1. Fairtrade Assurance auf einen Blick

FLOCERT ist der Assuranceanbieter für Fairtrade und definiert den Assurancesansatz, der die Integrität von Fairtrade unterstützt. FLOCERTs Assuranceansatz basiert auf den Fairtrade-Standards und den ISO 17065-Richtlinien.

Die Aufgabe von FLOCERT besteht darin, sicherzustellen, dass alle Unternehmen, die an Fairtrade-Lieferketten beteiligt sind, die Fairtrade-Standards einhalten, wann immer sie in den Geltungsbereich fallen (siehe documentGeltungsbereich der Fairtrade Zertifizierung).

Dies geschieht hauptsächlich durch die Fairtrade Zertifizierung.* Jede Organisation, die an der Fairtrade Zertifizierung teilnimmt, wird regelmäßig auditiert.

Die Ergebnisse der Audits entscheiden darüber, ob ein Fairtrade-Zertifikat ausgestellt werden kann oder seine Gültigkeit behält. Verschiedene Arten und Häufigkeit der Audits ermöglichen eine Anpassung an spezifische Umstände.

FLOCERT arbeitet mit der Intact Platform - einem Online-Tool zur Erleichterung der Auditierung und der Nachverfolgung möglicher Abweichungen. FLOCERT Kunden sind verpflichtet, diese Plattform zu nutzen. Darüber hinaus ist es erforderlich, die Transaktionsmeldeplattform Fairtrace zu nutzen.

*Es gibt noch andere Arten der Verifizierung, z. B. das Verifizierungssystem für documentFairtrade Sourced Ingredients (FSI) Baumwolle

2. Wie man dieses Handbuch benutzt

Dieses Handbuch beschreibt das Zertifizierungssystem von FLOCERT.

Es gilt für alle an der FLOCERT-Zertifizierung beteiligten Parteien, einschließlich bestehender Fairtrade-zertifizierter Kunden und solcher, die eine Fairtrade-Zertifizierung anstreben, sowie für FLOCERT-Mitarbeiter*innen und Auditoren.

Das Handbuch besteht aus 5 Hauptteilen:

Relevante Informationen können in diesem Handbuch gefunden werden, indem man entweder:

  • mit Hilfe des Inhaltsverzeichnisses oder - in der PDF-Version - des kürzeren Indexes zu dem gewünschten Abschnitt navigiert oder
  • über die Suchfunktion nach einem Begriff (Tastenkürzel: Strg+F) sucht.
  • Bei Fragen wenden Sie sich bitte per E-Mail an den Customer Service Desk unter mailtoflocert@flocert.net (oder telefonisch unter +49 228 24930 von 9 Uhr bis 17 Uhr MEZ).

Die folgenden Linktypen können durch Anklicken aufgerufen werden. Bitte beachten Sie: Wenn Sie auf einen Hyperlink im PDF-Dokument klicken, ist es nicht möglich, zurück zu navigieren.

  • Interne Verweise auf Abschnitte: Verweise auf einen anderen Abschnitt sind mit einem kleinen Pfeilsymbol versehen, z. B: documentFairtrade-Garantieprinzipien - Wenn Sie auf den Link klicken, gelangen Sie zu diesem internen Abschnitt in diesem Handbuch.
  • Verweise auf das Glossar: Begriffe, die im Glossar definiert sind, erscheinen wie folgt: FLOCERT - ein Klick darauf führt zu dem entsprechenden Eintrag im Glossar.
  • Externe Verweise: Verweise auf eine externe Website/E-Mail-Adresse, z. B. externalFairtrade International - Ein Klick darauf führt zu einer externen Website bzw. öffnet die E-Mail.

3. Fairtrade-Antrag

In diesem Abschnitt wird das Antragsverfahren für den erstmaligen und den erneuten Antrag auf Fairtrade Zertifizierung beschrieben.

Zertifizierte Kunden, die eine Ausnahme von den Fairtrade Standards oder eine Änderungen in der Organisationsstruktur beantragen möchten, finden entsprechende Informationen in den Abschnitten documentAusnahmen und documentÄnderung in der Organisationstruktur.

Wenn FLOCERT davon ausgeht, dass es sich bei einem Antragsteller um dieselbe Organisation handelt wie bei einer zuvor dezertifizierten Organisation, gilt der Zertifizierungs- bzw. Konformitätsverlauf, es sei denn, der Antragsteller kann das Gegenteil beweisen. Für weitere Informationen siehe Abschnitt documentWiederbeantragung nach Dezertifizierung oder Verweigerung der Zertifizierung

3.1. Geltungsbereich und Anforderungen

Anträge können nur innerhalb des von Fairtrade International festgelegten Geltungsbereichs (externalhttps://www.fairtrade.net/standard/fairtrade-standards#scope) gestellt werden, wie er von Fairtrade International für bestimmte Produkte, Länder und Strukturen festgelegt wurde.

Der Geltungsbereich von Fairtrade International umfasst:

  1. das Produkt, für das die Zertifizierung beantragt wird (externalhttps://www.fairtrade.net/standard/fairtrade-standards#classification),
  2. das Land, in dem das Produkt angebaut/gehandelt wird (externalhttps://www.fairtrade.net/standard/fairtrade-standards#scope),
  3. die Struktur der Organisation/des Unternehmens, die/das die Fairtrade Zertifizierung beantragt (externalhttps://www.fairtrade.net/standard/fairtrade-standards#scope)*.

FLOCERT kann nur Produkte zertifizieren, die von den produktspezifischen Fairtrade-Standards und der Fairtrade-Mindestpreis- und -Prämientabelle abgedeckt werden (externalhttps://www.fairtrade.net/standard/minimum-price-info). Eine Übersicht über die Produkte findet sich in der Fairtrade International Produktklassifizierungstabelle (externalhttps://www.fairtrade.net/standard/fairtrade-standards#classification ). Die Produktkategorie bezieht sich immer auf den jeweiligen Fairtrade-Produktstandard (z. B. Produktkategorie: Frischobst), während der Produkttyp immer direkt von einem Fairtrade-Produktstandard abgeleitet ist und die verschiedenen Produkte beschreibt, die in der jeweiligen Produktkategorie zusammengefasst sind (z. B. Bananen, Ananas).

In documentGeltungsbereich der Fairtrade Zertifizierung wird beschrieben, welche Organisationen in der Fairtrade-Lieferkette in den Geltungsbereich der Zertifizierung fallen und daher eine Fairtrade-Zertifizierung beantragen müssen, bevor sie mit Fairtrade-Produkten handeln.

Um eine Fairtrade Zertifizierung zu erhalten, muss die Einhaltung der geltenden Fairtrade-Standards und FLOCERT Konformitätskriterien nachgewiesen werden.

Alle Fairtrade-Standards, einschließlich der produktspezifischen Anforderungen, finden Sie auf der Website von Fairtrade International (externalhttp://www.fairtrade.net/standards/our-standards.html).

Die Konformitätskriterien von FLOCERT sind auf der FLOCERT-Website zu finden (externalhttps://www.flocert.net/de/konformitaetskriterien/).

Risikogebiete des Reiseverkehrs

Einige Regionen/Länder gelten aufgrund von Kriegen, Unruhen, Naturkatastrophen oder Krankheiten als Risikogebiete des Reiseverkehrs; FLOCERT kann unter Umständen keinen Auditor an solche Orte entsenden. Wie in den Fairtrade International Requirements for Assurance Providers (https://files.fairtrade.net/standards/ASSU_ReqAssuranceProviders_EN.pdf) geregelt, dürfen Erstaudits nur als Vor-Ort-Audits durchgeführt werden. Wenn die Durchführung von Vor-Ort-Audits nicht möglich ist, muss FLOCERT den Antrag ablehnen.

Weitere Informationen zu diesem Thema finden Sie im Kapitel documentAudit in Risikobereichen des Reiseverkehrs.

Speziell für den Fairtrade-Klima-Standard: Um nach dem Fairtrade-Klima-Standard zertifiziert zu werden, müssen die Prodzentenorganisation, der Projektbegleiter und der Händler (Fairtrade Klima Standard) über ein nach dem Gold-Standard registriertes Projekt verfügen (Zertifizierung von Kohlenstoffemissionsreduzierungen und nachhaltige Entwicklung).

3.2. Erstkontakt für den Antrag auf Zertifizierung

Die Antragsformulare können direkt über die FLOCERT-Website (externalhttps://www.flocert.net/de/zertifizierung-beantragen/) oder per E-Mail an die regionalen FLOCERT-Antragsteams wie folgt angefordert werden:

Afrika und Naher Osten:mailtoafrica@flocert.net

Asien, Pazifische Inseln, Australien und Neuseeland:mailtoasia@flocert.net

Europa:mailtoeurope@flocert.net

Süd-, Mittelamerika und Karibik: mailtola@flocert.net

Nord-Amerika:mailtoamerica@flocert.net

3.3. Antragsunterlagen und ID

Nach Eingang eines Antrags weist das Antragsteam von FLOCERT eine eindeutige Antrags-ID zu und verschickt ein Antragspaket, das Folgendes enthält:

  • einen Antragsfragebogen,
  • Unterlagen, die für das beantragte Produkt und die Organisationsstruktur relevant sind,
  • Informationen zur Fairtrade Zertifizierung und zu den Anforderungen,
  • Informationen über die Kosten der Zertifizierung,
  • einen Zertifizierungsvertrag, der die vertraglichen Rechte und Pflichten regelt.

Die Antragsteller müssen bei der Einreichung ihrer Unterlagen und der Zahlung der Antragsgebühr ihre Antrags-ID(s) angeben.

3.4. Antragsgebühren

Alle Antragsteller müssen eine Antragsgebühr für die Bearbeitung ihres Antrags entrichten. Diese Gebühr ist nicht erstattungsfähig und unabhängig von der kommerziellen Funktion, der Anzahl der Produkte oder der Organisationsstruktur des Antragstellers.

Für Baumwollhändler können zusätzliche Kosten im Zusammenhang mit der Bewertung von Sozialindikatoren entstehen (siehe documentSozialindikatoren).

Eine Schätzung der anfallenden Gebühren für die Beantragung und Zertifizierung kann mit Hilfe des Kostenrechners auf der FLOCERT-Website vorgenommen werden: externalhttps://www.flocert.net/de/fairtrade-gebuehren-rechner/

3.5. Abschluss des Antragsverfahrens

FLOCERT bearbeitet den Antrag des Kunden nach Erhalt von:

  • des ausgefüllten und unterzeichneten Antragsfragebogens,
  • der Bestätigung der Zahlung der Antragsgebühr,
  • des unterzeichneten Zertifizierungsvertrags und anderer geforderter Unterlagen.

Nach erfolgreichem Abschluss des Antragsverfahrens:

  • wird dem Kunden eine dauerhafte FLO ID zugewiesen, die die zuvor zugewiesene Antrags-ID ersetzt;
  • erhält er außerdem Zugang zur Intact Platform (dem Webportal für Fairtrade Zertifizierung);
  • FLOCERT stellt eine Rechnung über die Erstzertifizierungsgebühr aus.

Nach Zahlung der Erstzertifizierungsgebühr wird in den Folgejahren eine jährliche Zertifizierungsgebühr erhoben, die immer im selben Monat des Jahres fällig wird.

Auf der FLOCERT-Website finden Sie eine Schätzung der anfallenden Gebühren (externalhttps://www.flocert.net/de/fairtrade-gebuehren-rechner/) und eine Videoeinführung in den Prozess der Fairtrade Zertifizierung (externalhttps://www.flocert.net/de/ihr-weg-zur-fairtrade-zertifizierung/).

3.6. Antragsverfahren eingestellt

Wenn der Kunde die Antragsgebühr bezahlt, aber nicht alle erforderlichen Unterlagen eingereicht hat, hält FLOCERT den Antrag für einen Zeitraum von maximal 12 Monaten aktiv. Nach Ablauf dieses Zeitraums wird der Antrag als eingestellt betrachtet.

Sollte der Kunde nach Ablauf dieser 12 Monate erneut einen Antrag auf Fairtrade Zertifizierung stellen wollen, muss er das gesamte Antragsverfahren erneut durchlaufen, einschließlich der Zahlung der Antragsgebühr.

3.7. Wiederbeantragung nach Dezertifizierung oder Verweigerung der Zertifizierung

Nach einer Dezertifizierung oder Verweigerung der Zertifizierung kann der Kunde unter den folgenden Bedingungen eine erneute Fairtrade-Zertifizierung beantragen:

  • Der Kunde erklärt sich bereit, sich einem Audit zu unterziehen, bevor er wieder in das System der Fairtrade Zertifizierung aufgenommen wird, falls FLOCERT dies für erforderlich hält. Bei schwerwiegenden früheren Abweichungen ist immer ein Audit erforderlich.
  • Der Kunde hat alle nicht behobenen früheren Abweichungen korrigiert.
  • Der Kunde hat alle ausstehenden Gebühren vor der Dezertifizierung/dem Entzug der Zertifizierung bezahlt.

Dies gilt für alle Fälle der Verweigerung der Zertifizierung und der Dezertifizierung (aufgrund von Abweichung/Nichtbezahlung der Zertifizierungsgebühren/freiwilliger Dezertifizierung). Darüber hinaus gelten einige weitere Bedingungen für Kunden, die mit einem Moratorium für den Wiedereintritt dezertifiziert wurden (siehe documentWiederbeantragung nach Dezertifizierung mit Moratorium für den Wiedereintritt) und für Kunden, denen die Zertifizierung nach dem Erstaudit verweigert wurde (siehe documentWiederbeantragung nach Verweigerung der Zertifizierung).

Für Wiederholungsanträge innerhalb von 12 Monaten nach dem Datum der Dezertifizierung oder der Verweigerung der Zertifizierung

  • Es wird keine Antragsgebühr in Rechnung gestellt und es müssen keine neuen Antragsunterlagen eingereicht werden (außer dem Zertifizierungsvertrag, der erneut unterzeichnet werden muss, und ggf. ausstehenden Zertifizierungsgebühren aus der Zeit vor der Dezertifizierung).
  • Die Erstzertifizierungsgebühr ist vom Kunden zu entrichten.

Für Neuanträge nach 12 Monaten ab dem Datum der Dezertifizierung oder der Verweigerung der Zertifizierung:

  • Der Kunde muss das Antragsverfahren abschließen und die Antragsgebühr entrichten.
  • Der Kunde muss die Gebühr für die Erstzertifizierung entrichten.

3.7.1. Wiederbeantragung nach Verweigerung der Zertifizierung

Für einen Kunden, dem die Zertifizierung nach dem Erstaudit verweigert wurde, können zusätzlich zu den oben genannten Bedingungen die folgenden Bedingungen gelten (siehe documentWiederbeantragung nach Dezertifizierung oder Verweigerung der Zertifizierung):

  • Der Kunde muss sich immer einem neuen Erstaudit unterziehen.
  • Händler haben keinen Anspruch auf eine Handelserlaubnis. Es wird ein Audit durchgeführt, um zu überprüfen, ob alle ausstehenden Abweichungen, die zur vorherigen Verweigerung der Zertifizierung geführt haben, behoben wurden.

3.7.2. Wiederbeantragung nach Dezertifizierung mit Moratorium für den Wiedereintritt

Für einen Kunden, der mit einem Moratorium für den Wiedereintritt dezertifiziert wurde, können zusätzlich zu den oben genannten Bedingungen (siehe documentWiederbeantragung nach Dezertifizierung oder Verweigerung der Zertifizierung) die folgenden Bedingungen gelten :

  • Der Zeitraum des verhängten Moratoriums zusammen mit der Entscheidung über die Dezertifizierung ist verstrichen, bevor der Kunde einen neuen Antrag einreicht.
  • Der Kunde hat die notwendigen Maßnahmen ergriffen, um Änderungen in seinem Betrieb oder Management vorzunehmen, die es ihm ermöglichen, die Kriterien und Fairtrade-Standards im Zusammenhang mit der Dezertifizierung zu erfüllen. Während des Antragsprozesses sendet der Kunde Nachweise über die umgesetzten Maßnahmen.
  • Der Kunde verkauft die Produkte, die er zum Zeitpunkt des Wiedereintritts auf Lager hat, nicht als Fairtrade-Produkte.

4. Instrumente und Verfahren für Assurance

FLOCERT verwendet eine Reihe von Kontrollinstrumenten, um die Einhaltung der Fairtrade-Standards zu gewährleisten.

Das wichtigste dieser Instrumente ist das documentFairtrade-Audit, aber auch andere Instrumente - wie documentFairtrace-Warnungen und documentHändler-Einführung - tragen ebenfalls dazu bei, die Zuverlässigkeit zu erhöhen und den Grad der Einhaltung der Vorschriften durch die zertifizierten Kunden zu verbessern.

4.1. Fairtrade-Audit

FLOCERT führt Audits anhand der Fairtrade-Standards durch, um die Einhaltung der Standards durch Produzenten und Händler zu überprüfen.

Es gibt 3 Gründe für die Durchführung eines Audits:

  • Zertifizierungsaudits, die zur Erteilung eines Erstzertifikats oder zur Re-Zertifizierung eines bereits zertifizierten Kunden führen.
  • Bestätigungsaudits, die während des Zertifizierungszyklus durchgeführt werden, um die Einhaltung der Vorschriften zu bestätigen.
  • Andere Audittypen, die nicht regelmäßig stattfinden oder von den individuellen Gegebenheiten des Kunden abhängen.

Audits werden in der Regel vor Ort durchgeführt und angekündigt, können aber unter bestimmten Umständen auch als Remote Audit durchgeführt werden (siehe documentRemote Audit versus Vor-Ort-Audit) oder als unangekündigte Audits (siehe documentAngekündigte versus unangekündigte Audits). In solchen Fällen unterscheidet sich das Auditverfahren von dem Verfahren für angekündigte Vor-Ort-Audits.

Es gibt 4 wesentliche Audit-Methoden/-Verfahren:

Die Prüfungsart gibt an, welche Konformitätskriterien bei einer Prüfung überprüft werden sollen. Einige Auditarten sind nur für Händler anwendbar.

Die folgende Tabelle zeigt, welche Auditmethoden für Händler/Produzenten-Audits zur Verfügung stehen:

Audit-ZweckPrüfungsart / MethodikHändlerProduzenten
Arten von ZertifizierungsauditsErstaudit - Vor-Ort-Auditxx
Verlängerungsaudit - Vor-Ortxx
Verlängerungsaudit - Remote Auditxk.A.

Arten von Bestätigungsaudits

Fokusaudit - Vor-Ortxx
Fokusaudit - Remote Auditxk.A.
Unangekündigtes Audit - Vor-Ortxx
Unangekündigtes Audit - Remote Auditxx
Digitalaudit - Remotexk.A.
Andere AudittypenZusätzliche Einheit-Auditxx
Audit zur Erweiterung des Geltungsbereichsxx
Folge-Auditxx

4.1.1. Fern-Audit versus Vor-Ort-Prüfung

Ein Fern-Audit ist keine Prüfungsart, sondern eher eine Prüfungsmethodik.

Es handelt sich um eine Methode zur Durchführung eines Audits aus der Ferne, bei der dokumentarische Nachweise und elektronische Kanäle (wie Videokonferenzen, E-Mail und Telefon) verwendet werden, um Prüfungsnachweise zu erlangen. Das übergeordnete Ziel besteht darin, diese Nachweise objektiv zu bewerten, um festzustellen, inwieweit die Anforderungen der Norm erfüllt wurden.

Ein Fern-Audit umfasst in der Regel die gemeinsame Nutzung und Prüfung von Dokumenten in Verbindung mit einer virtuellen Interaktion mit dem/den Auditstandort(en) über Fern-Interviews und/oder Fern-Standortbesichtigungen.

Für alle Produzenten ist die Fairtrade Zertifizierung auf Vor-Ort-Audits als unverzichtbares Instrument angewiesen. Fern-Audits gelten daher als außergewöhnliches Instrument zur Gewährleistung der Geschäftskontinuität in Situationen, in denen die Anwesenheit von Auditoren vor Ort vorübergehend nicht möglich ist, z. B. bei regionalen Konflikten, Naturkatastrophen oder Krankheitsausbrüchen (z. B. COVID-19).

Für Händler kann die Fern-Audit-Methode als Teil ihres regulären Auditprogramms angewendet werden. Verlängerungsaudits oder Fokusaudits können aus der Ferne durchgeführt werden, wenn das Profil des Kunden und der geforderte Auditumfang für ein Fernaudit geeignet sind - d.h. der Kunde: a) wendet die Mengenbilanz an, oder b) lagert oder verarbeitet das Fairtrade-Produkt nicht, oder die Physische Nachverfolgbarkeit gehört nicht zum Auditumfang.

Der Umfang des Fern-Audits umfasst weder die Physische Nachverfolgbarkeit noch das Kapitel Händler-Produktionsaudit; darüber hinaus hängt sein Umfang vom Umfang der jeweiligen Auditart ab.

Der Prozess für Vor-Ort-Audits ist der Standard-Auditprozess. Siehe . documentAuditprozess für Fernaudits für die Unterschiede bei Fern-Audits.

4.1.2. Audits in Risikobereichen des Reiseverkehrs

Der Verhaltenskodex und die Reiserichtlinien von FLOCERT können sich auf die Durchführung von Vor-Ort-Prüfungen in Risikogebieten auswirken. FLOCERT schätzt das Risiko für die zu reisende Person ein. Ausgangspunkt für diese Bewertung sind die offiziellen Warnungen (aus Versicherungsgründen) des britischen Außenministeriums, aber auch andere Informationsquellen wie externalhttps://www.internationalsos.de/insights/risk-outlook-und-risk-map. Ergibt die Bewertung ein hohes Risiko für die zu reisende Person, wird FLOCERT die Reise nicht genehmigen. Dieser Ansatz ermöglicht es FLOCERT, trotz offizieller Warnungen in vielen Gebieten der Welt physisch präsent zu sein.

Befindet sich ein Kunde gemäß der Bewertung in einem Risikogebiet, können Vor-Ort-Audits für einen begrenzten Zeitraum von maximal drei aufeinanderfolgenden Jahren durch Fernaudits ersetzt werden. Nach diesem Zeitraum darf FLOCERT die Einhaltung der Fairtrade-Standards nur noch durch Vor-Ort-Audits überprüfen, wie in den Fairtrade International Requirements for Assurance Providers ( externalhttps://files.fairtrade.net/standards/ASSU_ReqAssuranceProviders_EN.pdf). Ist eine physische Reise zum Kunden nach diesem Zeitraum immer noch nicht möglich, weil das Risiko fortbesteht, muss FLOCERT den Zertifizierungsvertrag kündigen (siehe Abschnitt 9 in den Allgemeinen Geschäftsbedingungen des Zertifizierungsvertrags) und infolgedessen die Zertifizierung zurückziehen. FLOCERT wird den Kunden hierüber rechtzeitig informieren.

4.1.3. Angekündigte versus unangekündigte Audits

Ähnlich wie bei den Fernaudits handelt es sich bei einem Unangekündigten Audit nicht um eine Auditart, sondern um eine Auditmethodik.

Unangekündigte Audits sind immer Bestätigungsaudits, keine Zertifizierungsaudits, und finden zwischen zwei Verlängerungsaudits oder zwischen einem Erstaudit und einem Verlängerungsaudit statt, um die kontinuierliche Einhaltung des Fairtrade-Standards zu bewerten und sich auf bestimmte Abschnitte zu konzentrieren, die für den einzelnen Kunden als kritisch eingestuft wurden.

Unangekündigte Audits werden ohne vorherige Benachrichtigung des Kunden durchgeführt und ermöglichen so eine Bewertung dessen, was an einem "typischen" Tag beim Kunden vor Ort geschieht.

Im Allgemeinen wird der Kunde, bei dem ein Unangekündigtes Audit durchgeführt wird, überhaupt nicht informiert, bevor der Auditor den Standort erreicht. In Ausnahmefällen kann der Kunde kurzfristig vor dem Unangekündigten Audit benachrichtigt werden, um sicherzustellen, dass der Kunde am Tag des Audits verfügbar ist.

Verweigert der Kunde, aus welchen Gründen auch immer, den Zugang, so ist dies ein Grund für eine sofortige Suspendierung der Zertifizierung.

Der Umfang ist der gleiche wie bei einem Fokusaudit:

  • Überprüfung von Teilbereichen/bestimmten Konformitätskriterien, die für den Kunden relevant sind.
  • Trotz der Konzentration auf bestimmte Abschnitte können Abweichungen auch in Abschnitten festgestellt werden, die nicht im Fokus des Audits stehen.

4.1.4. Audittypen und -umfang

FLOCERT arbeitet mit einer Kombination verschiedener Audittypen, um die Einhaltung der Vorschriften im Laufe eines documentZertifizierungszyklus.

