1. La garantía Fairtrade en un vistazo

FLOCERT es el proveedor de garantía de Fairtrade y define el enfoque de garantía que apoya la integridad de Fairtrade. El enfoque de garantía de FLOCERT se basa en los Criterios de Comercio Justo Fairtrade y en las directrices ISO 17065.

El papel de FLOCERT es proporcionar garantías de que todas las empresas que participan en las cadenas de suministro Fairtrade cumplen los Criterios de Comercio Justo Fairtrade siempre que estén en su ámbito de aplicación (véase Alcance de la Certificación Fairtrade).

Cualquier organización que participe en la Certificación Fairtrade será auditada regularmente.

Los resultados de la auditoría determinan si un Certificado Fairtrade puede ser emitido o mantener su validez. Los diferentes tipos de auditorías y la frecuencia de las mismas permiten adaptarse a circunstancias específicas.

FLOCERT está trabajando con la Intact Platform - una herramienta en línea para facilitar la auditoría y el seguimiento de cualquier posible No conformidad (NC). Los clientes de FLOCERT deberán utilizar esta plataforma. Además, se requiere el uso de la plataforma de notificación de transacciones Fairtrace.

*Existen otros tipos de verificación, por ejemplo, el sistema de verificación para Algodón Fairtrade Sourced Ingredients (FSI)

2. Cómo utilizar este manual

Este manual describe el sistema de certificación de FLOCERT.

Se aplica a todas las partes implicadas en la certificación de FLOCERT, incluyendo a los clientes ya certificados por Fairtrade y a los que buscan la Certificación Fairtrade, al personal de FLOCERT y a los auditores.

El manual consta de 5 partes principales:

• Las 3 primeras partes proporcionan una guía paso a paso a través de los procesos de:
  • Solicitud de Fairtrade,
  • Auditoría Fairtrade y
  • Evaluación y Certificación Fairtrade.
• Principios de garantía de Fairtrade explica las normas y principios subyacentes, como el Código de Conducta, el alcance de la certificación, el Ciclo de Certificación y los idiomas utilizados por FLOCERT.
• Evaluación del cumplimiento explica cómo FLOCERT evalúa el cumplimiento mediante el uso de tipos de auditoría, el concepto de Criterios de Cumplimiento y Medidas Correctivas, y cubre cómo se evalúa el cumplimiento de ciertos temas clave de la Norma.

La información relevante se puede encontrar en este manual, ya sea

• navegando hasta la sección que le interese utilizando el índice de contenidos o -en la versión PDF- el índice abreviado, o
• utilizando la función de búsqueda de un término (atajo: Ctrl+F).
• En caso de preguntas, póngase en contacto con el Servicio de Atención al Cliente por correo electrónico en flocert@flocert.net (o por teléfono en el número +49 228 24930 de 9 a 17 horas CET).

Existen los siguientes tipos de enlaces que pueden seguirse si se hace clic en ellos. Nota: si hace clic en un hipervínculo en el documento PDF, no será posible volver a navegar.

• La referencia a otra sección utiliza un símbolo de flecha pequeña, por ejemplo Principios de garantía de Fairtrade. Si hace clic en el enlace, accederá a la sección correspondiente.
• Referencia a una entrada del Glosario: Los términos que se definen en el Glosario tienen el siguiente aspecto: FLOCERT, al hacer clic en ellos se accede al Glosario anexo.
• Las referencias a un sitio web o una dirección de correo electrónico externos, por ejemplo: . Fairtrade International. al hacer clic en ellos se accede a un sitio web externo / se abre el correo electrónico.

3. Solicitud de Fairtrade

Esta sección describe el proceso de solicitud para la certificación Fairtrade inicial y la re-solicitud.

Los clientes certificados que deseen solicitar una excepción o un cambio estructural de la organización encontrarán información relevante en las secciones Excepciones y Cambio estructural de la organización.

Si FLOCERT considera que un solicitante es la misma organización que otra previamente descertificada, se aplicará el historial de certificación/cumplimiento, a menos que el solicitante pueda demostrar lo contrario. Para más información, véase la sección Nueva solicitud tras la Descertificación o la denegación de la certificación

3.1. Ámbito de aplicación y requisitos

Las solicitudes sólo pueden realizarse dentro del ámbito de Fairtrade (https://www.fairtrade.net/standard/fairtrade-standards#scope) definido por Fairtrade International para determinados productos, países y estructuras.

El ámbito de Fairtrade International comprende:

1. El producto para el que se solicita la certificación (https://www.fairtrade.net/standard/fairtrade-standards#classification),
2. el país donde se cultiva/comercia el producto (https://www.fairtrade.net/standard/fairtrade-standards#scope),
3. el establecimiento de la organización/empresa que solicita la Certificación Fairtrade (https://www.fairtrade.net/standard/fairtrade-standards#scope)*.

FLOCERT sólo puede certificar productos que estén cubiertos por los Estándares de Producto Fairtrade y la Tabla de Precios Mínimos y Primas Fairtrade (https://www.fairtrade.net/standard/minimum-price-info). En la tabla de clasificación de productos de Fairtrade International se puede encontrar un resumen de los productos (https://www.fairtrade.net/standard/fairtrade-standards#classification). La Categoría del Producto siempre se refiere a la clasificación de los respectivos Estándares de Producto Fairtrade (por ejemplo, Categoría del Producto: fruta fresca) mientras que el Tipo del Producto siempre se deriva directamente de un Estándar de Producto Fairtrade y describe los diferentes productos resumidos dentro de cada Categoría del Producto (por ejemplo, plátano, piñas).

Se describe en Alcance de la Certificación Fairtrade qué organizaciones de la cadena de suministro de Comercio Justo entran en el ámbito de la certificación y, por lo tanto, deben solicitar la Certificación Fairtrade antes de comercializar productos de Comercio Justo.

Para obtener la Certificación Fairtrade, se debe demostrar el cumplimiento de los Criterios de Comercio Justo Fairtrade aplicables y de los Criterios de Cumplimiento de FLOCERT.

Todos los Criterios de Comercio Justo Fairtrade, incluidos los requisitos específicos de cada producto, están disponibles en el sitio web de Fairtrade International (http://www.fairtrade.net/standards/our-standards.html).

Los Criterios de Cumplimiento de FLOCERT están disponibles en el sitio web de FLOCERT (https://www.flocert.net/es/criterios-de-cumplimiento/).

Zonas de riesgo de viajes

Algunas regiones/países se consideran zonas de riesgo de viajes debido a guerras, disturbios civiles, catástrofes naturales o enfermedades; es posible que FLOCERT no pueda enviar a un auditor en estas zonas. Tal y como se regula en los Requisitos para Proveedores de Garantía de Fairtrade International (https://files.fairtrade.net/standards/ASSU_ReqAssuranceProviders_EN.pdf), las Auditorías Iniciales sólo pueden realizarse como Auditorías in situ. En consecuencia, si no es posible realizar las Auditorías In Situ, FLOCERT tendrá que rechazar la solicitud.

Para más información sobre el tema, consulte la sección Auditoría en zonas de riesgo de viajes.

* Específicos para el Criterio Fairtrade sobre el Clima: Para obtener la certificación según el Criterio Fairtrade sobre el Clima, la organización de productores, el Facilitador de Proyectos y el Comerciante del Criterio Fairtrade sobre el Clima deben tener un proyecto registrado bajo el Criterio de Oro (certificación de reducción de emisiones de carbono y beneficios de desarrollo sostenible).

3.2. Contacto para la solicitud inicial

Los formularios de solicitud pueden solicitarse directamente a través del sitio web de FLOCERT (https://www.flocert.net/es/obtenga-la-certificacion/) o por correo electrónico a los equipos regionales de FLOCERT Applications como sigue:

África y Oriente Medio:africa@flocert.net

Asia, Islas del Pacífico, Australia y Nueva Zelanda: asia@flocert.net

Europa: europe@flocert.net

América del Sur, Central y Caribe: la@flocert.net

América del Norte: america@flocert.net

• Para ampliar el alcance de la certificación (véase Ampliación del alcance de la certificación), por ejemplo, añadir productos adicionales, organizaciones/estados/plantaciones/entidades miembros adicionales y/o funciones comerciales adicionales, la persona de contacto responsable de FLOCERT es la encargada y debe ser contactada. Antes de realizar actividades comerciales de Fairtrade bajo un alcance ampliado, se debe obtener la aprobación de FLOCERT.
• Para las solicitudes de un producto o montaje que actualmente no está cubierto por los Criterios de Comercio Justo Fairtrade, se pueden presentar solicitudes a Fairtrade International (https://www.fairtrade.net/standard/how-we-set-standards) utilizando el formulario "Solicitud de entrada rápida".

3.3. Paquete de solicitud e identificación

Al recibir una solicitud, el equipo de aplicaciones de FLOCERT asigna un identificador de solicitud único y envía un paquete de solicitud que incluye

• un cuestionario de solicitud,
• plantillas relevantes para el producto y la configuración solicitada,
• información sobre la Certificación Fairtrade y los requisitos,
• información sobre el coste de la certificación,
• un contrato de certificación que regula los derechos y responsabilidades contractuales.

Los solicitantes deben proporcionar su ID de solicitud cuando presenten sus documentos y paguen la tasa de solicitud.

3.4. Tasas de solicitud

Todos los solicitantes deben pagar una tasa de solicitud para la tramitación de su solicitud. Esta tasa no es reembolsable y es independiente de la función comercial, el número de productos o la estructura organizativa del solicitante.

Para los Comerciantes de algodón pueden surgir costes adicionales relacionados con la evaluación de los Indicadores Sociales (véase Indicadores Sociales).

Puede obtenerse una estimación de las tasas aplicables a la solicitud y la certificación utilizando la calculadora de costes del sitio web de FLOCERT:https://www.flocert.net/es/calculadora-de-tasas-fairtrade/

3.5. Solicitud completada

FLOCERT tramitará la solicitud del cliente cuando reciba

• el cuestionario de solicitud completado y firmado,
• la confirmación del pago de la tasa de solicitud,
• el contrato de certificación firmado y otros documentos justificativos que se soliciten.

Una vez completado con éxito el proceso de solicitud

• al cliente se le asignará un FLO ID permanente que sustituye al ID de solicitud asignado anteriormente;
• También se le dará acceso a la Intact Platform (el portal web de la Certificación Fairtrade);
• FLOCERT emitirá una factura por la cuota inicial de certificación.

Tras el pago de la cuota inicial, los años siguientes se cobrará una cuota de certificación anual siempre en el mismo mes del año.

El sitio web de FLOCERT ofrece una estimación de las tasas aplicables (https://www.flocert.net/es/calculadora-de-tasas-fairtrade/) y un vídeo de introducción al proceso de Certificación Fairtrade (https://www.flocert.net/es/como-unirse-al-comercio-justo/).

3.6. Aplicación suspendida

Si el cliente ha pagado la tasa de solicitud pero no ha presentado todos los documentos requeridos, FLOCERT mantendrá activa la solicitud durante un periodo máximo de 12 meses. Después de este período, la solicitud se considerará interrumpida.

Si el cliente desea volver a solicitar la Certificación Fairtrade después de este período de 12 meses, se le pedirá que vuelva a realizar todo el proceso de solicitud, incluido el pago de la tasa de solicitud.

3.7. Nueva solicitud tras la Descertificación o la denegación de la certificación

Tras la Descertificación o la denegación de la certificación, el cliente puede volver a solicitar la certificación Fairtrade bajo las siguientes condiciones:

• El cliente acepta someterse a una auditoría antes de volver a entrar en el sistema de Certificación Fairtrade, si FLOCERT lo considera necesario. Siempre se requerirá una auditoría en el caso de No conformidad (NC) severa anterior.
• El cliente ha corregido todas las No conformidad (NC) anteriores no resueltas
• El cliente ha pagado todas las tasas pendientes antes de la Descertificación/denegación de la certificación.

Esto se aplica a todos los casos de denegación de la certificación y Descertificación (ya sea por incumplimiento/no pago de las tasas de certificación/descertificación voluntaria). Además de esto, se aplican algunas condiciones más para los clientes descertificados con moratoria para el reingreso (véase Nueva solicitud tras la Descertificación con moratoria para el reingreso) y para los clientes a los que se les denegó la certificación tras la Auditoría Inicial (véase Nueva solicitud tras la denegación de la certificación).

Nota: De acuerdo con la decisión de Fairtrade International de cerrar temporalmente el registro de Organizaciones de Productores para la categoría del producto Banano (fresco), las Organizaciones de Productores que vuelvan a presentar una solicitud para la categoría del producto Banano (fresco) sólo podrán ser aceptadas si lo hacen dentro de los 12 meses siguientes a la descertificación por falta de pago de la cuota de certificación. La solicitud se considerará fuera de ámbito si el motivo de la descertificación es otro. Esto es aplicable a partir del 01.01.2024 por un periodo de 24 meses.

Para las re-solicitudes en los 12 meses siguientes a la fecha de Descertificación o denegación de la certificación

• No se factura ninguna tasa de solicitud ni se presentan de nuevo los documentos de solicitud (excepto el contrato de certificación, que debe firmarse de nuevo y, si procede, deben abonarse las tasas de certificación pendientes del periodo anterior a la Descertificación).
• El cliente deberá pagar la tasa de certificación inicial.
• Las Organizaciones de Productores que vuelvan a solicitar Banano (fresco) sólo podrán ser tomadas en cuenta si fueron descertificadas por falta de pago de las tasas de certificación.

En el caso de nuevas solicitudes después de 12 meses desde la fecha de Descertificación o de denegación de la certificación:

• El cliente deberá completar el proceso de solicitud y pagar la tasa de solicitud.
• El cliente deberá pagar la tasa de certificación inicial.
• Las Organizaciones de Productores que vuelven a solicitar Banano (fresco) se consideran fuera del ámbito de aplicación

3.7.1. Nueva solicitud tras la denegación de la certificación

Para un cliente al que se le haya denegado la certificación después de la Auditoría Inicial, pueden aplicarse las siguientes condiciones, además de las establecidas anteriormente (véase Nueva solicitud tras la Descertificación o la denegación de la certificación):

• El cliente debe someterse siempre a una nueva Auditoría Inicial.
• Los Comerciantes no podrán obtener el Permiso de Comercialización. Se realizará una auditoría para verificar que se han corregido todas las No conformidad (NC) pendientes que dieron lugar a la anterior denegación de la certificación.

