immédiat. Le client ne peut pas signer de nouveaux contrats Fairtrade, car ils ne seront pas reconnus comme des transactions Fairtrade, et les contrats existants ne seront pas reconnus aux conditions Fairtrade.

Après avoir donné au client l'opportunité de corriger toute Non-conformité, une décision de refus de certification peut être prise à la fin du processus d'évaluation si le client ne parvient pas à corriger les Non-conformités identifiées.

6.8.3. Suspension de l'Autorisation de Commercialisation ou Suspension de Certification

Si cette sanction est appliquée, le client n'est pas autorisé à signer des contrats Fairtrade avec de nouveaux partenaires commerciauxni à faire de la publicité ou une quelconque référence au maintien d'une certification Fairtrade valide.

Pendant la période de Suspension, tous les contrats Fairtrade signés avant la Suspension restent valables et doivent être respectés. Le client peut également signer de nouveaux contrats avec des partenaires commerciaux certifiés Fairtrade avec lesquels il a effectué au moins une transaction Fairtrade au cours des 12 derniers mois. Cependant, ce volume ne peut pas dépasser 50% des volumes échangés en tant que Fairtrade au cours des 12 mois précédents avec ce partenaire commercial certifié.

Dans les cas où des contrats annuels sont signés ou lorsqu'il existe des preuves de contournement intentionnel des exigences des Standards Fairtrade, des restrictions commerciales plus strictes peuvent également être appliquées aux clients suspendus, au cas où les exigences susmentionnées ou celles mentionnées dans les Standards Fairtrade n'auraient pas d'impact, selon la nature de l'activité.

Les restrictions les plus strictes peuvent inclure:

  • Aucun nouveau contrat ne peut être signé pendant la période de suspension.
  • Réduction du volume des nouveaux contrats avec les partenaires commerciaux existants.
  • Durée réduite : le client doit avoir effectué au moins une transaction Fairtrade au cours des six derniers mois pour être considéré comme un partenaire commercial existant.
  • Pas de rétro-certification pour les transactions qui ont eu lieu pendant la période de suspension.
  • Exécution partielle de contrats existants

La durée maximale d'une Suspension est déterminée par les délais du processus d'évaluation (cf. documentDélais pour le déroulement de l'évaluation jusqu'à la certification). Si le client ne prend pas les mesures nécessaires pour démontrer sa conformité dans les délais impartis, cela entraînera une Décertification.

Une décision de Suspension peut être prise en raison de la gravité des Non-conformités identifiées au cours d'un audit, ou au cours du processus d'évaluation en raison de Mesures Correctives insuffisantes, de Preuves Matérielles inadaptées ou lorsque les informations nécessaires ne sont pas envoyées à FLOCERT dans les délais requis.

6.8.4. Décertification

Si cette sanction est appliquée, le client doit cesser d'effectuer des transactions Fairtrade avec effet immédiat. Le client n'est pas autorisé à signer de nouveaux contrats Fairtrade ni à remplir des contrats existants aux conditions Fairtrade, car ceux-ci ne seront pas reconnus comme des contrats Fairtrade dans l'évaluation de ses partenaires commerciaux certifiés Fairtrade.

Une décision de Décertification peut être prise à la fin du processus d'évaluation pour cause de non-conformité, d'insuffisance ou de non-envoi de Mesures Correctives ou de Preuves Matérielles.

Cette décision peut également s'appliquer à tout moment en raison d'une rupture de contrat (par exemple, le non-paiement des frais de certification).

6.8.4.1. Décertification immédiate

Dans des cas exceptionnels, une décision de Décertification peut être prise directement après l'évaluation du rapport d'audit et avant le début de tout processus de Mesures Correctives. Ces cas exceptionnels comprennent

  • si de graves Non-conformités ont été identifiées qui nécessitent l'arrêt immédiat des transactions,
  • s'il n'y a pas suffisamment de preuves de conformité pour les exigences majeures, ce qui pourrait sérieusement menacer l'intégrité de Fairtrade,
  • s'il existe des motifs pour une seconde Suspension pour la même raison, c'est-à-dire si les Non-conformités qui ont conduit à la Suspension après l'audit précédent sont à nouveau identifiées et déclencheraient une autre Suspension pour la même raison.

6.8.4.2. Décertification/refus de certification avec moratoire pour la réadmission

Cette sanction peut être appliquée dans des situations exceptionnelles où un manquement systématique au respect des Standards Fairtrade a été identifié. Ces cas exceptionnels incluent

  • si le client a été précédemment décertifié pour cause de non-conformité et reçoit un deuxième cas de Décertification pour cause de non-conformité,
  • si le client ne peut pas démontrer une conformité suffisante lors d'une nouvelle demande suite à une précédente Décertification pour cause de non-conformité,
  • si une Décertification immédiate est émise pour cause de non-conformité grave.

Si cette sanction est appliquée, la réadmission n'est possible qu'une fois la période de moratoire écoulée et si tous les changements permettant au client de se conformer aux Standards Fairtrade ont été mis en œuvre.

6.9. Exceptions

FLOCERT est autorisé à accorder des exceptions aux exigences du Standard Fairtrade conformément à la politique des Exceptions de Fairtrade International (externalhttps://files.fairtrade.net/standards/ASSU_ExceptionsPolicy_EN.pdfexternalhttps://files.fairtrade.net/standards/ASSU_ExceptionsPolicy_FR.pdf).

Processus

Pour demander une exception, le client doit écrire à son contact chez FLOCERT, qui traitera la demande. Il doit envoyer un formulaire de demande dûment rempli et des frais administratifs lui seront ensuite facturés (voir documentFrais exceptionnels) en même temps que leur prochaine facture annuelle.

FLOCERT informera le client du résultat de sa demande (approbation ou refus, conditions, durée) dans les 2 semaines suivant le dépôt officiel de la demande. Lors du prochain audit du client, FLOCERT vérifiera si les conditions liées à l'exception ont été respectées.

Une décision d'exception ne peut pas faire l'objet d'un appel.

Types d'exceptions

En général, les exceptions qui peuvent être accordées sont classées en 2 catégories :

  • Les exceptions de catégorie A sont des dérogations généralement acceptées aux règles de base.
  • Les exceptions de la catégorie B comprennent les cas exceptionnels et particuliers non couverts par la catégorie A.

Les exceptions de la catégorie A

Les exceptions de catégorie A sont des situations que Fairtrade accepte comme des dérogations aux règles de base, à condition que certains critères soient remplis. La décision d'accorder ou non une exception est principalement basée sur les conditions décrites ci-dessous. Veuillez noter qu'il peut y avoir des circonstances supplémentaires menant au refus d'une exception (comme la récurrence du même sujet d'exception, ou le non-respect des conditions des exceptions précédemment accordées).

Des exceptions peuvent être accordées par FLOCERT dans les scénarios suivants :

Rétro-certification

La Rétro-certification peut être demandée si le Producteur/ Acteur Commercial reçoit son Autorisation de Commercialisation peu de temps (max. 12 mois) après que le produit ait été vendu/acheté.

FLOCERT peut approuver les demandes de Rétro-certification si le client peut démontrer qu'il n'était pas en mesure de s'approvisionner à l'origine en produits Fairtrade, et si les conditions suivantes sont remplies :

  • Il s'agit d'une mesure temporaire (par exemple, liée au lancement d'un nouveau produit, produit d'un producteur nouvellement certifié acheté avant la certification du producteur).
  • Il y aura un bénéfice à long terme pour les producteurs Fairtrade.
  • Le calcul du différentiel de prix [= Prix minimum Fairtrade - Prix payé] et le solde dû [= (différentiel de prix x quantité ou volume acheté) + (Prime Fairtrade x quantité ou volume acheté)] sont indiqués dans le formulaire de demande.
  • Ce qui suit est également fourni :
    • la preuve de paiement pour le lot acheté initialement comme non Fairtrade ;
    • la preuve documentaire de l'envoi (facture, contrat d'achat avec le producteur, lettre de transport, lettre de transport aérien, bon de livraison, etc.)

Une fois la demande approuvée, le client doit s'assurer de ce qui suit :

  • Le respect des conditions énoncées dans la lettre d'octroi.
  • Notification au fournisseur de la Rétro-certification et du montant dû, et demande d'une facture pour ce dernier.
  • Le paiement de la somme due dans les délais habituels de paiement. Ce montant doit inclure la Prime Fairtrade et le différentiel de prix dus.
  • Inclusion des volumes rétro-certifiés dans le rapport trimestriel des transactions à FLOCERT.

Remarque : la Rétro-certification systémique est autorisée pour le thé, le sucre et les fruits frais par les Standards de Produits Fairtrade respectifs et n'est donc pas considérée comme une exception.