Dies sind:

Jedes Audit hat einen festgelegten Auditzeitraum, der in der Regel die Zeit seit dem letzten Audit umfasst. Wenn jedoch ein nicht konformes Verhalten  festgestellt wird, das außerhalb des Auditzeitraums stattgefunden hat, kann dies dennoch als Abweichung gemeldet werden. Spezifische Einzelheiten zum Umfang eines Audits sind in der Auftragsbeschreibung für den Auditor festgelegt.

Einzelheiten über den Auditprozess finden Sie unter:

Jede Art von Audit kann ein Beobachtetes Audit sein, d. h. der Auditor wird von einer anderen Person begleitet, z. B. von Fairtrade International oder einer anderen dritten Partei. Beobachtete Audits müssen dem Kunden mitgeteilt werden, und der Kunde hat die Möglichkeit, eine solche Begleitung zu genehmigen (siehe documentBeobachtete Audits).

4.1.4.1. Erstaudit

Das Erstaudit ist das allererste Audit. Es wird auf der Grundlage der in der Antragsphase erhaltenen Informationen geplant.

Umfang:

  • Überprüfung der vom Antragsteller in der Antragsphase vorgelegten Informationen.
  • Bewertung der Konformitätskriterien, die im Jahr 0 gelten.

Zusätzlicher Umfang - Händler:

  • Überprüfung der während der Handelserlaubnis-Phase getätigten Transaktionen.
  • Überprüfung, dass kein Handel vor dem Datum der Handelserlaubnis stattgefunden hat.

4.1.4.2. Verlängerungsaudit

Ein Verlängerungsaudit markiert den Beginn eines neuen Zertifizierungszyklus und bildet die Grundlage für die Entscheidung über die Ausstellung eines neuen Fairtrade-Zertifikats.

Umfang:

  • Bewertung der Einhaltung aller geltenden Konformitätskriterien, einschließlich derjenigen, die für den nächsten 3-Jahres-Zyklus gelten werden.
  • Produzent*innen-Audits: Bewertung der Entwicklungsanforderungen

4.1.4.3. Fokusaudit

Ein Fokusaudit kann zwischen zwei Erstaudits oder zwischen einem Erstaudit und einem Verlängerungsaudit stattfinden, um die kontinuierliche Einhaltung des Fairtrade-Standards zu bewerten und sich auf bestimmte Abschnitte der Fairtrade-Standards zu konzentrieren, die für den einzelnen Kunden als kritisch eingestuft wurden.

Umfang:

  • Überprüfung der kontinuierlichen Einhaltung aller Unterabschnitte der Fairtrade-Standards, in denen bei der letzten Prüfung Abweichungen festgestellt wurden.
  • Überprüfung zusätzlicher Unterabschnitte/bestimmter Konformitätskriterien, die für den Kunden relevant sind.
  • Trotz der Konzentration auf bestimmte Abschnitte können Abweichungen auch in Abschnitten festgestellt werden, die nicht im Fokus des Audits stehen.

4.1.4.4. Digitales Audit

Ein digitales Audit gilt für Fairtrade-zertifizierte Händler und unterscheidet sich vom regulären Auditablauf dadurch, dass keine Live-Interaktion mit dem Kunden stattfindet.

Stattdessen stützt es sich ausschließlich auf die vom Kunden in Fairtrace gemeldeten Daten, die mit den in der Intact Platform verfügbaren Informationen abgeglichen werden. Digitale Audits können entweder systematisch im Rahmen des Zertifizierungszyklus geplant oder durch Probleme ausgelöst werden, die in den an FLOCERT übermittelten Berichten festgestellt werden.

Wie Fokusaudits sind sie Bestätigungsaudits und finden zwischen zwei Verlängerungsaudits oder zwischen einem Erstaudit und einem Verlängerungsaudit statt, um die kontinuierliche Einhaltung des Fairtrade-Standards zu bewerten und sich auf bestimmte Abschnitte zu konzentrieren, die für den einzelnen Kunden als kritisch eingestuft wurden.

Umfang:

  • Bewertung der Einhaltung bestimmter Teile der Konformitätskriterien für Händler sowie der speziell für digitale Audits entwickelten FLOCERT-Anforderungen, um das Risiko weiterer Abweichungen zu bewerten.
  • Der Prüfungszeitraum umfasst den Zeitraum seit dem letzten Vor-Ort-, Fern- oder digitalen Audit.

4.1.4.5. Folge-Audit

Ein Folge-Audit ist das Ergebnis einer Evaluierungsentscheidung oder einer Zertifizierungsentscheidung. Das Ziel eines Folge-Audits ist es, die Umsetzung von Korrekturmaßnahmen für die beim letzten regulären Audit festgestellten Abweichungen zu bewerten. Diese Auditart wird in der Regel eingesetzt, wenn die Einhaltung der Vorschriften nicht anhand von Dokumenten überprüft werden kann oder wenn beim letzten Audit eine sehr hohe Anzahl von Abweichungen festgestellt wurde.

Umfang:

  • Bewertung der Umsetzung von Korrekturmaßnahmen für frühere Abweichungen, basierend auf definierten Objektiven Nachweisen und Beobachtungen.

4.1.4.6. Audit der Zusätzlichen Einheit

Ein Audit der Zusätzlichen Einheit wird in den Räumlichkeiten einer Zusätzlichen Einheit durchgeführt.

Umfang:

  • Überprüfung der kontinuierlichen Einhaltung der geltenden Konformitätskriterien (wie in der Checkliste für Zusätzliche Einheiten angegeben).

4.1.4.7. Audit zur Erweiterung des Geltungsbereichs

Ein Audit zur Erweiterung des Geltungsbereichs findet in bestimmten Situationen statt, bevor der Geltungsbereich der Fairtrade Zertifizierung erweitert werden kann (siehe documentErweiterung des Geltungsbereichs). Je nach Art der Erweiterung des Geltungsbereichs kann es sich dabei entweder um ein Fokusaudit oder ein Erstaudit handeln.

(Bitte beachten Sie: In der Intact Platform gibt es keinen Typ "Audit zur Erweiterung des Geltungsbereichs" und keinen spezifischen Checklistentyp für Audits zur Erweiterung des Geltungsbereichs: Der/die Zertifizierungsanalyst*in legt die relevanten Prüfpunkte in der Auftragsbeschreibung für den Auditor fest).

Umfang:

4.1.5. Auditzeit

Das Auditsystem von FLOCERT basiert auf dem Prinzip, dass ein Auditor genügend Zeit hat, um ein Fairtrade-Audit durchzuführen, das den Qualitätszielen von FLOCERT entspricht.

Die Zeit, die der Auditor für die Durchführung eines vollständigen Audits benötigt, hängt von einer Reihe von Faktoren ab, auf deren Grundlage der Analyst die Auditzeit in der Auftragsbeschreibung des Auditors festlegt:

  • der Struktur und Größe des zu auditierenden Kunden,
  • die Anzahl der gehandelten Fairtrade-Produkte,
  • die Anzahl der Zusätzlichen Einheiten,
  • die Anzahl der kommerziellen Funktionen des Kunden (z.B. Produzent + Verarbeiter + Exporteur), und
  • die Art des Audits.

Ein Audit gilt als abgeschlossen, wenn alle relevanten Konformitätskriterien vom Auditor bewertet wurden und sowohl die Eröffnungssitzung als auch die Abschlussbesprechung stattgefunden haben.

4.1.6. Prüfungsverfahren für Vor-Ort-Prüfungen

Die folgenden Arten von Audits werden im Rahmen des Vor-Ort-Auditverfahrens durchgeführt:

4.1.6.1. Planung und Vorbereitung des Audits

Vor jedem Audit stellt der zuständige Zertifizierungsanalyst*in dem beauftragten Auditor die Auftragsbeschreibung zur Verfügung, in der der Umfang des Audits festgelegt ist.

Die Auditoren erhalten Auditaufträge für ein bestimmtes Quartal (z. B. Januar bis März, April bis Juni usw.) und sind verpflichtet, Audits in dem zugewiesenen Quartal durchzuführen.

Der zugewiesene Auditor setzt sich mindestens 4 Wochen vor Ende des betreffenden Quartals mit dem Kunden in Verbindung, um einen geeigneten Prüfungstermin zu vereinbaren.

Zu diesem Zeitpunkt erhält der Kunde auch Informationen über einen möglichen Beobachter, der den Auditor gegebenenfalls begleitet (siehe documentBeobachtete Audits).

Ist der vom Auditor vorgeschlagene Termin für den Kunden ungünstig, muss der Auditor 2 weitere Optionen vorschlagen. Wird keiner der drei vom Auditor vorgeschlagenen Termine vom Kunden akzeptiert, kann FLOCERT entweder einen Termin vorschreiben oder auf schriftlichen Antrag des Kunden beschließen, das Audit in ein anderes Quartal zu verlegen. Der Antrag auf Verlegung auf ein anderes Quartal muss mit begründeten Bedenken gegenüber FLOCERT begründet werden.

Sobald ein Audit-Termin vereinbart wurde, versendet der Auditor spätestens zwei Wochen vor dem vereinbarten Audit-Termin ein Schreiben zur Auditvorbereitung.

Das Schreiben zur Auditvorbereitung enthält detaillierte Informationen über den Umfang des Audits. Der Kunde kann sich an der Online-Checkliste für Konformitätskriterien orientieren, die für das bevorstehende Audit relevant ist und über sein Intact Platform-Portal verfügbar ist.

Bei Unangekündigten Audits versendet der Auditor das Schreiben zur Auditvorbereitung nicht vor dem Audit, und das Auditdatum wird von FLOCERT festgelegt. Der zuständige Zertifizierungsanalyst*in stellt dem beauftragten Auditor ein Schreiben zur Verfügung, das der Auditor dem Kunden bei seiner Ankunft vor Ort aushändigt. In bestimmten Fällen - je nach Umfang des Unangekündigten Audits - kann es vorkommen, dass der Kunde kurzfristig eine Audit-Benachrichtigung per E-Mail erhält, um sicherzustellen, dass die Kontaktperson am Audittermin erreichbar ist. In diesem Fall muss der Kunde dem Auditor seine Verfügbarkeit für den Audit-Termin unverzüglich bestätigen.

Es wird empfohlen, für eine Vertretung zu sorgen, falls der Hauptansprechpartner aus irgendeinem Grund nicht verfügbar ist.

Für Digitalaudits wird kein Termin mit dem Kunden vereinbart - da keine Live-Kundeninteraktion erforderlich ist -, der Kunde wird jedoch im Voraus über das bevorstehende Digitalaudit informiert.

4.1.6.2. Durchführung des Audits

Der Kunde ist verpflichtet, angekündigte und unangekündigte Audits in seinen Räumlichkeiten sowie in den Räumlichkeiten seines Subunternehmens zu akzeptieren. Der Kunde ist außerdem verpflichtet, alle erforderlichen Anstrengungen zu unternehmen, einschließlich der Bereitstellung von Informationen, um die Einhaltung der Fairtrade-Standards nachzuweisen. Während des Audits bewertet der Auditor die Leistung des Kunden in Bezug auf den geltenden Fairtrade-Standard anhand der Konformitätskriterien von FLOCERT.

Im Allgemeinen umfasst ein Audit folgende Punkte:

Das Filmen oder Aufzeichnen von Audits ist ohne vorherige Genehmigung von FLOCERT und dem/den Auditor(en) nicht gestattet.

4.1.6.2.1. Eröffnungssitzung

In der Eröffnungssitzung legt der Auditor den Rahmen für das Audit fest und geht auf die folgenden Punkte ein:

  • Der Auditor stellt sich vor, erläutert den Auditplan und überprüft die Kontaktdaten, einschließlich der Informationen über Zusätzliche Einheiten.
  • Der Auditor bittet um eine kurze Beschreibung der Situation beim Kunden und verschafft sich einen Überblick über die vorhandenen technischen Systeme. Ziel ist es, alle besonderen Umstände zu verstehen, die die Auditsituation beeinflussen könnten.
  • Der Auditor vergewissert sich auch, dass der Kunde Zugang zum Intact Platform Kunden-Webportal hat; falls dies nicht möglich ist, vermerkt er den Grund dafür.
4.1.6.2.2. Überprüfung der Konformität vor Ort

Während dieses Teils des Audits geht der Auditor im Allgemeinen wie folgt vor, je nachdem, ob es sich um ein Produzenten- oder Händleraudit handelt:

  • Durchführung von Einzel- und Gruppeninterviews mit einer repräsentativen Stichprobe von Mitgliedern und/oder Arbeitskräften bei Betriebsbesuchen ohne Beeinträchtigung durch andere Mitglieder/Arbeitskräfte und in Abwesenheit von Vorstand und Management.
  • Bei Audits von Händlern werden je nach Umfang des Audits hauptsächlich Interviews mit dem Hauptansprechpartner von FLOCERT, aber auch mit Vertretern relevanter Abteilungen (z. B. Einkauf, Verarbeitung/Herstellung, Verkauf, Qualitätsmanagement, Lager) geführt.
  • Durchführung von Vor-Ort-Besuchen und physischen Audits der Produktion/Verarbeitung, des Lagers oder anderer relevanter Einrichtungen.
  • Stichproben bei einer repräsentativen Anzahl von angeschlossenen Unternehmen / angeschlossenen Organisationen (gilt nur für Mehrfachstrukturen).
  • Überprüfung der Unterlagen und Informationen, die in den technischen Systemen des Kunden verfügbar sind, z. B. in der Personalbuchhaltung, in Enterprise Resource Planning-Systemen oder in jedem anderen System.
  • Gegenprüfung einer bestimmten Anzahl von Transaktionen/Verträgen/Rechnungen.
4.1.6.2.2.1. Interviews in Audits

Die Durchführung von Interviews ist ein fester Bestandteil der Auditroutine für Produzenten- und Händler-Audits und ein wichtiges Instrument zur Überprüfung der Einhaltung der Fairtrade-Standards. Sie bieten einen Einblick in die täglichen Abläufe der zertifizierten Kunden und Informationen aus erster Hand von Mitgliedern und/oder Arbeitskräften. Eine repräsentative Stichprobe von Interviews wird auf verschiedenen Ebenen der Organisation/des Unternehmens durchgeführt.

Interviews dienen im Allgemeinen 2 Zwecken:

  • Faktenermittlung,
  • Gegenprüfung (Bestätigung von schriftlich-verbalen und mündlich-verbalen Ergebnissen).

Die folgenden 3 verschiedenen Arten von Interviews werden durchgeführt. Alle Arten von Interviews werden unter Berücksichtigung von Vielfalt und Geschlecht durchgeführt:

  • Fokussierte Gruppendiskussionen

Eine bestimmte Gruppe von Mitgliedern oder Arbeitskräften wird zu bestimmten, für die Gruppe relevanten Themen befragt. Der Vorteil einer fokussierten Gruppendiskussion besteht darin, dass sie den Befragten helfen kann, sich eine eigene Meinung zu bilden und sich zu äußern, wenn sie die Meinungen anderer in einem kleinen und sicheren Gruppenrahmen hören.

Der Auditor organisiert die fokussierten Gruppendiskussionen in unterschiedlichen Zusammensetzungen - gemischtgeschlechtlich, männlich und weiblich - um sicherzustellen, dass auch weibliche Arbeitskräfte separat befragt werden. Empfohlen wird eine Gruppengröße von bis zu 25 Befragten.

  • Halbstrukturierte Interviews

Bei einem halbstrukturierten Interview handelt es sich um ein offenes Gespräch, bei dem neue Ideen der Befragten zur Sprache gebracht werden können, ohne dass ein strenger Fragenkatalog vorgegeben ist. Der Auditor hält sich an den Rahmen der Checkliste und passt die Reihenfolge und die detaillierte Auswahl der Fragen sowie die Dauer des Gesprächs an die Situation vor Ort (oder gegebenenfalls außerhalb des Unternehmens) an. Obwohl es keinen strengen Fragenkatalog gibt, verlässt sich der Auditor nicht nur auf das Wort einer Person, sondern überprüft die Informationen mit mehreren Parteien.

Der Auditor wird die Bedeutung spezifischer Fragen, die Vertraulichkeit erfordern, berücksichtigen und dementsprechend eine geeignete Gesprächsumgebung schaffen. So werden beispielsweise Fragen zur Einhaltung von Gehältern und Überstunden so gestellt, dass das Management die Quelle der Informationen nicht identifizieren kann, es sei denn, der Befragte verlangt dies.

  • Befragungen anhand von Indizien

Der Auditor wird auch zufällige Begegnungen für kurze Gespräche mit Gruppen oder Einzelpersonen nutzen, z. B. um zusätzliche Informationen während einer physischen Inspektion einer Einrichtung zu erhalten. Dies wird ebenfalls als Interview betrachtet und kann sehr nützlich sein, um stichprobenartig nachzuprüfen und bestimmte, zuvor aufgeworfene Fragen erneut zu bestätigen.

Die folgende Tabelle gibt einen Überblick über die wichtigsten Interviewpartner bei einem Hersteller- und einem Händleraudit. Die individuelle Auswahl der Interviewpartner hängt vom Umfang des Audits ab.

KategorieWichtigste Interviewpartner
Produzent*innenorganisation 1. Grades
  • Einzelne Mitglieder der Organisation (einschließlich Vorstand und Ausschüsse)
  • Verwaltungspersonal (einschließlich der für den Verkauf zuständigen Personen)
  • Arbeitskräfte, die von der Organisation eingestellt wurden
  • Arbeitskräfte, die von einzelnen Mitgliedern eingestellt wurden (falls zutreffend)
  • Verantwortliche Person(en) für die interne Kontrolle oder das Managementsystem
  • Verantwortliche Person(en) für Umweltanforderungen
  • Vertreter der Arbeitskräfte (falls zutreffend)
Produzent*innenorganisation 2. oder 3. Grades
  • Delegierte der angeschlossenen Mitgliedsorganisation (einschließlich Vorstand und Ausschüsse)
  • Einzelne Mitglieder der angeschlossenen Mitgliedsorganisation
  • Verwaltungspersonal (inkl. Verkaufsverantwortliche)
  • Arbeitskräfte, die auf allen Ebenen der Organisation angestellt sind (3.,2. und1. Grades sowie Arbeitskräfte, die von einzelnen Mitgliedern angestellt werden)
  • Verantwortliche Person(en) für die interne Kontrolle oder das Managementsystem
  • Verantwortliche Person(en) für die Umweltanforderungen
  • Vertreter der Arbeitskräfte (falls zutreffend)
Projekt Vertragsproduktion
Einzelplantage (Lohnarbeitsfirmen)
  • Management (inkl. Verantwortlicher für den Verkauf)
  • Arbeitskräfte aus verschiedenen Arbeitsbereichen (einschließlich etwaiger Verarbeitungsbetriebe/Verpackungsbetriebe oder sonstiger zusätzlicher Einheiten)
  • Fairtrade-Prämien-Komitee
  • Gewerkschaft/gewählte Vertreter der Arbeitskräfte
  • Lokale Gewerkschaften (falls zutreffend)
  • Gesundheits- und Sicherheitsbeauftragter / Ausschuss und Vertrauensarzt
  • Verantwortliche Person(en) für Umweltanforderungen
  • Personalabteilung/zuständiges Personal
Multi-Plantage (Lohnarbeitsfirmen)

Zusätzlich zu den oben genannten Personen:

  • Leitung der Zentralen Struktur (einschließlich der für den Verkauf zuständigen Person)
  • Arbeitskräfte der Zentralen Struktur
  • Leitung der angeschlossenen Unternehmen / Angeschlossene Organisation
  • Arbeitskräfte auf den angeschlossenen Ländereien einschließlich Verarbeitungsbetriebe/Packhäuser oder andere Arten von Zusätzlichen Einheiten)
  • Fairtrade-Prämien-Komitee
  • Gewerkschaft/gewählte Vertreter der Arbeitskräfte
  • Lokale Gewerkschaften (falls zutreffend)
  • Gesundheits- und Sicherheitsbeauftragter / Ausschuss und Vertrauensarzt
  • Verantwortliche Person(en) für Umweltanforderungen
  • Personalabteilung/zuständiges Personal
  • Einzelne Bergleute der ASMO (einschließlich Vorstand und Ausschüsse)
  • Produktionspartner der ASMO
  • Verwaltungspersonal (inkl. Verantwortliche für den Vertrieb)
  • Arbeitskräfte, die von der ASMO oder ihren Verarbeitungsbetrieben eingestellt werden
  • Arbeitskräfte, die von Mitgliedern und Produktionspartnern eingestellt werden (falls zutreffend)
  • Verantwortliche Person(en) für die interne Kontrolle oder das Managementsystem
  • Vertreter der Arbeitskräfte (falls zutreffend)
  • Industrielle Verarbeitung (Mineralienlager, Mühlen, Amalgamierung, Zyanidierung, Absorption/Desorption) (falls zutreffend)
  • Heimische Verarbeitungsbetriebe (Mühlen, Amalgamierung und Schmelzen) (falls zutreffend)

ASMO mit Produktionspartner Organisation (PPO)

Zusätzlich zu den oben genannten:

  • Delegierte der PPO (einschließlich Vorstand und Ausschüsse)
  • Einzelne Bergleute der PPO
  • Arbeitskräfte, die von der PPO eingestellt wurden
  • Verantwortliche Person(en) für die interne Kontrolle oder das Managementsystem
  • Vertreter der Arbeitskräfte (falls zutreffend)

Händler:

Verarbeiter, Exporteur, Importeur, Hersteller

  • Betriebsleitung
  • Verantwortliche Person(en)/Management für den Einkauf
  • Verantwortliche Person(en) für Verarbeitung/Herstellung
  • Verantwortliche Person(en)/Geschäftsführung für den Verkauf
  • Sachbearbeiter/in Buchhaltung
  • Arbeitskräfte in Verarbeitungsbetrieben, Montage und Lager
  • Qualitätsbeauftragter
  • Fairtrade-Ansprechpartner*in/Fairtrade-Kontaktperson
  • Produkt-Manager

Externe Gesprächspartner wie z. B. Gewerkschaftsvertreter können von Fall zu Fall ausgewählt werden.

4.1.6.2.3. Abschlussbesprechung

Der Auditor füllt einen Abschlussbericht mit den festgestellten Abweichungen aus und stellt diesen Bericht bei der Abschlussbesprechung vor, die am Ende des Audits stattfindet.

Während der Abschlussbesprechung:

  • Die festgestellten Abweichungen werden dem Kunden vom Auditor vorgestellt und erläutert.
  • Der Kunde wird aufgefordert, Korrekturmaßnahmen für alle festgestellten Abweichungen sowie für die Entwicklungsanforderungen (nur bei Verlängerungsaudit) vorzuschlagen. Der Auditor wird dem Kunden nicht vorschreiben, wie er die festgestellten Abweichungen zu erfüllen hat, er kann jedoch die Anforderungen erläutern und praktische, allgemeine Beispiele für die Erfüllung der Anforderungen nennen. Weitere Hinweise dazu, wie Korrekturmaßnahmen auf effiziente Weise vorgeschlagen werden können, finden sich im Abschnitt documentKorrekturmaßnahmen. Die vom Kunden in der Abschlussbesprechung vorgeschlagenen Korrekturmaßnahmen dürfen nicht geändert werden, es sei denn, FLOCERT verlangt dies im Laufe des Bewertungsverfahrens. FLOCERT kann die vorgeschlagenen Korrekturmaßnahmen ablehnen, wenn es sie für die Behebung der festgestellten Abweichungen für ungeeignet hält, und den Kunden um Klarstellung bitten.
  • Der Abschlussbericht wird sowohl vom Kunden als auch vom Auditor unterzeichnet.

Falls zutreffend, informiert der Auditor auch:

In Ausnahmefällen, wenn der Auditor nach der Abschlussbesprechung zusätzliche Beweise findet, die zur Aufnahme einer Abweichung führen könnten, fügt er diese nicht dem unterzeichneten Abschlussbericht hinzu, sondern informiert stattdessen den zuständigen Analysten, der dann die Entscheidung trifft, ob die Abweichung dem Bericht hinzugefügt wird oder nicht.

4.1.7. Auditverfahren für Fern-Audits

Das Remote Audit umfasst 4 Elemente:

1. Vorbereitung und Scoping

Zunächst führt der Prüfer ein Scoping-Gespräch mit dem Kunden, um die Konnektivität zu testen und sich auf das für die Live-Interaktion zu verwendende Online-Meeting-Tool zu einigen. Etwaige Herausforderungen in Bezug auf die Zugänglichkeit, die Übertragung von Unterlagen und die gemeinsame Nutzung von Bildern und (Live-)Videos sollten besprochen werden. Alle Fragen zum Prozess können während dieses Gesprächs geklärt werden. Der Termin für die Live-Interaktion wird ebenfalls festgelegt. (Im Falle eines außergewöhnlichen Fern-Audits für Produzentenorganisationen einigen sich Kunde und Prüfer darauf, wer als Moderator eingesetzt wird, um sicherzustellen, dass die Fern-Interviews und Standortbesichtigungen während der Live-Interaktion reibungslos durchgeführt werden können).