• Las organizaciones de productores de bananos frescos que soliciten certificación no serán tomadas en cuenta debido al cierre del registro de bananos a partir del 01.04.2024 durante un periodo de 24 meses.

3.7.2. Nueva solicitud tras la Descertificación con moratoria para el reingreso

Para un cliente que ha sido descertificado con una moratoria para el reingreso, pueden aplicarse las siguientes condiciones, además de las establecidas anteriormente (véase Nueva solicitud tras la Descertificación o la denegación de la certificación):

• El período de la moratoria impuesta, junto con la decisión de Descertificación, ha pasado antes de que el cliente presente una nueva solicitud.
• El cliente ha implementado las medidas necesarias para realizar los cambios en sus operaciones o gestión, que le permitan cumplir con los criterios y Criterios de Comercio Justo Fairtrade relativos a la Descertificación. Durante el proceso de solicitud, el cliente envía pruebas de las medidas implementadas.
• El cliente no vende como Fairtrade los productos que tiene en stock en el momento del reingreso.
• Las organizaciones de productores de bananos frescos que soliciten certificación no serán tomadas en cuenta debido al cierre del registro de bananos a partir del 01.04.2024 durante un periodo de 24 meses.

4. Herramientas y procesos de garantía

FLOCERT utiliza diversas herramientas de garantía para garantizar el cumplimiento de los Criterios de Comercio Justo Fairtrade.

La más importante de ellas es la Auditoría Fairtradepero hay otras herramientas, como Alertas Fairtrace y Inducción para Comerciantes - también ayudan a reforzar la garantía y a mejorar los niveles de cumplimiento de los clientes certificados.

4.1. Auditoría Fairtrade

FLOCERT lleva a cabo auditorías con respecto a los Criterios de Comercio Justo Fairtrade, con el objetivo de evaluar el cumplimiento por parte de Productores y Comerciantes.

Existen 3 propósitos para llevar a cabo una Auditoría:

• Auditorías de Certificación que conducen a la emisión de un certificado inicial o a la recertificación de un cliente ya certificado.
• Auditorías de Confirmación que tienen lugar durante el Ciclo de Certificación para confirmar el cumplimiento.
• Otros tipos de auditoría que no tienen lugar regularmente o dependen de la configuración individual del cliente.

Las auditorías se realizan normalmente in situ y se anuncian, pero en determinadas circunstancias pueden realizarse como Auditorías a Distancia (véase Auditoría a Distancia frente a Auditoría in situ) o como Auditorías no Anunciadas (véase Auditorías anunciadas frente a Auditorías no anunciadas). En estos casos, el proceso de auditoría difiere del procedimiento de las auditorías in situ anunciadas.

Existen 4 metodologías/procesos de auditoría principales:

• Proceso de auditoría in situ
• Proceso de Auditoría a Distancia
• Proceso de Auditoría Digital
• Proceso de Auditoría no Anunciada

El tipo de auditoría especifica los Criterios de Cumplimiento que se comprobarán durante una auditoría. Algunos tipos de auditoría sólo están disponibles para Comerciantes.

En la tabla siguiente se indican los métodos de auditoría disponibles para las auditorías de Comerciantes / Productores:

4.1.1. Auditoría a distancia

Sólo en determinadas circunstancias, los siguientes tipos de auditoría pueden llevarse a cabo como auditorías a distancia:

• Auditoría Inicial
• Auditoría Enfocada
• Auditoría de Renovación

Se puede realizar una auditoría a distancia si:

• las circunstancias impiden la presencia in situ de los auditores, y
• el aplazamiento de la auditoría hasta que cambien las circunstancias no es una opción viable.

Tales circunstancias pueden incluir, por ejemplo, brotes de enfermedades (como COVID-19).

Toda auditoría a distancia consistirá en una evaluación a distancia de la documentación pertinente, entrevistas virtuales y visitas virtuales a las instalaciones, según lo requiera el alcance individual.

Alcance:

• Dependiendo del tipo de auditoría (véase el alcance de la Auditoría Inicial, Enfocada y de Renovación)

4.1.2. Auditoría en zonas de riesgo de viajes

El Código de Conducta y la Política de Viajes de FLOCERT podrían afectar a la realización de auditorías in situ en zonas de riesgo de viaje. FLOCERT evalúa el riesgo para la persona que se espera que viaje. El punto de partida para esta evaluación son las advertencias oficiales (por motivos de seguros) del Ministerio de Asuntos Exteriores del Reino Unido, pero también otras fuentes de información como https://www.internationalsos.de/insights/risk-outlook-und-risk-map. Si la evaluación identifica un riesgo grave para la persona que se espera que viaje, FLOCERT no autorizará el viaje. Este enfoque permite a FLOCERT estar físicamente presente en muchas zonas del mundo a pesar de las advertencias oficiales.

Si un cliente se encuentra en una zona de riesgo según la evaluación, las auditorías in situ pueden sustituirse por auditorías a distancia durante un periodo limitado de tres años consecutivos como máximo. Después de este período, FLOCERT sólo podrá verificar el cumplimiento de los Criterios de Comercio Justo Fairtrade mediante auditorías in situ, tal y como se regula en los Requisitos de Fairtrade International para Proveedores de Garantía ( https://files.fairtrade.net/standards/ASSU_ReqAssuranceProviders_EN.pdf). Si un viaje físico a las instalaciones del cliente sigue siendo imposible después de este período porque el riesgo continúa, FLOCERT tendrá que cancelar el contrato de certificación (véase la sección 9 en Términos y Condiciones del Contrato de Certificación) y como resultado retirar la certificación. FLOCERT informará de ello al cliente a su debido tiempo.

4.1.3. Auditorías anunciadas versus auditorías no anunciadas

Al igual que las Auditorías a Distancia, una Auditoría no anunciada no es un tipo de auditoría, sino una metodología de auditoría.

Las Auditorías no Anunciadas son siempre Auditorías de Confirmación, no Auditorías de Certificación, y tienen lugar entre 2 Auditorías de Renovación, o entre una Auditoría Inicial y una Auditoría de Renovación, con el fin de evaluar el cumplimiento continuo y centrarse en secciones específicas del Criterio Fairtrade identificadas como críticas para el cliente individual.

Las Auditorías no Anunciadas se llevan a cabo sin notificación previa al cliente, lo que permite una evaluación de lo que sucede en las instalaciones del cliente durante un día "típico".

En general, el cliente que recibe una Auditoría no Anunciada no será informado en absoluto antes de que el auditor llegue a las instalaciones. En casos excepcionales, el cliente puede recibir una notificación con poca antelación a la Auditoría no Anunciada para asegurarse de que está disponible en la fecha de la auditoría.

Si un cliente niega el acceso por cualquier razón, esto es motivo para una Suspensión inmediata del certificado.

El alcance es el mismo que el de una Auditoría Enfocada:

• Verificación de subsecciones/ciertos Criterios de Cumplimiento relevantes para el cliente.
• A pesar de centrarse en determinadas secciones, también pueden detectarse No conformidad (NC) en secciones que no son objeto de la auditoría.

4.1.4. Tipos y alcance de las auditorías

FLOCERT trabaja con una combinación de diferentes tipos de auditoría para evaluar el cumplimiento en el curso de un Ciclo de Certificación.

Todas las auditorías tienen un período de auditoría definido que suele abarcar el tiempo transcurrido desde la última auditoría. Sin embargo, si se identifican comportamientos no conformes que hayan tenido lugar fuera del periodo de auditoría, estos pueden plantearse como una No conformidad (NC). Los detalles específicos sobre el alcance de una auditoría se definen en los Términos de Referencia del auditor.

Mientras que la Auditoría Inicial y la Auditoría de Renovación marcan el comienzo de un Ciclo de Certificación, las Auditorías de Confirmación pueden tener lugar entre una Auditoría Inicial y una Auditoría de Renovación, o entre dos Auditorías de Renovación para confirmar el cumplimiento.

Una Auditoría de Confirmación puede ser una Auditoría Enfocada o una Auditoría no Anunciada y se lleva a cabo si la evaluación de FLOCERT de las necesidades individuales de la organización lo requiere. Esta evaluación se basa en los siguientes criterios

• Cumplimiento de los Criterios de Comercio Justo Fairtrade,
• la cantidad de Prima Fairtrade recibida/pagada, y
• la configuración individual.

Para más detalles sobre el proceso de auditoría, consulte Auditoría Fairtrade.

Cualquier tipo de auditoría puede ser potencialmente una Auditoría Observada, lo que significa que el auditor está acompañado por otra persona, por ejemplo, Fairtrade International u otra tercera parte. Las Auditorías Observadas deben ser comunicadas al cliente y éste tiene la posibilidad de aprobar dicho acompañamiento (véase Observaciones de la auditoría).

4.1.4.1. Auditoría Inicial

La Auditoría Inicial es la primera auditoría. Se planifica a partir de la información recibida durante la fase de solicitud.

Alcance:

• Verificación de la información proporcionada por el solicitante durante la fase de solicitud.
• Evaluación de los Criterios de Cumplimiento aplicables en el Año 0.

Alcance adicional - Comerciantes:

• Verificación de las transacciones realizadas durante la fase de Permiso de Comercialización.
• Comprobación de que no se ha realizado ninguna operación antes de la fecha del Permiso de Comercialización.

4.1.4.2. Auditoría de Renovación

Una Auditoría de Renovación marca el inicio del siguiente ciclo de certificación y constituye la base para la decisión de emitir un nuevo certificado Fairtrade.

Alcance:

• Evaluación del cumplimiento de todos los Criterios de Cumplimiento aplicables, incluidos los que serán aplicables para el siguiente ciclo de 3 años.
• Auditorías a los productores: Evaluación de los requisitos de desarrollo

4.1.4.3. Auditoría Enfocada

Una Auditoría Enfocada puede tener lugar entre 2 Auditorías de Renovación, o entre una Auditoría Inicial y una de Renovación, con el fin de evaluar el cumplimiento continuo y centrarse en secciones específicas del Criterio Fairtrade identificadas como críticas para el cliente individual.

Alcance:

• Verificación del cumplimiento continuo de todas las subsecciones en las que se detectaron No conformidad (NC) en la última auditoría.
• Verificación de subsecciones adicionales/ciertos Criterios de Cumplimiento relevantes para el cliente.
• A pesar de centrarse en ciertas secciones, también pueden identificarse No conformidad (NC) en secciones que no están en el foco de la auditoría.

4.1.4.4. Auditoría Digital

La Auditoría Digital se aplica a los Comerciantes certificados Fairtrade y difiere del flujo de trabajo de auditoría regular en que no se produce ninguna interacción en vivo con el cliente.

En su lugar, se basa exclusivamente en los datos comunicados por el cliente en Fairtrace, que se cotejan con la información disponible en Intact Platform. Las Auditorías Digitales pueden ser planificadas sistemáticamente según el Ciclo de Certificación, o desencadenadas por problemas identificados en los informes proporcionados a FLOCERT.

Al igual que las Auditorías Enfocadas, son Auditorías de Confirmación y tienen lugar entre 2 Auditorías de Renovación, o entre una Auditoría Inicial y una Auditoría de Renovación, con el fin de evaluar el cumplimiento continuo y centrarse en secciones específicas del Criterio Fairtrade identificadas como críticas para el cliente individual.

Alcance:

• Evaluación del cumplimiento de partes específicas de los Criterios de Cumplimiento del Comerciante, así como de los requisitos de FLOCERT específicamente desarrollados para Auditorías Digitales con el fin de evaluar el riesgo de nuevas No conformidades.
• El periodo de auditoría incluye el tiempo transcurrido desde la última Auditoría Digital, a Distancia o in situ.

4.1.4.5. Auditoría de Seguimiento

Una Auditoría de Seguimiento es el resultado de una Decisión de Evaluación o Certificación. El objetivo de una Auditoría de Seguimiento es evaluar la aplicación de Medidas Correctivas a las No Conformidades identificadas durante la última auditoría regular. Este tipo de auditoría se suele utilizar cuando no se puede verificar el cumplimiento a través de los documentos, o en el caso de un número muy elevado de No conformidad (NC) durante la última auditoría.

Alcance:

• Evaluación de la aplicación de las Medidas Correctivas de las No Conformidades anteriores, basándose en las Evidencias Objetivas definidas y en la observación.

4.1.4.6. Auditoría a Entidad Adicional

Una Auditoría a Entidad Adicional se lleva a cabo en los locales de una Entidad Adicional.

Alcance:

• Verificación del cumplimiento continuado de los Criterios de Cumplimiento aplicables (como se especifica en la lista de comprobación para las Entidades Adicionales).

4.1.4.7. Auditorías de Ampliación del Alcance

Una Auditoría de Ampliación del Alcance tiene lugar en ciertas situaciones antes de que el alcance de la Certificación Fairtrade pueda ser ampliado (véase Ampliación del alcance de la certificación). Puede ser una Auditoría Enfocada o una Auditoría Inicial, dependiendo del tipo de extensión del alcance.

(Nota: no hay un tipo de "Auditoría de Ampliación del Alcance" en la Intact Platform y no hay un tipo de lista de comprobación específica para las Auditorías de Ampliación del Alcance: el Analista de Certificación determina los puntos de comprobación pertinentes en los Términos de Referencia para el auditor).

Alcance:

• Evaluación de los Criterios de Cumplimiento aplicables a la extensión de alcance pertinente.

4.1.5. Tiempo de auditoría

El sistema de auditoría de FLOCERT se basa en el principio de que un auditor tiene tiempo suficiente para realizar una auditoría Fairtrade que cumpla con los objetivos de alta calidad de FLOCERT.

El tiempo que el auditor necesita para realizar una auditoría completa depende de una serie de factores, en base a los cuales el Analista asigna el tiempo de auditoría en los Términos de Referencia del auditor:

• la estructura y el tamaño del cliente a auditar
• el número de productos Fairtrade comercializados,
• el número de Entidades Adicionales,
• el número de funciones comerciales del cliente (por ejemplo, Productor + Procesador + Exportador), y
• el tipo de auditoría.

Una auditoría se considera completa cuando todos los Criterios de Cumplimiento relevantes han sido evaluados por el auditor, y se han realizado tanto la Reunión de Apertura como la Reunión de Cierre.