Compensation Produit

FLOCERT peut accéder à une demande de Compensation Produit dans les circonstances suivantes :

  • L'approvisionnement du produit en question en tant que Fairtrade n'a pas été possible pour des raisons indépendantes de la volonté du client (par exemple, sécheresse ou autres catastrophes naturelles, grèves, guerre, ou autres).
  • La planification de l'achat du produit en question en tant que produit Fairtrade n'a pas été possible pour des raisons indépendantes de la volonté du client (par exemple, lancement d'un nouveau produit, pénurie d'approvisionnement, contrats non remplis par les fournisseurs mais produit Fairtrade nécessaire sur le marché).
  • La certification Rétro-certification n'est pas possible.
  • Dans le cadre d'une proposition de Mesures Correctives pour corriger un Bilan de Masse négatif découvert lors d'un audit, mais uniquement dans les conditions suivantes :
    • La demande d'exception (Compensation Produit) peut uniquement faire partie de la suggestion de Mesures Correctives. Les suggestions de Mesures Correctives doivent donc prendre en compte des mesures supplémentaires, notamment en ce qui concerne les mesures à prendre pour éviter qu'une situation similaire ne se reproduise.
    • L'achat compensatoire ne peut être effectué dans les délais habituels d'envoi des Preuves Matérielles (c'est-à-dire 4 mois pour les producteurs et 45 jours pour les Acteurs Commerciaux), en raison de volumes importants, de la saisonnalité du produit ou d'aspects qualitatifs ("Semblable pour Semblable").

Et si les conditions suivantes sont remplies :

  • Démontrer la capacité à s'approvisionner en produits en question certifiés Fairtrade en quantités suffisantes dans le délai défini par FLOCERT (1 an maximum), non seulement pour effectuer la compensation mais aussi pour répondre aux besoins continus en produits.
  • Le produit final ne peut être fabriqué sans l'apport du produit en question.
  • Dans le cas de produits composites : Le contenu Fairtrade total du produit composite concerné atteint toujours le seuil minimum de 20%.

Une fois la demande approuvée, le client doit garantir ce qui suit :

  • Le respect des conditions énoncées dans la lettre d'octroi.
  • Informer son ou ses clients de la Compensation Produit.
  • Acheter le produit compensatoire certifié Fairtrade à la date indiquée dans la lettre d'octroi (dans un délai maximum d'un an).
  • Le produit certifié Fairtrade acheté ultérieurement est de même nature et qualité que le produit non Fairtrade utilisé ("Semblable pour Semblable").
  • Conserver des documents permettant de vérifier les transactions de Compensation Produit et de démontrer la traçabilité.

Exception relative à la composition du produit

Les exceptions dans cette catégorie ne sont accordées par FLOCERT qu'aux Acteurs Commerciaux qui transforment des Ingrédients Composés Alimentaires.

Tous les Acteurs Commerciaux transformant des Produits Composés Alimentaires doivent contacter leur Organisation Nationale Fairtrade (ONF) / organisme de licence respectif pour demander une exception. Cependant, il n'est pas nécessaire de demander une exception à FLOCERT et à l'ONF. Le client doit donc vérifier auprès de son fournisseur/acheteur si une exception a déjà été demandée.

FLOCERT peut accorder cette exception (appelée"Exceptions de type I" dans le Standard) conformément à l'exigence 2.2 du Standard Fairtrade pour les Acteurs Commerciaux (externalhttps://files.fairtrade.net/TS_EN.pdfexternalhttps://files.fairtrade.net/standards/TS_FR.pdf ):

  • Pénurie d'approvisionnement: impossibilité de s'approvisionner provisoirement en ingrédients Fairtrade pour des raisons indépendantes de la volonté du client, par exemple, sécheresse ou autres catastrophes naturelles, grèves, guerre ou autres.
  • Qualité inadéquate: La qualité des ingrédients Fairtrade disponibles pose des problèmes techniques insurmontables.
  • Contraintes d'approvisionnement: La forme de l'ingrédient requis est disponible, mais la quantité minimale de commande est supérieure aux besoins de l'Acteur Commercial ou il existe une interdiction d'importation/exportation sur la Forme du Produit.
  • Nouvelle norme: Si les problèmes d'approvisionnement persistent 2 ans après la publication d'une nouvelle norme de produit.
  • Ingrédient non disponible: La forme de l'ingrédient n'est pas disponible en tant que Fairtrade auprès d'un vendeur dans la région de l'Acteur Commercial et l'Acteur Commercial n'a pas la capacité d'acheter à l'origine. Une liste des ingrédients Fairtrade non disponibles est publiée sur le site Internet de Fairtrade (externalhttp://www.fairtrade.net/standards/our-standards/trade-standard.html). Remarque : FLOCERT ne facturera pas de frais d'exception dans ce cas.

Cas particuliers

  • Si le client produit des Ingrédients Composés Alimentaires et les utilise dans la fabrication d'un produit prêt à consommer qui est produit pour le compte d'un Détenteur de Licence, la demande d'exception doit être adressée à l'Organisation Nationale Fairtrade (ONF) responsable.
  • Si la demande concerne les points suivants (appelés "Exceptions de type II" dans le Standard), la décision sera prise par le Comité des Exceptions de Fairtrade International. La demande doit donc être adressée au Comité des Exceptions de Fairtrade International (mailtoexceptions@fairtrade.net).
    • Ingrédient de transition : Le client ne peut pas s'approvisionner entièrement en ingrédients Fairtrade bien que l'ingrédient soit généralement disponible et vendu/transformé comme Fairtrade. Cependant, les volumes sont insuffisants pour ses besoins. Il doit avoir un plan écrit convenu pour que l'ingrédient devienne 100% Fairtrade.
    • Provenance : Pour les ingrédients détenant une certification de provenance (par exemple, Appellation d'origine contrôlée, etc.), le client doit indiquer la provenance de l'ingrédient en question comme une exception au dos de l'emballage.

Une fois la demande approuvée, le client doit s'assurer de ce qui suit :

  • Le respect des conditions énoncées dans la lettre d'octroi.
  • Informer son ou ses clients de l'exception.
  • Après la période d'exception accordée, fournir la preuve que des ingrédients Fairtrade sont désormais utilisés.

Traçabilité Physique pour les produits composites

FLOCERT peut accorder des exceptions pour la Traçabilité Physique des produits composites conformément à l'exigence 2.1.7 du Standard Fairtrade pour les Acteurs Commerciaux.externalhttps://files.fairtrade.net/TS_EN.pdfexternalhttps://files.fairtrade.net/standards/TS_FR.pdf ):

  • si le produit composite contient des ingrédients physiquement traçables et non physiquement traçables, et
  • si la condition suivante est remplie : Il est prouvé que la traçabilité est perdue pour des raisons techniques.

Une fois la demande approuvée, le client doit veiller au respect des conditions énoncées dans la lettre d'octroi. Ceci sera vérifié lors du prochain audit.

Ce type d'exception est valable pour une durée maximale d'un an.

Exceptions relatives au temps de travail

FLOCERT peut accorder des dérogations en matière d'heures supplémentaires et de jours de repos conformément au:

L'exception peut être accordée en cas de circonstance exceptionnelle (par exemple, périodes de production de pointe ou conditions météorologiques changeantes) nécessitant une dérogation à la réglementation sur les heures supplémentaires ou les jours de repos.

Et si les conditions suivantes sont remplies :

  • La demande d'exception est remise et approuvée avant que la dérogation aux heures supplémentaires ou aux jours de repos ne se produise effectivement.
  • La demande ne dépasse pas les maximums définis dans la norme (max. 14 heures de travail par jour ou max. 72 heures de travail par semaine ou max. 18 jours de travail continus sans repos).
  • La demande n'est pas en contradiction avec la législation nationale. Si la législation locale exige l'approbation des autorités, cette approbation doit être remise avec la demande d'exception. Si l'approbation n'a pas encore été confirmée par les autorités, une preuve de la demande adressée aux autorités doit être fournie.

Une fois la demande approuvée, le client doit s'assurer de ce qui suit :

  • Le respect des conditions énoncées dans la lettre d'octroi.
  • La compensation des heures supplémentaires à un taux majoré comme défini dans l'exigence respective.
  • Respect des pauses déjeuner et des pauses de travail convenues et stipulées par la loi.
  • Tenue de registres adéquats pour vérifier la conformité.

Remarque : ce type d'exception est valable pour un maximum de 12 semaines par année civile.