2. Sammlung von Dokumenten

Die Vorabdokumentation des Kunden ist ein wesentlicher erster Teil des Fern-Audits. Nach dem Scoping-Gespräch kontaktiert der Prüfer den Kunden per E-Mail und fügt ein Schreiben zur Auditvorbereitung bei. Dieses Schreiben enthält eine detaillierte Auflistung von Dokumenten und Unterlagen, die der Kunde für das Fern-Audit vorbereiten und dem Auditor innerhalb einer bestimmten Frist über Nextcloud zur Verfügung stellen soll.

Die Nichtvorlage der geforderten Dokumente kann zu einer Zertifizierungssanktion, wie z.B. einer Suspendierung der Zertifizierung, führen, da ein wesentlicher Verstoß gegen die Gewährung des Zugangs zu allen relevanten Informationen vorliegt.

3. Desktop-Prüfung

Sobald die Dokumentation vollständig ist, überprüft der Auditor alle vom Kunden bereitgestellten Dokumente. Der Auditor kann sich mit dem Kunden in Verbindung setzen, um zusätzliche oder noch ausstehende Informationen anzufordern oder um Fragen zu klären.

4. Live-Interaktion

Am vorher vereinbarten Datum und zur vorher vereinbarten Zeit für die Live-Interaktion setzt sich der Kunde über das Online-Meeting-Tool erneut mit dem Prüfer in Verbindung. Wie bei regulären Vor-Ort-Audits gibt es eine formelle Eröffnungssitzung, bei der der Auditor die Tagesordnung mitteilt.

Der Auditor prüft die Ergebnisse der Desktop-Prüfung durch Fernbefragungen und ggf. Fernbesichtigungen vor Ort und überprüft die verbleibenden Punkte der Audit-Checkliste.

Der Prüfer erläutert die Prüfungsergebnisse in einer Abschlussbesprechung.

Nach Abschluss der Abschlussbesprechung sendet der Auditor dem Kunden eine E-Mail mit dem Abschlussbericht im Anhang, den der Kunde unterschreiben oder zumindest per E-Mail bestätigen und unverzüglich zurücksenden muss.

Wenn FLOCERT den unterschriebenen Bericht/die Bestätigung nicht innerhalb von 2 Wochen nach der Abschlussbesprechung erhält, gilt der Abschlussbericht dennoch als bestätigt.

Technische Anforderungen

Um die Vorteile von Fern-Audits in vollem Umfang nutzen zu können, muss der Kunde bestimmte technische Voraussetzungen erfüllen.

Es müssen Kommunikationsgeräte (z. B. Laptop, Desktop-Computer, Tablet oder Mobiltelefon mit Mikrofon, Kamera, Lautsprecher und stabiler Internetverbindung) zur Verfügung stehen, die eine Video- und Audiokommunikation in angemessener Qualität ermöglichen.

Im Allgemeinen sollte der zu prüfende Kunde den Kommunikationskanal vorschlagen und die digitale Videokonferenz sowie die entsprechende Internetverbindung organisieren.

Der für das Fern-Audit verwendete Kommunikationskanal muss die folgenden Mindestanforderungen erfüllen:

  • Es muss die Möglichkeit bieten, während des Fern-Audits Bildschirme und Dateien gemeinsam zu nutzen.
  • Es muss es ermöglichen, dass alle am Fern-Audit beteiligten Personen bei Bedarf teilnehmen können (d. h. mehrere Personen gleichzeitig auf der Seite des Kunden), ohne dass der Prüfer zusätzliche Lizenzen erwerben muss.

Bei Bedarf, z. B. wenn die Internetverbindung eine Herausforderung darstellt, kann eine Kombination verschiedener Kanäle gleichzeitig verwendet werden - z. B. Bildübertragung über ein Konferenztool und Audioübertragung per Telefon.

4.1.8. Auditverfahren für digitale Audits

Digitale Audits sind in der Regel wie folgt aufgebaut:

  • Vor dem Audit informiert FLOCERT den Kunden, dass ein digitales Audit stattfinden wird. Der Kunde erhält die Möglichkeit, sicherzustellen, dass seine Berichte in Fairtrace vollständig sind.
  • Der Prüfer legt den Audittermin ohne Beteiligung des Kunden fest.
  • Das Audit wird dann vom Prüfer auf der Grundlage der in Fairtrace zum Auditdatum verfügbaren Daten durchgeführt.
    • Im Gegensatz zu anderen Prüfungsarten basiert das digitale Audit nicht auf dem Prinzip der Stichprobenprüfung, sondern auf der Analyse des gesamten Datensatzes. Die Kriterien werden anhand eines Klassifizierungssystems für die Einhaltung der Vorschriften bewertet, wobei beurteilt wird, ob ein Kunde die Vorschriften einhält, nicht einhält oder ob es Beobachtungen möglicher Probleme gibt, die zu einer Nichteinhaltung führen können. Eine Beobachtung kann aufgezeichnet werden, wenn:
      • eine potenzielle Abweichung festgestellt wurde, aber aufgrund fehlender Informationen während des digitalen Audits nicht vollständig untersucht werden konnte, und/oder
      • Probleme festgestellt werden, die zwar keinen Verstoß gegen die Konformitätskriterien darstellen, aber zu einer Nichteinhaltung führen könnten, wenn sie nicht behoben werden.
  • Nach Abschluss des Audits werden die Auditergebnisse (einschließlich etwaiger Abweichungen und Beobachtungen) dem Kunden elektronisch übermittelt, damit dieser die Ergebnisse kommentieren kann. Auf der Grundlage dieser Kommentare kann der Wortlaut des Abschlussberichts geändert werden.
  • Der Kunde unterschreibt den Abschlussbericht und sendet ihn an den Prüfer zurück.
    • Wenn das Unterschreiben per digitaler Signatur, Drucken oder Scannen ein Problem darstellt, kann der Kunde den Abschlussbericht stattdessen per E-Mail bestätigen. Meldet sich der Kunde nicht innerhalb von 2 Wochen beim Prüfer zurück, gilt der Bericht als angenommen.

Auf das Digitale Audit folgt der reguläre Bewertungsprozess (siehe documentAudit-Bewertung und Zertifizierung). Wurden Verstöße festgestellt, so werden diese bei der nächsten Vor-Ort- oder Fernprüfung überprüft.

4.1.9. Audit-Verfahren für Unangekündigte Audits

Unangekündigte Audits sind den angekündigten Audits sehr ähnlich, wenn sie als Vor-Ort-Audits durchgeführt werden. In Ausnahmefällen können sie auch als unangekündigte Fern-Audits durchgeführt werden.

Der Hauptunterschied besteht darin, dass der Kunde überhaupt nicht informiert wird, bevor der Prüfer den Standort erreicht. Weitere Informationen über die Audit-Methode finden Sie unter documentAngekündigte versus unangekündigte Audits.

4.1.9.1. Unangekündigtes Audit aus der Ferne

Der Grund für ein Unangekündigtes Audit aus der Ferne ist hauptsächlich die Überprüfung von Anschuldigungen. Das Verfahren für ein unangekündigtes Fern-Audit unterscheidet sich von dem eines unangekündigten Audits vor Ort:

Der Kunde wird erst informiert, wenn das Unangekündigte Audit beginnt, und zwar durch ein Eröffnungsgespräch. Während des Eröffnungsgesprächs teilt der Prüfer dem Kunden mit, welche Informationen er für die Durchführung des Audits bereitstellen muss. Der Kunde und der Prüfer vereinbaren außerdem einen Termin für eine Abschlussbesprechung per Telefon oder Videokonferenz.

Nach dem Eröffnungsgespräch erhält der Kunde eine E-Mail, in der die im Eröffnungsgespräch gegebenen Informationen und die angeforderten Unterlagen/Informationen bestätigt werden, die der Kunde innerhalb einer bestimmten Frist vorlegen muss. Verweigert ein Kunde, aus welchen Gründen auch immer, die Zusammenarbeit und die Bereitstellung der geforderten Informationen, ist dies ein Grund für eine sofortige Suspendierung der Zertifizierung (gilt für alle Arten von Audits).

Umfang:

4.2. Fairtrace-Alarme

Fairtrace ist eine Sicherheits- und Kooperationsplattform, die Fairtrade-zertifizierte Organisationen mit ihren Geschäftspartnern verbindet, um die Transparenz innerhalb der Fairtrade-Lieferketten zu erhöhen.

Fairtrade-zertifizierte Kunden müssen regelmäßig Fairtrade-Mengen sowie Preis- und Prämienzahlungen in Fairtrace melden und verifizieren. FLOCERT überprüft dann bei Audits, ob diese gemeldeten und verifizierten Transaktionen korrekt und vollständig sind.

Fairtrace-Alarme beziehen sich auf die automatische tägliche Überprüfung der in Fairtrace gemeldeten Fairtrade-Transaktionen, um mögliche Probleme bei der Einhaltung der Vorschriften zu erkennen. Im Falle von Unstimmigkeiten wird der Kunde aufgefordert, die notwendigen Maßnahmen zur Lösung des Problems zu ergreifen. Weitere Informationen zur Meldung in Fairtrace finden Sie auf unserer Website hier: externalhttps://www.flocert.net/fairtrace-login/

4.3. Händler-Einführung

FLOCERT bietet eine "Händler-Einführungsschulung" für sich bewerbende Händler an. Diese muss von allen Händlern vor der Erteilung der Handelserlaubnis absolviert werden, um sicherzustellen, dass sich alle neuen Kunden mit einem grundlegenden Wissensstand zu relevanten Fairtrade-Themen vertraut gemacht haben.

Diese Schulung unterstützt neue Kunden auf ihrem Weg zur Zertifizierung und beugt häufigen Fehlern vor.

5. Audit-Evaluierung und -Zertifizierung

Nach Erhalt der Auditergebnisse wertet der zuständige Zertifizierungsanalyst*in den Auditbericht aus und leitet den Kunden dann durch den Prozess der Behebung von Abweichungen.

Der Analyst hat das Recht, die vom Auditor festgestellten Abweichungen zu bestätigen, zu ändern oder zu löschen.

Der Kunde wird gebeten und ermutigt, Nachweise vor Ablauf der Frist vorzulegen (siehe documentFristen für den Evaluierungsablauf bis zur Zertifizierung). FLOCERT darf jedoch erst nach Ablauf der Frist mit der Evaluierung beginnen. Wenn die eingereichten Nachweise unvollständig sind, kann dies zu Verzögerungen im Verfahren oder zu Sanktionen führen.

Kunden, die nicht in der Lage sind, innerhalb der festgelegten Frist Korrekturmaßnahmen vorzuschlagen oder die geforderten Objektiven Nachweise zu übermitteln, müssen sich mit dem jeweiligen Zertifizierungsanalyst*in in Verbindung setzen, um eine Lösung zu besprechen.

Sobald FLOCERT mit der vom Kunden nachgewiesenen Einhaltung der Anforderungen (einschließlich der Korrektur aller festgestellter Abweichungen) hinreichend zufrieden ist, wird das Fairtrade-Zertifikat ausgestellt oder dessen Gültigkeit bestätigt. Das Zertifikat wird erst nach einem erfolgreich bewerteten Erstaudit oder Verlängerungsaudit ausgestellt.

5.1. Fristen für den Evaluierungsablauf bis zur Zertifizierung

Die folgende Tabelle gibt einen Überblick über den Evaluierungsablauf und die entsprechenden Fristen nach Abschluss des Audits:

Fristen für den Evaluierungsablauf bis zur Zertifizierung

14 TageAuditor sendet Auditbericht an FLOCERT
2 MonateZertifizierungsanalyst*in bewertet die Abweichungen und fordert Korrekturmaßnahmen an.
1 MonatKunde schickt Vorschläge für Korrekturmaßnahmen an Zertifizierungsanalyst*in, falls diese nicht während der Abschlussbesprechung vorgeschlagen wurden.
14 TageZertifizierungsanalyst*in bewertet die vorgeschlagenen Korrekturmaßnahmen und fordert, je nach Art der Abweichungen, Objektive Nachweise oder ein Folge-Audit vor Ort an, um die Einhaltung der Vorschriften zu bestätigen.

45 Tage (Händler)

4 Monate (Produzenten)

1 Monat

Der Zertifizierungsanalyst*in bewertet die Objektiven Nachweise und sendet eine Evaluierungsempfehlung an den Zertifizierer*in (Certification Manager oder Senior Zertifizierungsanalyst*in).
14 TageZertifizierer*in sendet Bestätigung an Zertifizierungsanalyst*in; Zertifizierungsanalyst*in sendet Entscheidung an den Kunden.

6. Fairtrade-Assurance: Grundlagen

FLOCERT bietet einen Assuranceansatz für alle Fairtrade-Standards (externalhttps://www.fairtrade.net/standard):

Alle Informationen in diesem Dokument beziehen sich auf alle Standards, es sei denn, es wird ausdrücklich erwähnt, dass sie nur für eine bestimmten Standard gelten.

6.1. Verhaltenskodex

Der Arbeitsbereich von FLOCERT ist hochsensibler Natur und verlangt von seinen Auditoren und Mitarbeitern mit Kundenkontakt den direkten persönlichen Kontakt mit Kunden und Partnern, oft unter schwierigen Bedingungen vor Ort. Es ist daher für jeden bei FLOCERT äußerst wichtig, mit einem Höchstmaß an Integrität und Respekt zu handeln.

Der Verhaltenskodex von FLOCERT gibt Hinweise auf das erwartete Verhalten gegenüber Kunden und Partnern und auf die Maßnahmen, die ergriffen werden können, wenn das Verhalten nicht den erforderlichen Standards entspricht. Der Kodex basiert auf der Unternehmensphilosophie, der Vision und der Mission von FLOCERT, den Unternehmenswerten, den Führungsgrundsätzen und dem Kundencredo und ist so aufgebaut, dass er diese Elemente direkt widerspiegelt.

Es ist wichtig, dass FLOCERT kommuniziert, welches Verhalten seine Kunden und Partner von ihm erwarten können, um seine Unternehmensphilosophie zu leben und einen nachhaltigen und effektiven Service zu bieten. Gleichzeitig können sich die Mitarbeiter von FLOCERT auf diesen Kodex beziehen, um das Verhalten anzusprechen, das sie im Gegenzug von ihren Kunden und Partnern erwarten können.

Dieser Inhalt ist für alle Mitarbeiter von FLOCERT verbindlich, einschließlich der Angestellten, Wirtschaftsprüfer, Berater, Vorstandsmitglieder und sonstigen Vertreter, die für FLOCERT tätig sind oder außerhalb der FLOCERT-Büros Tätigkeiten im Zusammenhang mit FLOCERT ausüben. Er enthält auch Richtlinien für das erwartete Verhalten von FLOCERTs Kunden und Partnern.

1. Verhaltenskodex: Freundlich

Kommunikation

  • Die Mitarbeiter von FLOCERT kommunizieren auf professionelle und respektvolle Weise, die den Umständen, in denen sie sich befinden, angemessen ist.
  • Das FLOCERT-Personal hört zu, ist einfühlsam und objektiv.
  • Das FLOCERT-Personal teilt Informationen klar und pünktlich mit, wenn möglich in der Sprache, die der Empfänger am besten versteht.
  • Das FLOCERT Personal vermeidet unnötige Fachsprache und Jargon.
  • Die Mitarbeiter von FLOCERT bleiben bei der Sache und vermeiden irrelevante Diskussionen über nicht verwandte Themen.
  • Die Mitarbeiter von FLOCERT respektieren die Vertraulichkeit und den Datenschutz, wie sie in den Verfahren und Vereinbarungen von FLOCERT festgelegt sind.

Kulturelles Bewusstsein

  • Die Mitarbeiter von FLOCERT machen sich mit den Bräuchen und Kulturen der Gemeinschaften vertraut, in denen sie arbeiten.
  • Das FLOCERT-Personal respektiert diese Bräuche und Kulturen in seiner Arbeitsweise so weit wie möglich.
  • Die Mitarbeiter von FLOCERT vereinbaren akzeptable Arbeitsweisen, die der Vielfalt der Menschen, mit denen sie zusammenarbeiten, Rechnung tragen, und halten sich an diese Vereinbarungen, einschließlich der Zeitpläne, der notwendigen Achtung kultureller Normen und Gebräuche und der professionellen Standards für die Ausübung ihrer Tätigkeit.
  • Die Mitarbeiter von FLOCERT halten sich an die FLOCERT-Richtlinien für den Umgang mit Kindern und schutzbedürftigen Erwachsenen.
  • Die Mitarbeiter von FLOCERT holen stets die Erlaubnis ein, bevor sie beim Kunden Fotos, Film- oder Videoaufnahmen machen.

Persönliche Sicherheit

  • FLOCERT erwartet von seinen Mitarbeitern nicht, dass sie in einem Umfeld arbeiten, in dem ihre persönliche Sicherheit oder ihr Wohlbefinden gefährdet ist.
  • Die Mitarbeiter von FLOCERT ziehen sich von der Erbringung von Dienstleistungen in Situationen zurück, in denen eine physische Bedrohung besteht, einschließlich, aber nicht beschränkt auf Naturkatastrophen, extreme Wetterbedingungen und politische Unruhen.
  • FLOCERT-Mitarbeiter ziehen sich von der Erbringung von Dienstleistungen in Situationen zurück, in denen ein Gesundheitsrisiko besteht, einschließlich, aber nicht beschränkt auf den Ausbruch einer ansteckenden Krankheit.
  • FLOCERT-Mitarbeiter ziehen sich von der Erbringung einer Dienstleistung zurück, wenn ein Sicherheitsrisiko besteht, z. B. bei unsicheren Transportmitteln, Unterkünften oder Infrastrukturen, wenn keine Alternative verfügbar ist.
  • Das FLOCERT Personal zieht sich von der Erbringung einer Dienstleistung zurück, wenn ein inakzeptables Verhalten vorliegt, das nach einer Verwarnung durch das Personal nicht korrigiert wird.

2. Verhaltenskodex: Schnell

Pünktlichkeit

  • Die Mitarbeiter von FLOCERT vereinbaren und halten sich an einen Zeitplan, der dem Umfeld, in dem sie tätig sind, Rechnung trägt.
  • Das FLOCERT-Personal teilt unvermeidliche Änderungen und Verzögerungen des vereinbarten Zeitplans rechtzeitig und deutlich mit.
  • Die Mitarbeiter von FLOCERT sind so flexibel wie möglich, wenn Umstände, auf die der Kunde keinen Einfluss hat, die Pünktlichkeit beeinträchtigen.
  • Das FLOCERT-Personal respektiert die Arbeitszeiten der Kunden und trennt strikt zwischen geschäftlichen und privaten Aktivitäten nach Feierabend.

3. Verhaltenskodex: Fair

Interessenkonflikt, Unabhängigkeit und Unparteilichkeit

  • Die Mitarbeiter von FLOCERT halten sich an die vertraglichen Verpflichtungen, Interessenkonflikte und Gefährdungen ihrer Unabhängigkeit und Unparteilichkeit zu melden.
  • Die Mitarbeiter von FLOCERT werden keine Vorteile annehmen oder gewähren, die die Unabhängigkeit und Unparteilichkeit ihrer Arbeit beeinträchtigen oder als beeinträchtigt angesehen werden könnten. Zu den Vorteilen können erhebliche Geschenke, Zahlungen, Gelegenheiten, Dienstleistungen, Ablässe oder andere Handlungen gehören, die als unangemessene Beeinflussung der Unabhängigkeit oder Unparteilichkeit oder als Anzeichen eines Interessenkonflikts angesehen werden können.
  • Die Mitarbeiter von FLOCERT nehmen Mahlzeiten, kleine Geschenke und Aufmerksamkeiten an, die in diesem Zusammenhang eine akzeptable Form des geschäftlichen und sozialen Verhaltens darstellen. Sie werden nicht als "Vorteil" betrachtet. Sie müssen jedoch die Annahme solcher Geschenke gemäß den internen Verfahren von FLOCERT melden, um Transparenz zu gewährleisten. Sollte der Zeitpunkt, die Art und/oder der Wert des Geschenks den Eindruck erwecken, das Verhalten zu beeinflussen, wird dies höflich abgelehnt.
  • Die Mitarbeiter von FLOCERT sind dafür verantwortlich, alle Dienstleistungen, die sie in Anspruch nehmen, zu organisieren und zu bezahlen, einschließlich Verpflegung, Unterkunft und Fahrt zum Arbeitsplatz.
  • Die Mitarbeiter von FLOCERT nehmen so weit wie möglich Dienstleistungen in Anspruch, die preisgünstig, sicher, seriös und unabhängig sind. Wenn der Kontext vorschreibt, dass der Kunde der einzige angemessene Anbieter dieser Dienstleistungen ist, wird FLOCERT versuchen, den Kunden angemessen zu entschädigen.

Diskriminierung und Belästigung

  • Das Personal von FLOCERT unterlässt und duldet keine illegalen Aktivitäten.
  • FLOCERT-Mitarbeiter unterlassen und dulden keine Beteiligung an der Vermittlung von Sexarbeitern.
  • Das Personal von FLOCERT unterlässt und duldet keine körperlichen oder verbalen Übergriffe, Einschüchterungen, Drohungen oder Mobbing.
  • FLOCERT-Mitarbeiter unterlassen und tolerieren keine Belästigung, d.h. unerwünschtes Verhalten, das nach einer ersten Warnung fortgesetzt wird, einschließlich, aber nicht beschränkt auf sexuelle Bemerkungen oder Annäherungsversuche.
  • Die Mitarbeiter von FLOCERT unterlassen und tolerieren nicht die Verletzung der Privatsphäre außerhalb der beruflichen Sphäre, auch nicht über soziale und andere Medien oder persönliche Bemerkungen.
  • Das Personal von FLOCERT unterlässt und duldet keine Anspielungen auf einen Grund für unfaire Diskriminierung, einschließlich, aber nicht beschränkt auf Rasse, Geschlecht, sexuelle Orientierung, ethnische Zugehörigkeit, Religion, Behinderung, Klasse oder Kaste.
  • Die Mitarbeiter von FLOCERT unterlassen und dulden keine anhaltenden persönlichen Fragen, Bemerkungen und Diskussionen über Themen, die für die Arbeit irrelevant sind.

6.1.1. Meldeverfahren für Beschwerden und Anschuldigungen

  • FLOCERT wird alle Fälle von Interessenkonflikten nach den vereinbarten Verfahren melden.
  • FLOCERT meldet jede Bedrohung oder jeden Versuch, seine Unabhängigkeit zu beeinflussen.
  • FLOCERT meldet jede Bedrohung oder jeden Versuch, seine Unparteilichkeit zu beeinflussen.
  • FLOCERT meldet jeden Verstoß gegen diesen Verhaltenskodex und setzt in hartnäckigen Fällen erforderlichenfalls die Erbringung der Dienstleistung aus.

FLOCERT ermutigt seine Kunden und Partner, eine Beschwerde oder eine Anschuldigung einzureichen, um Verstöße gegen den Verhaltenskodex zu melden. Diese können hier eingereicht werden: externalhttps://www.flocert.net/de/einreichen-einer-beschwerde-eines-einspruchs-oder-einer-klage/.

6.2. Offizielle FLOCERT Sprachen

FLOCERT arbeitet in den folgenden 5 Sprachen: Englisch, Spanisch, Französisch, Portugiesisch und Deutsch.

Das bedeutet, dass der Großteil des Kundendienstes und der Dokumentation in mindestens diesen 5 Sprachen angeboten wird. Die englische Version hat Vorrang vor der übersetzten Version, falls es zu Auslegungskonflikten zwischen übersetzten Dokumenten kommt.

6.2.1. Audit-Übersetzungen

Audits werden auch in den 5 oben genannten Sprachen angeboten (siehe documentOffizielle FLOCERT Sprachen), wobei der jeweilige Auditor die in dem Land, in dem das Audit stattfindet, am meisten verbreitete Sprache spricht (z. B. Englisch in Ghana, Portugiesisch in Brasilien), aber nicht unbedingt alle 5 offiziellen FLOCERT-Sprachen fließend beherrscht. Im Falle von Auslegungskonflikten zwischen übersetzten Dokumenten ist Englisch als Hauptsprache zu verwenden.

Die Auditoren werden im Schreiben zur Auditvorbereitung immer ihre jeweiligen Sprachkenntnisse angeben.