4.1.6. Programación y preparación de la auditoría

Antes de cada auditoría, el Analista de Certificación responsable proporciona al auditor asignado los Términos de Referencia (TdR) que definen el alcance de la auditoría. Los auditores reciben asignaciones de auditoría para un trimestre determinado (es decir, de enero a marzo, de abril a junio, etc.) y deben realizar auditorías en el trimestre asignado.

El auditor asignado se pone en contacto con el cliente al menos 4 semanas antes del final del trimestre correspondiente para determinar una fecha de auditoría conveniente.

En este momento, el cliente también recibe información sobre cualquier posible observador que acompañe al auditor, si procede (véase Observaciones de la auditoría).

Si la fecha propuesta por el auditor no es conveniente para el cliente, el auditor debe proponer otras 2 opciones. Si ninguna de las 3 fechas propuestas por el auditor es aceptada por el cliente, FLOCERT puede imponer una fecha o, previa solicitud por escrito del cliente, decidir trasladar la auditoría a otro trimestre. La solicitud de cambio a otro trimestre debe justificarse aportando motivos razonables a FLOCERT.

Una vez acordada la fecha de la auditoría, el auditor enviará una Carta de Preparación de la Auditoría, a más tardar dos semanas antes de la fecha acordada.

La Carta de Preparación de la Auditoría contiene información detallada sobre el alcance de la auditoría. El cliente puede guiarse por la Lista de Verificación de Criterios de Cumplimiento relevante para la próxima auditoría, disponible a través de su portal de Intact Platform.

En el caso de las Auditorías no Anunciadas, el auditor no envía la Carta de Preparación de la Auditoría antes de la misma y la fecha de la auditoría es decidida por FLOCERT. El Analista de Certificación responsable proporciona al auditor asignado una carta que el auditor debe entregar al cliente a su llegada al lugar. En algunas ocasiones - dependiendo del alcance de la Auditoría no Anunciada - el cliente puede recibir una notificación de auditoría por correo electrónico con poca antelación para asegurarse de que la persona de contacto esté disponible en la fecha de la auditoría. En este caso, el cliente deberá confirmar inmediatamente al auditor su disponibilidad para la fecha de la auditoría.

4.1.7. Proceso de auditoría para las auditorías in situ

Los siguientes tipos de auditoría se llevan a cabo mediante el proceso de auditoría in situ:

• Auditoría Inicial
• Auditoría de Renovación
• Auditoría Enfocada
• Auditoría a Entidad Adicional
• Auditoría de Ampliación del Alcance
• Auditoría de Seguimiento

4.1.7.1. Ejecución de la auditoría

El cliente está obligado a aceptar Auditorías no Anunciadas en sus instalaciones, así como en las de su Subcontratista. El cliente también está obligado a hacer todos los esfuerzos, incluyendo el suministro de información, necesarios para demostrar su cumplimiento de los Criterios de Comercio Justo Fairtrade. Durante la auditoría, el auditor evalúa el desempeño del cliente con respecto al Criterio Fairtrade aplicable utilizando los Criterios de Cumplimiento de FLOCERT.

En general, una auditoría comprende:

• una Reunión de Apertura (véase Reunión de Apertura),
• la verificación in situ del cumplimiento (véase Verificación in situ del cumplimiento (entrevistas, revisión de la documentación, visitas de campo) y
• una Reunión de Cierre (ver Reunión de Cierre).

No se permite filmar o grabar las auditorías sin la aprobación previa de FLOCERT y del auditor o auditores.

4.1.7.1.1. Reunión de Apertura

En la Reunión de Apertura, el auditor establecerá el escenario de la auditoría y abordará los siguientes puntos:

• El auditor se presenta, explica el plan de auditoría y verifica los datos de contacto, incluida la información sobre las Entidades Adicionales.
• El auditor solicita una breve descripción de la situación en las instalaciones del cliente y obtiene una visión general de los sistemas técnicos existentes. El objetivo es comprender cualquier circunstancia específica que pueda influir en la situación de la auditoría.
• El auditor también confirma el acceso del cliente al portal web de clientes de Intact Platform; si el acceso no es posible, anotará el motivo.

4.1.7.1.2. Verificación in situ del cumplimiento (entrevistas, revisión de la documentación, visitas de campo)

Durante esta parte de la auditoría, el auditor suele seguir los siguientes pasos, dependiendo de si se trata de una auditoría de Productores o de Comerciantes:

• Realizar entrevistas individuales y de grupo con una muestra representativa de miembros y/o Trabajadores durante las visitas a las explotaciones sin ninguna interferencia de otros miembros/Trabajadores, y en ausencia de la junta directiva y la dirección.
• En las auditorías de Comerciantes, realizar entrevistas principalmente con el contacto principal de FLOCERT, pero también con representantes de las unidades pertinentes (por ejemplo, compras, procesamiento/fabricación, ventas, gestión de calidad, almacén), dependiendo del alcance de la auditoría.
• Llevar a cabo visitas sobre el terreno y una auditoría física de las instalaciones de producción/procesamiento, almacenamiento u otras instalaciones pertinentes.
• Tomar una muestra de un número representativo de organizaciones afiliadas/estados afiliados (sólo aplicable a estructuras múltiples).
• Revisar la documentación y la información disponible en los sistemas técnicos del cliente, por ejemplo, la contabilidad de personal, los sistemas de planificación de recursos empresariales o cualquier otro sistema.
• Comprobar un cierto número de transacciones/contratos/facturas.

4.1.7.1.2.1. Entrevistas en las auditorías

La realización de entrevistas es una parte integral de la rutina de auditoría para Productores y Comerciantes, y una herramienta importante para verificar el cumplimiento de los Criterios de Comercio Justo Fairtrade. Proporciona una visión de las rutinas diarias de los clientes certificados e información de primera mano de los miembros y/o Trabajadores. Se realiza una muestra representativa de entrevistas en diferentes niveles de la organización/empresa.

Las entrevistas, en general, tienen dos propósitos

• búsqueda de datos,
• comprobación cruzada (confirmación de las conclusiones escritas-verbales y verbales).

A continuación se presentan 3 tipos de entrevistas diferentes. Todos los tipos de entrevistas se realizan teniendo en cuenta la diversidad y el género:

• Discusiones de grupo focalizadas

Se entrevista a un grupo concreto de miembros o Trabajadores en relación con temas específicos relevantes para el grupo. La ventaja de un debate en grupo centrado es que puede ayudar a los entrevistados a formarse su propia opinión y a hablar al escuchar las opiniones de los demás en un entorno de grupo pequeño y seguro.

El auditor organiza las discusiones de grupo focalizadas en diferentes composiciones - género mixto, masculino y femenino - para garantizar que las Trabajadoras también sean entrevistadas por separado. Se recomienda un tamaño de grupo de hasta un máximo de 25 entrevistados.

• Entrevistas semiestructuradas

Una entrevista semiestructurada es una entrevista abierta: permite que surjan nuevas ideas del entrevistado, sin un conjunto riguroso de preguntas que prohíban las desviaciones. El auditor sigue el marco de la lista de control y adapta su secuencia y la selección detallada de las preguntas, así como la duración de la entrevista, a la situación in situ (o eventualmente fuera de ella). A pesar de que no existe un conjunto riguroso de preguntas, el auditor no se basará en la palabra de una sola persona, sino que cotejará la información con varias partes.

El auditor tendrá en cuenta la importancia de las preguntas específicas que requieran confidencialidad y, en consecuencia, proporcionará un entorno de entrevista adecuado. Por ejemplo, las preguntas relativas al cumplimiento de los salarios y las horas extraordinarias se formularán de forma que la dirección no pueda identificar la fuente de la información, salvo las exigencias del entrevistado.

• Entrevistas circunstanciales

El auditor también utilizará encuentros circunstanciales para mantener breves charlas con grupos o individuos, por ejemplo, para obtener información adicional durante una inspección física de una instalación. Esto también se considera una entrevista, y puede ser muy útil como comprobación puntual y para reconfirmar cuestiones específicas planteadas previamente.

La siguiente tabla ofrece una visión general por instalación de los principales interlocutores de las entrevistas durante una auditoría de Productores y de comercio. La selección individual de los interlocutores depende del alcance de la auditoría.

Los interlocutores externos de las entrevistas, como los representantes sindicales, pueden ser seleccionados en función de cada caso.

4.1.7.1.3. Reunión de Cierre

El auditor redacta un Informe de Cierre con las No Conformidades detectadas y lo presenta durante la Reunión de Cierre que se celebra al final de la auditoría.

Durante la Reunión de Cierre:

• El auditor presenta y explica al cliente las No conformidad (NC) detectadas.
• Se invita al cliente a proponer Medidas Correctivas para todas las No Conformidades identificadas, así como para los Requisitos de Desarrollo (sólo en las Auditorías de Renovación). El auditor no aconsejará al cliente cómo cumplir las No conformidad (NC) identificadas, pero puede explicar los requisitos y ofrecer ejemplos genéricos prácticos de cumplimiento. Para obtener más orientación sobre cómo proponer Medidas Correctivas de manera eficiente, consulte la sección Medidas Correctivas. Las Medidas Correctivas propuestas por el cliente durante la reunión de cierre no podrán ser modificadas salvo que FLOCERT lo solicite en el transcurso del proceso de evaluación. FLOCERT puede rechazar las Medidas Correctivas sugeridas si las considera inadecuadas para la resolución de las No Conformidades detectadas y solicitar aclaraciones al cliente.

• El Informe de Cierre es firmado por el cliente y el auditor.

Si procede, el auditor también informará:

• Las organizaciones de productores de su puntuación obtenida respecto a los Requisitos de Desarrollo (sólo Auditorías de Renovación),
• a los Comerciantes de los resultados de sus Criterios de Buenas Prácticas Voluntarias (sólo en las Auditorías de Renovación).

4.1.8. Proceso de Auditoría a Distancia

El enfoque de auditoría a Distancia puede aplicarse a todos los tipos de auditoría siguientes: Auditorías de Renovación, Enfocadas, de Seguimiento, No Anunciadas, NFO y Auditorías a Entidad Adicional.

La Auditoría a Distancia consta de 4 elementos:

1. Preparación y alcance

En primer lugar, el auditor realiza una llamada de evaluación con el cliente para comprobar la conectividad y acordar la herramienta de reunión en línea que se utilizará para la interacción en directo. Deben debatirse todos los problemas relacionados con la accesibilidad, la transferencia de documentación y el uso compartido de imágenes y vídeos (en directo). Cualquier duda sobre el proceso puede aclararse durante esta llamada. También se fija la fecha de la interacción en directo. (En caso de una Auditoría a Distancia excepcional para Productores, tanto el cliente como el auditor acuerdan quién se asigna como facilitador para garantizar que las entrevistas a distancia y las visitas a las instalaciones puedan realizarse sin problemas durante la interacción en directo).

2. Recopilación de documentos

La documentación previa del cliente constituye una primera parte esencial de la Auditoría a Distancia. Tras la llamada de determinación del alcance, el auditor se pone en contacto con el cliente por correo electrónico adjuntando una Carta de Preparación de la Auditoría. Esta carta contiene una lista detallada de los documentos y materiales que el cliente debe preparar para la Auditoría a Distancia y compartir con el auditor a través de Nextcloud en un plazo determinado.

La no presentación de los documentos requeridos puede dar lugar a una Sanción de Certificación, como la Suspensión, debido a un incumplimiento importante en relación con la concesión de acceso a toda la información relevante.

3. Revisión

Una vez completada la documentación, el auditor revisa todos los documentos facilitados por el cliente. El auditor puede ponerse en contacto con el cliente para solicitar información adicional o pendiente, o para aclarar cualquier duda.

4. Interacción en directo

En la fecha y hora previamente acordadas para la interacción en directo, el cliente vuelve a conectarse con el auditor a través de la herramienta de reuniones en línea. Al igual que en las auditorías regulares in situ, se celebra una Reunión de Apertura formal en la que el auditor comparte el orden del día de la reunión.

El auditor triangula las conclusiones de la revisión de escritorio mediante entrevistas a distancia y visitas remotas a las instalaciones, si procede, y comprueba los puntos restantes de la lista de comprobación de la auditoría.

El auditor explica los resultados de la auditoría en una Reunión de Cierre.

Una vez concluida la Reunión de Cierre, el auditor envía un correo electrónico al cliente adjuntando el Informe de Cierre para que el cliente lo firme, o al menos lo confirme por correo electrónico, y lo devuelva inmediatamente.

Si FLOCERT no recibe el Informe de Cierre firmado en el plazo de 2 semanas tras la Reunión de Cierre, el Informe de Cierre se considerará reconocido.

Requisitos técnicos

Para beneficiarse plenamente de las ventajas de las Auditorías a Distancia, el cliente debe garantizar ciertas condiciones técnicas.

Los dispositivos de comunicación (como un ordenador portátil, un ordenador de sobremesa, una tableta o un teléfono móvil equipados con micrófono, cámara, altavoz y conexión estable a Internet) deben estar disponibles para garantizar una comunicación de vídeo y audio de calidad adecuada.

En general, el cliente auditado debe sugerir la herramienta de conferencia y organizar la videoconferencia digital y la conexión a Internet correspondiente.

La herramienta de conferencia utilizada para la Auditoría a Distancia debe cumplir los siguientes requisitos mínimos:

• Debe permitir la posibilidad de compartir pantallas y archivos durante la Auditoría a Distancia.
• Debe permitir que todas las personas implicadas en la Auditoría a Distancia se unan cuando sea necesario (es decir, varias personas al mismo tiempo por parte del cliente) sin que el auditor tenga que adquirir licencias adicionales.

En caso necesario, por ejemplo cuando la conexión a Internet sea un problema, se puede utilizar simultáneamente una combinación de diferentes herramientas, como la transmisión de imágenes a través de una herramienta de conferencia junto con la transmisión de audio por teléfono.

4.1.9. Proceso de auditoría para Auditorías Digitales

Las Auditorías Digitales no se utilizan para: Pequeños Licenciatarios, Entidades Adicionales o Auditorías de Organizaciones Nacionales Fairtrade (NFO).

Los siguientes temas del Criterio Fairtrade para Comerciantes no forman parte de la Auditoría Digital:

• Trazabilidad física (requisitos 2.1.3 a 2.1.7 del Criterio Fairtrade para Comerciantes),
• Producción: Derechos laborales y protección del medio ambiente (requisitos 4.1.1. y 4.2.1 a 4.2.3 del Criterio Fairtrade para Comerciantes),
• Requisitos de Buenas Prácticas Voluntarias del Criterio Fairtrade para Comerciantes.