Distribution de la prime telle que définie dans la norme relative à la Main d'Oeuvre salariée

FLOCERT peut accorder des dérogations pour utiliser 50% de la Prime Fairtrade pour la distribution d'argent liquide conformément à l'exigence de Main d'Oeuvre Salariée 2.1.20 (externalhttps://files.fairtrade.net/standards/HL_EN.pdfexternalhttps://files.fairtrade.net/standards/HL_FR.pdf) en cas de circonstances exceptionnelles, comme le fait que la plupart des Travailleurs migrants ne peuvent pas bénéficier des projets de Prime Fairtrade ou en cas de situation d'urgence.

Et si les conditions suivantes sont remplies :

  • La demande d'exception est remise et approuvée avant que la distribution effective d'argent n'ait lieu.
  • Respect de toutes les exigences relatives aux dépenses liées à la Prime Fairtrade.
  • La distribution d'argent est autorisée par la législation nationale.

Une fois la demande approuvée, le client doit s'assurer de ce qui suit :

  • Le respect des conditions énoncées dans la lettre d'octroi.
  • La tenue de registres adéquats pour vérifier la conformité.

L'exploitation minière dans les zones protégées

FLOCERT peut accorder des exceptions pour l'exploitation minière dans des zones protégées, conformément à l'exigence 3.2.21 du Standard Fairtrade Standard pour l'or et les métaux précieux associés (externalhttps://files.fairtrade.net/standards/2015-04-15_EN_Gold-and-Precious_Metals.pdf).

Et si les conditions suivantes sont remplies :

  • L'exploitation minière dans des zones protégées a déjà eu lieu avec les autorisations correspondantes avant la demande de Certification Fairtrade.
  • La demande d'exception est remise en même temps que la demande de certification Fairtrade.
  • La demande d'exception est accompagnée d'une preuve d'autorisation de l'autorité compétente, d'une évaluation de l'impact environnemental, d'un plan d'atténuation des effets sur l'environnement et de la preuve que le client opère avec un permis légal et sous la surveillance des autorités locales depuis au moins 5 ans.

Une fois la demande approuvée, le client doit garantir ce qui suit :

  • Le respect des conditions énoncées dans la lettre d'octroi.
  • La tenue de registres adéquats pour vérifier la conformité.

Taille maximale des terrains pour les producteurs de raisin de cuve et de sucre de canne (OPP)

FLOCERT peut accorder des exceptions aux Organisations de Petits Producteurs conformément à l'exigence 1.1.2 du Standard Fairtrade pour les fruits frais (externalhttps://files.fairtrade.net/standards/Fresh_Fruit_SPO_FR.pdf)   si la législation locale, les méthodes de production et de transformation, la fertilité du sol ou d'autres circonstances liées au produit et à la région exigent une zone de culture plus étendue pour la culture Fairtrade et l'exigence 1.1.1 du Standard Fairtrade pour le sucre de canne (externalhttps://files.fairtrade.net/standards/Cane_Sugar_SPO_FR.pdf).

Et si les conditions suivantes sont remplies :

  • Pas plus de 15% des membres ont une superficie de terrain supérieure à 30 hectares.
  • La taille maximale des terres où les membres cultivent des produits Fairtrade ne peut en aucun cas être supérieure à 100 ha.
  • L'exception est remise et approuvée avant l'inclusion de membres plus importants.
  • Sucre de canne : l'organisation qui demande une exception est basée au Belize, aux Fidji, à l'île Maurice ou au Paraguay.
  • Raisin de cuve: L'organisation présente la preuve que l'inclusion de membres possédant plus de 30 hectares est nécessaire, y compris comme un minimum :
    • preuve que l'exploitation moyenne des petits producteurs de la région et pour le produit en question est supérieure à 30 ha. (par exemple, statistiques).
    • la preuve qu'en raison d'une productivité ou de méthodes de production plus faibles, une taille d'exploitation plus importante est nécessaire.

Une fois la demande approuvée, le client doit s'assurer de ce qui suit :

  • Le respect des conditions énoncées dans la lettre d'octroi.
  • La tenue de registres adéquats pour vérifier la conformité.

Exceptions de catégorie B

Les exceptions de catégorie B peuvent être accordées lorsqu'il existe des circonstances exceptionnelles et particulières dans un cas donné qui rendent l'application complète d'une ou plusieurs exigences du Standard Fairtrade contraire à l'intention du Standard ou de la mission de Fairtrade. Les exceptions de catégorie B peuvent être accordées dans les cas qui ne sont couverts par aucune des exceptions décrites dans la catégorie A.

Circonstances particulières

Dans les cas suivants, FLOCERT peut accorder des exceptions aux exigences du Standard :

  • Situations de force majeure (catastrophes naturelles ou d'origine humaine).
  • Autres événements imprévus hors du contrôle de l'organisation (tels que des changements dans la législation, des épidémies de parasites, des changements brusques de prix).
  • Les conditions organisationnelles, environnementales, sociales ou techniques spécifiques d'un cas particulier qui le rendent exceptionnellement et fondamentalement différent des autres cas.
  • L'opportunité d'apporter des bénéfices substantiels aux producteurs et Travailleurs via les ventes Fairtrade est rendue impossible par l'application d'une exigence particulière du Standard.

Et si les conditions suivantes sont remplies :

  • La demande d'exception est déposée et approuvée avant l'apparition de l'écart par rapport à l'exigence du Standard en question.
  • Il s'agit d'une mesure temporaire.

Une fois la demande approuvée, le client doit assurer ce qui suit :

  • Le respect des conditions énoncées dans la lettre d'octroi.
  • La tenue de registres adéquats pour vérifier la conformité.

Remarque :

Utilisation de produits interdits dans la liste des matières dangereuses dans tous les standards

Fairtrade International tient à jour la liste des produits agrochimiques dangereux (y compris les pesticides) qui sont identifiés comme hautement dangereux, sous une forme ou une autre, pour la santé humaine et animale ainsi que pour l'environnement. La liste comprend la liste des matériaux "interdits" (la liste rouge) avec les matériaux qui ne doivent pas être utilisés sur les produits Fairtrade.

Les exceptions à l'utilisation de produits chimiques ou de pesticides figurant sur la liste rouge ne peuvent être appliquées que dans des circonstances très exceptionnelles, lorsque toutes les autres formes de contrôle ont échoué. Cette exception ne peut être accordée que par le Comité de surveillance de Fairtrade International.

Et si les conditions suivantes sont remplies :

  • La demande d'exception est soumise au Comité de surveillance par FLOCERT ou par l'organisme d'autorisation respectif (au nom du client).
  • La période pour laquelle l'exception est accordée est aussi courte que possible, sans possibilité de prolongation.
  • Les dérogations ne seront envisagées que dans des cas spécifiques où l'utilisation d'un produit alternatif n'est pas possible.
  • La décision doit être fondée sur l'avis d'un expert.
  • Le client communique de manière transparente et publique sur l'exception.
  • Le client peut démontrer que l'utilisation du produit de la liste rouge peut être atténuée de manière adéquate afin de garantir que les personnes et l'environnement soient peu ou pas affectés.
  • Il existe un plan de suivi pour l'élimination progressive du produit de la liste rouge.

Une fois la demande approuvée, le client doit garantir ce qui suit :

  • Le respect des conditions énoncées dans la lettre d'octroi.
  • La tenue de registres adéquats pour vérifier la conformité lors du prochain audit.

Exceptions collectives

Des exceptions collectives peuvent être accordées lorsque des circonstances ou une situation affectant tous les clients d'une région, d'un pays ou d'une catégorie de produits rendent temporairement impossible l'application complète d'une ou plusieurs exigences des Standards Fairtrade.

Ces exceptions ne peuvent être accordées que par le Comité des Exceptions selon les critères suivants :

  • La demande d'exception collective est soumise au Comité des Exceptions par FLOCERT ou par l'organisme d'agrément respectif.
  • Le Réseau de Producteurs concerné a été consulté au sujet de la demande d'exception avant sa présentaton au Comité des Exceptions.
  • La demande démontre clairement que le respect des exigences Fairtrade n'est temporairement pas possible et est hors du contrôle des clients certifiés Fairtrade (cas de force majeure tels que des conditions météorologiques extrêmes, une épidémie de parasites, etc.)
  • L'exception n'est requise que temporairement et ne peut être accordée pour plus d'un an. Les prolongations ne sont possibles qu'en cas de nécessité absolue.
  • Le client communique de manière transparente et publique sur l'exception.

Une fois la demande approuvée, le client doit s'assurer de ce qui suit :

  • Le respect des conditions énoncées dans la lettre d'octroi.
  • La tenue de registres adéquats pour vérifier la conformité lors du prochain audit.

Remarque : Si le Comité des Exceptions juge le cas trop complexe, il peut le soumettre au Comité de surveillance de Fairtrade International.

6.10. Droit d'appel

Si le client est en désaccord avec une Décision d'Évaluation ou de Certification prise par FLOCERT, il peut faire appel ou demander une révision de la Décision d'Évaluation, voir => CA AppealReview SOP.