Eine Sprachbarriere besteht, wenn:

  1. die Unterlagen des Kunden nicht in (1) der Auditsprache(n) abgefasst sind;
  2. ein Teil der Mitarbeiter/Mitglieder/Arbeitskräfte des Kunden keine der Auditsprachen spricht.

Es ist die Pflicht des Kunden, festzustellen, ob eine Sprachbarriere besteht.

Wenn eine Sprachbarriere besteht, sind die Kunden dafür verantwortlich, dass die erforderlichen Übersetzungen bereitgestellt werden. Werden die Übersetzungsanforderungen nicht erfüllt, wird dies als fehlender Zugang zu den erforderlichen Informationen interpretiert und kann Folgen für die Zertifizierung des Kunden haben.

Die Übersetzungsanforderungen lauten wie folgt:

  • Dokumente: Wenn die Auditdokumentation nicht in (einer der) 5 FLOCERT Sprachen verfasst ist, muss der Kunde sicherstellen, dass die für ein Audit erforderliche und im Schreiben zur Auditvorbereitung angegebene Grundlegende Dokumentation genau und wahrheitsgemäß übersetzt wird und für das Audit zur Verfügung steht. Alle anderen Unterlagen können während des Audits vor Ort übersetzt werden.
  • Interviews in der Zentrale: Wenn der/die in der Auditagenda (gemäß Schreiben zur Auditvorbereitung) genannte(n) Teilnehmer des Kunden die Auditsprache(n) nicht spricht/sprechen, muss der Kunde dafür sorgen, dass mehrere Mitarbeiter derselben Berufskategorie für die Übersetzung zur Verfügung stehen, so dass der Auditor einen Übersetzer unter ihnen auswählen kann. Stehen keine Mitarbeiter derselben Berufsgruppe zur Verfügung, die die Prüfungssprache(n) sprechen, muss der Kunde sicherstellen, dass ein unabhängiger Dritter als Übersetzer/Dolmetscher anwesend ist.
  • Befragung der Mitglieder/Arbeiter*innen: Wenn einige Mitglieder/Arbeitnehmer der Organisation die Sprache(n), in der/denen das Audit durchgeführt wird, nicht sprechen, muss der Kunde sicherstellen, dass eine Reihe von Arbeiter*inen/Mitgliedern anwesend sind, die bei allen Gesprächen übersetzen/dolmetschen. Der Auditor sollte die Möglichkeit haben, mehrere verschiedene Übersetzer aus den Reihen der Mitglieder/Mitarbeiter auszuwählen, die ihn bei den Besuchen vor Ort begleiten, oder aus den vor Ort/im Produktions-/Verarbeitungsbetrieb anwesenden Übersetzern auszuwählen. Wenn es keine oder nur sehr wenige Arbeiter*innen/Mitglieder gibt, die die Auditsprache(n) sprechen, muss der Kunde sicherstellen, dass ein unabhängiger Dritter als Übersetzer/Dolmetscher anwesend ist.

Generell müssen alle Übersetzungen genau und wahrheitsgetreu sein, und der Auditor muss bei allen Gesprächen (Zentrale/Mitglieder/Arbeiter*innen) die Wahl zwischen mehreren zufriedenstellenden Übersetzern haben, um den Übersetzer gegebenenfalls wechseln zu können. Stehen keine zufriedenstellenden Übersetzer zur Verfügung (siehe nachstehende Definition) und/oder liegen keine genauen und wahrheitsgemäßen Übersetzungen vor, muss der Auditor den Auditprozess abbrechen, was zu einer Suspendierung der Zertifizierung des Kunden führen kann.

Um zu beurteilen, ob ein Übersetzer zufriedenstellend ist, wird der Auditor die folgenden Richtlinien anwenden:

Befähigung:

  • Beherrscht die Person, die als Übersetzer fungiert, beide Sprachen ausreichend?
  • Ist sich die als Übersetzer tätige Person der erwarteten Rolle eines Übersetzers bewusst? (d. h. Übersetzung der genauen Worte des Befragten ohne Abänderung)

Unparteilichkeit:

  • Besteht ein potenzieller Interessenkonflikt, der dazu führen könnte, dass der Übersetzer ein Interesse daran hat, den Inhalt des Gesagten zu verändern?
  • Für Drittübersetzer: Gibt es Anzeichen dafür, dass der Übersetzer vom Auftraggeber Anweisungen erhalten hat, den Inhalt der Übersetzung zu verändern?

Voreingenommenheit/Vorurteil:

  • Zeigt der Übersetzer eine Voreingenommenheit/Vorurteil gegenüber dem Befragten, die den Inhalt der Übersetzung verändern könnte, auch wenn dies nicht beabsichtigt ist? Bewährte Verfahren: Ein Übersetzer sollte das gleiche Geschlecht, einen ähnlichen sozialen Hintergrund und eine ähnliche Staatsangehörigkeit haben wie der Befragte.

6.3. Geltungsbereich der Fairtrade Zertifizierung

Der Geltungsbereich der Zertifizierung legt fest, welche Unternehmen/Organisationen einer Lieferkette zertifiziert oder in die Zertifizierung eines anderen Unternehmens einbezogen werden müssen, entsprechend den Fairtrade-Standards (externalhttps://www.fairtrade.net/standard), für die FLOCERT eine Assurance anbietet.

Wichtiger Hinweis: Unternehmen können nur dann eine Zertifizierung beantragen, wenn sie in den von Fairtrade International definierten Geltungsbereich fallen (siehe documentAnwendungsbereich und Anforderungen), wie er von Fairtrade International für bestimmte Produkte, Länder und Einrichtungen definiert wurde (externalhttps://www.fairtrade.net/standard/fairtrade-standards#scope).

Die folgenden Unternehmen müssen sich bei FLOCERT zertifizieren lassen:

  • Organisationen, die ein Fairtrade-Produkt anbauen oder abbauen.
  • Unternehmen, die direkt von den Produzenten kaufen und/oder für die Zahlung oder Weiterleitung des Fairtrade-Preises oder der Fairtrade-Prämie verantwortlich sind.
  • Unternehmen, die ein Fairtrade-Produkt kaufen und verkaufen, bis zu dem Punkt, an dem sich das Produkt in seiner Endverpackung befindet und ein FAIRTRADE-Siegel trägt.
  • Jedes Unternehmen, das ein oben genanntes Produkt zum Zweck des Umpackens kauft.

Für bestimmte Produktkategorien gilt ein etwas anderer Geltungsbereich:

ProduktUnternehmen im Geltungsbereich der Zertifizierung

Verderbliche Produkte

(frisches Obst, Bananen, Blumen (ohne Jungpflanzen))

a) Wenn im Globalen Norden verkauft: Unternehmen bis einschließlich Importeur. Erfolgt das Verpacken oder Umpacken auf einer Stufe nach dem Importeur, müssen auch diese Unternehmen Fairtrade-zertifiziert sein. (Ausgenommen: Floristen und Einzelhändler).

Reifungsbetriebe, die nicht umpacken, fallen nicht in den Geltungsbereich der Zertifizierung; in diesen Fällen fallen Reklamationen nur dann in den Geltungsbereich der Zertifizierung, wenn sie von einer von FLOCERT zertifizierten Stelle weitergeleitet werden.

b) Beim Verkauf in Erzeugerländern: Akteure bis hin zum Unternehmen, das für die Zahlung von Preis und Prämie verantwortlich ist.

Baumwolle

a) Fairtrade-Baumwolle: Alle Unternehmen bis zu dem Punkt, an dem das Produkt geschnitten/verarbeitet/besäumt und etikettiert wird, benötigen eine Zertifizierung. Für den Druck auf bereits mit dem Fairtrade-Siegel versehene Baumwollprodukte ist keine Zertifizierung erforderlich. Diese Regel gilt nicht für Stickereien/Beflockungen, die auf ein verbraucherfertiges Produkt aufgebracht werden. In diesem Fall muss das Unternehmen zertifiziert werden.

b) Fairtrade Sourced Ingredients Baumwolle (FSI Cotton): Unternehmen, die sich an FSI-Baumwolle beteiligen, müssen bis einschließlich der Ebene der Spinnerei zertifiziert sein. Nachfolgende Unternehmen der Lieferkette müssen "Fairtrade Verified" sein.

Produkte in Endverpackung und mit einem FAIRTRADE-Siegel, die aus Erzeugerländern importiert werden

Händler, die aus den Erzeugerländern importierte Produkte in Endverpackung und mit einem FAIRTRADE-Siegel direkt von den Produzent*innenorganisationen kaufen (und/oder Käufer im Herkunftsland), benötigen eine Zertifizierung, wenn sie für Fairtrade-Preis- und -Prämienzahlungen, Reklamationen, Verträge mit den Produzent*innen, Vorfinanzierung und Verpackung/Umverpackung bis hin zu verbraucherfertigen Verpackungen verantwortlich sind.

Produzent*innen, die auch Lizenznehmer*innen sind, benötigen keine Zertifizierung nach dem Händler-Standard, wenn sie nur ihr eigenes fertiges und etikettiertes Produkt verkaufen. Wenn Produzentenorganisationen jedoch zertifizierte Produkte von anderen Fairtrade-Produzentenorganisationen kaufen, benötigen sie auch eine Zertifizierung nach dem Fairtrade-Standard für Händler*innen.

Beim Fairtrade-Klima-Standard müssen Erstkäufer (wie unten beschrieben) und Produzentenorganisationen (ggf. mit einem Projektbegleiter als Zusätzliche Einheit) eine Fairtrade Zertifizierung beantragen.

Nur der Erstkäufer (und damit Fairtrade-Preis Zahler*in und Fairtrade-Prämienzahler*in) von Fairtrade Carbon Credit gilt als Händler (Fairtrade Klima Standard) und muss zertifiziert werden. Weitere Käufer, mit Ausnahme der End-Käufer des Fairtrade Klima Standards, sind von der Zertifizierung ausgeschlossen.

Ein End-Käufer (Fairtrade-Klima-Standard) muss die Anforderungen des Fairtrade-Klima-Standards erfüllen, wenn er mehr als 1.000 Emissionsgutschriften pro Jahr erwirbt, aber er muss nicht von FLOCERT zertifiziert werden, sondern einen Vertrag mit der Nationalen Fairtrade Organisation unterzeichnen.

Die folgenden Einheiten müssen in die Zertifizierung des zertifizierten Unternehmens einbezogen werden; sie werden auf dem Fairtrade-Zertifikat aufgeführt, in Rechnung gestellt und regelmäßig überprüft:

Um das FAIRTRADE-Siegel auf einem kundenfertigen Produkt verwenden zu können, müssen die Kunden außerdem einen gültigen Lizenzvertrag mit einer Nationalen Fairtrade Organisation oder Fairtrade International haben.

6.3.1. Geltungsbereich für Einheiten, die sich im Besitz von zertifizierten Kunden befinden oder von ihnen als Unterauftragnehmer beauftragt werden

Produzenten oder Händler, die in den Geltungsbereich der Zertifizierung fallen, können Zusätzliche Einheiten besitzen oder als Unterauftragnehmer nutzen, wie z. B. Lager- oder Verarbeitungsstätten, die zwar nicht rechtlich Eigentümer sind, aber das Fairtrade-Produkt verarbeiten. Einige dieser Unternehmen, die sogenannten "Zusätzliche Einheit", müssen in die Zertifizierung einbezogen werden und werden auf dem Zertifikat aufgeführt, in Rechnung gestellt* und geprüft. Andere Unternehmen sind nicht in den Geltungsbereich der Zertifizierung einbezogen  (siehe documentDienste von Einrichtungen außerhalb des Zertifizierungsbereichs Tabelle für Details).

* Ausnahme: Zusätzliche Einheiten, die allein zertifiziert sind, erscheinen auf dem Zertifikat, werden aber weder auf der Rechnung des Kunden, der die Dienstleistung des Subunternehmens in Anspruch nimmt, erneut in Rechnung gestellt, noch sind sie Teil der Audits des Kunden, da sie im Rahmen ihres eigenen Zertifizierungsaudits hinsichtlich ihrer Tätigkeiten als Subunternehmen auditiert werden.

Um FLOCERT in die Lage zu versetzen, die Zusätzlichen Einheiten zu auditieren, die sich nicht im Besitz des zertifizierten Kunden, aber innerhalb des Zertifizierungsbereichs befinden, müssen die zertifizierten Kunden einen Vertrag mit allen Subunternehmen abschließen, die in den Zertifizierungsbereich einbezogen sind.

Die folgende Tabelle (siehe documentDienstleistungen von Einheiten innerhalb des Zertifizierungsbereichs (Zusätzliche Einheiten)) gibt einen Überblick darüber, welche Einheiten in den Geltungsbereich der Zertifizierung fallen, je nachdem, wie der Kunde aufgestellt ist und welche Tätigkeit/Dienstleistung die Einheit erbringt. Bei Händlern wird unterschieden zwischen:

6.3.1.1. Dienste von Einheiten innerhalb des Zertifizierungsbereichs (Zusätzliche Einheiten)

Einrichtung des Kunden

Tätigkeit/Dienstleistung, die von der eigenen/untervergebenen Einheit erbracht wird

Umfang der Prüfung*

[*Siehe Liste der relevanten Konformitätskriterien für Details der anwendbaren Kriterien]

Beispiele
Produzent*innen

Subunternehmen für Lagerung und Verarbeitung;

Eigene Zusätzliche Einheiten für Lagerung und Verarbeitung (wie beschrieben in documentZertifizierungsumfang für eigene Zusätzliche Einheiten von Produzent*innen-Organisationen)

Subunternehmen: Rückverfolgbarkeit und einige Umweltkriterien

Eigene Verarbeitungs-/Lagerungseinheiten: alle Anforderungen der geltenden Norm in Bezug auf Rückverfolgbarkeit, Umweltschutz und Arbeitsbedingungen.

Händler physisch rückverfolgbares Produkt

&

Mengenbilanz des Händlers mit Freiwilliger physischer Rückverfolgbarkeit

Lose Lagerung in Tanks oder Silos; Umverpackung, VerarbeitungRückverfolgbarkeit (physisch & dokumentarisch), Kapitel Produktion (meist reaktiv)
  • Lose Lagerung in Tanks oder Silos
  • Kaffee, Gewürze, Reis, Nüsse in loser Schüttung (nicht in Säcken)
  • Frisches Obst in der Verarbeitung
  • Umpacken von Big Bags o.ä. zum etikettierten Endprodukt
  • Kaffeemischung (von Sack zu Big Bag/Bulk)
Händler Mengenbilanz ohne Freiwillige physische Rückverfolgbarkeit (VPT)Verarbeitung von zusammengesetzten ProduktenNachverfolgbarkeit auf Dokumenten, Kapitel Produktion (meist reaktiv)
  • Verarbeitung von Schokolade
  • Müsli
  • Aromatisierter Tee
  • Süßigkeiten
    • Alle gemischten Säfte (Multivitaminmischungen usw.)
Gold-KundenGießenAlle geltenden AnforderungenGoldgießen

6.3.1.2. Dienste von Einrichtungen außerhalb des Zertifizierungsbereichs

Bestimmte Einrichtungen, die mit Fairtrade-Produkten umgehen, aber kein rechtliches Eigentum an ihnen haben, fallen nicht in den Geltungsbereich der Zertifizierung. Diese Einheiten werden daher nicht als Zusätzliche Einheiten betrachtet, erscheinen nicht auf dem Zertifikat und werden weder in Rechnung gestellt noch geprüft.

Kundeneinrichtung

Tätigkeit/Dienstleistung, die von der eigenen/unterbeauftragten Einrichtung erbracht wird

Beispiele
Alle EinrichtungenLogistik-Subunternehmen
  • Transport per Schiff/LKW/Flugzeug und Be-/Entladen von Containern
  • Makler, Agenten für den Export, Clearingstellen

Händler physisch rückverfolgbares Produkt

&

Mengenbilanz des Händlers mit Freiwilliger physischer Rückverfolgbarkeit

Reine Lagerung (kein Umpacken & Verarbeiten, keine lose Lagerung (von Bulkware) in Tanks oder Silos)
  • Sportbälle
  • Lagerung von Flaschenwein
  • Kaffee, Gewürze, Reis, Nüsse in Fairtrade-gekennzeichneten Tüten oder Kisten
  • Verderbliche Produkte wie Blumen/Obst/Gemüse in Fairtrade-gekennzeichneten Kartons oder Kisten (z. B. Bananenreifer)
  • Große Säcke/Paletten, die nicht neu verpackt oder ausgetauscht werden
Mengenbilanz des Händlers ohne Freiwillige physische Rückverfolgbarkeit (VPT)Lagerung/Verarbeitung eines einzelnen Produkts (kein zusammengesetztes Produkt)
  • Lagerung aller Mengenbilanz-Produkte (Tee, Zucker, Kakao, Fruchtsaft)
  • Verarbeitung von Kakaobohnen zu Masse/Butter/Pulver, Verarbeitung aller Mengenbilanz-Produkte, für die die Fairtrade-Standards feste Umrechnungsfaktoren vorsehen
    • Verarbeitung von Saft, Zucker, Tee ohne Zusätze (kein zusammengesetztes Produkt)
Gold-KundenGravieren, Polieren, Steinsetzen
  • Gravieren, Polieren oder Einsetzen eines Steins in einen Goldring

6.3.1.3. Geltungsbereich für eigene Zusätzliche Einheiten von Produzent*innen-Organisationen

Zusätzliche Einheiten (Lager- und Verarbeitungsbetriebe), die sich im Besitz einer Plantage oder einer Kleinproduzent*innenorganisation befinden, fallen in den Geltungsbereich der Zertifizierung, wenn einer oder mehrere der folgenden Indikatoren zutreffen (andere eigene Einrichtungen fallen nicht in den Geltungsbereich):

  • Arbeiter*innen werden von der Plantage/Kleinproduzent*innenorganisation in den Verarbeitungsbetrieben angestellt (es gelten Anforderungen an die Arbeitsbedingungen);
  • Für den Verarbeitungsbetrieb gelten zusätzliche Umweltanforderungen (z. B. Abfall- oder Abwassermanagement).

Die folgenden Tabellen geben einen Überblick über die zusätzlichen Einheiten, die in Lohnarbeitsfirmen (siehe documentEigene Zusätzliche Einheiten in Lohnarbeitsfirmen) und in Kleinproduzent*innenorganisationen (siehe documentEigene Zusätzliche Einheiten in Kleinproduzent*innenorganisationen), wenn einer oder mehrere der oben aufgeführten Indikatoren zutreffen.

6.3.1.3.1. Eigene Zusätzliche Einheiten in Plantagen
ProduktkategorieVor-Ort-Verarbeitungsbetriebe Installation
BananenReinigung, Sortierung, Verpackung und Lagerung
Blumen und PflanzenVerpackung, Kühllagerung
Frisches Obst und GemüseVerpackung, Kühllagerung, Heißwasserbehandlung
FruchtsaftAufschluss, Pasteurisierung, Abfüllung und Lagerung
SportbälleNähen, Verpacken und Lagern
TeeWelken, Schneiden/Rollen, Fermentieren, Trocknen/Brennen, Sichten, Sortieren, Verpacken und Lagern
WeinReinigen, Zerkleinern, Gären, Abfüllen und Lagern
6.3.1.3.2. Eigene Zusätzliche Einheiten in Kleinproduzent*innenorganisationen

Ein Lagerplatz/Verarbeitungsbetriebe gilt als Zusätzliche Einheit, wenn er/sie Eigentum der Organisation ist oder wenn die Einrichtungen von ihr gemietet werden. Die Lagerstätte/Verarbeitungsbetriebe gelten als Eigentum, wenn die Organisation mehr als 75 % der rechtlichen Anteile hält. In diesen Fällen ist die Organisation dafür verantwortlich, dass die Lager-/Verarbeitungsbetriebe in voller Übereinstimmung mit den Fairtrade-Standards betrieben werden.

ProduktkategorieVerarbeitungsbetriebe vor Ort/Lagerort
BananenReinigung, Sortierung, Verpackung und Lagerung
KakaoReinigen, Schälen, Trocknen, Rösten, Zerkleinern, Entkörnen, Mahlen, Sortieren, Verpacken und Lagern
KaffeeRösten, Sortieren, Nassverarbeitung, Schälen, Verpacken und Lagern
BaumwolleVerpacken, Lagern und Entkörnen
RohrzuckerZerkleinern und Entsaften, Filtern oder Reinigen, Kochen, Kristallisieren, Verpacken und Lagern
Getrocknete FrüchteReinigung, Trocknung, Rückbefeuchtung, Sortierung und Verpackung
FruchtsaftAufschluss, Pasteurisierung, Abfüllung und Lagerung
Frisches Obst und GemüseReinigung, Sortierung, Verpackung und Kühllagerung
Kräuter und GewürzeReinigen, Trocknen, Sortieren, Mahlen, Verpacken und Lagern
HonigNicht relevant
Nüsse und ÖlsaatenKnacken, Reinigen, Rösten oder Trocknen, Wiederbefeuchtung, Sortieren, Verpacken und Lagern
QuinoaMahlen/Waschen, Polieren, Verpacken und Lagern
ReisMahlen, Sortieren, Verpacken und Lagern
SojabohnenSchälen, Lösungsmittel-Extraktion von Öl, Trocknen von Sojaflocken, Reinigung, Verpackung
HülsenfrüchteEntsteinen, Entwässern, Schlichten, Entstielen, Sortieren, Reinigen, Verpacken
TeeWelken, Schneiden/Walzen, Fermentieren, Trocknen/Brennen, Sichten, Sortieren, Verpacken und Lagern
WeinReinigen, Zerkleinern, Gären, Abfüllen und Lagern
6.3.1.3.3. Weitere Unternehmen im Besitz von Organisationen des handwerklichen und kleinen Bergbaus

Eine Verarbeitungsanlage ist in den Geltungsbereich der Zertifizierung einbezogen, wenn sie im Besitz der Organisation oder ihrer Mitglieder oder Produktionspartnerorganisationen ist.

6.4. Zertifizierungszyklus

Das Zertifikat des Kunden wird in regelmäßigen Abständen ausgestellt und erneuert, was als Zertifizierungszyklus bezeichnet wird.

Nach erfolgreichem Abschluss des Erstaudits wird ein Zertifikat für den ersten Zertifizierungszyklus ausgestellt. Die Handelsmöglichkeiten vor Erhalt des Zertifikats sind beschrieben unter documentHandelserlaubnis.

Der erste Zertifizierungszyklus beginnt mit dem Erstaudit. Alle folgenden Zyklen beginnen mit einem Verlängerungsaudit.

Während Erstaudits und Verlängerungsaudits den Beginn eines Zertifizierungszyklus markieren, können Bestätigungsaudits zwischen einem Erstaudit und einem Verlängerungsaudit oder zwischen zwei Verlängerungsaudits stattfinden, um die Einhaltung der Vorschriften zu bestätigen.

Ein Bestätigungsaudit kann ein Fokusaudit, ein digitales Audit oder ein unangekündigtes Audit sein und wird durchgeführt, wenn die Bewertung der Organisation durch FLOCERT dies erfordert. Diese Bewertung basiert auf den folgenden Kriterien:

Weitere Audits - angekündigt oder unangekündigt - können jederzeit durchgeführt werden, nicht nur, wenn es Hinweise darauf gibt, dass die Aktivitäten des Kunden kritische Abweichungen vom Standard aufweisen, sondern auch, wenn FLOCERT solche Audits für notwendig hält.

6.4.1. 3-jähriger Zertifizierungszyklus für Produzent*innen

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Der Zertifizierungszyklus für Produzentenorganisationen dauert 3 Jahre. Ergänzend zum Erstaudit/Verlängerungsaudit kann ein Zertifizierungszyklus auch bis zu 2 Bestätigungsaudits umfassen.

Das erste Verlängerungsaudit wird im Jahr 3 des Zertifizierungszyklus durchgeführt. Die vollständige Einhaltung der geltenden Standards und vertraglichen Verpflichtungen, einschließlich der Erfüllung von Korrekturmaßnahmen, muss erreicht und nachgewiesen werden, bevor das Zertifikat für den nächsten 3-jährigen Zertifizierungszyklus erneuert werden kann.

6.4.2. 5-Jahres-Zertifizierungszyklus für Händler

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Der Zertifizierungszyklus für Händler erstreckt sich über 5 Jahre. Ergänzend zum Erstaudit/Verlängerungsaudit wird den Händlern ein Auditprogramm mit verschiedenen Kombinationen von bis zu 4 Bestätigungsaudits (in Form von Vor-Ort-, Digital- und Fernaudits) zugewiesen, je nach den Eigenschaften des Händlers.