Las Auditorías Digitales suelen estructurarse de la siguiente manera:

• Antes de la auditoría, FLOCERT informa al cliente de que se va a realizar una Auditoría Digital. El cliente tiene la oportunidad de asegurarse de que sus informes están completos en Fairtrace.

• El auditor determina la fecha de la auditoría sin la participación del cliente.

• A continuación, el auditor ejecuta la auditoría basándose en los datos disponibles en Fairtrace en la fecha de la auditoría.
  • A diferencia de otros tipos de auditoría, la Auditoría Digital no se basa en los principios del muestreo, sino en el análisis del conjunto completo de datos. Los criterios se evalúan en función de un sistema de clasificación del cumplimiento, en el que se evalúa si un cliente cumple, no cumple o si existen observaciones de problemas que puedan dar lugar a un incumplimiento. Se puede registrar una Observación cuando:
    • se ha identificado una posible No conformidad (NC) pero no se ha podido investigar a fondo durante la Auditoría Digital debido a la falta de información, y/o
    • se identifican problemas que no constituyen una infracción de los Criterios de Cumplimiento pero que podrían dar lugar a un incumplimiento si no se corrigen.

• Una vez finalizada la auditoría, los resultados de la misma (incluidas las No conformidades y las Observaciones) se comparten con el cliente por vía electrónica para que éste pueda comentar los resultados. En función de estos comentarios, puede modificarse la redacción del Informe de Cierre.

• El cliente firma el Informe de Cierre y lo devuelve al auditor.
  • Si la firma digital, la impresión o el escaneado suponen un problema, el cliente puede confirmar el Informe de Cierre por correo electrónico. Si el cliente no responde al auditor en un plazo de dos semanas, el informe se considerará aceptado.

A la Auditoría Digital le sigue el proceso de evaluación habitual (véase Evaluación y certificación de auditorías). Cuando se hayan registrado Observaciones de posibles incumplimientos, éstas se verificarán durante la siguiente Auditoría in situ o a Distancia.

4.1.10. Proceso de Auditoría para Auditorías no Anunciadas

Las Auditorías no Anunciadas son muy similares a las auditorías anunciadas cuando se llevan a cabo como Auditorías In Situ. En casos excepcionales, también pueden llevarse a cabo como Auditorías remotas no anunciadas.

La principal diferencia es que el cliente no es informado en absoluto antes de que el auditor llegue al lugar. Para más información sobre la metodología de auditoría, véase Auditorías anunciadas frente a auditorías no anunciadas.

4.1.10.1. Auditoría no Anunciada a Distancia

El motivo y el alcance de una Auditoría remota no anunciada son los mismos que los de una Auditoría no anunciada (véase Auditoría no Anunciada).

El proceso de una Auditoría remota no anunciada difiere del de una Auditoría no anunciada in situ:

El cliente sólo será informado cuando comience la Auditoría no Anunciada a distancia mediante una llamada de apertura. Durante la llamada de apertura, el auditor informará al cliente de la información que debe proporcionar para llevar a cabo la auditoría. El cliente y el auditor también acordarán una fecha para una Reunión de Cierre a través de una herramienta de teléfono o videoconferencia.

Tras la llamada telefónica inicial, el cliente recibe un correo electrónico en el que se confirma la información facilitada en la llamada telefónica inicial y la documentación/información solicitada que el cliente debe proporcionar en un plazo determinado. Si, por cualquier motivo, el cliente se niega a colaborar y a proporcionar la información requerida, esto es motivo de una Suspensión del Certificado inmediata (se aplica a todos los tipos de auditorías).

Alcance:

• Verificación de los apartados/ciertos Criterios de Cumplimiento relevantes para el cliente.

4.2. Alertas Fairtrace

Fairtrace es una plataforma de garantía y colaboración que conecta a las organizaciones certificadas Fairtrade con sus socios comerciales, con el fin de aumentar la transparencia en las cadenas de suministro Fairtrade.

Los clientes certificados Fairtrade deben informar y verificar regularmente los volúmenes Fairtrade y los pagos de Precios y Primas en Fairtrace. FLOCERT comprueba durante las auditorías que estas transacciones notificadas y verificadas son correctas y completas.

Alertas Fairtrace se refiere a las revisiones diarias automáticas de las transacciones Fairtrade que han sido reportadas en Fairtrace para identificar posibles problemas de cumplimiento. En caso de inconsistencias, se solicita al cliente que tome las medidas necesarias para resolver el problema. Puede encontrar más información sobre cómo informar en Fairtrace en nuestra página web aquí: https://www.flocert.net/fairtrace-login/

4.3. Inducción para Comerciantes

FLOCERT ofrece "Formación de Inducción para Comerciantes" para los solicitantes de Comerciantes. Este curso debe ser completado por todos los Comerciantes antes de la emisión del Permiso de Comercialización para garantizar que todos los nuevos clientes se han familiarizado con un nivel básico de conocimientos sobre temas relevantes de Fairtrade.

Esta formación ayuda a los nuevos clientes en su proceso de certificación, evitando errores comunes.

5. Evaluación de la auditoría y certificación

Una vez recibidos los resultados de la auditoría, el Analista de Certificación responsable evalúa el Informe de Auditoría y los resultados, y a continuación guía al cliente en el proceso de cierre de cualquier No conformidad.

El analista tiene derecho a confirmar, cambiar o eliminar las No Conformidades identificadas por el auditor.

El cliente es bienvenido y se le anima a presentar pruebas antes de la fecha límite (ver Plazos para el flujo de trabajo de la evaluación hasta la certificación). Sin embargo, FLOCERT sólo puede comenzar la evaluación una vez que el plazo ha expirado. Si las pruebas presentadas están incompletas, esto puede dar lugar a retrasos en el proceso o a sanciones.

Los clientes que no puedan proponer Medidas Correctivas o enviar las Evidencias Objetivas solicitadas dentro del plazo definido deben ponerse en contacto con el Analista de Certificación correspondiente para discutir una solución.

Una vez que FLOCERT esté suficientemente satisfecho con el cumplimiento demostrado por el cliente (incluyendo la corrección de todas las No conformidades identificadas), proporcionará o confirmará la validez del Certificado Fairtrade. El certificado se emite sólo después de una Auditoría Inicial o Auditoría de Renovación evaluada con éxito.

5.1. Plazos para el flujo de trabajo de la evaluación hasta la certificación

La siguiente tabla ofrece una visión general del flujo de trabajo de la evaluación y los plazos correspondientes una vez cerrada la auditoría:

6. Principios de garantía de Fairtrade

FLOCERT proporciona la garantía de Fairtrade con respecto a todos los Criterios de Comercio Justo Fairtrade (https://www.fairtrade.net/standard):

• el Criterio de Comercio Justo Fairtrade para Comerciantes (https://www.fairtrade.net/standard/trader),
• los Criterios para Productores de:
  • Productores a pequeña escala (https://www.fairtrade.net/standard/spo),
  • Organizaciones de Trabajo Contratado (https://www.fairtrade.net/standard/hl), y
  • Producción por Contrato (https://www.fairtrade.net/standard/cp),
• así como los siguientes Criterios especiales con un alcance diferente a los mencionados anteriormente:
  • Fairtrade Gold (https://www.fairtrade.net/standard/gold),
  • Clima (https://www.fairtrade.net/standard/climate), y
  • Textil (https://www.fairtrade.net/standard/textile).

Toda la información contenida en este documento se refiere a todas las Normas, a menos que se mencione específicamente que se aplica sólo a una determinada Norma.

6.1. Código de conducta

El área de trabajo de FLOCERT es de naturaleza altamente sensible y requiere que sus auditores y personal de cara al cliente tengan contacto personal directo con clientes y socios, a menudo en circunstancias exigentes in situ. Por lo tanto, es muy importante que todos los miembros de FLOCERT actúen con el máximo nivel de integridad y respeto.

El Código de Conducta de FLOCERT proporciona orientación sobre la conducta esperada hacia sus clientes y socios, y sobre las medidas que pueden tomarse cuando la conducta no cumple los estándares requeridos. El código se basa en la filosofía, la visión y la misión de FLOCERT, los valores de la empresa, los principios de liderazgo y el credo de los clientes, y se establece para reflejar directamente estos elementos.

Es importante que FLOCERT comunique la conducta que sus clientes y socios pueden esperar de ella para vivir su filosofía de empresa y prestar un servicio sostenible y eficaz. Al mismo tiempo, el personal de FLOCERT puede remitirse a este código para abordar la conducta que puede esperar de sus clientes y socios a su vez.

Este contenido es vinculante para todo el personal de FLOCERT, incluidos los empleados, auditores, consultores, miembros de la junta directiva y otros representantes que participen en negocios para FLOCERT o que realicen actividades relacionadas con los negocios de FLOCERT fuera de las oficinas de FLOCERT. También proporciona orientación sobre la conducta esperada por parte de los clientes y socios de FLOCERT.

1. Código de Conducta: Amable

Comunicación

• El personal de FLOCERT se comunicará de manera profesional y respetuosa, adecuada a las circunstancias en las que se encuentre.
• El personal de FLOCERT escuchará, empatizará y será objetivo.
• El personal de FLOCERT compartirá la información de forma clara y puntual y, siempre que sea posible, en el idioma que mejor entienda el destinatario.
• El personal de FLOCERT evitará el lenguaje técnico y la jerga innecesaria.
• El personal de FLOCERT se ceñirá al asunto en cuestión y evitará discusiones irrelevantes sobre temas no relacionados.
• El personal de FLOCERT respetará la confidencialidad y la privacidad tal y como establecen los procedimientos y acuerdos de FLOCERT.

Conciencia cultural

• El personal de FLOCERT será consciente de las costumbres y culturas de las comunidades en las que trabaja.
• El personal de FLOCERT respetará estas costumbres y culturas en sus formas de trabajo en la medida de lo posible.
• El personal de FLOCERT acordará formas de trabajo aceptables que se adapten a la diversidad de las personas con las que trabaja y cumplirá estos acuerdos, incluidos los horarios, el necesario respeto de las normas y costumbres culturales y las normas profesionales de actuación.
• El personal de FLOCERT seguirá las directrices de FLOCERT sobre el trato con niños y adultos vulnerables.
• El personal de FLOCERT siempre pedirá permiso antes de hacer fotos, filmaciones o grabaciones en el lugar del cliente.

Seguridad personal

• FLOCERT no esperará que su personal trabaje en contextos en los que se vea amenazada su seguridad personal o su bienestar.
• El personal de FLOCERT se retirará de prestar un servicio en contextos en los que exista una amenaza física, incluyendo, pero sin limitarse a ello, las catástrofes naturales, las condiciones meteorológicas extremas y los disturbios políticos.
• El personal de FLOCERT se retirará de prestar un servicio en contextos en los que exista un riesgo para la salud, incluyendo, pero no limitándose, a un brote de una enfermedad contagiosa.
• El personal de FLOCERT se retirará de prestar un servicio en contextos en los que exista un riesgo para la seguridad, incluyendo, pero sin limitarse a ello, la inseguridad del transporte, el alojamiento o la infraestructura cuando no haya ninguna alternativa disponible.
• El personal de FLOCERT se retirará de prestar un servicio en contextos de conducta inaceptable que no se corrija tras una advertencia del personal.

2. Código de conducta: Rápido

Puntualidad

• El personal de FLOCERT acordará y cumplirá un horario que se adapte al contexto en el que opera.
• El personal de FLOCERT comunicará oportunamente y con claridad los cambios y retrasos inevitables en los horarios acordados.
• El personal de FLOCERT será lo más flexible posible cuando las circunstancias ajenas al cliente afecten a la puntualidad.
• El personal de FLOCERT respetará el horario de trabajo de los clientes y mantendrá una estricta distinción entre las actividades empresariales y las actividades fuera de horario o privadas.

3. Código de conducta: Justo

Conflicto de intereses, independencia e imparcialidad

• El personal de FLOCERT cumplirá con las obligaciones contractuales de declarar cualquier conflicto de intereses y amenazas a su independencia e imparcialidad.
• El personal de FLOCERT no aceptará ni proporcionará ninguna ventaja que pueda afectar, o que se considere que afecta, a la independencia e imparcialidad de su trabajo. Las ventajas pueden incluir regalos sustanciales, pagos, oportunidades, servicios, indulgencias o cualquier otra acción que pueda considerarse que influye indebidamente en la independencia o imparcialidad o que plantea un conflicto de intereses.
• El personal de FLOCERT aceptará comidas, pequeños regalos y caprichos que constituyen una forma aceptable de comportamiento empresarial y social en el contexto. No se consideran una "ventaja". Sin embargo, declararán la aceptación de tales regalos de acuerdo con los procedimientos internos de FLOCERT para garantizar la transparencia. Si el momento, la naturaleza y/o el valor del regalo crean la impresión de influir en el comportamiento, se rechazará educadamente.
• El personal de FLOCERT será responsable de organizar y pagar todos los servicios de los que haga uso, incluyendo la comida, el alojamiento y los desplazamientos al lugar de trabajo.
• El personal de FLOCERT utilizará, en la medida de lo posible, servicios que tengan un precio razonable, sean seguros, acreditados e independientes. Cuando el contexto dicte que el cliente es el único proveedor razonable de estos servicios, FLOCERT tratará de compensar al cliente de forma justa.

Discriminación y acoso

• El personal de FLOCERT se abstendrá de participar en actividades ilegales y no las tolerará.
• El personal de FLOCERT se abstendrá y no tolerará la participación en la contratación de trabajadores del sexo.
• El personal de FLOCERT se abstendrá de cometer abusos físicos o verbales, intimidación, amenazas o acoso, y no los tolerará.
• El personal de FLOCERT se abstendrá y no tolerará la participación en el acoso, es decir, la conducta no deseada que persiste después de una advertencia inicial, incluyendo, pero sin limitarse a, los comentarios o insinuaciones sexuales.
• El personal de FLOCERT se abstendrá y no tolerará la participación en invasiones de la privacidad más allá de la esfera profesional, incluso a través de las redes sociales y otros medios de comunicación o comentarios personales.
• El personal de FLOCERT se abstendrá y no tolerará las referencias a cualquier motivo de discriminación injusta, incluidos, entre otros, la raza, el género, la orientación sexual, el origen étnico, la religión, la discapacidad, la clase o la casta.
• El personal de FLOCERT se abstendrá y no tolerará preguntas personales persistentes, comentarios y discusiones sobre temas irrelevantes para el trabajo.