6.11. Tarifs Fairtrade

Pour permettre des opérations indépendantes et couvrir le coût de tous les efforts d'assurance, du service à la clientèle, de l'accès aux outils pertinents et de leur utilisation, FLOCERT facture des frais de certification à tous les clients Fairtrade.

Les coûts de la Certification Fairtrade se composent de :

  • frais d'inscription uniques (voir documentFrais d'inscription),
  • frais initiaux la première année, et
  • frais annuels pour toutes les années suivantes. Les frais annuels de certification sont toujours facturée le même mois de l'année que le paiement des frais initiaux.

Pour une estimation des frais applicables, le site web de FLOCERT propose un calculateur de coûts (externalhttps://www.flocert.net/fr/calculateur-de-frais-fairtrade/).

FLOCERT applique un modèle de tarification "tout compris", sans frais supplémentaires pour les audits réguliers ou l'assistance des clients, mais les frais suivants peuvent s'appliquer dans des circonstances particulières :

Veuillez noter que tous les frais s'entendent hors taxe sur la valeur ajoutée et autres taxes, qui dépendent du pays dans lequel le client se trouve (fiscalement).

6.11.1. Frais de demande d'exception

Pour les Acteurs Commerciaux et toutes les structures de production (Organisations de Petits Producteurs, Main d'Oeuvre Salariée et Production sous Contrat), les frais suivants sont facturés pour le traitement d'une demande d'exception aux Standards Fairtrade et aux exigences de certification respectives :

Frais d'exceptionRedevance (en euros)
Frais d'exception (y compris les dérogations)221 EUR

Ce montant est ajouté à la prochaine facture annuelle.

6.11.2. Frais d'annulation

Si un audit est annulé ou reporté par un client moins de 10 jours civils avant la date de l'audit convenue entre l'auditeur et le client, le client devra payer une autre facture égale au montant des frais de certification initiale/annuelle, avant la date du prochain audit. Les frais d'annulation s'appliquent aux audits annoncés et aux audits inopinés.

Si un audit est annulé par un client dans les 30 jours calendaires mais 10 jours calendaires ou plus avant la date de l' audit convenue entre l'auditeur et le client, le client devra payer une autre facture égale à 50 % du montant des frais de certification initiale/annuelle, avant la date du prochain audit.

En cas de force majeure, le directeur régional responsable décidera si les conditions justifient l'annulation de l'audit. Si cela est justifié, le client ne sera pas tenu de payer des frais.

6.11.3. Frais de l'Indicateur Social

Acteurs Commerciaux

Indicateurs SociauxFrais (en euros)
Contrôle des documents sociaux 167 EUR
Evaluation d'un rapport d'audit social2.237 EUR
Benchmarking d'une norme sociale3536 EUR

1 Adhésion à l'IFAT ; certificat SA 8000 ; participation à l'Ethical Trading Initiative, Fair Wear Foundation, Fair Labour Association, Worker Rights Consortium ; lettre du syndicat ; statuts du client démontrant que les Travailleurs sont propriétaires de l'entreprise du client.

2 FLOCERT évalue un rapport d'audit social (y compris le rapport sur le plan d'action correctif) par rapport aux Non-conformités ouvertes, à condition que la norme sociale ait déjà été évaluée par FLOCERT et qu'elle couvre toutes les exigences du code de base ETI, par exemple GOTS, SMETA, BSCI.

3 FLOCERT effectue une analyse comparative de la norme sociale par rapport au code de base ETI et, si toutes les exigences ETI sont couvertes, évalue le rapport d'audit social (y compris le rapport du plan d'action correctif) par rapport aux non-conformités ouvertes.

Producteurs - Organisation de Petits ProducteursMain d’Oeuvre Salariée et Production sous Contrat

Conformité sociale du cotonSi l'organisation de producteurs possède une Entité Additionnelle qui est une structure liée à l'Acteur Commercial du coton (par exemple un égreneur sous-traitant) pour laquelle les exigences de conformité sociale s'appliquent, veuillez vous référer à ce qui suit :

6.12. Systèmes spéciaux d'assurance Fairtrade

Plusieurs programmes spéciaux existent dans le cadre de la Certification Fairtrade - voir :

6.12.1. Programme pour les petits Détenteurs de Licence (Acteur commercial)

FLOCERT propose aux Détenteurs de Licence un système de certification adapté aux structures des petites entreprises, tout en offrant la fiabilité et la qualité habituelles de la Certification Fairtrade.

Les Détenteurs de Licence Fairtrade qui remplissent toutes les conditions suivantes peuvent bénéficier de la certification spéciale "Petit Détenteur de Licence" de FLOCERT :

Il est important de noter que le terme Petit Détenteur de Licence utilisé par FLOCERT n'a aucun rapport avec la catégorisation des détenteurs de licence par les Organisations Nationales Fairtrade.

6.12.2. Certification de Groupement Commercial

Cette section explique le modèle de Certification Groupement Commercial, y compris les critères d'admissibilité et le processus de certification qui diffère du processus normal de Certification Commerciale.

Critères d'admissibilité à la Certification de Groupement Commercial

Les critères suivants doivent être remplis pour obtenir la Certification de Groupement Commercial. Si l'un des critères ne peut être respecté, chaque entité assumant la propriété légale du produit doit être certifiée individuellement.

  1. La Certification de Groupement Commercial consiste en un Opérateur Principal et ses Associés et - le cas échéant - d'autres Entités Additionnelles. Au minimum, il doit y avoir un Opérateur Principal et un Associé. Pas plus de 10 Associés peuvent être couverts par 1 certificat.
  2. Tous les Associés peuvent avoir des sous-traitants/ Entités Additionnelles, mais ceux-ci ne doivent pas prendre la propriété légale du produit, c'est-à-dire acheter ou vendre.
  3. Le principe du "Site d'Audit Principal" doit être respecté : Les audits documentaires* auront lieu au niveau de l'Opérateur Principal où les transactions Fairtrade de toutes les entités impliquées dans l'organisation seront auditées. Il doit donc être possible de combiner l'audit documentaire de l'Opérateur Principal et de tous les Associés (c'est ce qu'on appelle le"principe du Site d'Audit Principal"). A cette fin, un "Site d'Audit Principal" doit être défini (généralement le site de l'Opérateur Principal). Sur ce Site d'Audit Principal, tous les documents d'audit de l'Opérateur Principal et de tous les Associés doivent être disponibles et l'accès au système ERP (Enterprise Resource Planning) doit être donné. La Traçabilité Physique ou le traitement des produits composites dans le Bilan de Masse seront audités séparément pour chaque entité, si nécessaire (cf. documentCycle de Certification de 5 ans pour les Acteurs Commerciaux).
  4. Il n'y a qu'une seule personne de contact pour l'Opérateur Principal et toutes les entreprises associées désignées pour assurer la liaison avec FLOCERT. Cette personne est responsable de toute la correspondance entre FLOCERT et le titulaire du certificat et doit gérer toutes les communications administratives telles que l'organisation des dates d'audit, le suivi des Non-conformités, la déclaration des transactions Fairtrade, la tenue à jour de FLOCERT en cas de changements dans la structure du Groupement Commercial etc.

*L'audit documentaire est un contrôle des transactions Fairtrade de toutes les entités incluses dans la structure de Certification Commerciale, y compris les contrats, les factures d'achat et de vente, les paiements de prix et de primes, les préfinancements, les plans d'approvisionnement, l'approbation des recettes et des emballages, la vérification des volumes et du bilan de masse, l'utilisation de la marque, etc.

Rôles de ces acteurs dans le cadre de la Certification de Groupement Commercial

 Opérateur PrincipalAssociéEntité Additionnelle
Audit documentairex-*-
Audit de Traçabilité Physiquexxx
Achat et vente de produits Fairtradexx-

* Tous les documents des Associés doivent être disponibles lors de l'Audit Documentaire de l'Opérateur Principal.

Processus de certification

Le processus de certification diffère uniquement comme suit du processus de certification des autres Acteurs Commerciaux.

Demande

FLOCERT désignera un Analyste de Certification responsable de l'audit et de la certification de toutes les sociétés impliquées dans la Certification de Groupement Commercial. 

Audit

Si l'Audit Initial révèle que la conformité aux Standards pour tous les Associés impliqués ne peut être vérifiée sur le Site d'Audit Principal, alors :

  • soit la certification sera refusée et toutes les entités impliquées devront faire une demande de certification séparée, soit
  • les Associés pour lesquels la conformité ne peut être vérifiée seront exclus de la Certification de Groupement Commercial.