Jede Prüfungsart (mit Ausnahme von Erstaudits) kann aus der Ferne durchgeführt werden, wenn das Profil des Kunden und der Umfang der Prüfung als geeignet erachtet werden, d.h. wenn keine physischen Kontrollen erforderlich sind.

Das erste Verlängerungsaudit wird im Jahr 5 des Zertifizierungszyklus durchgeführt. Die vollständige Einhaltung der geltenden Normen und vertraglichen Verpflichtungen, einschließlich der Erfüllung von Korrekturmaßnahmen, muss erreicht und nachgewiesen werden, bevor das Zertifikat für den nächsten 5-Jahres-Zertifizierungszyklus erneuert werden kann.

Partner werden in der Regel einmal pro Zertifizierungszyklus auditiert, und zwar nur dann, wenn die Physische Nachverfolgbarkeit oder die Verarbeitung von zusammengesetzten Produkten in der Mengenbilanz überprüft werden muss.* Bei diesem Audit werden nur die Anforderungen der Standards an die Nachverfolgbarkeit überprüft, und es wird keine vollständige Checkliste erstellt überprüft.

* Es kann auch andere Gründe geben, die ein Partner-Audit rechtfertigen, z. B. wenn es Hinweise darauf gibt, dass der Partner die Anforderungen des Fairtrade-Standards für Händler*innen nicht erfüllt.

6.4.3. 6-jähriger Zertifizierungszyklus für Kleinlizenznehmer*innen

Data URI image

Für Kleinlizenznehmer*innen gilt ein Zertifizierungszyklus von 6 Jahren. Verlängerungsaudits finden alle 6 Jahre statt; Bestätigungsaudits werden normalerweise nicht durchgeführt.

Der Kunde muss FLOCERT proaktiv informieren, wenn er die Zulassungskriterien einer Kleinlizenznehmer*in nicht mehr erfüllt. In diesem Fall wird der Status auf die entsprechende Kundenkategorie aktualisiert (was zu einer Anpassung der Zertifizierungsgebühren entsprechend der jeweiligen Kundenkategorie führt). Siehe documentSchema für Kleinlizenznehmer*innen für weitere Einzelheiten.

6.4.4. Zertifizierungszyklus für Zusätzliche Einheiten

Alle Zusätzlichen Einheiten werden in das Erstaudit des zertifizierten Kunden einbezogen und können danach mindestens einmal pro Zertifizierungszyklus auditiert werden.

6.5. Zertifikat und Erweiterung des Geltungsbereichs des Zertifikats

Ein Zertifikat wird nur dann ausgestellt, wenn FLOCERT feststellt, dass der Kunde alle für ihn geltenden Kriterien erfüllt.

Jeder konforme Kunde erhält ein Zertifikat mit einer bestimmten Gültigkeitsdauer. Diese Gültigkeit beträgt 4 Jahre für Produzenten, 6 Jahre für  Händler und 7 Jahre für Kleinlizenznehmer*innen.

Für Produzenten gibt das Zertifikat auch die Produktkategorie und den Produkttyp an, der als Fairtrade verkauft werden darf.

Bei Händlern gibt das Zertifikat auch die Produktkategorien und die Produkttypen an, die der Händler als Fairtrade einkaufen und verkaufen darf.

Kunden, die sowohl als Produzenten als auch als Händler*in zertifiziert sind, erhalten nur ein Zertifikat, das beide Bereiche abdeckt. Der Zertifizierungszyklus basiert auf der Produzent*innen-Zertifizierung.

6.5.1. Erweiterung des Geltungsbereichs

Ein*e zertifizierte*r Kunde*in kann den Geltungsbereich zu jedem Zeitpunkt des Zertifizierungszyklus erweitern. Eine Umfangserweiterung ist nicht möglich, wenn der Kunde suspendiert ist.

Bevor jedoch Fairtrade-Geschäfte im Rahmen des erweiterten Geltungsbereichs abgewickelt werden können, muss der/die Kunde*in einen Antrag bei FLOCERT stellen und die Genehmigung wie folgt einholen: für Produzenten (siehe documentErweiterung des Geltungsbereichs: Produzent*innenorganisationen) und Händler (siehe documentAusweitung des Geltungsbereichs: Händler).

Fairtrade-Geschäfte im neuen Geltungsbereich dürfen nur nach Bestätigung durch FLOCERT und ggf. mit einem geänderten Fairtrade-Zertifikat durchgeführt werden.

In den folgenden Fällen ist ein zusätzliches "Audit zur Erweiterung des Geltungsbereichs" (siehe documentAudits zur Erweiterung des Geltungsbereichs) vor der Bestätigung der Erweiterung des Geltungsbereichs erforderlich:

Produzentenorganisation:

  • Hinzufügen einer neuen Produktkategorie, die von neuen Mitgliedern produziert wird, d.h. es findet eine Erweiterung des Geltungsbereichs auf der Ebene der Produktkategorie und der Mitgliedschaft statt.
  • Hinzufügen von Angeschlossenen Unternehmen / Angeschlossene Organisationen (neue Produzent*innenorganisationen erstenGrades / neue Betriebe in Multi-Plantagen).
    • Bei Plantagen müssen alle neuen Betriebe auditiert werden;
    • bei Kleinproduzent*innenorganisationen müssen mindestens 3 neue Angeschlossene Unternehmen / Angeschlossene Organisationen auditiert werden.
  • Ausnahmen: Hinzufügen eines Händlerservices für Produzenten, innerhalb von 6 Monaten nach Genehmigung der Geltungsbereichs-Erweiterung (Erstaudit für Händler).

Händler:

6.5.1.1. Erweiterung des Geltungsbereichs: Produzent*innenorganisationen

Für Produzent*innenorganisationen die:

  • eine neue Mitgliedsorganisation/eine neue Plantage zu ihrer Fairtrade-Aktivität hinzufügen. Dies gilt nur für Kleinproduzent*innenorganisationen 2. oder 3. Grades oder Multi-Plantagen, die ihre Fairtrade Zertifizierung auf eine bestimmte Anzahl von Mitgliedsorganisationen / Plantagen beschränkt haben.
  • eine neue Funktion zu ihrer Fairtrade-Aktivität hinzufügen. Zertifizierte Produzenten können beantragen, dass ihr Zertifikat um die Funktion Händler* erweitert wird, damit sie für eine andere Produzentenorganisation exportieren können. Die Handelserlaubnis für die Händlerfunktion wird ausgestellt und ist gültig, bis ein Erstaudit erfolgreich abgeschlossen wurde.
  • ein Subunternehmen oder eine Zusätzliche Einheit zu ihrer Fairtrade-Aktivität hinzufügen.
  • eine neue Produktkategorie, einen Produkttyp und/oder eine Produktart zu ihrer Fairtrade-Aktivität hinzufügen - siehe unten.

* Bitte beachten Sie: Produzenten können nicht beantragen, dass ihr Zertifikat um eine Händler-Gemeinschaftszertifizierung ergänzt wird.

1. Hinzufügen einer Produktkategorie zur Fairtrade Zertifizierung des Kunden

Wenn der Kunde beispielsweise das Produkt Honig zu seiner Fairtrade Zertifizierung hinzufügen möchte und er bereits für das Produkt Kaffee zertifiziert ist, fügt er eine neue Produktkategorie zu seinem Zertifikat hinzu. In diesem Fall muss der Kunde FLOCERT benachrichtigen und eine Bestätigung erhalten, bevor er das Produkt unter Fairtrade-Bedingungen verkaufen kann.

2. Hinzufügen eines Produkttyps aus der gleichen Produktkategorie zur Fairtrade Zertifizierung des Kunden

Für bestimmte Produkttypen muss der Kunde eine Bestätigung von FLOCERT einholen, wenn er ein Produkt zu seiner Fairtrade Zertifizierung hinzufügen möchte, auch wenn es zur gleichen Produktkategorie gehört, für die er bereits zertifiziert ist. Die entsprechenden Produkttypen sind unten aufgeführt:

ProduktkategorieProdukttypAntrag erforderlich?
Getrocknete FrüchteAprikose, Banane, Dattel, Mango, Ananas, Rosine, Sultanine, Tomate, Wild-AprikoseJa
Frisches Obst

Apfel, Avocado, Banane, Kokosnuss, Grapefruit, Zitrone, Limette, Lychee, Mango, Melone, Orange, Papaya, Passionsfrucht, Pfirsich und Nektarine, Birne, Ananas, Pflaume, weiche Zitrusfrüchte, Tafeltrauben, Wein

Ja
Frisches GemüseGrüne Bohnen, Grüner Pfeffer, Neue Kartoffel, Erbsen, Roter Gelber Pfeffer, SüßkartoffelnJa
FruchtsaftApfel, Araza Fruchtfleisch, Banane, Grapefruit, Guave Fruchtfleisch, Limette, Lychee-Püree, Mandarine, Mango-Püree, Mangos für Püree, Orange, Passionsfrucht, AnanasJa
Nüsse und Ölsaaten

Mandel, Amazonasnuss, Aprikosenkerne, Paranuss, Cashewnuss, Macadamianuss, Olivenöl, Oliven, Erdnuss, Sesamsamen, Sheabaumnüsse (Sheabutter), Walnuss, Kokosnuss, Sesamsamen, Walnuss, Oliven, Sojabohne

Ja

6.5.1.2. Erweiterung des Geltungsbereichs: Händler

Händler:

6.6. Änderung in der Organisationstruktur

Bei Veränderungen in der Organisationsstruktur eines zertifizierten Kunden kann eine Änderung seiner Zertifizierung notwendig oder gewünscht sein.

Dies kann zum Beispiel der Fall sein bei einem Wechsel:

Bei Änderungen in der Organisationsstruktur müssen die Kunden ihren zuständigen Zertifizierungsanalyst*in informieren, um zu beurteilen, ob eine Änderung der Zertifizierung notwendig/möglich ist.

Für Änderungen in der Organisationsstruktur, bei denen keine Änderung der zertifizierten juristischen Person vorliegt, werden keine Antragsgebühren erhoben.

6.7. Handelserlaubnis

Eine Handelserlaubnis ist eine vorübergehende Genehmigung zur Aufnahme des Handels unter Fairtrade-Bedingungen, die nach dem alleinigen Ermessen von FLOCERT erteilt wird. Sie stellt keineswegs ein gültiges Fairtrade-Zertifikat dar und ist an bestimmte Bedingungen geknüpft. Bei der Erteilung der Handelserlaubnis wird zwischen Händlern und Produzenten unterschieden.

Die Anforderungen der einschlägigen Fairtrade-Standards müssen innerhalb des regulären Zeitrahmens und vor Ablauf der Handelserlaubnis erfüllt werden, damit der Kunde Anspruch auf ein gültiges Zertifikat hat.

6.7.1. Handelserlaubnis: Händler

Händler können nach Zahlung der Erstzertifizierungsgebühr eine vorläufige Handelserlaubnis mit einer Gültigkeit von 9 Monaten erhalten. Dieser Status wird gewährt, um erste Fairtrade-Verkäufe zu erleichtern, die die Grundlage für das Erstaudit bilden.

Wenn festgestellt wird, dass Kunden bereits vor Erhalt der Handelserlaubnis mit Fairtrade-Geschäften begonnen haben, oder wenn es Hinweise auf potenziell unlautere Handelspraktiken gibt, wird eine Handelserlaubnis erst nach dem Erstaudit erteilt, sofern:

  • keine wesentlichen Abweichungen festgestellt werden oder
  • wenn alle wesentlichen Abweichungen behoben wurden.

(siehe documentStrafzahlungen).

6.7.2. Handelserlaubnis: Produzent*innen-Organisationen

Erzeugerorganisationen können ihre Handelserlaubnis erst nach einem Erstaudit erhalten, sofern:

  • keine wesentlichen Abweichungen festgestellt werden oder
  • wenn alle wesentlichen Abweichungen behoben wurden.

Die Handelserlaubnis ist für 9 Monate gültig.

6.8. Zertifizierungssanktionen

FLOCERT kann entscheiden, eine der folgenden Zertifizierungssanktionen anzuwenden, nachdem sorgfältig geprüft wurde, ob der Kunde die Anforderungen insgesamt ausreichend erfüllt.

FLOCERT wird bei der Entscheidung, welche Sanktion angewendet werden soll, die folgenden Aspekte berücksichtigen:

  • Schwere der beim letzten Audit festgestellten Abweichungen unter Berücksichtigung der Art der Kriterien, des Umfangs und der Art der Abweichung sowie der tatsächlichen oder potenziellen Folgen. Als schwerwiegend gelten irreversible, nicht konforme Handlungen, die sich direkt auf die menschliche Gesundheit, das Wohlergehen oder die Integrität des Fairtrade-Produkts auswirken, sowie vorsätzliche Verstöße.
  • Anzahl der Abweichungen, die während des letzten Audits festgestellt wurden
  • Wiederholung von Abweichungen
  • Unzureichender Nachweis der Einhaltung
  • Nichteinhaltung der Zertifizierungsregeln, Verfahren und vertraglichen Verpflichtungen
  • Risiko für die Glaubwürdigkeit des Fairtrade-Systems

Wenn eine Zertifizierungssanktion erteilt wird, wird dies dem Kunden in einer offiziellen Mitteilung erläutert.

6.8.1. Strafzahlungen

FLOCERT kann finanzielle Strafzahlungen gegen Kunden verhängen, die Produkte ohne Genehmigung als Fairtrade auf den Markt bringen oder die nicht Fairtrade sind.

Die Situationen, die zu einer finanziellen Sanktion führen können, sind:

  • Durchführung von Fairtrade-Geschäften ohne Genehmigung:
  • Verkauf einer größeren Menge als erlaubt als Fairtrade:
    • Verkauf von mehr als den erlaubten Fairtrade-Mengen während der Suspendierung.
    • Verkauf von Produkten von Nicht-Mitgliedern (Kleinproduzent*innenorganisationen) als Fairtrade.
    • Verkauf von Produkten, die von einer anderen Plantage gekauft wurden (Lohnarbeitsfirmen), als Fairtrade.

Eine Strafzahlung kann unabhängig von einem Zertifizierungsverfahren verhängt werden.

Die Höhe der finanziellen Sanktion hängt von der jährlichen Zertifizierungsgebühr ab, die der Kunde gemäß der nachstehenden Tabelle entrichtet:

Höhe der jährlichen ZertifizierungsgebührFinanzielle Sanktion
<1000 EUR500 EUR
1000- 3000 EUR1500 EUR
>3000 EUR5000 EUR

Die Nichtbezahlung einer in Rechnung gestellten finanziellen Sanktion hat die gleichen Folgen wie die Nichtbezahlung der Zertifizierungsgebühren und kann daher zu einer Vertragsauflösung und folglich zur Dezertifizierung des Kunden führen.

6.8.2. Aufhebung der Handelserlaubnis/Verweigerung der Zertifizierung

Wird diese Sanktion verhängt, muss der Kunde den Handel mit Fairtrade-Produkten mit sofortiger Wirkung einstellen. Der Kunde darf keine neuen Fairtrade-Verträge abschließen, da diese nicht als Fairtrade-Geschäfte anerkannt werden, und auch bestehende Verträge werden nicht unter Fairtrade-Bedingungen anerkannt.

Nachdem dem Kunden die Möglichkeit gegeben wurde, etwaige Abweichungen zu korrigieren, kann am Ende des Evaluierungsprozesses eine Entscheidung zur Verweigerung der Zertifizierung getroffen werden, wenn der Kunde die festgestellten Abweichungen nicht korrigiert.

6.8.3. Suspendierung der Handelserlaubnis oder Suspendierung des Zertifikats

Wird diese Sanktion verhängt, darf der Kunde keine Fairtrade-Verträge mit neuen Handelspartnern abschließen und auch nicht mit der Aufrechterhaltung einer gültigen Fairtrade-Zertifizierung werben oder darauf verweisen.

Während der Suspendierung der Zertifizierung bleiben alle vor der Suspendierung unterzeichneten Fairtrade-Verträge gültig und müssen erfüllt werden. Der Kunde kann auch neue Verträge mit Fairtrade-zertifizierten Handelspartnern abschließen, mit denen er in den letzten 12 Monaten mindestens eine Fairtrade-Transaktion getätigt hat. Dieses Volumen darf jedoch 50 % der in den vorangegangenen 12 Monaten mit diesem zertifizierten Handelspartner als Fairtrade gehandelten Mengen nicht überschreiten.

In Fällen, in denen Jahresverträge unterzeichnet werden, oder in Fällen, in denen es Beweise für eine absichtliche Umgehung der Standardanforderungen gibt, können strengere Handelsbeschränkungen auch auf Kunden angewandt werden, die suspendiert sind, falls die oben genannten oder die im Standard genannten Anforderungen aufgrund der Art des Geschäfts keine Auswirkungen haben.

Zu den strengeren Beschränkungen könnten gehören:

  • Während des Zeitraums der Suspendierung können keine neuen Verträge unterzeichnet werden.
  • Reduziertes Volumen für neue Verträge mit bestehenden Handelspartnern.
  • Verkürzte Laufzeit: Der Kunde sollte in den letzten 6 Monaten mindestens eine Fairtrade-Transaktion getätigt haben, um als bestehender Handelspartner zu gelten.
  • Keine Retrozertifizierung für Transaktionen, die während des Suspendierungszeitraums stattgefunden haben.
  • Teilweise Erfüllung von bestehenden Verträgen

Die maximale Dauer einer Suspendierung der Zertifizierung richtet sich nach den Zeitvorgaben des Evaluierungsprozesses (siehe documentZeitrahmen für den Bewertungsprozess bis zur Zertifizierung). Ergreift der Kunde nicht die erforderlichen Maßnahmen, um die Einhaltung der Vorschriften innerhalb der vorgegebenen Fristen nachzuweisen, führt dies zu einer Dezertifizierung.

Eine Suspendierung der Zertifizierung kann aufgrund der Schwere der während eines Audits festgestellten Abweichungen oder während des Evaluierungsablaufs aufgrund unzureichender Korrekturmaßnahmen, ungeeigneter Objektiver Nachweise oder wenn die erforderlichen Informationen nicht innerhalb der geforderten Fristen an FLOCERT übermittelt werden, beschlossen werden.

6.8.4. Dezertifizierung

Wird diese Sanktion verhängt, muss der Kunde den Handel unter Fairtrade-Bedingungen mit sofortiger Wirkung einstellen. Der Kunde darf weder neue Fairtrade-Verträge abschließen noch bestehende Verträge unter Fairtrade-Bedingungen erfüllen, da diese bei der Bewertung seiner Fairtrade-zertifizierten Handelspartner nicht als Fairtrade-Verträge anerkannt werden.

Eine Entscheidung über die Dezertifizierung kann am Ende des Evaluierungsprozesses wegen Nichteinhaltung der Anforderungen oder wegen unzureichender oder nicht vorgelegter Korrekturmaßnahmen oder Objektiver Nachweise getroffen werden.

Diese Entscheidung kann auch jederzeit aufgrund von Vertragsverletzungen (z. B. Nichtzahlung der Zertifizierungsgebühren) getroffen werden.

6.8.4.1. Sofortige Dezertifizierung

In Ausnahmefällen kann eine Entscheidung zur Aufhebung des Zertifikats unmittelbar nach der Evaluierung des Auditberichts und vor Beginn des Evaluierungsprozesses getroffen werden. Solche Ausnahmefälle sind unter anderem:

  • wenn schwerwiegende Abweichungen festgestellt wurden, die eine sofortige Einstellung der Transaktionen erfordern,
  • wenn es keine ausreichenden Nachweise für die Einhaltung wichtiger Anforderungen gibt, die die Integrität von Fairtrade ernsthaft gefährden könnten,
  • wenn es Gründe für eine zweite Suspendierung aus demselben Grund gibt, d.h. wenn Abweichungen, die nach dem vorherigen Audit zur Suspendierung geführt haben, erneut festgestellt werden und eine weitere Suspendierung aus demselben Grund auslösen würden.

6.8.4.2. Dezertifizierung/Verweigerung der Zertifizierung mit Moratorium für den Wiedereintritt

Diese Sanktion kann in Ausnahmefällen angewandt werden, wenn eine systematische Nichteinhaltung der Fairtrade-Standards festgestellt worden ist. Solche Ausnahmefälle sind unter anderem:

  • wenn der Kunde bereits zuvor wegen Nichteinhaltung dezertifiziert wurde und eine zweite Dezertifizierung wegen Nichteinhaltung erhält,
  • wenn der Kunde bei einer erneuten Beantragung nach einer früheren Dezertifizierung wegen Nichteinhaltung der Standards keine ausreichende Einhaltung der Standards nachweisen kann,
  • wenn eine sofortige Dezertifizierung wegen schwerwiegender Nichteinhaltung ausgestellt wird.

Wird diese Sanktion verhängt, ist ein Wiedereintritt erst dann möglich, wenn der Moratoriumszeitraum verstrichen ist und alle Änderungen vorgenommen wurden, die es dem Kunden ermöglichen, die Fairtrade-Standards einzuhalten.

6.9. Ausnahmen

FLOCERT ist befugt, Ausnahmen von den Anforderungen des Fairtrade-Standards im Einklang mit den Richtlinien für Ausnahmen von Fairtrade International zu gewähren (externalhttps://files.fairtrade.net/standards/ASSU_ExceptionsPolicy_EN.pdf).

Prozess

Um eine Ausnahme zu beantragen, sollte sich der Kunde schriftlich an seine Kontaktperson bei FLOCERT wenden, die den Antrag bearbeiten wird. Er muss ein ausgefülltes Antragsformular einreichen und erhält dann eine Verwaltungsgebühr (siehe documentGebühren für Ausnahmen) zusammen mit der nächsten Jahresrechnung in Rechnung gestellt.

FLOCERT teilt dem Kunden das Ergebnis seines Antrags (Genehmigung oder Ablehnung, Bedingungen, Dauer) innerhalb von 2 Wochen nach der offiziellen Einreichung des Antrags mit. Beim nächsten Audit des Kunden wird FLOCERT prüfen, ob die mit der Ausnahme verbundenen Bedingungen erfüllt wurden.

Gegen eine Ausnahmeentscheidung kann kein Einspruch erhoben werden.

Arten von Ausnahmen

Im Allgemeinen werden die Ausnahmen, die gewährt werden können, in 2 Kategorien eingeteilt:

  • Ausnahmen der Kategorie A sind allgemein akzeptierte Abweichungen von den Grundregeln.
  • Ausnahmen der Kategorie B umfassen außergewöhnliche und besondere Fälle, die nicht unter Kategorie A fallen.

Ausnahmen der Kategorie A

Ausnahmen der Kategorie A sind Situationen, die Fairtrade als Abweichung von den Grundregeln akzeptiert, sofern bestimmte Kriterien erfüllt sind. Die Entscheidung, ob einem Ausnahmeantrag stattgegeben wird, basiert hauptsächlich auf den unten beschriebenen Bedingungen. Es gilt zu beachten, dass es zusätzliche Umstände geben kann, die zur Ablehnung eines Ausnahmeantrags führen (z. B. Wiederholung desselben Ausnahmethemas oder Nichteinhaltung der Bedingungen früherer Ausnahmen).

Ausnahmen können von FLOCERT in den folgenden Fällen gewährt werden:

Retro-Zertifizierung

Eine Retro-Zertifizierung kann beantragt werden, wenn der Hersteller/Händler seine Handelserlaubnis kurz (max. 12 Monate) nach dem Verkauf/Kauf des Produkts erhält.

FLOCERT kann Anträge auf Retro-Zertifizierung genehmigen, wenn der Kunde nachweisen kann, dass er nicht in der Lage war, das Produkt ursprünglich als Fairtrade zu beziehen, und wenn die folgenden Bedingungen erfüllt sind:

  • Es handelt sich um eine vorübergehende Maßnahme (z. B. im Zusammenhang mit der Einführung eines neuen Produkts, Produkt eines neu zertifizierten Produzenten, das vor der Zertifizierung des Produzenten gekauft wurde).
  • Es besteht ein langfristiger Nutzen für die Fairtrade-Produzenten.
  • Die Berechnung der Preisdifferenz[= Fairtrade-Mindestpreis - gezahlter Preis] und des geschuldeten Restbetrags [= (Preisdifferenz x gekaufte Menge oder Volumen) + (Fairtrade-Prämie x gekaufte Menge oder Volumen)] ist im Antragsformular angegeben.
  • Das Folgende wird ebenfalls vorgelegt:
    • Zahlungsnachweis für die ursprünglich als Nicht-Fairtrade gekaufte Lieferung;
    • Belege für die Lieferung (Rechnung, Kaufvertrag mit dem Produzenten, Frachtbrief/Luftfrachtbrief/Lieferscheine, soweit zutreffend).