6.1.1. Procedimiento de notificación de reclamaciones y acusaciones

• FLOCERT utilizará los procedimientos acordados para informar de todos los casos de conflicto de intereses.
• FLOCERT declarará cualquier amenaza o intento de influir en su independencia.
• FLOCERT declarará cualquier amenaza o intento de influir en su imparcialidad.
• FLOCERT informará de cualquier violación de este Código de Conducta y, si es necesario, suspenderá el servicio que se esté prestando en casos persistentes.

Asimismo, FLOCERT animará a sus clientes y socios a presentar una Reclamación o una Acusación para dejar constancia de cualquier violación del presente Código de Conducta. Éstas pueden presentarse aquí:https://www.flocert.net/es/presentar-una-acusacion-apelacion-reclamacion/.

• Los clientes, socios y proveedores de servicios que experimenten un comportamiento del personal de FLOCERT que no se ajuste al Código de Conducta de FLOCERT deben seguir el procedimiento de Reclamación establecido en el => SOP de Reclamaciones de CA (ver https://www.flocert.net/es/presentar-una-acusacion-apelacion-reclamacion/).
• Los clientes, socios y proveedores de servicios que experimenten un comportamiento por parte de otros clientes de FLOCERT que no se ajuste al Código de Conducta de FLOCERT deben seguir el procedimiento de Acusaciones tal y como se establece en el => PNT de Acusaciones de CA (https://www.flocert.net/es/presentar-una-acusacion-apelacion-reclamacion/).

6.2. Idiomas oficiales de FLOCERT

FLOCERT funciona en las 5 lenguas siguientes: inglés, español, francés, portugués y alemán.

Esto significa que la mayor parte del servicio de atención al cliente y de la documentación se proporciona en al menos estas 5 lenguas. La versión en inglés sustituye a la versión traducida en caso de conflicto de interpretación entre documentos traducidos.

6.2.1. Traducciones de auditoría

También se realizan auditorías en las 5 lenguas especificadas anteriormente (véase Idiomas oficiales de FLOCERT), donde el auditor respectivo hablará el idioma más comúnmente utilizado en el país donde se realiza la auditoría (por ejemplo, inglés en Ghana, portugués en Brasil) pero no necesariamente domina los 5 idiomas oficiales de FLOCERT. El inglés se utilizará como lengua principal en caso de conflicto de interpretación entre los documentos traducidos.

Los auditores siempre indicarán sus respectivos conocimientos de idiomas en la Carta de Preparación de la Auditoría.

Existe una barrera lingüística cuando:

1. los documentos de un cliente no están escritos en (1 de) la(s) lengua(s) de la auditoría;
2. algunos de los miembros del personal/trabajadores del cliente no hablan ninguna de las lenguas de la auditoría.

Es obligación del cliente identificar si existe una barrera lingüística.

Si existe una barrera lingüística, el cliente es responsable de garantizar que se proporcione la traducción necesaria. Si no se cumplen los requisitos de traducción, esto se interpreta como que no se proporciona el acceso a la información necesaria y puede tener consecuencias para la certificación del cliente.

Los requisitos de traducción son los siguientes:

• Documentos: Si la documentación de la auditoría no está escrita en (1 de) los 5 idiomas de FLOCERT, el cliente debe asegurarse de que la Documentación Básica requerida para una auditoría y tal como se indica en la Carta de Preparación de la Auditoría se traduce de forma precisa y veraz, y está disponible para la auditoría. El resto de la documentación puede traducirse in situ durante la auditoría.
• Entrevistas en la sede: Si los participantes del cliente mencionados en la agenda de la auditoría (según la Carta de Preparación de la Auditoría) no hablan la(s) lengua(s) de la auditoría, el cliente debe asegurarse de que varios miembros del personal de la misma categoría de trabajo estén disponibles para la traducción/interpretación, de modo que el auditor pueda elegir un traductor entre ellos. Si no se dispone de miembros del personal de la misma categoría laboral que hablen la(s) lengua(s) de la auditoría, el cliente deberá garantizar la presencia de un traductor/intérprete independiente.
• Entrevistas a los miembros/trabajadores: Si algunos de los miembros/trabajadores de la organización no hablan la(s) lengua(s) en la(s) que se realizará la auditoría, el cliente deberá asegurarse de que hay varios Trabajadores/miembros presentes para traducir/interpretar en todas las reuniones. El auditor debe tener la opción de elegir varios traductores diferentes de entre los miembros/trabajadores para que le acompañen en las visitas sobre el terreno o elegir entre los presentes en el campo/fabricación/procesamiento. Si no hay Trabajadores/miembros que hablen la(s) lengua(s) de la auditoría, o son muy pocos, el cliente debe garantizar la presencia de un traductor/intérprete independiente.

En general, todas las traducciones deben ser precisas y veraces, y para todas las entrevistas (sede social/miembros/Trabajadores), el auditor podrá elegir entre varios traductores satisfactorios para poder cambiar de traductor si lo considera necesario. Si no se dispone de traductores satisfactorios (véase la definición más abajo), y/o si no se dispone de traducciones exactas y veraces, el auditor está obligado a detener el proceso de auditoría, lo que puede dar lugar a la Suspensión del Certificado del cliente.

Para evaluar si un traductor es satisfactorio, el auditor utilizará las siguientes directrices:

Competencia:

• ¿La persona que actúa como traductor domina suficientemente los dos idiomas?
• ¿La persona que actúa como traductor es consciente de la función que se espera de un traductor? (es decir, traduce las palabras exactas utilizadas por el entrevistado sin modificarlas)

Imparcialidad:

• ¿Existe algún conflicto de intereses potencial que pueda hacer que el traductor tenga interés en modificar el contenido de lo que se dice?
• Para los traductores de terceros: ¿Existen indicios de que el traductor ha recibido instrucciones de la parte contratante para modificar el contenido de la traducción?

Prejuicios:

• ¿Muestra el traductor algún sesgo/prejuicio contra el entrevistado que pueda alterar el contenido de la traducción, aunque no sea deliberado? Buenas prácticas: El traductor debe ser del mismo sexo y de origen social y nacionalidad similares a los del entrevistado.

6.2.2. Traducciones de Evidencia Objetiva

Después de la Auditoría, los clientes entrarán en el proceso de evaluación y, si se encuentran No Conformidades, tendrán que proporcionar Medidas Correctivas y Evidencias Objetivas.

Las Evidencias Objetivas u otros documentos relacionados con las No conformidades detectadas durante la auditoría no deben traducirse por defecto a un idioma oficial de FLOCERT, pero deberá hacerse si así lo solicita FLOCERT.

6.3. Alcance de la Certificación Fairtrade

El alcance de la certificación define qué empresas/organizaciones de una cadena de suministro deben ser certificadas o incluidas en la certificación de otra empresa, de acuerdo con los Criterios de Comercio Justo Fairtrade (https://www.fairtrade.net/standard) con respecto a los cuales FLOCERT ofrece garantías.

Nota importante: Las empresas sólo pueden solicitar la certificación si entran en el ámbito de Fairtrade (véase Ámbito de aplicación y requisitos) definido por Fairtrade International para determinados productos, países y configuraciones (https://www.fairtrade.net/standard/fairtrade-standards#scope).

Las siguientes empresas deben estar certificadas con FLOCERT:

• Organizaciones que cultivan o extraen un producto Fairtrade.
• Empresas que compran directamente a los productores y/o son responsables de pagar o transmitir el Precio o la Prima Fairtrade.
• Empresas que compran y venden un producto Fairtrade hasta el momento en que el producto está en su embalaje final y lleva el Sello de Certificación Fairtrade.
• Cualquier empresa que compre un producto de los mencionados anteriormente con el fin de reenvasarlo.

Para ciertas Categorías del Producto, el alcance es ligeramente diferente:

Las siguientes entidades deben estar incluidas en la certificación de la empresa certificada; se reflejarán en el Certificado Fairtrade, se facturarán y se auditarán regularmente:

• Afiliados (de clientes de Organizaciones de Pequeños Productores/Organizaciones de Trabajo Contratado),
• Asociados (de clientes de la Certificación Corporativa para Comerciante), y
• Entidades Adicionales (de todos los clientes, véase Alcance de la certificación para las entidades propiedad de los clientes certificados o subcontratadas por ellos.).

Además, para poder utilizar el Sello de Certificación FAIRTRADE en un producto listo para el cliente, los clientes deben tener un contrato de licencia válido con una Organización Nacional Fairtrade o Fairtrade International.

• Las empresas interesadas en utilizar el Sello de Certificación FAIRTRADE en productos preparados para el cliente deben ponerse en contacto con la Organización Nacional Fairtrade responsable del mercado en el que se encuentran. Puede encontrar más información en el sitio web de Fairtrade International (https://www.fairtrade.net/act/mark-use-guidelines).
• Las empresas interesadas en utilizar el Sello de Certificación FAIRTRADE en productos no terminados o en materiales promocionales deben ponerse en contacto con Fairtrade International en artwork@fairtrade.net.

6.3.1. Alcance de la certificación para las entidades propiedad de los clientes certificados o subcontratadas por ellos

Los Productores o Comerciantes dentro del alcance de la certificación pueden poseer o subcontratar entidades como lugares de almacenamiento o procesamiento que no tienen la propiedad legal pero sí manejan el producto Fairtrade. Algunas de ellas, llamadas "Entidad Adicional", deben incluirse en la certificación y aparecerán en el certificado, serán facturadas* y auditadas. Otras entidades están fuera del alcance de la certificación (véase la tabla Servicios de entidades fuera del ámbito de la certificación para más detalles).

* Excepción: Las Entidades Adicionales certificadas por sí mismas aparecerán en el certificado pero no serán facturadas de nuevo en la factura del cliente que utilice el servicio del Subcontratista, ni formarán parte de las auditorías del cliente, ya que son auditadas respecto a sus actividades como Subcontratista como parte de su propia auditoría de certificación.

Para que FLOCERT pueda auditar aquellas Entidades Adicionales que no son propiedad del cliente certificado pero que están dentro del alcance de la certificación, los clientes certificados deben tener un contrato en vigor con todos los Subcontratistas que estén incluidos dentro del alcance de la certificación.

La siguiente tabla (véase Servicios de entidades dentro del alcance de la certificación (Entidades Adicionales)) ofrece una visión general de las entidades que se incluyen en el ámbito de la certificación, en función de la configuración del cliente y de la actividad/servicio realizado por la entidad. En el caso de los Comerciantes, se distingue entre:

• Comerciantes con productos de Balance de Masas (Cacao, Té, Azúcar, Zumo de frutas), y
• Comerciantes
  • con productos para los que los Criterios de Comercio Justo Fairtrade exigen Trazabilidad Física (todos excepto los productos enumerados en el primer punto anterior), o
  • que comercializan productos de Balance de Masas con Trazabilidad Física Voluntaria.

6.3.1.1. Servicios de entidades dentro del ámbito de la certificación (Entidades Adicionales)

6.3.1.2. Servicios de entidades fuera del ámbito de la certificación

Ciertas entidades que manipulan pero no asumen la propiedad legal de los productos Fairtrade están fuera del alcance de la certificación. Por lo tanto, estas entidades no se consideran Entidades Adicionales, no aparecen en el certificado, no se facturan ni se auditan.

6.3.1.3. Alcance de la certificación para las Entidades Adicionales propias de las Organizaciones de Productores

Las Entidades Adicionales (instalaciones de almacenamiento y procesamiento) propiedad de una plantación de Trabajo Contratado o de una Organización de Pequeños Productores están dentro del alcance de la certificación si se aplican uno o más de los siguientes indicadores (otras instalaciones propias están fuera del alcance):

• Los Trabajadores son contratados por la plantación/Organización de Pequeños Productores en la Instalación de Procesamiento (se aplican los requisitos para las condiciones de trabajo);
• Se aplican requisitos medioambientales adicionales a la Instalación de Procesamiento (por ejemplo, gestión de residuos o aguas residuales).

Las siguientes tablas ofrecen una visión general de las Entidades Adicionales que están en el ámbito del Trabajo Contratado (ver Entidades Adicionales Propias en Organizaciones de Trabajo Contratado) y en las Organizaciones de Pequeños Productores (véase Entidades Adicionales propias en Organizaciones de Pequeños Productores) si se aplican uno o más de los indicadores enumerados anteriormente.

6.3.1.3.1. Entidades Adicionales Propias en Organizaciones de Trabajo Contratado

6.3.1.3.2. Entidades Adicionales propias en Organizaciones de Pequeños Productores

Un lugar de almacenamiento/Instalación de Procesamiento se considera Entidad Adicional cuando es propiedad de la organización o cuando las instalaciones son alquiladas por ésta. El lugar de almacenamiento/la Instalación de Procesamiento se considera de propiedad cuando la organización posee más del 75% de las acciones legales. En estos casos, es responsabilidad de la organización que el lugar de almacenamiento/instalación de procesamiento sea operado en pleno cumplimiento de los Criterios de Comercio Justo Fairtrade.

6.3.1.3.3. Entidades Adicionales Propias en Organizaciones de Minería Artesanal y de Pequeña Escala

Una Instalación de Procesamiento está incluida en el alcance de la certificación cuando es propiedad de la organización o de sus miembros u Organizaciones de Socios de Producción.

6.4. Ciclo de Certificación

El certificado del cliente se expide y se renueva a intervalos regulares, denominados Ciclo de Certificación.

6.4.1. Ciclo de Certificación de 3 años para Productores

El Ciclo de Certificación de los Productores dura 3 años. Como complemento a la Auditoría Inicial/Auditoría de Renovación, un Ciclo de Certificación también puede incluir hasta 2 Auditorías de Confirmación.

La primera Auditoría de Renovación se lleva a cabo durante el tercer año del Ciclo de Certificación. Antes de poder renovar el certificado para el siguiente Ciclo de Certificación de 3 años, se debe alcanzar y demostrar el pleno cumplimiento de las Normas aplicables y de las obligaciones contractuales, incluido el cumplimiento de las Medidas Correctivas.