Évaluation

Chaque Décision d'Évaluation ou Décision de Certification prise concerne l'ensemble du Groupement Commercial. Cela signifie qu'une Non-conformité identifiée au niveau d'une entité sous Certification de Groupement Commercial peut conduire à des sanctions pour toutes les autres entités impliquées.

Dans les cas où la Traçabilité Physique doit être vérifiée au niveau de l'Opérateur Principal/ Entité Additionnelle, le rapport d'audit de l'Opérateur Principal est toujours lié au rapport d'audit de tout site qui a été audité après le dernier audit de l'Opérateur Principal.

Déclaration des transactions Fairtrade

Tout achat impliquant le paiement du prix et de la prime Fairtrade doit être déclaré en ligne sur une base trimestrielle sous l'identifiant de l'entité achetant le produit Fairtrade (soit l'Opérateur Principal ou l'Associé). La personne de contact principale reçoit un login pour l'Opérateur Principal et pour chaque Associé qui est un Payeur Fairtrade et il lui est demandé de faire la déclaration au nom des Associés.

Configuration de la Certification de Groupement Commercial dans Intact Platform

Les activités (par exemple le statut de Détenteur de Licence) et les produits de toutes les entités impliquées dans la Certification de Groupement Commercial sont affichés au niveau de l'Opérateur Principal. Il n'est donc pas possible d'identifier quelle entité est par exemple le Détenteur de Licence ou le Payeur Fairtrade dans l'organisation. Pour toute information à ce sujet, l'Analyste de Certification responsable peut être contacté.

6.12.3. Modèle d'Approvisionnement Fairtrade des Ingrédients (Fairtrade Sourced Ingredients - FSI)

Cette section décrit le schéma de vérification du coton selon le externalModèle d'Approvisionnement Fairtrade des Ingrédients (Fairtrade Sourced Ingredients - FSI)

Pour les clients certifiés Fairtrade, les processus habituels s'appliquent, comme décrit dans les sections concernant l'documentEvaluation et Certification Fairtrade et documentl'Audit Fairtrade.

Champ d'application

Le schéma de vérification du coton FSI s'applique à tous les clients impliqués dans la chaîne d'approvisionnement du coton FSI, du producteur au Détenteur de Licence. Ceci inclut, mais n'est pas limité aux : Organisations de Petits Producteurs, égreneurs, fileurs, coupeurs-tailleurs et brodeurs. Le programme s'applique également aux Détenteurs de Licences (propriétaires de marques) qui achètent des produits finis en coton destinés à être vendus dans le cadre d'une allégation "coton FSI".

Contrairement aux chaînes d'approvisionnement en produits finis portant la marque Fairtrade Coton, les chaînes d'approvisionnement en coton FSI ne requièrent que la Traçabilité Physique jusqu'au stade de l'égrenage inclus.

D'autres acteurs situés plus loin dans la chaîne d'approvisionnement (par exemple, les fileurs [s'ils n'agissent pas en tant que Payeur Fairtrade], le tissage, le tricotage, la coupe et la confection) peuvent appliquer le Bilan de Masse et - s'ils ne sont impliqués que dans le coton FSI - n'ont pas besoin d'être certifiés Fairtrade. Ces clients doivent cependant être vérifiés par FLOCERT.

Le propriétaire de la marque s'engage à s'approvisionner en un certain volume de coton acheté dans les conditions Fairtrade au cours d'une période donnée (allégation). Il signe un contrat de Détenteur de Licence avec une Organisation Nationale Fairtrade (ONF) en informant également l'ONF de la chaîne d'approvisionnement complète ou au moins de son premier fournisseur direct.

Clients certifiés

Les Organisations de Petits Producteurs (OPP), les égreneurs et les filateurs (s'ils agissent en tant que Payeur Fairtrade) participant aux chaînes d'approvisionnement du coton FSI doivent être certifiés Fairtrade en suivant les processus habituels décrits dans les sections suivantes documentÉvaluation et certification Fairtrade et documentAudit Fairtrade. (Les fileurs participant uniquement aux chaînes d'approvisionnement en coton FSI n'ont cependant pas besoin de mettre en place un Indicateur Social).

Clients vérifiés

Tous les autres acteurs qui transforment du coton Fairtrade (filateurs n'agissant pas en tant que Payeurs Fairtrade, tissage, tricotage, coupe-filature) doivent être vérifiés mais ils doivent

  • signer un contrat de vérification avec FLOCERT et être enregistrés dans Intact Platform et Fairtrace,
  • se soumettre à des évaluations à distance,
  • déclarer les volumes de vente et vérifier les volumes d'achat de coton FSI dans Fairtrace sur une base trimestrielle,
  • payer des frais annuels de vérification.

Détenteurs de Licence vérifiés

Le Détenteur de Licence (propriétaire de la marque) qui vend des Produits Finis utilisant une allégation de coton FSI n'a pas besoin d'être certifié Fairtrade. Il doit:

Processus d'inscription

La demande de vérification du coton FSI est communiquée à FLOCERT par l'Organisation Nationale Fairtrade (ONF) concernée. Le processus de demande sera ensuite coordonné par la direction du service coton FSI de FLOCERT qui évaluera quel acteur devra être certifié ou vérifié. Dans un premier temps, l'Organisation Nationale Fairtrade du Détenteur de Licence (propriétaire de la marque) doit donc informer FLOCERT (FSI Cotton Service Management via mailtoFSICotton@flocert.net) en utilisant => CERT FSICottonCommitment FO,de :

  • la chaîne d'approvisionnement complète ou au moins le Détenteur de Licence et son premier fournisseur direct,
  • l'engagement d'approvisionnement (en équivalent fibre de coton Fairtrade),
  • la période de référence applicable (généralement une année civile).

Une notification à FLOCERT doit avoir eu lieu avant le 31 mars de chaque année civile (ou dès que possible, idéalement 3 mois avant le début de la période de référence), en utilisant => CERT FSICottonCommitment FO. Pour les demandes envoyées après le 31 mars (ou dès que possible, idéalement 3 mois avant le début de la période de référence), ou qui n'ont pas été transmises via le formulaire, FLOCERT ne peut garantir une vérification dans les délais.

Une fois que tous les acteurs de la chaîne d'approvisionnement - ou au moins le Détenteur de Licence et son premier fournisseur direct - sont certifiés Fairtrade ou vérifiés, le Responsable du Service Coton FSI lance le processus d'intégration de Fairtrace. Les informations relatives à l'intégration sont envoyées à tous les acteurs de la chaîne d'approvisionnement (y compris le guide Fairtrace : voir =>CERT FairtraceUserGuideFSICotton ED), et le Customer Service Desk fournit une assistance technique Fairtrace si nécessaire.

Les clients certifiés

Les clients qui sont déjà certifiés Fairtrade avec FLOCERT mais qui veulent également s'engager dans le coton FSI doivent contacter le FSI Cotton Service Management par écrit (via mailtoFSICotton@flocert.net).

Clients vérifiés

Les acteurs vérifiés de la chaîne d'approvisionnement doivent simplement être enregistrés dans la Intact Platform et dans Fairtrace.

Le processus d'enregistrement est initié par un processus d'invitation dans Fairtrace, par lequel les clients qui sont déjà certifiés ou vérifiés peuvent inviter d'autres partenaires de la chaîne d'approvisionnement à les rejoindre.

Le responsable du service coton FSI évaluera si le nouveau partenaire de la chaîne d'approvisionnement doit être vérifié ou certifié. Les clients seront guidés à travers le processus correspondant. Pour faire une demande de vérification, les documents suivants doivent être envoyés à FLOCERT :

  • le formulaire d'inscription,
  • un certificat d'incorporation,
  • une copie du contrat de vérification signé.

Pour finaliser le processus d'enregistrement, les clients vérifiés doivent également payer les frais de vérification annuels pour les 12 premiers mois.

Détenteurs de licence vérifiés

En plus de la signature d'un contrat de licence avec une Organisation Nationale Fairtrade, les détenteurs de licence vérifiés doivent également être enregistrés sur Intact Platform.

Le processus d'enregistrement est initié dès que l'Organisation Nationale Fairtrade responsable a informé la direction du service coton FSI du Détenteur de Licence et (au moins) de son premier fournisseur direct.

Les documents à envoyer à FLOCERT comprennent :

  • le formulaire de d'inscription,
  • un certificat d'incorporation,
  • une copie du contrat de vérification signé.

Pour finaliser le processus d'enregistrement, les Détenteurs de Licence vérifiés doivent également payer les frais de vérification annuels pour les 12 premiers mois.