Sobald der Antrag genehmigt ist, muss der Kunde Folgendes sicherstellen:

  • Einhaltung der im Bewilligungsschreiben festgelegten Bedingungen.
  • Mitteilung der Retro-Zertifizierung und des geschuldeten Betrages an den Lieferanten sowie Anforderung einer Rechnung für diesen Betrag.
  • Zahlung des geschuldeten Betrags innerhalb der üblichen Zahlungsfristen. Dieser Betrag muss die Fairtrade-Prämie und die geschuldete Preisdifferenz enthalten.
  • Aufnahme der retrozertifizierten Mengen in die vierteljährliche Meldung der Transaktionen an FLOCERT.

Hinweis: Die systemische Retro-Zertifizierung ist für Tee, Zucker und Frischobst nach dem jeweiligen produktspezifischen Fairtrade-Standard zulässig und stellt daher keine Ausnahme dar.

Produktkompensation

FLOCERT kann einem Antrag auf Produktkompensation unter den folgenden Umständen stattgeben:

  • Die Beschaffung des betreffenden Produkts als Fairtrade-Produkt war aus Gründen, auf die der Kunde keinen Einfluss hat, nicht möglich (z. B. Dürre oder andere Naturkatastrophen, Streiks, Krieg o. ä.).
  • Die geplante Beschaffung des betreffenden Produkts als Fairtrade-Produkt war ebenfalls aus Gründen, die der Kunde nicht zu vertreten hat, nicht möglich (z. B. Markteinführung eines neuen Produkts, Lieferengpässe, von den Lieferanten nicht erfüllte Verträge, aber Fairtrade-Produkt auf dem Markt benötigt).
  • Eine Retro-Zertifizierung ist nicht möglich.
  • Als Teil eines Vorschlags für eine Korrekturmaßnahme zur Korrektur einer negativen Mengenbilanz, die während eines Audits entdeckt wurde, aber nur unter den folgenden Bedingungen:
    • Der Antrag auf eine Ausnahme (Produktkompensation) kann nur Teil des Vorschlags für eine Korrekturmaßnahme sein. Die Vorschläge für Korrekturmaßnahmen müssen daher zusätzliche Maßnahmen berücksichtigen, insbesondere im Hinblick auf Maßnahmen, die zu ergreifen sind, um zu verhindern, dass sich eine ähnliche Situation wiederholt.
    • Der Kompensationskauf kann nicht innerhalb der regulären Fristen für die Vorlage der Objektiven Nachweise (d. h. 4 Monate für Produzent*innen und 45 Tage für Händler) durchgeführt werden, da große Mengen, die Saisonabhängigkeit des Produkts oder Qualitätsaspekte ("Gleiches für Gleiches") vorliegen.

Und wenn die folgenden Bedingungen erfüllt sind:

  • Nachweis der Fähigkeit, das betreffende Produkt als Fairtrade-zertifiziert in ausreichender Menge innerhalb der von FLOCERT definierten Zeitspanne (max. 1 Jahr) zu beziehen, nicht nur um die Kompensation zu leisten, sondern auch um den laufenden Produktbedarf zu decken.
  • Das Endprodukt kann nicht ohne das betreffende Vorprodukt hergestellt werden.
  • Im Falle von zusammengesetzten Produkten: Der gesamte Fairtrade-Anteil des betroffenen zusammengesetzten Produkts erreicht noch die Mindestschwelle von 20%.

Sobald der Antrag genehmigt ist, muss der Kunde Folgendes sicherstellen:

  • Einhaltung der im Bewilligungsschreiben festgelegten Bedingungen.
  • Seine(n) Kunden über die Produktkompensation informieren.
  • Kauf des kompensierenden Fairtrade-zertifizierten Produkts bis zu dem im Bewilligungsschreiben angegebenen Datum (innerhalb von max. 1 Jahr).
  • Das zu einem späteren Zeitpunkt gekaufte Fairtrade-zertifizierte Produkt ist von gleicher Art und Qualität wie das verwendete Nicht-Fairtrade-Produkt ("Gleiches für Gleiches").
  • Führen der Aufzeichnungen, damit die Transaktionen der Produktkompensation geprüft werden können und die Rückverfolgbarkeit nachgewiesen werden kann.

Ausnahme bei der Produktzusammensetzung

Ausnahmen in dieser Kategorie werden von FLOCERT nur für Händler gewährt, die zusammengesetzte Halbfabrikate verarbeiten.

Alle Händler, die Lebensmittelmischprodukte verarbeiten, müssen sich mit ihrer jeweiligen Nationalen Fairtrade Organisation (NFO)/Lizenzierungsstelle in Verbindung setzen, um eine Ausnahme zu beantragen. Es ist jedoch nicht notwendig, eine Ausnahme bei FLOCERT und bei der NFO zu beantragen. Der Kunde sollte daher bei seinem Lieferanten/Käufer nachfragen, ob bereits eine Ausnahme beantragt wurde.

FLOCERT kann diese Ausnahme (im Standard als"Typ-I-Ausnahmen" bezeichnet) in Übereinstimmung mit der Anforderung 2.2 des Fairtrade-Standards für Händler*innen gewähren (externalhttps://files.fairtrade.net/TS_EN.pdf):

  • Versorgungsengpässe: Unfähigkeit, Fairtrade-Zutaten aus Gründen, die außerhalb der Kontrolle des Kunden liegen, vorläufig zu beschaffen, z. B. Dürre oder andere Naturkatastrophen, Streiks, Krieg oder Ähnliches.
  • Unzureichende Qualität: Die Qualität der verfügbaren Fairtrade-Zutaten verursacht unüberwindbare technische Probleme.
  • Beschaffungsbeschränkungen: Die benötigte Zutatenform ist verfügbar, aber die Mindestbestellmenge übersteigt den Bedarf des Händlers oder es besteht ein Import-/Exportverbot für die Produktart.
  • Neue Norm: Wenn Beschaffungsprobleme 2 Jahre nach der Veröffentlichung einer neuen Produktnorm fortbestehen.
  • Nicht verfügbare Zutat: Die betreffende Zutat ist bei keinem Verkäufer in der Region des Händlers als Fairtrade erhältlich und der Händler hat nicht die Möglichkeit, sie vom Ursprung zu kaufen. Eine Liste der nicht verfügbaren Fairtrade-Zutaten wird auf der Fairtrade-Website veröffentlicht (externalhttp://www.fairtrade.net/standards/our-standards/trade-standard.html). Hinweis: FLOCERT wird in diesem Fall keine Ausnahmegebühr in Rechnung stellen.

Besondere Fälle

  • Wenn der Kunde zusammengesetzte Halbfabrikate herstellt und diese bei der Herstellung eines Lebensmittelmischproduks verwendet, das im Auftrag eines Lizenznehmer*in produziert wird, muss der Ausnahmeantrag an die zuständige Nationale Fairtrade Organisation (NFO) gerichtet werden.
  • Wenn sich der Antrag auf Folgendes bezieht (im Standard als"Typ-II-Ausnahmen" bezeichnet), wird die Entscheidung vom Ausschuss für Ausnahmen von Fairtrade International getroffen. Der Antrag muss daher an den Ausschuss für Ausnahmen von Fairtrade International gerichtet werden (mailtoexceptions@fairtrade.net).
    • Übergangszutat: Der Kunde kann eine Zutat nicht vollständig als Fairtrade beziehen, obwohl die Zutat allgemein verfügbar ist und als Fairtrade verkauft/verarbeitet wird. Die Mengen reichen jedoch nicht aus, um den Bedarf zu decken. Es muss ein schriftlicher Plan vorliegen, wie die Zutat zu 100% Fairtrade werden kann.
    • Provenienz: Bei Zutaten mit Herkunftszertifikat (z. B. Appellation d'origine contrôlée, Denominación de origen usw.) muss der Kunde die Zutat mit Herkunftsangabe als Ausnahme auf der Rückseite der Verpackung angeben.

Sobald der Antrag genehmigt ist, muss der Kunde Folgendes sicherstellen:

  • Einhaltung der im Bewilligungsschreiben festgelegten Bedingungen.
  • Er muss seine(n) Kunden über die Ausnahme informieren.
  • Nach Ablauf der bewilligten Ausnahmeregelung muss der Nachweis erbracht werden, dass nun Fairtrade-Zutaten verwendet werden.

Physische Nachverfolgbarkeit für zusammengesetzte Produkte

FLOCERT kann Ausnahmen für die Physische Nachverfolgbarkeit für zusammengesetzte Produkte in Übereinstimmung mit der Anforderung 2.1.7 des Fairtrade-Standards für Händler*innen gewähren (externalhttps://files.fairtrade.net/TS_EN.pdf):

  • wenn das zusammengesetzte Produkt physisch rückverfolgbare und nicht physisch rückverfolgbare Zutaten enthält, und
  • wenn die folgende Bedingung erfüllt ist: Es ist erwiesen, dass die Rückverfolgbarkeit aus technischen Gründen verloren gegangen ist.

Nach der Genehmigung des Antrags muss der Kunde sicherstellen, dass die im Bewilligungsschreiben festgelegten Bedingungen eingehalten werden. Dies wird beim nächsten Audit überprüft.

Diese Art von Ausnahmegenehmigung gilt für maximal 1 Jahr.

Ausnahmen bei der Arbeitszeit

FLOCERT kann Ausnahmen in Bezug auf Überstunden und Ruhetage in Übereinstimmung mit dem:

Die Ausnahme kann gewährt werden, wenn außergewöhnliche Umstände (z. B. Produktionsspitzen oder wechselnde Wetterbedingungen) eine Abweichung von den Überstunden- oder Ruhetagsregelungen erfordern.

Und wenn die folgenden Bedingungen erfüllt sind:

  • Der Ausnahmeantrag wird eingereicht und genehmigt, bevor die tatsächliche Überstunden- oder Ruhetagsausnahme eintritt.
  • Der Antrag überschreitet nicht die in der Norm festgelegten Höchstwerte (max. 14 Stunden Arbeit pro Tag oder max. 72 Arbeitsstunden pro Woche oder max. 18 ununterbrochene Arbeitstage ohne Ruhezeit).
  • Der Antrag steht nicht im Widerspruch zur nationalen Gesetzgebung. Wenn die örtlichen Rechtsvorschriften eine behördliche Genehmigung erfordern, muss diese zusammen mit dem Antrag auf Ausnahmegenehmigung eingereicht werden. Wenn die Genehmigung noch nicht von den Behörden bestätigt wurde, muss ein Nachweis über den Antrag bei den Behörden eingereicht werden.

Sobald der Antrag genehmigt ist, muss der Kunde Folgendes sicherstellen:

  • Einhaltung der im Bewilligungsschreiben festgelegten Bedingungen.
  • Abgeltung der Überstunden mit einem Zuschlag, wie er in der jeweiligen Normvorschrift festgelegt ist.
  • Vereinbarte und gesetzlich vorgeschriebene Mittagspausen und Arbeitspausen müssen eingehalten werden.
  • Führung von angemessenen Aufzeichnungen zur Überprüfung der Einhaltung.

Hinweis: Diese Art der Ausnahme gilt für maximal 12 Wochen pro Kalenderjahr.

Prämienverteilung gemäß dem Standard für Plantagen

FLOCERT kann Ausnahmen für die Verwendung von 50 % der Fairtrade-Prämie für die Barausschüttung in Übereinstimmung mit der Anforderung 2.1.20 für Plantagen gewähren (externalhttps://files.fairtrade.net/standards/HL_EN.pdf), wenn außergewöhnliche Umstände vorliegen, z. B. wenn die meisten Wanderarbeitskräfte nicht in den Genuss von Fairtrade-Prämienprojekten kommen oder wenn eine Notsituation vorliegt.

Und wenn die folgenden Bedingungen erfüllt sind:

  • Der Ausnahmeantrag wird eingereicht und genehmigt, bevor die tatsächliche Bargeldausschüttung erfolgt.
  • Einhaltung aller Anforderungen bezüglich der Ausgaben für die Fairtrade-Prämie.
  • Die Bargeldausschüttung ist nach nationalem Recht zulässig.

Sobald der Antrag genehmigt wurde, muss der Kunde Folgendes sicherstellen:

  • Einhaltung der im Bewilligungsschreiben festgelegten Bedingungen.
  • Führung angemessener Aufzeichnungen, um die Einhaltung der Bedingungen zu überprüfen.

Bergbau in geschützten Gebieten

FLOCERT kann Ausnahmen für den Bergbau in Schutzgebieten im Einklang mit der Anforderung 3.2.21 des Fairtrade-Standards für Gold und verwandte Edelmetalle für den handwerklichen und kleinen Bergbau gewähren (externalhttps://files.fairtrade.net/standards/2015-04-15_EN_Gold-and-Precious_Metals.pdf).

Und wenn die folgenden Bedingungen erfüllt sind:

  • Der Bergbau in Schutzgebieten hat bereits vor der Beantragung der Fairtrade Zertifizierung mit den entsprechenden Genehmigungen stattgefunden.
  • Der Ausnahmeantrag wird zusammen mit dem Antrag auf Fairtrade Zertifizierung eingereicht.
  • Zusammen mit dem Antrag auf eine Ausnahmegenehmigung werden Nachweise über die Genehmigung der zuständigen Behörde, eine Umweltverträglichkeitsprüfung, ein Plan zur Verringerung der Umweltauswirkungen und der Nachweis eingereicht, dass der Kunde seit mindestens fünf Jahren mit einer gesetzlichen Genehmigung und unter der Aufsicht der örtlichen Behörden arbeitet.

Sobald der Antrag genehmigt ist, muss der Kunde Folgendes sicherstellen:

  • Einhaltung der im Bewilligungsschreiben festgelegten Bedingungen.
  • Führung angemessener Aufzeichnungen, um die Einhaltung der Bedingungen zu überprüfen.

Maximale Flächengröße für Weintrauben- und Rohrzucker-Produzent*innen (SPO)

FLOCERT kann Ausnahmen für Kleinproduzent*innen-Organisationen gemäß der Anforderung 1.1.2 des Fairtrade-Frischobststandards ((externalhttps://files.fairtrade.net/standards/Fresh_Fruit_SPO_EN.pdf)  wenn die örtlichen Rechtsvorschriften, Produktions- und Verarbeitungsmethoden, die Bodenfruchtbarkeit oder andere produktspezifische und regionale Gegebenheiten eine größere Anbaufläche für die Fairtrade-Kulturen erfordern) und der Anforderung 1.1.1 des Fairtrade-Rohrzuckerstandards (externalhttps://files.fairtrade.net/standards/Cane_Sugar_SPO_EN.pdf) gewähren.

Und wenn die folgenden Bedingungen erfüllt sind:

  • Nicht mehr als 15 % der Mitglieder haben eine Fläche von mehr als 30 Hektar.
  • Die maximale Fläche, auf der die Mitglieder Fairtrade-Produkte anbauen, darf auf keinen Fall mehr als 100 ha betragen.
  • Die Ausnahme wird vor der Aufnahme größerer Mitglieder eingereicht und genehmigt.
  • Rohrzucker: Die Organisation, die eine Ausnahme beantragt, hat ihren Sitz in Belize, Fidschi, Mauritius oder Paraguay.
  • Weintrauben: Die Organisation weist nach, dass die Einbeziehung von Mitgliedern mit mehr als 30 Hektar notwendig ist, u.a. als Minimum durch:
    • Nachweis, dass der durchschnittliche Betrieb der Kleinerzeuger in der Region und für das betreffende Erzeugnis größer als 30 ha ist. (z.B. Statistiken).
    • Nachweis, dass aufgrund der geringeren Produktivität/Produktionsmethoden eine größere Betriebsgröße erforderlich ist.

Sobald der Antrag genehmigt ist, muss der Kunde Folgendes sicherstellen:

  • Einhaltung der im Bewilligungsschreiben festgelegten Bedingungen.
  • Führung angemessener Aufzeichnungen, um die Einhaltung der Bedingungen zu überprüfen.

Ausnahmen der Kategorie B

Ausnahmen der Kategorie B können gewährt werden, wenn in einem bestimmten Fall außergewöhnliche und besondere Umstände vorliegen, die dazu führen, dass die vollständige Anwendung einer oder mehrerer Anforderungen des Fairtrade-Standards der Absicht des Standards oder der Fairtrade-Mission zuwiderläuft. Ausnahmen der Kategorie B können in Fällen gewährt werden, die nicht unter eine der in Kategorie A beschriebenen Ausnahmen fallen.

Besondere Umstände

In den folgenden Fällen kann FLOCERT Ausnahmen von den Anforderungen des Standards gewähren:

  • Situationen höherer Gewalt (Naturkatastrophen oder vom Menschen verursachte Katastrophen).
  • Andere unvorhergesehene Ereignisse, die sich der Kontrolle der Organisation entziehen (z. B. Gesetzesänderungen, Schädlingsbefall, abrupte Preisänderungen).
  • Besondere organisatorische, ökologische, soziale oder technische Bedingungen eines bestimmten Falles, die ihn ausnahmsweise und in begründeter Weise von anderen Fällen unterscheiden.
  • Die Möglichkeit, den Produzent*innen und Arbeiter*innen über den Fairtrade-Verkauf wesentliche Vorteile zu bringen, wird durch die Anwendung einer bestimmten Standardanforderung unmöglich gemacht.

Und wenn die folgenden Bedingungen erfüllt sind:

  • Der Ausnahmeantrag wird eingereicht und genehmigt, bevor es zu einer Abweichung von der betreffenden Standardanforderung kommt.
  • Es handelt sich um eine vorübergehende Maßnahme.

Sobald der Antrag genehmigt ist, muss der Kunde Folgendes sicherstellen:

  • Einhaltung der im Bewilligungsschreiben festgelegten Bedingungen.
  • Führung angemessener Aufzeichnungen, um die Einhaltung der Bedingungen zu überprüfen.

Anmerkung:

Verwendung von verbotenen Produkten in der Liste der gefährlichen Stoffe (Hazardous Materials List, HML) in allen Standards

Fairtrade International führt eine Liste mit Agrochemikalien (einschließlich Pestiziden), die in der einen oder anderen Form als hochgradig gefährlich für die Gesundheit von Mensch und Tier sowie für die Umwelt eingestuft werden, die Hazardous Materials List (HML). Die HML-Liste enthält auch die Liste der "verbotenen" Stoffe (die Rote Liste) mit Stoffen, die nicht für Fairtrade-Produkte verwendet werden dürfen.

Ausnahmen für die Verwendung von Chemikalien oder Pestiziden, die auf der Roten Liste aufgeführt sind, sind nur unter sehr außergewöhnlichen Umständen möglich, wenn alle anderen Formen der Kontrolle versagt haben. Diese Ausnahme kann nur vom Überwachungsausschuss gewährt werden.

Und wenn die folgenden Bedingungen erfüllt sind:

  • Der Ausnahmeantrag wird von FLOCERT oder von der jeweiligen lizenzgebenden Stelle (im Namen des Kunden) beim Überwachungsausschuss eingereicht.
  • Der Zeitraum, für den die Ausnahme gewährt wird, ist so kurz wie möglich und kann nicht verlängert werden.
  • Ausnahmen werden nur in besonderen Fällen in Betracht gezogen, in denen die Verwendung eines anderen Materials nicht möglich ist.
  • Die Entscheidung muss auf der Grundlage eines Sachverständigengutachtens getroffen werden.
  • Der Kunde kommuniziert transparent und öffentlich über die Ausnahme.
  • Der Kunde kann nachweisen, dass die Verwendung des Materials der Roten Liste angemessen gemildert werden kann, so dass keine oder nur geringe Schäden für Mensch und Umwelt entstehen.
  • Es gibt einen Überwachungsplan für die schrittweise Abschaffung des Materials der Roten Liste.

Sobald der Antrag genehmigt ist, muss der Kunde Folgendes sicherstellen:

  • Einhaltung der im Bewilligungsschreiben festgelegten Bedingungen.
  • Führung angemessener Aufzeichnungen, um die Einhaltung bei der nächsten Prüfung zu überprüfen.

Kollektive Ausnahmen

Kollektive Ausnahmen können in Fällen gewährt werden, in denen Umstände oder eine Situation vorliegen, die alle Kunden in einer Region/einem Land/einer Produktkategorie betreffen und die die vollständige Anwendung einer oder mehrerer Anforderungen des Fairtrade-Standards vorübergehend unmöglich machen.

Diese Ausnahmen können nur vom Ausschuss für Ausnahmen nach den folgenden Kriterien gewährt werden:

  • Der Antrag auf eine kollektive Ausnahme wird dem Ausschuss für Ausnahmen von FLOCERT oder der jeweiligen lizenzgebenden Stelle vorgelegt.
  • Das betreffende Produzent*innen-Netzwerke wurde vor der Einreichung des Antrags beim Ausschuss für Ausnahmen zu diesem konsultiert.
  • Aus dem Antrag geht eindeutig hervor, dass die Einhaltung der Fairtrade-Anforderungen vorübergehend nicht möglich ist und sich der Kontrolle der Fairtrade-zertifizierten Kunden entzieht (höhere Gewalt wie extreme Wetterbedingungen, Schädlingsbefall usw.).
  • Die Ausnahme ist nur vorübergehend erforderlich und kann nicht länger als 1 Jahr gewährt werden. Verlängerungen sind nur möglich, wenn sie absolut notwendig sind.
  • Der Kunde kommuniziert transparent und öffentlich über die Ausnahme.

Sobald der Antrag genehmigt ist, muss der Kunde Folgendes sicherstellen:

  • Einhaltung der im Bewilligungsschreiben festgelegten Bedingungen.
  • Er muss angemessene Aufzeichnungen führen, um die Einhaltung der Bedingungen bei der nächsten Prüfung zu überprüfen.

Hinweis: Hält der Ausschuss für Ausnahmen den Fall für zu komplex, kann er an den Überwachungsausschuss verwiesen werden.

6.10. Recht auf Einspruch

Sollte der Kunde mit einer Evaluierungsentscheidung oder Zertifizierungsentscheidung von FLOCERT nicht einverstanden sein, kann er Einspruch einlegen oder eine Überprüfung der Evaluierungsentscheidung beantragen, siehe => CA AppealReview SOP.

6.11. Fairtrade-Gebühren

Um ein unabhängiges Arbeiten zu ermöglichen und die Kosten für alle Kontrollmaßnahmen, den Kundendienst, den Zugang zu den einschlägigen Instrumenten und deren Betrieb zu decken, erhebt FLOCERT von allen Fairtrade-Kunden eine Zertifizierungsgebühr.

Die Kosten für die Fairtrade Zertifizierung setzen sich zusammen aus:

  • einmalige Antragsgebühren (siehe documentAntragsgebühren),
  • einer Anfangsgebühr im ersten Jahr und
  • einer Jahresgebühr für alle folgenden Jahre. Die jährliche Zertifizierungsgebühr wird immer im selben Monat des Jahres erhoben wie die Zahlung der Erstgebühr.

Für eine Schätzung der anfallenden Gebühren steht auf der FLOCERT-Website ein Kostenrechner zur Verfügung (externalhttps://www.flocert.net/de/fairtrade-gebuehren-rechner/)

FLOCERT wendet ein "All-in"-Gebührenmodell an, bei dem keine zusätzlichen Gebühren für regelmäßige Audits oder Kundenbesuche anfallen, jedoch können unter besonderen Umständen die folgenden Gebühren anfallen

Bitte beachten Sie, dass alle Gebühren ohne Mehrwertsteuer und andere Steuern sind, die von dem Land abhängen, in dem der Kunde (steuerlich) ansässig ist.

6.11.1. Gebühren für Ausnahmen

Für Händler*innen und alle Erzeugerorganisationen (Kleinproduzent*innenorganisationen, Lohnarbeitsfirmen und Vertragsproduktionen) wird für die Bearbeitung eines Antrags auf Abweichung von den Fairtrade-Standards und den entsprechenden Zertifizierungsanforderungen die folgende Gebühr erhoben:

Gebühren für AusnahmenGebühr (in Euro)
Ausnahmegebühr (einschließlich Ausnahmeregelungen)

221 EUR

Dieser Betrag wird der nächsten Jahresrechnung hinzugefügt.

6.11.2. Stornierungsgebühren

Wird ein Audit von einem Kunden weniger als 10 Kalendertage vor dem zwischen dem Auditor und dem Kunden vereinbarten Audit-Termin abgesagt oder verschoben, muss der Kunde eine weitere Rechnung in Höhe der Erst-/Jahreszertifizierungsgebühr vor dem Termin des nächsten Audits bezahlen. Die Stornogebühr gilt sowohl für angekündigte als auch für unangekündigte Audits.