6.4.2. Ciclo de Certificación de 5 años para Comerciantes

El Ciclo de Certificación para Comerciantes dura 5 años. Como complemento a la Auditoría Inicial/Auditoría de Renovación, se asigna a los Comerciantes un programa de auditorías con diferentes combinaciones de hasta 4 Auditorías de Confirmación (en forma de Auditorías Presenciales, Digitales y a Distancia), en función de las características del Comerciante.

Cualquier tipo de auditoría (excluidas las Auditorías Iniciales) puede realizarse a distancia si el perfil del cliente y el alcance de la auditoría se consideran adecuados, es decir, si no son necesarias comprobaciones físicas.

La primera Auditoría de Renovación se realiza durante el Año 5 del Ciclo de Certificación. Antes de poder renovar el certificado para el siguiente Ciclo de Certificación de 5 años, se debe alcanzar y demostrar el pleno cumplimiento de las Normas aplicables y de las obligaciones contractuales, incluido el cumplimiento de las Medidas Correctivas.

Los Asociados suelen ser auditados una vez por Ciclo de Certificación y normalmente sólo si es necesario comprobar la Trazabilidad Física o el procesamiento de productos compuestos en Balance de Masas.* Esta auditoría sólo verificará los requisitos de trazabilidad de la Norma y no implicará una lista de comprobación completa.

* Puede haber otras razones que justifiquen una Auditoría de Asociado , por ejemplo, si hay indicios de que el Asociado no cumple con los requisitos del Criterio de Comercio Justo Fairtrade para Comerciantes .

6.4.3. Ciclo de Certificación de 6 años para Pequeños Licenciatarios

Los clientes clasificados como Pequeño Licenciatario tienen un Ciclo de Certificación de 6 años. Las Auditorías de Renovación tienen lugar cada 6 años; normalmente no se realizan Auditorías de Confirmación.

El cliente debe informar proactivamente a FLOCERT si deja de cumplir los criterios de elegibilidad de un Pequeño Licenciatario. En este caso, el estatus se actualizará a la categoría de cliente correspondiente (lo que dará lugar a un ajuste de las tasas de certificación según la categoría de cliente aplicable). Véase Régimen de Pequeños Licenciatarios para más detalles.

6.4.4. Ciclo de Certificación para Entidades Adicionales

Todas las Entidades Adicionales se incluyen en la Auditoría Inicial del cliente certificado y posteriormente pueden ser auditadas al menos una vez por Ciclo de Certificación.

6.5. Certificado y ampliación del alcance del certificado

Sólo se emitirá un certificado si FLOCERT considera que el cliente cumple todos los criterios que le son aplicables.

Cada cliente que cumple con los criterios recibe un certificado con una validez específica. Esta validez es de 4 años para los Productores, de 6 años para los Comerciantes, y de 7 años para un Pequeño Licenciatario.

Para los productores, el certificado también indica la Categoría del Producto y el tipo que está permitido vender como Fairtrade.

Para los Comerciantes, el certificado también indica la Categoría del Producto y el tipo que el Comerciante está autorizado a comprar y vender como Comercio Justo.

Los clientes certificados como productores y Comerciantes sólo recibirán un certificado que incluya ambos alcances. El Ciclo de Certificación se basa en la Certificación de Productores.

Un certificado puede anularse dentro del periodo de validez, tal y como se describe en el apartado Descertificación.

6.5.1. Ampliación del alcance de la certificación

Un cliente certificado puede ampliar su alcance de certificación en cualquier momento del Ciclo de Certificación. (No es posible ampliar el ámbito de certificación si el cliente está suspendido). Sin embargo, antes de realizar transacciones comerciales Fairtrade bajo el alcance ampliado, el cliente debe solicitar a FLOCERT y pedir la aprobación de la siguiente manera para los Productores (ver Ampliación del alcance de la certificación: Productores) y Comerciantes (ver Ampliación del alcance de la certificación: Comerciantes).

Los negocios de Comercio Justo bajo el nuevo alcance sólo pueden llevarse a cabo tras la confirmación de FLOCERT y, si procede, un Certificado Fairtrade modificado.

En las siguientes situaciones, se requiere una auditoría adicional llamada "Auditoría de Ampliación del Alcance" (ver Auditorías de Ampliación del Alcance) antes de la confirmación de la ampliación del ámbito de aplicación:

Productores:

• Se añade una nueva Categoría del Producto que es producida por nuevos miembros, es decir, hay una ampliación del alcance en la Categoría del Producto y en el nivel de afiliación.
• Añadir Afiliados (nuevas Organizaciones de Pequeños Productores de Primer grado/nuevas fincas en Multiplantaciones de Trabajo Contratado).
  • en Trabajo Contratado, todas las nuevas fincas deben ser auditadas;
  • en Organizaciones de Pequeños Productores, deben auditarse al menos 3 nuevos Afiliados.
• Excepción: Agregar un Servicio de Comerciantes para Productores, dentro de los 6 meses siguientes a la aprobación de la ampliación del alcance (Auditoría Inicial de Comerciantes).

Comerciantes:

• Cambio a Certificación Corporativa para Comerciante.

6.5.1.1. Ampliación del alcance de la certificación: Productores

Productores:

• Añadir una nueva organización/finca afiliada a su actividad Fairtrade. Esto sólo se aplica a las Organizaciones de Pequeños Productores de Segundo y Tercer grado o a las empresas Multiplantaciones que han limitado su Certificación Fairtrade a un número seleccionado de organizaciones miembro/fincas afiliadas.
• añadir una nueva función a su actividad Fairtrade. Los Productores certificados pueden solicitar que se añada la función de Comerciante* a su certificado para empezar a exportar para otra organización de Productores. El Permiso de Comercialización para el servicio de Comerciante se emitirá y será válido hasta que una Auditoría Inicial se haya cerrado con éxito.
• añadir un Subcontratista o Entidad Adicional a su actividad Fairtrade.
• añadir una nueva Categoría del Producto, Tipo del Producto y/o Forma de Producto a su actividad Fairtrade - ver abajo.

* Nota: Los Productores no pueden solicitar que se añada a su certificado la Certificación Corporativa para Comerciante.

1. Añadir una Categoría del Producto a la Certificación Fairtrade del cliente

Por ejemplo, si el cliente quiere añadir el producto miel a su Certificación Fairtrade y actualmente está certificado para el producto café, añade una nueva Categoría del Producto a su certificado. Para ello, el cliente debe notificar a FLOCERT y obtener la confirmación antes de poder vender el producto en condiciones Fairtrade.

2. Añadir un Tipo del Producto de la misma Categoría del Producto a la Certificación Fairtrade del cliente

Para ciertos Tipos de Producto, el cliente debe obtener la confirmación de FLOCERT si quiere añadir un producto a su Certificación Fairtrade, incluso si pertenece a la misma Categoría del Producto para la que está actualmente certificado. Los respectivos Tipos del Producto se enumeran a continuación:

6.5.1.2. Ampliación del alcance de la certificación: Comerciantes

Comerciantes:

• añadir una nueva Categoría del Producto, Tipo del Producto y/o Forma de Producto a su actividad Fairtrade.
• añadir un Subcontratista o Entidad Adicional a su actividad Fairtrade.
• añadir una nueva función a su actividad Fairtrade.
• cambiar el modelo de certificación: Certificación Corporativa para Comerciante. (Véase Certificación Corporativa para Comerciante para más información).

6.6. Cambio estructural de la organización

En el caso de que se produzcan cambios en la estructura de un cliente certificado, puede ser necesario o conveniente un cambio en su certificación.

Esto podría ocurrir como, por ejemplo, un cambio:

• de una configuración de Trabajo Contratado Multiplantaciones a una configuración de Plantaciones Únicas o viceversa,
• de una configuración de Certificación Comercial a una Certificación Corporativa para Comerciante o viceversa,
• en la propiedad o el nombre de la entidad certificada, o
• cualquier otro cambio en la estructura organizativa.

En el caso de cambios en la estructura organizativa, los clientes deben informar a su Analista de Certificación responsable para evaluar si es necesario/posible un cambio en la certificación.

En el caso de los cambios estructurales organizativos en los que no se produzca ningún cambio en la entidad legal certificada, no se cobrarán tasas de solicitud.

6.7. Permiso de Comercialización

Un Permiso de Comercialización es una autorización intermedia y temporal para comenzar a comerciar bajo las condiciones de Fairtrade, emitida a la sola discreción de FLOCERT. No representa en absoluto un Certificado Fairtrade válido y está vinculado a ciertas condiciones. Existe una diferencia en la emisión del Permiso de Comercialización para Comerciantes y para Productores.

El cumplimiento de los requisitos de los Criterios de Comercio Justo Fairtrade pertinentes debe lograrse dentro del plazo regular y antes de la fecha de vencimiento del Permiso de Comercialización, para que el cliente pueda optar a un certificado válido.

6.7.1. Permiso de Comercialización: Comerciantes

Los Comerciantes pueden ser elegibles para recibir un Permiso de Comercialización preliminar válido por 9 meses al recibir el pago de la cuota de certificación inicial. Este estatus se concede para facilitar las ventas iniciales de Fairtrade, que serán la base para la Auditoría Inicial.

Si se descubre que los clientes han comenzado a realizar transacciones comerciales Fairtrade antes de recibir el Permiso de Comercialización, o si hay indicios de posibles prácticas comerciales desleales, el Permiso de Comercialización sólo será emitido después de la Auditoría Inicial siempre y cuando:

• no se hayan identificado No Conformidades Mayores, o
• una vez que se hayan corregido todas las No Conformidades Mayores.

(véase Sanciones Financieras).

6.7.2. Permiso de Comercialización: Organizaciones de productores

Las organizaciones de productores pueden obtener su Permiso de Comercialización sólo después de una Auditoría Inicial, siempre y cuando

• no se hayan identificado No Conformidades Mayores (NC), o
• una vez que se hayan corregido todas las No Conformidades Mayores (NC).

El Permiso de Comercialización es válido durante 9 meses.

6.8. Sanciones de Certificación

FLOCERT puede decidir aplicar cualquiera de las siguientes Sanciones de Certificación después de considerar cuidadosamente la suficiencia del cumplimiento general del cliente.

FLOCERT tendrá en cuenta los siguientes aspectos a la hora de decidir qué sanción debe aplicarse:

• Gravedad de las No Conformidades encontradas durante la última auditoría, considerando el tipo de criterio, la escala y el tipo de No Conformidad, así como las consecuencias reales o potenciales. Las acciones irreversibles y no conformes que afectan directamente a la salud humana, al bienestar o a la integridad del producto Fairtrade, y los incumplimientos intencionados, se consideran graves.
• Número de No Conformidades encontradas durante la última auditoría
• Repetición de No conformidad (NC)
• Pruebas inadecuadas de cumplimiento
• Incumplimiento de las normas de certificación, los procedimientos y las obligaciones contractuales
• Riesgo para la credibilidad del sistema Fairtrade

Si se emite una Sanción de Certificación, se explicará al cliente en una comunicación oficial.

6.8.1. Sanciones Financieras

FLOCERT puede aplicar Sanciones Financieras a los clientes que introduzcan en el mercado productos como Fairtrade sin autorización o que no sean Fairtrade:

Las situaciones que pueden dar lugar a una sanción financiera son:

• Hacer negocio Fairtrade sin autorización:
  • El solicitante comienza a comprar y vender productos Fairtrade antes de haber recibido su Permiso de Comercialización o Certificado Fairtrade.
  • El cliente compra productos a una entidad no certificada y los vende como Fairtrade.
• Vender más volumen como Fairtrade del permitido:
  • Vender más volumen de Comercio Justo Fairtrade del permitido durante la suspensión.
  • Vender productos de no miembros (Organización de Pequeños Productores) como Comercio Justo Fairtrade.
  • Vender productos comprados en una plantación diferente (Trabajo Contratado) como Comercio Justo Fairtrade.

Se puede imponer una Sanción Financieras independientemente de un flujo de trabajo de certificación.

El importe de la sanción económica depende de la cuota anual de certificación que pague el cliente, según la siguiente tabla:

El impago de una sanción económica facturada tiene las mismas consecuencias que el impago de las tasas de certificación, por lo que puede dar lugar a la rescisión del contrato y, en consecuencia, a la descertificación del cliente.

6.8.2. Cancelación del Permiso de Comercialización/Denegación de la Certificación

Si se aplica esta sanción, el cliente debe dejar de comerciar con productos Fairtrade con efecto inmediato. El cliente no podrá firmar ningún nuevo contrato de Fairtrade, ya que no se reconocerán como transacciones de Fairtrade, ni se reconocerán los contratos existentes bajo los términos de Fairtrade.

Después de que el cliente haya tenido la oportunidad de corregir cualquier No Conformidad, se puede tomar la decisión de denegar la certificación al final del flujo de trabajo de evaluación si el cliente no corrige las No Conformidades identificadas.

6.8.3. Suspensión del Permiso de Comercialización o Suspensión del Certificado

Si se aplica esta sanción, el cliente no puede firmar contratos Fairtrade con nuevos socios comerciales, ni hacer publicidad o cualquier referencia a mantener una Certificación Fairtrade válida.

Durante el período de Suspensión, todos los contratos Fairtrade firmados antes de la Suspensión siguen siendo válidos y deben cumplirse. El cliente también puede firmar nuevos contratos con socios comerciales certificados Fairtrade con los que haya realizado al menos 1 transacción Fairtrade en los 12 meses anteriores. Sin embargo, este volumen no puede superar el 50% de los volúmenes comercializados como Fairtrade en los 12 meses anteriores con ese socio comercial certificado.

En los casos en los que se firmen contratos anuales o en los casos en los que haya pruebas de que se eluden intencionadamente los requisitos de la Norma, también se pueden aplicar restricciones comerciales más estrictas a los clientes que estén suspendidos en caso de que los requisitos anteriores o los mencionados en la Norma no tengan un impacto basado en la naturaleza del negocio.