Notification à FLOCERT

Pour les Détenteurs de Licence / chaînes d'approvisionnement déjà existants (c'est-à-dire pour lesquels une vérification a déjà eu lieu dans le passé), l'Organisation Nationale Fairtrade doit avoir notifié FLOCERT avant le 31 mars de chaque année civile (ou dès que possible, idéalement 3 mois avant le début de la période de référence), en utilisant => CERT FSICottonCommitment FO. L'Organisation Nationale Fairtrade doit en outre notifier à FLOCERT tout changement dans la chaîne d'approvisionnement (le cas échéant). Pour les demandes envoyées après le 31 mars (ou dès que possible, idéalement 3 mois avant le début de la période de référence), ou qui n'ont pas été envoyées via le formulaire, FLOCERT ne peut pas garantir une vérification dans les délais impartis.

Déclarations

Une fois admis dans le système Fairtrade, le Détenteur de Licence, ainsi que tous les partenaires de la chaîne d'approvisionnement, doivent déclarer tous les achats et ventes de coton FSI dans Fairtrace sur une base trimestrielle, en suivant le Guide de l'utilisateur FSI Coton de Fairtrace. Certaines informations supplémentaires permettant à FLOCERT de relier les achats aux ventes (et vice versa) ainsi que le téléchargement d'informations complémentaires (par exemple, des informations sur la composition du produit) doivent également être déclarées.

En cas de questions, les clients peuvent contacter:

  • le service clientèle à l'adresse suivante mailtoreporting@flocert.net pour des questions techniques sur la déclaration, ou
  • le FSI Cotton Service Management à l'adresse suivante mailtoFSICotton@flocert.net pour les questions relatives au contenu.

Une déclaration tardive et/ou incomplète de la part du Détenteur de Licence et de tous les partenaires de la chaîne d'approvisionnement retardera la vérification par FLOCERT.

Vérification de l'allégation FSI

3 mois avant la fin de la période de référence, le responsable du service coton FSI commencera la vérification des informations déclarées. Il peut être nécessaire de rappeler et/ou de demander des clarifications au Détenteur de Licence et/ou aux partenaires de la chaîne d'approvisionnement.

Des copies des documents d'achat et de vente pour un échantillon de transactions d'achat et de vente devront être fournies sur demande. Si les documents ne sont envoyés que partiellement ou pas du tout par les partenaires de la chaîne d'approvisionnement, l'allégation pourrait n'être que partiellement vérifiée ou pas du tout.

Dans des cas exceptionnels, FLOCERT peut également procéder à une vérification dans les locaux du client, en particulier s'il existe de fortes indications que les données, activités ou fichiers déclarés ou téléchargés par le client ne sont pas corrects ou s'il existe une Allégation fondée d'un tiers affectant l'exactitude des données ou activités déclarées par le client. Si FLOCERT décide de procéder à une vérification sur place, il en informera le client à l'avance.

Dans les 4 semaines suivant la fin de la période de référence, le responsable du service coton de FSI informera l'Organisation Nationale Fairtrade (ONF) respective des résultats de la vérification de l'allégation FSI sous la forme d'un rapport de vérification. Le délai ne s'applique qu'aux demandes qui ont été soumises à FLOCERT dans les délais et le format expliqués ci-dessus.

Tarifs

Clients certifiés

Les clients certifiés doivent payer leurs frais de certification annuels. Aucun frais supplémentaire ne leur sera facturé pour leur participation aux chaînes d'approvisionnement de Coton FSI .

Clients vérifiés

Les clients vérifiés doivent payer des frais de vérification annuels de 1 500 euros. Le non-paiement des frais de vérification annuels entraînera l'annulation du contrat de vérification avec FLOCERT.

Détenteurs de licence vérifiés

Les Détenteurs de Licence doivent payer des frais de vérification annuels de 1.500 EUR. Le non-paiement des frais annuels de vérification entraînera l'annulation du contrat de vérification avec FLOCERT.

6.13. Observations d'Audit

Cette section définit la procédure et l'approche de FLOCERT pour les observations d'audit, en veillant à ce qu'aucun conflit d'intérêt ne mette en péril le processus d'audit ou les résultats de l'audit.

L'objectif principal d'une Observation d'Audit est de voir comment l'audit et les Standards Fairtrade fonctionnent sur le terrain pour un produit et/ou un type d'organisation spécifique et de créer une compréhension mutuelle. Bien que reconnaissant le bénéfice que les Observations d'Audit peuvent avoir pour le système Fairtrade, pour ménager nos clients, nos auditeurs et notre personnel, un Audit Observé ne peut pas remplacer :

  • les visites de clients ou toute autre communication avec les clients ou les fournisseurs. L'objectif de l'Audit Observé n'est pas d'acquérir des connaissances spécifiques au client.
  • une formation sur des questions spécifiques aux produits ou à la chaîne d'approvisionnement.
  • l'expertise de FLOCERT en matière d'audit.

Un "observateur" est tout participant à l'audit dont la participation a été facilitée par FLOCERT et qui n'est pas l'auditeur, un auditeur en formation ou un membre du personnel de FLOCERT. Le client est libre de désigner tout autre participant à l'audit.

Le "conflit d'intérêt" est communément défini comme une situation se produisant lorsqu'une personne ou une organisation est impliquée dans des intérêts multiples, dont l'un d'entre eux pourrait éventuellement corrompre sa mission.

6.13.1. Observateurs éligibles

Les informations sur le processus d'audit et la méthodologie sont particulièrement vitales pour ceux qui développent les standards Fairtrade et les procédures d'assurance, qui contribuent à leur mise en œuvre en offrant un soutien aux producteurs et à ceux qui doivent répondre aux questions à l'autre bout de la chaîne d'approvisionnement.

Fairtrade International :

  • FLOCERT facilite les observations d'audit uniquement pour les membres des unités des Normes, Vérification et Contrôle. 
  • Le nombre d'observations d'audit est limité à une par membre de l'équipe et par an.
  • D'autres unités de Fairtrade International sont censées organiser des visites de producteurs indépendamment d'un audit Fairtrade, par exemple avec le soutien des Réseaux de Producteurs.

Organisations Nationales Fairtrade :

  • Deux observations d'audit maximum par Organisation Nationale Fairtrade et par an, conformément à l'accord de service avec les parties prenantes.
  • Ne peuvent pas observer un audit de l'un de leurs clients en raison d'un conflit d'intérêts potentiel.

Réseaux de Producteurs :

  • Deux observations d'audit au maximum par Réseau de Producteurs et par an.
  • Les Réseaux de Producteurs peuvent observer les audits de leurs clients sur décision du responsable régional/de la certification.

6.13.2. Refus d'une observation d'audit

Dans les situations suivantes, la demande d'observation d'audit peut être refusée ou reportée :

  • s'il existe un conflit d'intérêts
    • Les représentants des médias ne peuvent pas assister à un audit. Toutefois, il est exceptionnellement possible, sur demande, d'organiser un audit simulé avec un client.
    • Les Organisations Nationales Fairtrade ne peuvent pas observer un audit d'un de leurs clients.
  • si le client n'accepte pas l'observateur.
  • si FLOCERT n'a pas la capacité de faciliter l'audit.
  • si aucun audit approprié n'a été identifié conformément à la demande (par exemple, en raison de la saisonnalité et de la non-disponibilité des audits).

6.13.3. Principes de l'observation d'audit

Les observateurs seront autorisés à accompagner un audit lorsqu'il n'y a pas de conflit d'intérêts et lorsque la capacité le permet. L'observation d'un audit sera autorisée dans les conditions suivantes :

  • Il n'y a qu'un seul observateur par audit.
  • FLOCERT décide de l'audit à observer et que le client doit consentir à cette observation d'audit(=> CERT ObservedAuditCustomerConfirmation FO).
  • L'observateur s'engage à ce que les informations confidentielles ne soient pas divulguées, ni utilisées de quelque manière que ce soit sans l'autorisation écrite de FLOCERT .
  • L'observateur reconnaît que FLOCERT est le propriétaire légitime de toutes les informations confidentielles.
  • L'observateur déclare qu'il/elle n'a aucun conflit d'intérêt en observant l'audit du client FLOCERT.
  • L'observateur déclare qu'il n'interviendra pas dans l'audit de quelque manière que ce soit.
  • L'observateur reconnaît qu'il peut être exclu de certaines parties de l'audit, comme les entretiens individuels, à la discrétion de l'auditeur ou du client.
  • L'observateur reconnaît que l'auditeur a l'autorité pleine et entière de déterminer à tout moment de l'audit si la présence ou les actions de l'observateur peuvent avoir un impact négatif sur l'audit et, si tel est le cas, de décider d'exclure l'observateur de certaines parties de l'audit ou de l'exclure complètement de l'audit.
  • Tous les frais liés à l'observation d'audit sont à la charge de l'observateur concerné (voyage, hébergement, etc.). FLOCERT ne facture pas de frais administratifs supplémentaires pour la facilitation de l'observation d'audit.