Wird ein Audit von einem Kunden innerhalb von 30 Kalendertagen, aber 10 oder mehr Kalendertage vor dem zwischen dem Auditor und dem Kunden vereinbarten Auditdatum storniert, muss der Kunde vor dem Datum des nächsten Audits eine weitere Rechnung in Höhe von 50 % des Betrags der Erst-/Jahreszertifizierungsgebühr begleichen.

Im Falle höherer Gewalt entscheidet der zuständige Regionalmanager, ob die Umstände eine Annullierung des Audits rechtfertigen. Wenn dies der Fall ist, muss der Kunde keine Kosten tragen.

6.11.3. Sozialindikator-Gebühren

Händler

SozialindikatorenGebühr (in Euro)
Sozialdokumentenprüfung *67 EUR
Auswertung des Sozialauditberichts **237 EUR
Benchmarking eines Sozialstandards ***536 EUR

* WFTO-Mitgliedschaft; SA 8000-Zertifikat; Teilnahme an der Ethical Trading Initiative, Fair Wear Foundation, Fair Labour Association, Worker Rights Consortium; Gewerkschaftsbrief; Statuten des Kunden, die belegen, dass die Arbeitskräfte Eigentümer des Unternehmens des Kunden sind.

** FLOCERT bewertet einen Sozial-Audit-Bericht (einschließlich des Berichts über den Korrekturmaßnahmenplan) im Hinblick auf offene Abweichungen, vorausgesetzt, der Sozialstandard wurde bereits von FLOCERT bewertet und deckt alle Anforderungen des ETI-Basiskodex ab, z. B. GOTS, SMETA, BSCI.

*** FLOCERT führt eine Benchmark-Analyse des Sozialstandards im Vergleich zum ETI-Basiskodex durch und bewertet, wenn alle ETI-Anforderungen abgedeckt sind, den Sozialauditbericht (einschließlich des Berichts über den Korrekturmaßnahmenplan) im Hinblick auf offene Abweichungen.

Erzeuger - SPO, HL und CP

Einhaltung der Sozialvorschriften für BaumwolleFalls die Erzeugerorganisation eine Zusätzliche Einheit hat, die mit dem Baumwollhändler in Verbindung steht (z. B. ein Entkörnungsbetrieb im Unterauftrag), für den die Anforderungen an die Einhaltung der Sozialvorschriften gelten, beachten Sie bitte die folgenden Hinweise:

6.12. Spezielle Fairtrade-Assurance-Programme

Im Rahmen der Fairtrade Zertifizierung gibt es mehrere Sonderregelungen - siehe:

6.12.1. Regelung für Kleinlizenznehmer*innen

FLOCERT bietet Lizenznehmer*innen ein angepasstes Zertifizierungssystem, das sich an die Strukturen kleinerer Unternehmen anpasst und dennoch die gewohnte Zuverlässigkeit und Qualität der Fairtrade Zertifizierung bietet.

Fairtrade-Lizenznehmer*innen, die alle der folgenden Anforderungen erfüllen, können von FLOCERTs spezieller Kleinlizenznehmer*in-Zertifizierung profitieren:

Der von FLOCERT verwendete Begriff "Kleinlizenznehmer*in" steht in keinem Zusammenhang mit der von den Nationalen Fairtrade-Organisationen vorgenommenen Einstufung der Lizenznehmer.

6.12.2. Händler-Gemeinschaftszertifizierung

In diesem Abschnitt wird das Zertifizierungsmodell "Händler-Gemeinschaftszertifizierung" erläutert, einschließlich der Qualifizierungskriterien und des Zertifizierungsprozesses, der sich von der regulären Händler-Zertifizierung unterscheidet.

Kriterien für die Händler-Gemeinschaftszertifizierung

Um die Händler-Gemeinschaftszertifizierung beantragen zu können, müssen die folgenden Kriterien erfüllt sein. Wenn eines der Kriterien nicht erfüllt werden kann, muss jedes Unternehmen, das rechtlicher Eigentümer des Produkts ist, einzeln zertifiziert werden.

  1. Die Händler-Gemeinschaftszertifizierung besteht aus einem Hauptunternehmen und seinen Partnern und - falls zutreffend - anderen zusätzlichen Einheiten. Es muss mindestens 1 Hauptunternehmen und 1 Partner geben. Nicht mehr als 10 Partner können von einem Zertifikat abgedeckt werden.
  2. Jeder der Partner kann Unterauftragnehmer/Zusätzliche Einheiten haben, aber diese dürfen kein rechtliches Eigentum an dem Produkt erwerben, d.h. kaufen oder verkaufen.
  3. Das "Prinzip des Audit-Hauptstandorts" muss erfüllt sein: Die Dokumentenprüfung* findet auf der Ebene des Hauptunternehmens statt, wo die Fairtrade-Transaktionen aller an der Organisation beteiligten Unternehmen geprüft werden. Daher muss es möglich sein, das Dokumenten-Audit des Hauptunternehmens und aller Partner zu kombinieren (dies wird als"Audit-Hauptstandort-Prinzip" bezeichnet). Zu diesem Zweck muss ein "Audit-Hauptstandort" festgelegt werden (normalerweise der Standort des Hauptunternehmens). An diesem Audit-Hauptstandort müssen alle prüfungsrelevanten Dokumente des Hauptunternehmens und aller Partner zur Verfügung stehen und der Zugriff auf das Warenwirtschaftssystem möglich sein. Die Physische Nachverfolgbarkeit oder die Verarbeitung zusammengesetzter Produkte in der Mengenbilanz wird bei Bedarf für jede Einheit separat geprüft (siehe document5-Jahres-Zertifizierungszyklus für Händler).
  4. Es gibt nur eine Kontaktperson für das Hauptunternehmen und alle angeschlossenen Unternehmen, die für die Verbindung mit FLOCERT zuständig ist. Diese Person ist für die gesamte Korrespondenz zwischen FLOCERT und dem Zertifikatsinhaber verantwortlich und muss die gesamte verwaltungstechnische Kommunikation abwickeln, wie z. B. die Vereinbarung von Audit-Terminen, die Nachverfolgung von Abweichungen, die Meldung von Fairtrade-Transaktionen, das Informieren von FLOCERT im Falle von Änderungen in der Struktur der Händler-Gemeinschaftszertifizierung, usw.

*Ein Dokumenten-Audit ist eine Überprüfung der Fairtrade-Transaktionen aller an der Händler-Gemeinschaftszertifizierung beteiligten Unternehmen, einschließlich Verträgen, Einkaufs- und Verkaufsrechnungen, Preis- und Prämienzahlungen, Vorfinanzierungen, Beschaffungsplänen, Genehmigung von Rezepturen und Verpackungen, Überprüfung von Mengenbilanzen, Verwendung von Markenzeichen, usw.

Rolle dieser Stellen bei der Händler-Gemeinschaftszertifizierung

 HauptunternehmenPartnerZusätzliche Einheit
Dokumenten-Auditx-*-
Prüfung der physischen Nachverfolgbarkeitxxx
Kauf und Verkauf von Fairtrade-Produktenxx-

* Alle Dokumente der Partner müssen bei der Dokumentenprüfung im Hauptunternehmen vorliegen.

Zertifizierungsprozess

Der Zertifizierungsprozess unterscheidet sich nur wie folgt vom Zertifizierungsprozess für andere Händler.

Antrag

FLOCERT stellt einen verantwortlichen Zertifizierungsanalyst*in ab, der die Prüfung und Zertifizierung aller an der Händler-Gemeinschaftszertifizierung beteiligten Unternehmen leitet.

Audit

Wenn das Erstaudit ergibt, dass die Einhaltung des Standards für alle beteiligten Partner am Audit-Hauptstandort nicht überprüft werden kann, dann:

  • wird entweder die Zertifizierung verweigert und alle beteiligten Unternehmen müssen eine separate Zertifizierung beantragen, oder
  • die Partner, bei denen die Einhaltung des Standards nicht überprüft werden kann, werden von der Händler-Gemeinschaftszertifizierung ausgeschlossen.

Bewertung

Jede Evaluierungsentscheidung oder Zertifizierungsentscheidung bezieht sich auf die gesamte Händler-Gemeinschaftszertifizierung. Das bedeutet, dass eine Abweichung, die bei einer Einheit im Rahmen der Händler-Gemeinschaftszertifizierung festgestellt wird, zu Sanktionen für alle anderen beteiligten Einheiten führen kann.

In Fällen, in denen die Physische Nachverfolgbarkeit auf der Ebene der Partner/zusätzlichen Einheiten überprüft werden muss, ist der Auditbericht des Hauptunternehmens immer mit dem Auditbericht eines Standorts verknüpft, der nach dem letzten Audit des Hauptunternehmens auditiert wurde.

Berichterstattung über Fairtrade-Transaktionen

Jeder Kauf, der eine Zahlung des Fairtrade-Preises und der Fairtrade-Prämie beinhaltet, muss vierteljährlich online unter der ID des Unternehmens, das das Fairtrade-Produkt kauft (entweder Hauptunternehmen oder Partner), gemeldet werden. Die Hauptkontaktperson erhält ein Login für das Hauptunternehmen und jeden Partner, der Fairtrade-Zahler*in ist, und wird gebeten, im Namen der Partner*innen zu berichten.

Händler-Gemeinschaftszertifizierung auf der Intact Platform

Die Aktivitäten (z.B. der Status als Lizenznehmer*in) und Produkte aller an der Händler-Gemeinschaftszertifizierung beteiligten Unternehmen werden auf der Ebene des Hauptunternehmens angezeigt, so dass es nicht möglich ist, festzustellen, welches Unternehmen z.B. Lizenznehmer*in oder Fairtrade-Zahler*in im Rahmen der Zertifizierung ist. Informationen hierzu erhalten Sie vom zuständigen Zertifizierungsanalyst*in.

6.12.3. Fairtrade Sourced Ingredients (FSI) Baumwolle

In diesem Abschnitt wird das Verifizierungssystem für Fairtrade Sourced Ingredients (FSI) Baumwolle beschrieben.

Für Fairtrade-zertifizierte Kunden gelten die regulären Prozesse, wie in den entsprechenden Abschnitten auf documentFairtrade-Bewertung und -Zertifizierung und documentFairtrade-Audit beschrieben.

Geltungsbereich

Das FSI-Baumwollprüfungsprogramm gilt für alle Kunden, die an der Lieferkette von FSI-Baumwolle beteiligt sind, vom Produzenten bis zum Lizenznehmer*in: Kleinproduzent*innenorganisationen, Entkörnungsbetriebe, Spinnereien, Cut-Make-Trim (CMT) und Stickereien. Die Regelung gilt auch für Lizenznehmer*innen (Markeninhaber), die fertige Baumwollprodukte kaufen, die unter einem FSI-Baumwollanspruch (Claim) verkauft werden sollen.

Im Gegensatz zu den Lieferketten für Fertige Produkte, die das Fairtrade-Baumwollsiegel tragen, erfordern die FSI-Baumwoll-Lieferketten nur eine Physische Nachverfolgbarkeit bis einschließlich der Entkörnungsstufe.

Weitere Akteure entlang der Lieferkette (z.B. Spinnereien [wenn sie nicht als Fairtrade-Zahler*in agieren], Webereien, Strickereien, Cut-Make-Trim) können Mengenbilanz anwenden und müssen - wenn sie nur an FSI-Baumwolle beteiligt sind - nicht Fairtrade-zertifiziert werden. Diese Kunden müssen jedoch von FLOCERT verifiziert werden.

Der Markeninhaber verpflichtet sich, innerhalb eines bestimmten Zeitraums eine bestimmte Menge an Baumwolle unter Fairtrade-Bedingungen zu beschaffen (Claim). Sie unterzeichnen eine Lizenznehmer*in-Vereinbarung mit einer Nationalen Fairtrade Organisation (NFO) und informieren die NFO über die gesamte Lieferkette oder zumindest ihren ersten direkten Lieferanten.

Zertifizierte Kunden

Kleinproduzent*innenorganisationen (SPO), Entkörnungsbetriebe und Spinnereien (wenn sie als Fairtrade-Zahler*in auftreten), die an der FSI-Baumwolllieferkette beteiligt sind, müssen nach den regulären Verfahren Fairtrade-zertifiziert werden, wie in den Abschnitten documentFairtrade-Bewertung und -Zertifizierung und documentFairtrade-Audit beschrieben. (Spinnereien, die nur an FSI-Baumwoll-Lieferketten teilnehmen, müssen jedoch keinen Sozialindikator vorweisen).

Verifizierte Kunden

Alle anderen Akteure, die Fairtrade-Baumwolle verarbeiten (Spinnereien, die nicht als Fairtrade-Zahler*in agieren, Webereien, Strickereien, Cut-Make-Trim) müssen verifiziert werden, d.h. sie müssen:

  • einen Verifizierungsvertrag mit FLOCERT unterzeichnen und bei der Intact Platform und Fairtrace registriert sein,
  • sich einer Fernprüfung unterziehen,
  • vierteljährlich die Verkaufsmengen melden und die Einkaufsmengen von FSI-Baumwolle in Fairtrace überprüfen,
  • eine jährliche Verifizierungsgebühr entrichten.

Verifizierte Lizenznehmer*innen

Lizenznehmer*innen, die Fertige Produkte mit dem FSI-Baumwollsiegel verkaufen, müssen nicht Fairtrade-zertifiziert sein. Sie müssen:

  • eine Lizenzvereinbarung mit einer Nationalen Fairtrade Organisation unterzeichnen,
  • einen Verifizierungsvertrag mit FLOCERT unterzeichnen,
  • sich einer Fernprüfung unterziehen,
  • die gekauften Mengen an FSI-Baumwolle in Fairtrace vierteljährlich verifizieren,
  • eine jährliche Verifizierungsgebühr zahlen, es sei denn, sie sind aufgrund anderer Fairtrade-Aktivitäten Fairtrade-zertifiziert.

Antragsprozess

Der Antrag auf FSI-Baumwollprüfung wird FLOCERT von der jeweiligen Nationalen Fairtrade Organisation übermittelt. Das Antragsverfahren wird dann von FLOCERTs FSI Cotton Service Management koordiniert, das beurteilt, welche Akteure zertifiziert oder verifiziert werden müssen. In einem ersten Schritt muss daher die jeweilige Nationale Fairtrade Organisation des Lizenznehmers (Markeninhaber) FLOCERT (FSI Cotton Service Management über mailtoFSICotton@flocert.net) mittels => CERT FSICottonCommitment FO informieren über:

  • die gesamte Lieferkette oder zumindest den Lizenznehmer*in und dessen erster direkter Lieferant,
  • die Beschaffungsverpflichtung (Claim) (in Fairtrade-Baumwollflusenäquivalent),
  • den geltenden Referenzzeitraum (in der Regel ein Kalenderjahr).

Eine Meldung an FLOCERT muss bis zum 31. März eines jeden Kalenderjahres (oder so bald wie möglich, idealerweise 3 Monate vor Beginn des Bezugszeitraums), unter Verwendung von => CERT FSICottonCommitment FO erfolgt sein. Für Anträge, die nach dem 31. März (oder so bald wie möglich, idealerweise 3 Monate vor Beginn des Bezugszeitraums), oder nicht über das Formular eingereicht werden, kann FLOCERT eine rechtzeitige Prüfung der Anträge nicht garantieren.

Sobald alle Akteure der Lieferkette - oder zumindest der Lizenznehmer*in und sein erster direkter Lieferant - entweder Fairtrade-zertifiziert oder verifiziert sind, leitet der FSI Cotton Service Manager den Fairtrace-Anmeldeprozess ein. Einführende Informationen werden an alle Akteure der Lieferkette versandt (einschließlich des Fairtrace-Leitfadens: siehe =>CERT FairtraceUserGuideFSICotton ED), und der Customer Service Desk bietet bei Bedarf technische Unterstützung zu Fairtrace an.

Zertifizierte Kunden

Kunden, die bereits bei FLOCERT Fairtrade-zertifiziert sind, aber auch FSI Cotton einsetzen wollen, wenden sich schriftlich an FSI Cotton Service Management (via mailtoFSICotton@flocert.net).

Verifizierte Kunden

Verifizierte Akteure der Lieferkette müssen lediglich auf der Intact Platform und bei Fairtrace registriert sein.

Der Registrierungsprozess wird über einen Einladungsprozess in Fairtrace eingeleitet, wobei Kunden, die bereits zertifiziert oder verifiziert sind, andere Partner in der Lieferkette einladen können, sich anzuschließen.

Der FSI Cotton Service Manager beurteilt, ob der neue Lieferkettenpartner verifiziert oder zertifiziert werden muss. Die Kunden werden durch den entsprechenden Prozess geführt. Um eine Verifizierung zu beantragen, müssen die folgenden Dokumente bei FLOCERT eingereicht werden:

  • das Antragsformular,
  • einen Handelsregisterauszug,
  • eine Kopie des unterzeichneten Verifizierungsvertrags.

Um den Registrierungsprozess abzuschließen, müssen die verifizierten Kunden außerdem die jährliche Verifizierungsgebühr für die ersten 12 Monate entrichten.

Verifizierte Lizenznehmer*innen

Verifizierte Lizenznehmer*innen müssen nicht nur einen Lizenzvertrag mit einer Nationalen Fairtrade Organisation unterzeichnen, sondern auch in der Intact Platform registriert sein.

Der Registrierungsprozess wird eingeleitet, sobald die zuständige Nationale Fairtrade Organisation das FSI Cotton Service Management über die Lizenznehmer*in und (mindestens) ihren ersten Direktlieferanten informiert hat.

Zu den bei FLOCERT einzureichenden Unterlagen gehören:

  • das Antragsformular,
  • einen Handelsregisterauszug,
  • eine Kopie des unterzeichneten Verifizierungsvertrags.

Um den Registrierungsprozess abzuschließen, müssen verifizierte Lizenznehmer*innen auch die jährliche Verifizierungsgebühr für die ersten 12 Monate entrichten.

Benachrichtigung an FLOCERT

Für bereits bestehende Lizenznehmer / Lieferketten (d.h. für die in der Vergangenheit bereits eine Antragsprüfung stattgefunden hat), muss die Nationale Fairtrade Organisation FLOCERT bis zum 31. März eines jeden Kalenderjahres (oder so bald wie möglich, idealerweise 3 Monate vor Beginn des Bezugszeitraums), über => CERT FSICottonCommitment FO informiert haben. Darüber hinaus muss die Nationale Fairtrade Organisation FLOCERT über etwaige Änderungen in der Lieferkette informieren (falls zutreffend). Bei Anträgen, die nach dem 31. März (oder so bald wie möglich, idealerweise 3 Monate vor Beginn des Bezugszeitraums), oder nicht über das Formular eingereicht werden, kann FLOCERT eine rechtzeitige Prüfung der Anträge nicht garantieren.

Berichterstattung

Sobald der Lizenznehmer*in registriert ist, müssen er/sie sowie alle Partner in der Lieferkette vierteljährlich alle Einkäufe und Verkäufe von FSI-Baumwolle in Fairtrace melden und dabei den Fairtrace User Guide FSI Cotton befolgen. Bestimmte zusätzliche Informationen, die es FLOCERT ermöglichen, Einkäufe mit Verkäufen zu verknüpfen (und umgekehrt) sowie weiterführende Informationen (z.B. Informationen über die Produktzusammensetzung) müssen ebenfalls gemeldet werden.

Bei Fragen können sich die Kunden an folgende Adresse wenden:

Eine verspätete und/oder unvollständige Meldung durch den Lizenznehmer und alle Partner in der Lieferkette verzögert die Überprüfung der Ansprüche durch FLOCERT.

Überprüfung des Anspruchs (Claims)

3 Monate vor Ende des Referenzzeitraums leitet der FSI Cotton Service Manager die Verifizierung der gemeldeten Informationen ein. Es kann erforderlich sein, die Lizenznehmer*in und/oder die Partner in der Lieferkette zu erinnern und/oder um Klärung zu bitten.

Kopien von Einkaufs- und Verkaufsunterlagen für eine Stichprobe von Einkaufs- und Verkaufstransaktionen müssen auf Anfrage vorgelegt werden. Werden die Dokumente von den Partnern der Lieferkette nur teilweise oder gar nicht vorgelegt, kann der Anspruch (Claim) nur teilweise oder gar nicht überprüft werden.

In Ausnahmefällen kann FLOCERT auch eine Überprüfung vor Ort beim Kunden durchführen, insbesondere wenn es starke Anzeichen dafür gibt, dass die vom Kunden gemeldeten oder hochgeladenen Daten, Aktivitäten oder Dateien nicht korrekt sind, oder wenn es eine begründete Anschuldigung eines Dritten gibt, die die Richtigkeit der vom Kunden gemeldeten Daten oder Aktivitäten betrifft. Wenn FLOCERT beschließt, eine Vor-Ort-Prüfung durchzuführen, informiert FLOCERT den Kunden im Voraus.

Innerhalb von 4 Wochen nach Ablauf des Referenzzeitraums informiert der FSI Cotton Service Manager die jeweilige Nationale Fairtrade Organisation über die Ergebnisse der Anspruchssprüfung (Prüfung des Claims) in Form eines Prüfberichts. Die Frist gilt nur für Anträge, die innerhalb der oben genannten Fristen und in der oben beschriebenen Form bei FLOCERT eingereicht wurden.

Gebühren

Zertifizierte Kund*innen

Zertifizierte Kunden müssen ihre jährlichen Zertifizierungsgebühren entrichten. Für die Teilnahme an der FSI-Baumwoll-Lieferkette werden ihnen keine zusätzlichen Gebühren in Rechnung gestellt.

Verifizierte Kunden

Verifizierte Kunden müssen eine jährliche Verifizierungsgebühr von 1.500 EUR entrichten. Die Nichtzahlung der jährlichen Verifizierungsgebühr führt zur Kündigung des Verifizierungsvertrags mit FLOCERT.

Verifizierte Lizenznehmer*innen

Lizenznehmer*innen müssen eine jährliche Verifizierungsgebühr von 1.500 EUR entrichten. Die Nichtzahlung der jährlichen Verifizierungsgebühr führt zur Kündigung des Verifizierungsvertrags mit FLOCERT.

6.13. Audit-Beobachtungen

In diesem Abschnitt werden das Verfahren und der Ansatz von FLOCERT für Beobachtete Audits festgelegt, um sicherzustellen, dass keine Interessenkonflikte den Audit-Prozess oder die Audit-Ergebnisse gefährden.

Das Hauptziel einer documentBeobachteten Audits ist es, zu sehen, wie die Auditierung und die Fairtrade-Standards vor Ort für ein bestimmtes Produkt und/oder eine bestimmte Einrichtung funktionieren und ein gegenseitiges Verständnis zu schaffen. Obwohl wir den Nutzen anerkennen, den documentBeobachtete Audits für das Fairtrade-System haben können, können documentBeobachtete Audits, um unsere Kunden, Auditoren und Mitarbeiter zu schonen, nicht ersetzen:

  • Kundenbesuche oder jegliche andere Kommunikation mit Kunden oder Lieferanten. Der Zweck eines documentBeobachteten Audits besteht nicht darin, kundenspezifisches Wissen zu erlangen.
  • Schulungen zu produkt- oder lieferkettenspezifischen Themen.
  • das Fachwissen von FLOCERT in Bezug auf Audits.

Ein Beobachtetes Audit ist ein Audit, bei dem ein Beobachter von FLOCERT die Erlaubnis erhält, ein Audit zu beobachten.

Ein "Beobachter" ist jeder Teilnehmer während des Audits, dessen Teilnahme von FLOCERT ermöglicht wurde und der nicht der Auditor, ein Auditor in Ausbildung oder ein Mitarbeiter von FLOCERT ist. Es steht dem Kunden frei, einen anderen Audit-Teilnehmer zu benennen.

Ein "Interessenkonflikt" wird allgemein als eine Situation definiert, in der eine Person oder Organisation mehrere Interessen verfolgt, von denen eines möglicherweise die Motivation beeinträchtigen könnte.

6.13.1. Mögliche Beobachter

Die Einblicke in den Prüfungsprozess und die Methodik sind besonders wichtig für diejenigen, die die Fairtrade-Standards und -Gewährleistungsverfahren entwickeln, die bei ihrer Umsetzung helfen, indem sie den Produzentenorganisationen Unterstützung anbieten, und für diejenigen, die am anderen Ende der Lieferkette Fragen beantworten müssen.

Fairtrade International:

  • FLOCERT ermöglicht Beobachtete Audits nur für Teammitglieder des Standards und der Assurance & Oversight-Einheiten.
  • Die Anzahl der Auditbeobachtungen ist auf eine Auditbeobachtung pro Teammitglied und Jahr begrenzt.
  • Andere Einheiten von Fairtrade International sollen unabhängig von einem Fairtrade-Audit Produzentenbesuche organisieren, z. B. mit Unterstützung der Produzent*innen-Netzwerke.