Las restricciones más estrictas podrían incluir:

• No se pueden firmar nuevos contratos durante el periodo de suspensión.
• Reducción del volumen de los nuevos contratos con socios comerciales existentes.
• Duración reducida: el cliente debe haber realizado al menos 1 transacción de Comercio Justo Fairtrade en los 6 meses anteriores para ser considerado socio comercial existente.
• No hay retro-certificación para transacciones que tuvieron lugar durante el período de suspensión.
• Cumplimiento parcial de contratos existentes

La duración máxima de una Suspensión está determinada por los plazos del flujo de trabajo de la evaluación (véase Plazos para el flujo de trabajo de evaluación hasta la certificación). Si el cliente no toma las medidas necesarias para demostrar el cumplimiento dentro de los plazos establecidos, se producirá la Descertificación.

Se puede tomar una decisión de Suspensión debido a la gravedad de las No Conformidades identificadas durante una auditoría, o durante el flujo de trabajo de evaluación debido a Medidas Correctivas insuficientes, Evidencia Objetiva inadecuada o cuando la información necesaria no se envía a FLOCERT dentro de los plazos solicitados.

6.8.4. Descertificación

Si se aplica esta sanción, el cliente debe dejar de comerciar bajo condiciones Fairtrade con efecto inmediato. El cliente no podrá firmar ningún nuevo contrato Fairtrade ni cumplir los contratos existentes bajo los términos Fairtrade, ya que éstos no serán reconocidos como contratos Fairtrade en la evaluación de sus socios comerciales certificados Fairtrade.

Se puede tomar una decisión de Descertificación al final del flujo de trabajo de evaluación debido al incumplimiento, o debido a la insuficiencia o no presentación de Medidas Correctivas o Evidencia Objetiva.

Esta decisión también puede aplicarse en cualquier momento como resultado del incumplimiento del contrato (por ejemplo, por no haber pagado las tasas de certificación).

6.8.4.1. Descertificación inmediata

En casos excepcionales, la decisión de descertificar puede tomarse directamente después de la evaluación del informe de auditoría y antes de que se inicie el flujo de trabajo de las medidas correctoras. Estos casos excepcionales incluyen

• si se han detectado No conformidad (NC) graves que requieren la interrupción inmediata de las operaciones,
• si no hay pruebas suficientes de cumplimiento de los requisitos principales, lo que podría amenazar seriamente la integridad de Fairtrade,

• si hay motivos para una segunda Suspensión por la misma razón, es decir, si las No conformidades que llevaron a la Suspensión después de la auditoría anterior se identifican de nuevo y desencadenan otra Suspensión por la misma razón.

6.8.4.2. Descertificación/Denegación de la certificación con moratoria para el reingreso

Esta sanción puede aplicarse en situaciones excepcionales en las que se haya identificado un incumplimiento sistemático de los Criterios de Comercio Justo Fairtrade. Estos casos excepcionales incluyen

• si el cliente fue previamente descertificado por incumplimiento y recibe una segunda instancia de Descertificación por incumplimiento,
• si el cliente no puede demostrar un cumplimiento suficiente durante la re-solicitud posterior a una Descertificación anterior por incumplimiento,
• si se emite una Descertificación inmediata por incumplimiento grave.

Si se aplica esta sanción, el reingreso sólo es posible una vez que haya pasado el período de moratoria y si se han implementado todos los cambios que permiten al cliente cumplir con los Criterios de Comercio Justo Fairtrade.

6.9. Excepciones

FLOCERT está autorizado a conceder excepciones a los requisitos del Criterio de Comercio Justo Fairtrade de acuerdo con la Política de Excepciones de Fairtrade International (https://files.fairtrade.net/standards/ASSU_ExceptionsPolicy_EN.pdf).

Proceso

Para solicitar una excepción, el cliente debe escribir a su persona de contacto en FLOCERT, que se encargará de la solicitud. Deberá presentar un formulario de solicitud cumplimentado y se le cobrará una tasa administrativa (véase Tasas de excepción) junto con su próxima factura anual.

FLOCERT informará al cliente del resultado de su solicitud (aprobación o denegación, condiciones, duración) en un plazo de 2 semanas tras la presentación oficial de la solicitud. Durante la siguiente auditoría del cliente, FLOCERT comprobará si se han cumplido las condiciones vinculadas a la excepción.

Una decisión de excepción no puede ser recurrida.

Tipos de excepciones

En general, las excepciones que pueden concederse se clasifican en 2 categorías:

• Las excepciones de categoría A son desviaciones generalmente aceptadas de las normas básicas.
• Las excepciones de la categoría B incluyen casos excepcionales y particulares no incluidos en la categoría A.

Excepciones de categoría A

Las excepciones de categoría A son situaciones que Fairtrade acepta como desviaciones de las reglas básicas, siempre que se cumplan ciertos criterios. La decisión de conceder una solicitud de excepción se basa principalmente en las condiciones descritas a continuación. Tenga en cuenta que puede haber circunstancias adicionales que conduzcan a la denegación de una solicitud de excepción (como la repetición del mismo tema de excepción, o el incumplimiento de las condiciones de excepciones previamente concedidas).

FLOCERT puede conceder excepciones en los siguientes casos:

Certificación retroactiva / Retrocertificación

Se puede solicitar la Certificación retroactiva si el Productor / Comerciante recibe su Permiso de Comercialización poco tiempo (máximo 12 meses) después de haber vendido/comprado el producto.

FLOCERT puede aprobar las solicitudes de Certificación retroactiva si el cliente puede demostrar que no pudo obtener originalmente el producto como de Comercio Justo, y si se cumplen las siguientes condiciones:

• Es una medida temporal (por ejemplo, relacionada con el lanzamiento de un nuevo producto, producto de un Productor recién certificado comprado antes de la certificación del Productor).
• Habrá un beneficio a largo plazo para los Productores Fairtrade.
• El cálculo del diferencial de precio [= Precio Mínimo Fairtrade - Precio Pagado] y el saldo a pagar [= (diferencial de precio x cantidad o volumen comprado) + (Prima Fairtrade x cantidad o volumen comprado)] se proporcionan en el formulario de solicitud.
• También se presenta lo siguiente:
  • Prueba de pago para el envío que fue comprado originalmente como no Fairtrade;
  • Pruebas documentales del envío (factura, contrato de compra con el Productor, conocimiento de embarque/factura de transporte aéreo/albaranes de entrega, según corresponda).

Una vez aprobada la solicitud, el cliente debe garantizar lo siguiente:

• Cumplimiento de las condiciones establecidas en la carta de concesión.
• Notificación al proveedor de la Certificación retroactiva / Retrocertificación y del importe adeudado, así como de la factura solicitada por el mismo.
• Pago del importe adeudado dentro de los plazos normales de pago. Esta cantidad debe incluir la Prima Fairtrade y el diferencial de precio adeudado.
• Inclusión de los volúmenes retro-certificados en el informe trimestral de transacciones a FLOCERT.

Nota: La Retrocertificación sistémica está permitida para el té, el azúcar y la fruta fresca por los respectivos Estándares de Producto Fairtrade y por lo tanto no se considera una excepción.

Compensación de Producto

FLOCERT puede conceder una solicitud de Compensación de Producto bajo las siguientes circunstancias:

• El abastecimiento del producto en cuestión como Fairtrade no fue posible por razones ajenas al cliente (por ejemplo, sequía u otros desastres naturales, huelgas, guerras o similares).
• La planificación de la compra del producto en cuestión como Fairtrade no fue posible también por razones ajenas al control del cliente (por ejemplo, lanzamiento de un nuevo producto, escasez de suministro, contratos no cumplidos por los proveedores pero producto Fairtrade necesario en el mercado).
• La Certificación retroactiva / Retrocertificación no es posible.
• Como parte de una propuesta de Medidas Correctivas para corregir un Balance de Masas negativo descubierto durante una auditoría, pero sólo bajo las siguientes condiciones:
  • La solicitud de una excepción (Compensación de Producto) sólo puede formar parte de la sugerencia de Medidas Correctivas. Por lo tanto, las sugerencias de Medidas Correctivas deben tener en cuenta medidas adicionales, especialmente en lo que se refiere a las medidas que deben tomarse para evitar que se repita una situación similar.
  • La compra compensatoria no puede realizarse dentro de los plazos habituales de presentación de las Evidencias Objetivas (es decir, 4 meses para los Productores y 45 días para los Comerciantes), debido a grandes volúmenes, estacionalidad del producto o aspectos de calidad ("Igual por Igual").

Y si se cumplen las siguientes condiciones:

• Demostrar la capacidad de abastecerse del producto en cuestión como certificado Fairtrade en cantidades suficientes dentro del plazo definido por FLOCERT (máx. 1 año), no sólo para realizar la compensación sino también para satisfacer las necesidades continuas de producto.
• El producto final no puede producirse sin el producto en cuestión.
• En caso de productos compuestos: El contenido total de Fairtrade del producto compuesto afectado sigue alcanzando el umbral mínimo del 20%.

Una vez aprobada la solicitud, el cliente debe garantizar lo siguiente:

• El cumplimiento de las condiciones establecidas en la carta de concesión.
• Informar a su(s) cliente(s) sobre la Compensación de Producto.
• Adquirir el producto certificado Fairtrade compensatorio antes de la fecha indicada en la carta de concesión (en un plazo máximo de 1 año).
• El producto certificado Fairtrade adquirido en la fase posterior es del mismo tipo y calidad que el producto no Fairtrade utilizado ("Igual por Igual").
• Mantenga registros documentales que permitan auditar las transacciones de Compensación de Producto y demostrar la trazabilidad.

Excepción a la composición del producto

FLOCERT sólo concede excepciones en esta categoría a los Comerciantes que procesan Ingredientes Alimenticios Compuestos.

Todos los Comerciantes que procesen Productos Alimenticios Compuestos deben ponerse en contacto con su respectiva Organización Nacional Fairtrade (ONF)/Organismo de Licencia para solicitar una excepción. Sin embargo, no es necesario solicitar una excepción con FLOCERT y con la ONF. Por lo tanto, el cliente debe comprobar con su proveedor/comprador si ya se ha solicitado una excepción.

FLOCERT puede conceder esta excepción (denominada"Excepciones de Tipo I" en el Criterio) de acuerdo con el requisito 2.2 del Criterio de Comercio Justo Fairtrade para Comerciantes (https://files.fairtrade.net/TS_EN.pdf):

• Escasez de suministro: Imposibilidad de abastecerse provisionalmente de ingredientes Fairtrade por razones ajenas al cliente, por ejemplo, sequía u otros desastres naturales, huelgas, guerras o similares.
• Calidad inadecuada: La calidad de los ingredientes Fairtrade disponibles causa problemas técnicos insuperables.
• Limitaciones de abastecimiento: La forma de ingrediente requerida está disponible, sin embargo la cantidad mínima de pedido es superior a las necesidades del Comerciante o existe una prohibición de importación/exportación en la Forma de Producto.
• Nueva norma: Si los problemas de abastecimiento persisten 2 años después de la publicación de una nueva Norma de Producto.
• Ingrediente no disponible: El ingrediente no está disponible como Fairtrade de ningún vendedor en la región del Comerciante y el Comerciante no tiene la capacidad de comprar de origen. Una lista de ingredientes Fairtrade no disponibles está publicada en el sitio web de Fairtrade (http://www.fairtrade.net/standards/our-standards/trade-standard.html). Nota: FLOCERT no facturará una tasa de excepción en este caso.

Casos especiales

• Si el cliente produce Ingredientes Alimenticio Compuesto y los utiliza en la fabricación de un producto listo para el consumo que se produce en nombre de un Licenciatario, la solicitud de excepción debe dirigirse a la Organización Nacional Fairtrade (ONF) responsable.
• Si la solicitud está relacionada con lo siguiente (denominado "Excepciones de Tipo II" en el Criterio), la decisión será tomada por el Comité de Excepciones de Fairtrade International. Por lo tanto, la solicitud debe dirigirse al Comité de Excepciones de Fairtrade International (exceptions@fairtrade.net).
  • Ingrediente de transición: El cliente no puede abastecerse completamente de un ingrediente como Fairtrade aunque el ingrediente esté generalmente disponible y se venda/procese como Fairtrade. Sin embargo, los volúmenes son insuficientes para sus necesidades. Deben tener un plan acordado por escrito para que el ingrediente se convierta en 100% Fairtrade.
  • Procedencia: En el caso de los ingredientes que cuentan con una certificación de procedencia (por ejemplo, Appellation d'origine contrôlée, Denominación de origen, etc.), el cliente debe indicar el ingrediente que reclama la procedencia como una excepción en el reverso del envase.

Una vez aprobada la solicitud, el cliente debe garantizar lo siguiente:

• Cumplir con las condiciones establecidas en la carta de concesión.
• Informar a su(s) cliente(s) sobre la excepción.
• Después del período de excepción concedido, proporcionar pruebas de que los ingredientes Fairtrade están siendo utilizados.

Trazabilidad Física para productos compuestos

FLOCERT puede conceder excepciones para la Trazabilidad Física para productos compuestos en línea con el requisito 2.1.7 del Criterio de Comercio Justo Fairtrade para Comerciantes (https://files.fairtrade.net/TS_EN.pdf):

• si el producto compuesto contiene ingredientes trazables físicamente y no trazables físicamente, y
• si se cumple la siguiente condición Se demuestra que la trazabilidad se pierde por razones técnicas.

Una vez aprobada la solicitud, el cliente debe garantizar el cumplimiento de las condiciones establecidas en la carta de concesión. Esto se comprobará en la siguiente auditoría.

Este tipo de excepción tendrá una validez máxima de 1 año.

Excepciones de tiempo de trabajo

FLOCERT puede conceder excepciones en relación con las horas extraordinarias y los días de descanso de acuerdo con la:

• Criterio para Trabajo Contratado (3.5.10 y 3.5.11) (https://files.fairtrade.net/standards/HL_EN.pdf)
• Criterio para productos textiles (3.5.12) (https://files.fairtrade.net/standards/TextileStandard_EN.pdf)
• Norma del oro (3.3.29 y 3.3.36) (https://files.fairtrade.net/standards/2015-04-15_EN_Gold-and-Precious_Metals.pdf)

La excepción puede concederse en caso de una circunstancia excepcional (por ejemplo, períodos de máxima producción o condiciones meteorológicas cambiantes) que requiera una desviación de la normativa sobre horas extraordinarias o días de descanso.