6.13.4. Audit Observé : Demandes

  • Les parties intéressées par l'observation d'un audit peuvent contacter le Stakeholder Service Desk à l'adresse suivante mailtostakeholderservices@flocert.net.
  • Lors de sa demande d'audit, l'observateur recevra le formulaire => CERT ObservedAuditApplication FO qu'il devra remplir avec les informations demandées et signer.
  • Les demandes d'observation d'audit ne sont examinées et traitées que deux fois par an.
    • Date limite pour les observations d'audit aux premier et deuxième trimestres : fin novembre de l'année précédente.
    • Date limite pour les observations d'audit aux troisième et quatrième trimestres : fin mai de la même année.

7. Évaluation de la conformité

Cette section fournit un aperçu de la manière dont la conformité est évaluée, avec des informations détaillées sur la preuve de la conformité, les Critères de Conformité et les Mesures Correctives.

Plusieurs exigences clés Fairtrade auxquelles les Producteurs ou Acteurs Commerciaux Fairtrade doivent se conformer sont également expliquées en détail.

7.1. Preuve de conformité

Il est de la responsabilité de l'entité recherchant la Certification Fairtrade d'être conforme et de démontrer sa conformité avec toutes les exigences applicables des Standards Fairtrade.

Il est de la responsabilité de FLOCERT d'évaluer si les preuves fournies sont suffisantes pour confirmer la conformité. La preuve insuffisante de conformité ou la non-conformité aux exigences rendrait une entité inéligible pour recevoir ou conserver la Certification Fairtrade. La décision finale sur l'éligibilité revient à FLOCERT.

Il est également de la responsabilité de l'entité recherchant la certification Fairtrade d'agir conformément au contrat de certification. Une violation substantielle du contrat de certification (telle que le non-paiement des frais de certification) peut conduire à une Décertification ; une Décertification effective conduit également à une résiliation du contrat de certification, avec effet immédiat.

7.2. Critères de Conformité

Les Critères de Conformité sont établis par FLOCERT pour traduire les exigences des Standards Fairtrade et les exigences de FLOCERT en points de contrôle vérifiables qui sont évalués lors des Audits pour déterminer la conformité avec le Standard Fairtrade applicable. Les listes des Critères de Conformité pour tous les Standards sont publiées sur : externalhttps://www.flocert.net/solutions/fairtrade/compliance-criteria/.

Il existe 4 types de Critères de Conformité : Critères de Conformité majeurs, Critères de Base, Critères de Développement ou Bonnes Pratiques Volontaires comme décrit ci-dessous :

Critères de Base

Les Critères de Base sont les exigences de base qui doivent être respectées au fur et à mesure qu'elles deviennent applicables selon la chronologie de la certification (Année 0, 1, 3 et 6) (cf. documentCycle de Certification).

Critères de Conformité majeurs

En accord avec Fairtrade International, FLOCERT classe comme "majeurs" un nombre limité de critères de conformité qui reflètent les principes clés de Fairtrade (par exemple, l'interdiction du travail des enfants). La Non-conformité avec un Critère de Conformité Majeur est considérée comme une menace pour les objectifs et la réputation du système Fairtrade et peut conduire à des Sanctions de Certification strictes (voir la section documentSanctions de Certification section).

Critères de Développement

Les Critères de Développement (uniquement applicables aux producteurs installés) visent à soutenir les producteurs dans leur amélioration continue au fil des ans et ne doivent être respectés qu'à partir d'un score moyen de 3 ou plus (après 3 ou 6 ans). La note moyenne est calculée en additionnant les rangs de tous les Critères de Développement et en les divisant par le nombre total de Critères de Développement évalués.

Les producteurs pourront ainsi donner la priorité à certains domaines d'amélioration plutôt que de devoir se conformer à chaque Critère de Développement, de sorte que l'accent soit mis sur le développement global plutôt que sur la conformité à chaque critère individuel.

Bonnes Pratiques Volontaires - Acteurs Commerciaux seulement

Les Bonnes Pratiques Volontaires (uniquement pour les Acteurs Commerciaux) servent à indiquer où se situe un Acteur Commercial sur la voie de pratiques commerciales encore plus justes. Ils sont volontaires et non requis pour être en conformité avec le Standard Fairtrade pour les Acteurs Commerciaux (aucune Non-conformité n'est créée sur la base des Bonnes Pratiques Volontaires). Le Rapport de Clôture inclura cependant le résultat sur les Bonnes Pratiques Volontaires. Le Standard Fairtrade pour les Acteurs Commerciaux définit quelles exigences sont des Bonnes Pratiques Volontaires.

Critères de Conformité Réactifs - Acteurs Commerciaux seulement

Les Critères de Conformité Réactifs reflètent les critères liés à l'approche d'Assurance Réactive appliquée aux exigences du chapitre Production du Standard Fairtrade pour les Acteurs Commerciaux. Ils s'appliquent à tous les Acteurs Commerciaux mais ne sont vérifiés de manière proactive que s' il existe des indications de non-conformité. Ces indications peuvent être obtenus par le biais d'allégations ou d'observations lors des audits de l'Acteur Commercial.

Niveaux de performance

Les Critères de Conformité ont généralement 5 niveaux de conformité (Rangs) qui sont numérotés de 1 à 5, où 1 représente une absence totale de conformité et 5 les meilleures pratiques. Les rangs 1 et 2 indiquent une non-conformité tandis que les rangs 3 à 5 indiquent une conformité. Il faut noter que certains Critères de Conformité peuvent ne pas avoir les 5 niveaux de conformité mais peuvent simplement fournir "Non" (signifiant la non-conformité) et "Oui" (conformité) comme réponses possibles.

Une Non-conformité à un Critère de Conformité est comprise comme une Non-conformité à l'exigence correspondante du Standard.

Calendrier et applicabilité

Le numéro lié à un Critère de Conformité dans la liste de contrôle (0, 1, 3 ou 6) représente le nombre d'années de certification où un Critère de Conformité devient applicable. Par exemple, pour les Audits Initiaux, seuls les critères de l'année 0 s'appliquent.

Il est important de noter que, bien que certains Critères de Conformité puissent ne devenir valables qu'à un moment ultérieur, les clients sont encouragés à se conformer à ces Critères de Conformité ou à commencer à travailler dans ce sens le plus tôt possible, afin de garantir le renforcement de l'organisation et le développement durable de l'entreprise.

Les limites à l'applicabilité d'un Critère de Conformité sont documentées au début du texte du Critère de Conformité entre parenthèses. Par exemple, si une exigence

  • ne s'applique qu'aux clients qui commercialisent un produit spécifique - indiqué par exemple : (banane)
  • ne s'applique pas aux petites entreprises - indiqué comme : (NA pour les petites entreprises)
  • ne s'applique qu'après une période de transition - indiquée comme suit : (1er juillet 2025)

7.2.1. Types de Critères de Conformité selon la structure organisationnelle

Le tableau ci-dessous montre les différents types de Critères de Conformité, et à quelle structure ils s'appliquent :

Type de Critères de ConformitéCriteres de Base (vérifiés dans tous les audits)Criteres de Conformité majeurs (vérifiés dans tous les audits)Criteres de développement (uniquement vérifiés dans les Audits de Renouvellement - Année 3, 6, etc.)Bonnes Pratiques Volontaires (seulement vérifiées dans les Audits Initiaux et dans les Audits de Renouvellement)
Organisations de Petits Producteursxxx 
Organisations dépendant d'une Main d'Oeuvre Salariéexxx 
Production sous Contratxxx 
Acteurs Commerciauxxx x

7.3. Mesures Correctives

Au cours d'un audit Fairtrade, FLOCERT évalue les pratiques du client et son niveau de conformité avec les Standards Fairtrade.

L'auditeur peut identifier des domaines à améliorer et les qualifier de "Non-conformités" que le client doit résoudre dans un certain délai afin de conserver sa certification. Afin que l'organisation puisse bénéficier positivement des changements nécessaires à long terme, il est crucial que le client choisisse les Mesures Correctives les plus appropriées et les plus efficaces pour résoudre ses Non-conformités.

Lors de la Réunion de Clôture de l'audit Fairtrade, l'auditeur présente les résultats de l'audit au client. Le client peut choisir de proposer des Mesures Correctives pendant la Réunion de Clôture ou attendre que l'évaluateur de FLOCERT les demande après l'audit.

FLOCERT encourage les clients à proposer des Mesures Correctives pendant la Réunion de Clôture car cela accélère le processus d'évaluation. De plus, les clients peuvent profiter de l'élan de l'audit pour commencer à travailler sur les Mesures Correctives immédiatement. Il existe cependant des situations dans lesquelles une analyse plus détaillée de la cause première d'un problème est nécessaire pour proposer des Mesures Correctives efficaces.