Nationale Fairtrade-Organisationen:

  • Maximal zwei Beobachtete Audits pro Nationale Fairtrade Organisation pro Jahr gemäß Stakeholder-Service-Vereinbarung.
  • Dürfen aufgrund eines möglichen Interessenkonflikts kein Audit bei einem ihrer Kunden beobachten.

Produzent*innen-Netzwerke:

6.13.2. Verweigerung eines Beobachteten Audits

In folgenden Fällen kann der Antrag auf ein Beobachtetes Audits abgelehnt oder verschoben werden:

  • wenn ein Interessenkonflikt besteht
    • Medienvertreter dürfen bei einem Audit nicht anwesend sein. In Ausnahmefällen ist es jedoch möglich, auf Anfrage ein simuliertes Audit mit einem Kunden zu organisieren.
    • Nationale Fairtrade-Organisationen dürfen ein Audit bei einem ihrer Kunden nicht beobachten.
  • wenn der Kunde den Beobachter nicht akzeptiert.
  • wenn FLOCERT keine Kapazitäten für die Moderation des Audits hat.
  • wenn kein geeignetes Audit gemäß der Anfrage gefunden wurde (z.B. aufgrund von Saisonabhängigkeit und Nichtverfügbarkeit von Audits).

6.13.3. Grundsätze der Auditbeobachtung

Beobachter dürfen ein Audit begleiten, wenn kein Interessenkonflikt besteht und die Kapazität es erlaubt. Die Beobachtung eines Audits ist unter den folgenden Bedingungen zulässig:

  • Es gibt nur einen Beobachter pro Audit.
  • FLOCERT entscheidet über das zu beobachtende Audit und der Kunde muss dieser Auditbeobachtung zustimmen (=> CERT ObservedAuditCustomerConfirmation FO).
  • Der Beobachter verpflichtet sich, vertrauliche Informationen nicht weiterzugeben oder ohne schriftliche Genehmigung der FLOCERT in irgendeiner Weise zu verwenden.
  • Der Beobachter erkennt an, dass FLOCERT der rechtmäßige Eigentümer aller vertraulichen Informationen ist.
  • Der Beobachter erklärt, dass er durch die Beobachtung des Audits des FLOCERT-Kunden in keinen Interessenkonflikt gerät.
  • Der Beobachter erklärt, dass er sich in keiner Weise in das Audit einmischen wird.
  • Der Beobachter erkennt an, dass er von Teilen des Audits, wie z. B. Einzelgesprächen, nach Ermessen des Auditors oder des Kunden ausgeschlossen werden kann.
  • Der Beobachter erkennt an, dass der Prüfer die uneingeschränkte Befugnis hat, zu jedem Zeitpunkt des Audits zu entscheiden, ob die Anwesenheit oder die Handlungen des Beobachters das Audit negativ beeinflussen könnten, und, falls dies der Fall ist, zu entscheiden, den Beobachter von Teilen des Audits auszuschließen oder ihn ganz vom Audit zu verweisen.
  • Alle Kosten im Zusammenhang mit der Auditbeobachtung sind vom jeweiligen Beobachter zu tragen (Reise, Unterkunft usw.). FLOCERT erhebt keine zusätzliche Verwaltungsgebühr für die Durchführung der Auditbeobachtung.

6.13.4. Beobachtetes Audit: Antrag

  • Interessenten, die ein Audit beobachten möchten, können sich an den Stakeholder Service Desk wenden unter mailtostakeholderservices@flocert.net.
  • Bei seinem Auditantrag erhält der Beobachter das Formular => CERT ObservedAuditApplication FO, das mit den geforderten Informationen ausgefüllt und unterzeichnet werden muss.
  • Eingehende Anträge für Beobachtete Audits werden nur zweimal pro Jahr geprüft und bearbeitet.
    • Frist für Beobachtete Audits in Q1 und Q2: Ende November des Vorjahres
    • Frist für Beobachtete Audits in Q3 und Q4: Ende Mai desselben Jahres

7. Bewertung der Einhaltung der Anforderungen

Dieser Abschnitt gibt einen Überblick darüber, wie die Einhaltung der Anforderungen bewertet wird, und enthält detaillierte Informationen über Konformitätsnachweise, Konformitätskriterien und Korrekturmaßnahmen.

Mehrere wichtige Fairtrade-Anforderungen, die Fairtrade-Produzenten oder -Händler erfüllen müssen, werden ebenfalls detailliert erläutert.

7.1. Nachweis der Konformität

Es liegt in der Verantwortung der Einrichtung, die eine Fairtrade Zertifizierung anstrebt, alle anwendbaren Anforderungen der Fairtrade-Standards zu erfüllen und deren Einhaltung nachzuweisen.

Es liegt in der Verantwortung von FLOCERT zu beurteilen, ob die vorgelegten Nachweise ausreichen, um die Einhaltung zu bestätigen. Bei unzureichendem Nachweis der Einhaltung oder Nichteinhaltung der Anforderungen ist eine Organisation nicht berechtigt, die Fairtrade Zertifizierung zu erhalten oder zu behalten. Die endgültige Entscheidung über die mögliche Einhaltung liegt bei FLOCERT.

Es liegt auch in der Verantwortung der Organisation, die eine Fairtrade Zertifizierung anstrebt, in Übereinstimmung mit dem Zertifizierungsvertrag zu handeln. Ein wesentlicher Verstoß gegen den Zertifizierungsvertrag (z. B. Nichtzahlung der Zertifizierungsgebühren) kann zu einer Dezertifizierung führen; eine wirksame Dezertifizierung führt auch zu einer Kündigung des Zertifizierungsvertrags aus wichtigem Grund mit sofortiger Wirkung.

7.2. Konformitätskriterien

Konformitätskriterien (CC) werden von FLOCERT aufgestellt, um die Anforderungen des Fairtrade-Standards und die Anforderungen von FLOCERT in überprüfbare Kontrollpunkte zu übersetzen, die während der Audits bewertet werden, um die Übereinstimmung mit dem geltenden Fairtrade-Standard festzustellen. Die Listen der Konformitätskriterien für alle Standards sind veröffentlicht unter: externalhttps://www.flocert.net/solutions/fairtrade/compliance-criteria/.

Es gibt 4 Arten von Konformitätskriterien: Wichtige Konformitätskriterien, Kernkriterien, Entwicklungsanforderungen oder Voluntary Best Practice Konformitätskriterien, wie unten beschrieben:

Kernkriterien

Bei den Kernkriterien handelt es sich um die grundlegenden Anforderungen, die entsprechend dem Zeitplan für die Zertifizierung (Jahr 0, 1, 3 und 6) erfüllt werden müssen (siehe documentZertifizierungszyklus).

Hauptkriterien

In Anlehnung an Fairtrade International stuft FLOCERT eine begrenzte Anzahl von Konformitätskriterien, die wichtige Fairtrade-Prinzipien widerspiegeln (z. B. Verbot von Kinderarbeit), als Hauptkriterien ein. Eine Abweichung von einem Hauptkriterium wird als Bedrohung für die Ziele und den Ruf des Fairtrade-Systems angesehen und kann zu strengen Zertifizierungssanktionen führen (siehe Abschnitt documentZertifizierungssanktionen ​​​).

Entwicklungskriterien

Entwicklungskriterien (gelten nur für Produzentenorganisationen) sollen die Produzenten bei ihrer kontinuierlichen Verbesserung im Laufe der Jahre unterstützen und müssen nur bei einer durchschnittlichen Punktzahl von 3 oder höher (nach 3 oder 6 Jahren) erfüllt werden. Die Durchschnittsnote wird berechnet, indem die Ränge aller Entwicklungskriterien addiert und durch die Gesamtzahl der bewerteten Entwicklungskriterien geteilt werden.

  • Wenn die durchschnittliche Punktzahl für die Entwicklungskriterien gleich oder höher als 3,0 ist, wird der Produzent als konform mit den Entwicklungskriterien angesehen.
  • Liegt die durchschnittliche Punktzahl für die Entwicklungskriterien unter 3,0, hat der Hersteller eine Abweichung bei dem Kernkriterium: "Die durchschnittliche Punktzahl der Entwicklungsanforderungen ist gleich oder höher als 3,0". In diesem Fall wählt der Hersteller eine Reihe von Entwicklungskriterien aus, um Korrekturmaßnahmen durchzuführen und die durchschnittliche Punktzahl mindestens auf das erforderliche Mindestniveau von 3 zu bringen.

Die Produzenten können somit bestimmte Bereiche für Verbesserungen priorisieren, anstatt jedes einzelne Entwicklungskriterium erfüllen zu müssen, so dass der Schwerpunkt auf der Gesamtentwicklung und nicht auf der Einhaltung jedes einzelnen Kriteriums liegt.

Voluntary Best Practice-Kriterien (VBP) - nur Händler

Voluntary Best Practice-Kriterien (nur für Händler) dienen als Hinweis darauf, wo ein Händler auf dem Weg zu noch faireren Handelspraktiken steht. Sie sind freiwillig und nicht erforderlich, um den Fairtrade-Standard für Händler*innen zu erfüllen (es werden keine Abweichungen aufgrund von Voluntary Best Practice Konformitätskriterien festgestellt). Der Abschlussbericht enthält jedoch das Ergebnis der Voluntary Best Practice-Kriterien. Der Fairtrade-Standard für Händler*innen definiert, welche Anforderungen des Standards "Voluntary Best Practices" sind .

Reaktive Konformitätskriterien - nur Händler

Reaktive Konformitätskriterien sind die Kriterien, die im Produktions-Kapitels des Fairtrade-Standard für Händler*innen vorkommen und in der Konformitätskriterien-Checkliste mit "Reactive Assurance" gekennzeichnet sind. Sie gelten für alle Händler, werden aber nur dann proaktiv überprüft, wenn es Hinweise auf eine Nichteinhaltung gibt. Anhaltspunkte können z. B. durch Anschuldigungen (englisch: Allegation) oder Beobachtungen bei Audits des Händlers gewonnen werden.

Leistungsränge

Bei den Konformitätskriterien gibt es im Allgemeinen 5 Stufen der Konformität (Ränge), die von 1 bis 5 nummeriert sind, wobei 1 für die völlige Nichteinhaltung und 5 für die beste Praxis steht. Die Ränge 1 und 2 stehen für die Nichteinhaltung, die Ränge 3 bis 5 für die Einhaltung. Es ist zu beachten, dass einige Konformitätskriterien nicht alle 5 Stufen der Konformität aufweisen, sondern nur "Nein" (Nichtkonformität) und "Ja" (Konformität) als mögliche Antworten anbieten.

Eine Abweichung von einem Konformitätskriterium wird als eine Abweichung von der entsprechenden Standardanforderung verstanden.

Zeitrahmen und Anwendbarkeit

Die Zahl, die mit einem Konformitätskriterium in der Checkliste verknüpft ist (0, 1, 3 oder 6), steht für die Anzahl der Zertifizierungsjahre, in denen ein Konformitätskriterium anwendbar wird. Für Erstaudits gelten zum Beispiel nur Kriterien mit dem Zeithorizont 0.

Obwohl einige Konformitätskriterien erst zu einem späteren Zeitpunkt Gültigkeit erlangen, wird den Kunden empfohlen, diese Konformitätskriterien zu erfüllen oder so früh wie möglich darauf hinzuarbeiten, um eine Stärkung der Organisation und eine nachhaltige Unternehmensentwicklung zu gewährleisten.

Einschränkungen der Anwendbarkeit eines Konformitätskriteriums werden am Anfang des Textes eines Konformitätskriteriums in Klammern angegeben. Zum Beispiel, wenn eine Anforderung:

  • nur für Kunden gilt, die mit einem bestimmten Produkt handeln - angegeben als z.B.: (Banane)
  • nicht für Kleinunternehmen gilt - angegeben als: (NA für Kleinunternehmen)
  • erst nach einer Übergangsfrist gilt - z. B. angegeben als: (1. Juli 2025)

7.2.1. Arten von Konformitätskriterien nach Organisationsstruktur

Die nachstehende Tabelle zeigt die verschiedenen Arten von Konformitätskriterien und für welche Organisationsstruktur sie gelten:

Art der KonformitätskriterienKernkriterien (bei allen Audits geprüft)Hauptkriterien (wird bei allen Audits geprüft)Entwicklungskriterien (nur bei Verlängerungsaudits - Jahr 3, 6 usw.)Voluntary Best Practice-Kriterien (nur bei Erstaudits und Verlängerungsaudits)
Kleinproduzent*innenorganisationenxxx 
Organisationen von Lohnarbeitsfirmenxxx 
Vertragsproduktionxxx 
Händlerxx x

7.3. Korrekturmaßnahmen

Während eines Fairtrade-Audits bewertet FLOCERT die Praktiken des Kunden und den Grad der Einhaltung der Fairtrade-Standards.

Der Auditor kann Bereiche mit Verbesserungsbedarf identifizieren und diese als "Abweichungen" ansprechen, die der Kunde innerhalb eines bestimmten Zeitraums beheben muss, um die Zertifizierung aufrechtzuerhalten. Damit die Organisation langfristig von den notwendigen Veränderungen profitieren kann, ist es entscheidend, dass der Kunde die geeignetsten und wirksamsten Korrekturmaßnahmen zur Behebung seiner Abweichungen wählt.

Bei der Abschlussbesprechung des Fairtrade-Audits stellt der Auditor dem Kunden die Ergebnisse des Audits vor. Der Kunde kann entweder während der Abschlussbesprechung Korrekturmaßnahmen vorschlagen oder darauf warten, dass der FLOCERT-Evaluator diese nach dem Audit anfordert.

FLOCERT ermutigt Kunden, Korrekturmaßnahmen während der Abschlussbesprechung vorzuschlagen, da dies den gesamten Bewertungsprozess beschleunigt. Außerdem können die Kunden den Schwung des Audits nutzen, um sofort mit der Arbeit an den Korrekturmaßnahmen zu beginnen. Es gibt jedoch Situationen, in denen eine detailliertere Analyse der Grundursache eines Problems erforderlich ist, um eine wirksame Korrekturmaßnahme vorschlagen zu können.

Der Auditor darf dem Kunden keine Ratschläge erteilen, wie die Abweichungen zu beheben sind, aber er kann die Gründe für die Anforderungen der Norm erläutern und praktische Beispiele dafür geben, was andere Kunden in ähnlichen Situationen getan haben.

Beim Vorschlagen und Bewerten einer Korrekturmaßnahme sind die folgenden Aspekte wichtig. Auch wenn nicht alle Elemente notwendigerweise für jede Korrekturmaßnahme relevant sind, kann FLOCERT zu dem Schluss kommen, eine Korrekturmaßnahme nicht zu akzeptieren, wenn sie keine relevanten Aspekte enthält.

Insbesondere wenn das Wohlergehen oder die Rechte von Einzelpersonen betroffen sind, wird besonders darauf geachtet, dass ein mit den Rechten kompatibler Ansatz verfolgt wird - siehe Beispiele in Bezug auf die Rechte von Arbeitnehmern und die Arbeitsbedingungen.

Wenn eine Abweichung speziell eine bestimmte Personengruppe betrifft, wird empfohlen, bei der Ausarbeitung der Korrekturmaßnahme die Meinung der betroffenen Partei zu berücksichtigen, um sicherzustellen, dass die eigentliche Ursache angegangen wird.

Korrekturmaßnahmen lösen die Situation:

Korrekturmaßnahmen müssen die aktuelle Situation lösen. Eine Abweichung kann entweder dadurch gelöst werden, dass eine verbotene Handlung nicht mehr durchgeführt wird oder dass eine bestimmte erforderliche Handlung umgesetzt wird.

Beispiele:

  • Beendigung einer Handlung:
    • Wenn diskriminierende Praktiken festgestellt werden, sollten diese mit sofortiger Wirkung eingestellt werden.
    • Wenn die Höhe der Fairtrade-Prämie falsch berechnet wurde, sollte sofort eine korrigierte Berechnung durchgeführt werden.
    • Wenn verbotene gefährliche Materialien verwendet werden, sollte die Praxis mit sofortiger Wirkung eingestellt werden.
  • für die Einleitung einer Aktion:
    • Wenn noch keine Generalversammlung stattgefunden hat, sollte diese so schnell wie möglich einberufen werden.
    • Wenn kein Beschaffungsplan zur Verfügung gestellt wurde, sollte der Einkäufer diesen mit der Produzentenorganisation gemäß dem geltenden Zeitplan teilen.
    • Wurde den Arbeitskräften nicht die notwendige Ausrüstung zur sicheren Durchführung ihrer Arbeit zur Verfügung gestellt, muss die entsprechende persönliche Schutzausrüstung bereitgestellt werden.

Korrekturmaßnahmen verhindern, dass sich die gegenwärtige(n) Situation(en) oder ähnliche Situationen wiederholen:

Zu diesem Zweck müssen sie die Ursache(n) der Abweichung beseitigen. Es kann notwendig sein, die zugrundeliegenden Prozesse zu ändern, anstatt nur einmalige Maßnahmen durchzuführen. Wenn die Ursache unklar ist, wird von den Kunden erwartet, dass sie die Ursache untersuchen.

Beispiele:

  • Wenn Fairtrade- und Nicht-Fairtrade-Produkte bei der Produktion und Lagerung vermischt werden, muss das Rückverfolgbarkeitssystem verbessert werden.
  • Wenn die Zahlungen immer zu spät erfolgen, müssen die Zahlungszyklen überprüft und angepasst werden, einschließlich der Integration möglicher Kontrollen.
  • Wenn die Buchführung für die Fairtrade-Prämie Unstimmigkeiten aufweist, sollte das Buchführungssystem überarbeitet werden.
  • Im Falle einer Abweichung im Bereich Arbeit und Beschäftigung sollte die Korrekturmaßnahme mit den Vertretern der Arbeitskräfte diskutiert/abgestimmt werden.

Korrekturmaßnahmen gleichen die durch die Abweichungen verursachten Verluste oder Schäden aus:

Korrekturmaßnahmen müssen den Verlust oder Schaden ausgleichen, der den Produzentenorganisationen oder Arbeitskräften durch die Abweichung entstanden ist.

Beispiele:

  • Wenn die Fairtrade-Prämie nicht gezahlt wurde, sollte der identifizierte Geschädigte entschädigt werden, indem die in der Vergangenheit nicht gezahlten Beträge nachgezahlt werden.
  • Die Differenz zwischen den vorgeschriebenen Löhnen und den gezahlten Löhnen sollte entschädigt werden.
  • Wenn die ursprüngliche Zahlung unter dem Fairtrade-Mindestpreis lag, muss die Differenz an die Produzentenorganisation gezahlt werden.
  • Eine negative Mengenbilanz müsste durch den Kauf zusätzlicher Fairtrade-Rohstoffe korrigiert werden, und es müsste eine Maßnahme vorgeschlagen werden, die verhindert, dass sich diese Situation wiederholt.
  • Im Falle einer ungerechtfertigten Entlassung ist der betroffene Arbeitnehmer wieder einzustellen.

Korrekturmaßnahmen stehen im Verhältnis zu dem entstandenen Schaden:

Eine Korrekturmaßnahme steht im Verhältnis zum verursachten Schaden, d. h. je größer der Schaden ist, desto stärker ist die Korrekturmaßnahme.

Beispiele:

  • Wenn vor einem Jahr zu wenig Fairtrade-Prämie gezahlt wurde, sollte der zu zahlende Betrag dies durch Anwendung eines marktüblichen Zinssatzes im Land des Produzenten ausgleichen.
  • Wenn die Arbeitskräfte 6 Monate lang unter dem Mindestlohn bezahlt wurden, muss der Mindestlohn angehoben werden und die Rückstände für die letzten 6 Monate müssen den Arbeitskräften ebenfalls gezahlt werden.

Korrekturmaßnahmen enthalten einen neuen Aspekt:

Wiederholte Abweichungen können nicht einfach durch die Wiederholung einer früheren Korrekturmaßnahme behoben werden. Dieser Leitfaden ist besonders für Zertifizierungsanalyst*innen von Bedeutung, wenn sie einen Vorschlag für Korrekturmaßnahmen bei einer wiederholten Abweichung bewerten.

Beispiel:

  • Im Jahr 1 wurde eine Abweichung wegen fehlender Fairtrade-Hinweise in den Verkaufsunterlagen festgestellt. Als Korrekturmaßnahme schlug die Organisation vor, ihre Mitarbeiter entsprechend zu schulen. Im Jahr 2 wurde die gleiche Abweichung festgestellt. Zusätzlich zur Schulung ihrer Mitarbeiter fügt die Organisation nun auch eine Fairtrade-Beschreibung zur Artikelbeschreibung im Ressourcenplanungssystem der Organisation hinzu, um sicherzustellen, dass alle zukünftigen Verkaufsunterlagen die Produkte eindeutig als Fairtrade ausweisen.

Korrekturmaßnahmen sind spezifisch:

Korrekturmaßnahmen, die nicht auf das eigentliche Problem eingehen, werden vermieden. Vorschläge wie" Korrekturmaßnahmenwerden mit FLOCERT besprochen" sind nicht akzeptabel. Wenn der Kunde während der Abschlussbesprechung keine sinnvollen und angemessenen Korrekturmaßnahmen vorschlagen kann, sollten diese offen gelassen und nach dem Audit im Rahmen des Follow-up-Prozesses vorgeschlagen werden.

7.4. Fairtrade-Standards: Besondere Anforderungen und Themen

In diesem Abschnitt geht es um bestimmte Anforderungen und Themen der Fairtrade-Standards und wie sie erfüllt werden können.

7.4.1. Mengenbilanz

Gemäß dem Fairtrade-Standard für Händler*innen (Abschnitt 2.1) ist die Physische Nachverfolgbarkeit für alle Produktkategorien vorgeschrieben. Es gibt jedoch einige Produktkategorien, die von den Anforderungen an die Physische Nachverfolgbarkeit ausgenommen sind und daher die Mengenbilanz anwenden können: Kakao, Rohrzucker, Saft (einschließlich Fruchtfleisch und Püree) und Tee sowie die FSI-Baumwoll- und Goldbeschaffungsprogramme.

Anforderungen an die Mengenbilanz

1. Input = Output

Vor der Einführung der Mengenbilanz für mehrere Standorte müssen die Kunden bei ihrem FLOCERT-Zertifizierungskontakt eine Genehmigung beantragen.

Der Kunde stellt sicher, dass die Menge der als Fairtrade verkauften Outputs (Endprodukte) der Menge der als Fairtrade beschafften Inputs entspricht, wobei die Verarbeitungserträge und alle Verluste berücksichtigt werden.

Anfangsbestand: Fertige Waren

+ Produktion - Verlust - Verkauf - Proben

= Endbestand Fertigerzeugnisse

Anfangsbestand: Rohmaterial

+ Einkäufe - Produktion - Verlust

= Endbestand Rohmaterial

Die Kunden müssen sicherstellen, dass die Fairtrade-Inputs (Produkte aus der Produktion) vor dem Verkauf der Fairtrade-Outputs (Endprodukte) gekauft werden.

Der Saldo kann niemals negativ sein. Sollte der Saldo aufgrund von Lieferengpässen negativ werden, muss der Kunde eine Ausnahmegenehmigung (Kompensation) bei FLOCERT beantragen.

2. Gleiches für Gleiches

Fairtrade-Vorleistungen müssen von gleicher Art und Qualität sein wie die Vorleistungen, die zur Verarbeitung der Fairtrade-Erzeugnisse verwendet werden ("Gleiches fürGleiches"):

Data URI image Data URI image

  • Konventionell ≠ Ökologisch
  • Art: Schwarzer Tee ≠ Grüner Tee
  • Orangensaft ≠ Apfelsaft
  • Kakao: Feines Aroma/Lateinamerika ≠ Standardqualität/Westafrika
  • Zucker: Weißer und raffinierter Zucker ≠ unraffinierter Zucker ≠ nicht zentrifugierter dehydrierter Zuckerrohrsaft
  • Qualitätsmerkmale und Herkunft sind schwer zu bestimmen

3. Mengenbilanz für Einzelstandortevs. Mengenbilanz für mehrere Standorte

Bei den meisten Fairtrade-zertifizierten Kunden wird die Mengenbilanz pro Standort auditiert.

Bei einigen Unternehmen wird die Mengenbilanz jedoch für mehrere Standorte geprüft. Dies ist nur für Kakao und Zucker möglich, wenn bestimmte Voraussetzungen erfüllt sind (siehe Anforderung des Händlerstandards 2.1.12) und ein Antrag an FLOCERT beim zuständigen Zertifizierungsanalyst*in gestellt wird.

Mengenbilanz für Einzelstandorte (SSMB)

Data URI image

Mengenbilanz für mehrere Standorte (GMB)