L'auditeur ne doit pas conseiller les clients sur la manière de remédier aux Non-conformités, mais il peut expliquer la raison d'être des exigences de la norme et proposer des exemples pratiques de ce que d'autres clients ont fait dans des situations similaires.

Lors de la suggestion et de l'évaluation des Mesures Correctives, les aspects suivants sont importants. Bien que tous les éléments ne soient pas nécessairement pertinents pour chaque Mesure Corrective, FLOCERT peut décider de ne pas accepter une Mesure Corrective si elle ne comporte pas certains aspects pertinents.

En particulier lorsque le bien-être ou les droits des individus sont affectés, une attention particulière sera accordée à la mise en place d'une approche compatible avec les droits humains - voir les exemples relatifs aux droits des Travailleurs et aux conditions de travail.

Lorsqu'une Non-conformité affecte spécifiquement un groupe de personnes, il est recommandé de prendre en considération le point de vue de la partie concernée lors de l'élaboration des Mesures Correctives afin de s'assurer que la cause première est traitée.

Les Mesures Correctives résolvent la situation :

Les Mesures Correctives doivent résoudre la situation actuelle. Une Non-conformité peut être résolue soit en ne menant plus une action interdite, soit en mettant en œuvre une certaine action requise.

Exemples :

  • pour l'arrêt d'une action :
    • Si des pratiques discriminatoires sont constatées, il convient d'y mettre fin avec effet immédiat.
    • Si le montant de la Prime Fairtrade a été calculé de manière incorrecte, un calcul corrigé doit être mis en œuvre immédiatement.
    • Si des matières dangereuses interdites sont utilisées, il convient de mettre fin à cette pratique avec effet immédiat.
  • pour entamer une action :
    • Si aucune assemblée générale n'a eu lieu, elle doit être convoquée dès que possible.
    • Si aucun Plan d'Approvisionnement n'a été fourni, l'acheteur doit le partager avec le producteur selon le calendrier applicable.
    • Si les Travailleurs n'ont pas reçu l'équipement nécessaire pour effectuer leur travail en toute sécurité, l'équipement de protection individuelle approprié doit être fourni.

Les Mesures Correctives permettent d'éviter que la situation actuelle et les situations similaires ne se reproduisent :

Pour ce faire, elles s'attaquent à la ou aux causes profondes sous-jacentes de la Non-conformité. Il peut s'avérer nécessaire de modifier les processus sous-jacents plutôt que de se contenter d'actions ponctuelles. Si la cause première n'est pas claire, les clients sont censés enquêter.

Exemples :

  • Si des produits Fairtrade et non Fairtrade sont mélangés lors de la production et du stockage, le système de traçabilité doit être amélioré.
  • Si les paiements sont toujours effectués trop tard, les cycles de paiement doivent être revus et adaptés, notamment en intégrant les contrôles possibles.
  • Si la comptabilité de la Prime Fairtrade présente des divergences, le système de comptabilité doit être révisé.
  • Dans le cas d'une Non-conformité dans le domaine du travail et de l'emploi, la Mesure Corrective doit être discutée/alignée avec les représentants des Travailleurs.

Les Mesures Correctives compensent les pertes ou les dommages causés par les Non-conformités :

Les Mesures Correctives doivent compenser les pertes ou les dommages causés par la Non-conformité aux organisations de producteurs ou aux Travailleurs.

Exemples :

  • Si la Prime Fairtrade n'a pas été payée, la partie lésée identifiée doit être dédommagée en payant les cotisations impayées passées.
  • Les différences entre les salaires obligatoires et les salaires payés doivent être compensées.
  • Si le paiement initial était inférieur au Prix minimum Fairtrade, la différence doit être versée à l'organisation de producteurs.
  • Un Bilan de Masse négatif doit être corrigé en achetant des intrants Fairtrade supplémentaires et en proposant une mesure pour éviter que cette situation ne se reproduise.
  • Si un licenciement injuste a eu lieu, réintégrer le travailleur concerné.

Les Mesures Correctives sont proportionnelles au dommage causé :

Une Mesure Corrective est proportionnelle au dommage causé, c'est-à-dire que plus le dommage est important, plus la mesure corrective est forte.

Exemples :

  • Si trop peu de Prime Fairtrade a été payé il y a un an, le montant à payer doit compenser cela en appliquant un taux d'intérêt du marché dans le pays du producteur.
  • Si les Travailleurs ont été payés en dessous du salaire minimum pendant 6 mois, le salaire minimum doit être augmenté et les arriérés des 6 derniers mois doivent également être payés aux Travailleurs.

Les Mesures Correctives comportent un nouvel aspect :

Les Non-conformités répétées ne peuvent pas être résolues en répétant simplement une Mesure Corrective précédente. Cette orientation est particulièrement pertinente pour les Analystes de Certification lorsqu'ils évaluent une suggestion de Mesures Correctives pour une Non-conformité répétée.

Exemple :

  • Au cours de l'année 1, une Non-conformité a été donnée pour le manque de références Fairtrade dans les documents de vente. En guise de Mesures Correctives, l'organisation a suggéré de former son personnel en conséquence. L'année 2, la même Non-conformité a été constatée. Outre la formation de son personnel, l'organisation ajoute désormais une mention Fairtrade à la description de l'article dans le système de planification des ressources de l'organisation, ce qui garantit que tous les futurs documents de vente indiqueront clairement que les produits sont Fairtrade.

Les Mesures Correctives sont spécifiques :

Les Mesures Correctives qui ne s'attaquent pas au problème sous-jacent sont évitées. Des suggestions telles que "Les Mesures Correctives seront discutées avec FLOCERT" ne sont pas acceptables. Si le client n'est pas en mesure de proposer une mesure corrective significative et appropriée au cours de la Réunion de Clôture, la question doit rester ouverte et être suggérée après l'audit au cours du processus d'évaluation. 

7.4. Standards Fairtrade : Exigences et thèmes particuliers

Cette section couvre certaines exigences et sujets particuliers des Standards Fairtrade et la manière dont ils peuvent être respectés.

7.4.1. Bilan de Masse

Conformément au Standard Fairtrade pour les Acteurs Commerciaux (section 2.1), la Traçabilité Physique est requise pour toutes les Catégories de Produits. Cependant, quelques Catégories de Produits sont exemptées des exigences de Traçabilité Physique et peuvent donc appliquer le Bilan de Masse, à savoir : le cacao, le sucre de canne, le jus (y compris la pulpe et la purée) et le thé, ainsi que les programmes d'approvisionnement FSI pour le coton et l'or.

Exigences en matière de Bilan de Masse

1. Entrée = Sortie

Avant de mettre en œuvre le Bilan de Masse du Groupe, les clients doivent demander l'approbation de leur contact de certification FLOCERT.

Le client s'assure que la quantité d'extrants (produits finaux) vendus comme Fairtrade doit être équivalente à la quantité d'intrants Fairtrade, en tenant compte des rendements de transformation et de toutes les pertes.

Stock initial : Produits finis

+ production - perte - ventes - échantillons

= Stock de clôture des produits finis

Stock initial : Matières premières

+ achats - production - perte

= Stock de clôture des matières premières

Les clients doivent s'assurer que les intrants Fairtrade (produits d'origine) sont achetés avant la vente des extrants Fairtrade (produits finis).

Le solde ne peut jamais être négatif. Si le solde devient négatif en raison d'un manque d'approvisionnement, le client doit demander une exception (compensation) à FLOCERT.

2. Semblable pour Semblable

Les intrants Fairtrade doivent être de même nature et de même qualité que les intrants utilisés pour transformer les extrants Fairtrade ("Semblable pour Semblable") :

Data URI image Data URI image

  • Conventionnel ≠ Biologique
  • Type : Thé noir ≠ thé vert
  • Jus d'orange ≠ jus de pomme
  • Cacao : Arôme fin/Amérique latine ≠ qualité standard/Afrique de l'Ouest
  • Sucre : Sucre blanc et raffiné ≠ sucres non raffinés ≠ jus de canne à sucre déshydraté non centrifugé.
  • Les spécifications de qualité et d'origine sont difficiles à déterminer.

3. Bilan de Masse d'un Site Unique vs Bilan de Masse du Groupe

Pour la plupart des clients certifiés Fairtrade, le Bilan de Masse est audité par site.

Pour certaines entreprises, cependant, le Bilan de Masse est audité par groupe de sites. Ceci n'est possible que pour le cacao et le sucre et si certaines conditions préalables sont remplies (voir l'exigence du Standard Fairtrade pour les Acteurs Commerciaux 2.1.12) et si une demande à FLOCERT est faite à l'Analyste de Certification responsable.

Bilan de Masse d'un Site Unique

Data URI image

Bilan de Masse du Groupe