Y si se cumplen las siguientes condiciones:

• La solicitud de excepción se entrega y se aprueba antes de que se produzca la excepción real de horas extraordinarias o días de descanso.
• La solicitud no supera los máximos definidos en la Norma (máx. 14 horas de trabajo al día o máx. 72 horas de trabajo por semana o máx. 18 días de trabajo continuo sin descanso).
• La solicitud no está en contradicción con la legislación nacional. Si la legislación local requiere la aprobación de las autoridades, ésta debe entregarse junto con la solicitud de excepción. Si la aprobación aún no ha sido confirmada por las autoridades, deberá entregarse una prueba de la solicitud a las autoridades.

Una vez aprobada la solicitud, el cliente debe garantizar lo siguiente:

• El cumplimiento de las condiciones establecidas en la carta de concesión.
• Compensación de las horas extraordinarias con una tarifa superior, tal como se define en el requisito de la norma respectiva.
• El cumplimiento de las pausas acordadas y legalmente estipuladas para el almuerzo y el trabajo.
• Mantenimiento de registros adecuados para verificar el cumplimiento.

Nota: Este tipo de excepción será válida durante un máximo de 12 semanas por año natural.

Distribución de la prima según se define en la Norma de Trabajo Contratado

FLOCERT puede conceder excepciones para utilizar el 50% de la Prima Fairtrade para la distribución en efectivo en línea con el requisito de Trabajo Contratado 2.1.20 (https://files.fairtrade.net/standards/HL_EN.pdf) en caso de circunstancias excepcionales, tales como que la mayoría de los Trabajadores migrantes de la mano de obra no puedan beneficiarse de los proyectos de la Prima Fairtrade o una situación de emergencia.

Y si se cumplen las siguientes condiciones:

• La solicitud de excepción se entrega y se aprueba antes de que se produzca el reparto efectivo.
• Cumplimiento de todos los requisitos relativos al gasto de la Prima Fairtrade.
• La distribución de efectivo está permitida por la legislación nacional.

Una vez aprobada la solicitud, el cliente debe garantizar lo siguiente

• Cumplimiento de las condiciones establecidas en la carta de concesión.
• Mantenimiento de registros adecuados para verificar el cumplimiento.

Minería en áreas protegidas

FLOCERT puede conceder excepciones para la minería en áreas protegidas en línea con el requisito 3.2.21 del Criterio de Comercio Justo para Oro y Metales Preciosos Asociados para la Minería Artesanal y de Pequeña Escala (https://files.fairtrade.net/standards/2015-04-15_EN_Gold-and-Precious_Metals.pdf).

Y si se cumplen las siguientes condiciones:

• La minería en áreas protegidas ya ha tenido lugar con los permisos pertinentes antes de solicitar la Certificación Fairtrade.
• La solicitud de excepción se entrega junto con la solicitud de Certificación Fairtrade.
• Junto con la solicitud de excepción, se entregan pruebas de la autorización de la autoridad pertinente, una evaluación del impacto ambiental, un plan de mitigación ambiental y pruebas de que el cliente ha estado operando con un permiso legal y bajo la supervisión de las autoridades locales durante al menos 5 años.

Una vez aprobada la solicitud, el cliente debe garantizar lo siguiente:

• Cumplimiento de las condiciones establecidas en la carta de concesión.
• Mantenimiento de registros adecuados para verificar el cumplimiento.

Tamaño máximo de las tierras para los Productores de uva de vinificación y de caña de azúcar (SPO)

FLOCERT puede conceder excepciones para Organizaciones de Pequeños Productores en línea con el requisito 1.1.2 del Criterio de Comercio Justo para Fruta Fresca (https://files.fairtrade.net/standards/Fresh_Fruit_SPO_EN.pdf)  si la legislación local, los métodos de producción y procesamiento, la fertilidad del suelo u otras circunstancias del producto y de la región requieren un área de cultivo mayor para el cultivo Fairtrade y el requisito 1.1.1 del Criterio de Azúcar de Caña Fairtrade(https://files.fairtrade.net/standards/Cane_Sugar_SPO_EN.pdf).

Y si se cumplen las siguientes condiciones:

• No más del 15% de los miembros tienen un tamaño de tierra superior a 30 hectáreas.
• El tamaño máximo de la tierra donde los miembros cultivan productos Fairtrade no puede ser en ningún caso superior a 100ha.
• La excepción se entrega y se aprueba antes de la inclusión de los miembros más grandes.
• Azúcar de caña: la organización que solicita una excepción tiene su sede en Belice, Fiji, Mauricio o Paraguay.
• Uva de vinificación: La organización presenta pruebas de que la inclusión de miembros con más de 30 hectáreas es necesaria, incluyendo como mínimo:
  • Prueba de que la explotación media de los pequeños Productores de la región y del producto en cuestión es superior a 30ha. (por ejemplo, estadísticas).
  • Pruebas de que, debido a la menor productividad/métodos de producción, es necesario un tamaño de explotación mayor.

Una vez aprobada la solicitud, el cliente debe garantizar lo siguiente:

• El cumplimiento de las condiciones establecidas en la carta de concesión.
• Mantenimiento de registros adecuados para verificar el cumplimiento.

Excepciones de categoría B

Las excepciones de categoría B pueden ser concedidas cuando existen circunstancias excepcionales y particulares en un caso determinado que hacen que la aplicación completa de un requisito o requisitos del Criterio Fairtrade sea contraria a la intención del Criterio o a la misión de Fairtrade. Las excepciones de categoría B pueden concederse en aquellos casos que no estén cubiertos por ninguna de las excepciones descritas en la categoría A.

Circunstancias especiales

En los siguientes casos, FLOCERT puede conceder excepciones a los requisitos del Criterio:

• Situaciones de fuerza mayor (catástrofes naturales o provocadas por el hombre).
• Otros acontecimientos imprevistos fuera del control de la organización (como cambios en la legislación, brotes de plagas, cambios bruscos de precios).
• Condiciones organizativas, medioambientales, sociales o técnicas específicas de un caso concreto que lo hagan excepcional y justificadamente diferente de otros casos.
• La oportunidad de aportar beneficios sustanciales a los Productores y Trabajadores a través de las ventas Fairtrade se ve imposibilitada por la aplicación de un requisito concreto del Criterio.

Y si se cumplen las siguientes condiciones:

• La solicitud de excepción se entrega y se aprueba antes de que se produzca la desviación del requisito del Criterio en cuestión.
• Se trata de una medida temporal.

Una vez aprobada la solicitud, el cliente debe garantizar lo siguiente:

• El cumplimiento de las condiciones establecidas en la carta de concesión.
• Mantenimiento de registros adecuados para verificar el cumplimiento.

Nota:

• Dependiendo de la complejidad o sensibilidad de la solicitud, FLOCERT puede remitir el caso al Comité de Excepciones de Fairtrade International para que tome una decisión.

Uso de productos prohibidos en la Lista de Materiales Peligrosos (LMP) en todos los Criterios

Fairtrade International mantiene la Lista de Materiales Peligrosos (LMP) de productos agroquímicos (incluidos los plaguicidas) que se identifican como altamente peligrosos de una u otra forma para la salud humana y animal, así como para el medio ambiente. La lista HML incluye la lista de materiales"prohibidos" (la Lista Roja) con materiales que no deben utilizarse en los productos Fairtrade.

Las excepciones al uso de productos químicos o plaguicidas incluidos en la Lista Roja sólo pueden aplicarse en circunstancias muy excepcionales, cuando todas las demás formas de control hayan fracasado. Esta excepción sólo puede ser concedida por el Comité de Supervisión.

Y si se cumplen las siguientes condiciones:

• La solicitud de excepción es presentada al Comité de Supervisión por FLOCERT o por el respectivo Organismo de Licencias (en nombre del cliente).
• El período para el que se concede la excepción es lo más breve posible, sin posibilidad de prórroga.
• Las excepciones sólo se considerarán en casos específicos en los que no sea posible el uso de ningún material alternativo.
• La decisión debe basarse en el asesoramiento de expertos.
• El cliente debe comunicar la excepción de forma transparente y pública.
• El cliente puede demostrar que el uso del material de la Lista Roja puede mitigarse adecuadamente para garantizar un daño mínimo o nulo para las personas y el medio ambiente.
• Existe un plan de seguimiento para la eliminación progresiva del material de la Lista Roja.

Una vez aprobada la solicitud, el cliente debe garantizar lo siguiente:

• El cumplimiento de las condiciones establecidas en la carta de concesión.
• Mantenimiento de registros adecuados para verificar el cumplimiento durante la siguiente auditoría.

Excepciones colectivas

Se pueden conceder excepciones colectivas en los casos en los que existan circunstancias o una situación que afecte a todos los clientes de una región/país/categoría del producto y que haga imposible temporalmente la plena aplicación de uno o varios requisitos de los Criterios de Comercio Justo Fairtrade.

Estas excepciones sólo pueden ser concedidas por el Comité de Excepciones de acuerdo con los siguientes criterios:

• La solicitud de una excepción colectiva es presentada al Comité de Excepciones por FLOCERT o el respectivo Organismo de Licencia.
• La Red de Productores correspondiente ha sido consultada sobre la solicitud de excepción antes de su presentación al Comité de Excepciones.
• La solicitud demuestra claramente que el cumplimiento de los requisitos de Fairtrade no es posible temporalmente y está fuera del control de los clientes certificados Fairtrade (fuerza mayor como condiciones climáticas extremas, brote de plagas, etc.).
• La excepción sólo se requiere temporalmente y no puede concederse por más de 1 año. Las prórrogas sólo son posibles cuando son absolutamente necesarias.
• Existe una comunicación transparente y pública sobre la excepción por parte del cliente.

Una vez aprobada la solicitud, el cliente debe garantizar lo siguiente

• Cumplimiento de las condiciones establecidas en la carta de concesión.
• Mantenimiento de registros adecuados para verificar el cumplimiento durante la siguiente auditoría.

Nota: Si el Comité de Excepciones considera que el caso es demasiado complejo, puede remitirse al Comité de Supervisión.

6.10. Derecho de Apelación

Si el cliente no está de acuerdo con una Decisión de Evaluación o Certificación tomada por FLOCERT, puede apelar o solicitar una revisión de la Decisión de Evaluación, véase => CA AppealReview SOP.

6.11. Introducción a las Tasas Fairtrade

Para permitir operaciones independientes y cubrir el coste de todos los esfuerzos de garantía, servicio al cliente, acceso y funcionamiento de las herramientas pertinentes, FLOCERT emite una tasa de certificación para todos los clientes Fairtrade.

Los costes de la Certificación Fairtrade consisten en

• tasas de solicitud únicas (véase Tasas de solicitud),
• una cuota inicial el primer año, y
• una cuota anual para todos los años siguientes. La cuota anual de certificación se cobra siempre en el mismo mes del año en que se paga la cuota inicial.

Para obtener una estimación de las tasas aplicables, el sitio web de FLOCERT ofrece la calculadora de costes (https://www.flocert.net/es/calculadora-de-tasas-fairtrade/).

FLOCERT aplica un modelo de tarifas "todo incluido" sin cargos adicionales por auditorías regulares o asistencia de clientes, sin embargo, las siguientes tarifas pueden aplicarse en circunstancias especiales:

• Honorarios por Auditoría de Seguimiento (sólo en los casos en que sea necesaria una Auditoría de Seguimiento debido a los resultados de la auditoría),
• Tasas de excepción (en caso de que un cliente solicite una excepción a los Criterios de Comercio Justo Fairtrade - véase Excepciones),
• Tasas de cancelación y
• Tasas de los Indicadores Sociales (para determinados clientes del sector del algodón, como se describe en Indicadores Sociales).

Tenga en cuenta que todas las tarifas excluyen el Impuesto sobre el Valor Añadido y otros impuestos, que dependerán del país en el que se encuentre (fiscalmente) el cliente.

6.11.1. Tasas de excepción

Para Comerciantes y todas las organizaciones de productores (Organizaciones de Pequeños Productores, Trabajo Contratado y Producción por Contrato), se cobra la siguiente tasa por la tramitación de una solicitud de excepción a los Criterios de Comercio Justo Fairtrade y a los requisitos de certificación respectivos:

Este importe se añade a la siguiente factura anual.

6.11.2. Gastos de anulación

Si una auditoría es cancelada o pospuesta por un cliente con menos de 10 días naturales de antelación a la fecha de la auditoría acordada mutuamente entre el auditor y el cliente, éste deberá pagar otra factura igual al importe de la tasa de certificación inicial/anual, antes de la fecha de la siguiente auditoría. La tasa de cancelación se aplica tanto a las Auditorías no Anunciadas como a las anunciadas.

Si un cliente cancela una auditoría en un plazo de 30 días naturales, pero 10 o más días naturales antes de la fecha de la auditoría acordada mutuamente entre el auditor y el cliente, el cliente deberá pagar otra factura equivalente al 50% del importe de la tasa de certificación inicial/anual, antes de la fecha de la siguiente auditoría.

En caso de fuerza mayor, el Director Regional responsable decidirá si las condiciones justifican la cancelación de la auditoría. Si se justifica, el cliente no tendrá que pagar ningún coste.

6.11.3. Tasas del Indicador Social

Comerciantes

* Pertenencia a la WFTO; certificado SA 8000; participación en la Iniciativa de Comercio Ético, la Fundación Fair Wear, la Asociación de Trabajo Justo, el Consorcio de Derechos de los Trabajadores; carta sindical; estatutos del cliente que demuestren que los Trabajadores son propietarios de la empresa del cliente.

** FLOCERT evalúa un informe de auditoría social (incluido el Informe del Plan de Acción Correctiva) en relación con las No Conformidades abiertas, siempre que la Norma Social ya haya sido evaluada por FLOCERT y cubra todos los requisitos del Código Base de la ETI, por ejemplo, GOTS, SMETA, BSCI.

*** FLOCERT realiza un análisis de referencia del Estándar Social con respecto al Código Base de la ETI y, si se cubren todos los requisitos de la ETI, evalúa el informe de auditoría social (incluido el Informe del Plan de Acción Correctiva) con respecto a las No conformidades abiertas.

Productores - SPO, HL y CP

Cumplimiento social del algodón: En caso de que la organización de productores tenga una Entidad Adicional relacionada con el Comerciante de algodón (por ejemplo, una desmotadora subcontratada) a la que se apliquen los requisitos de cumplimiento social, consulte lo siguiente:

• Se aplican tasas de Comerciante, véase https://www.flocert.net/es/calculadora-de-tasas-fairtrade/ para ver el coste
• Indicadores Sociales orientación

6.12. Regímenes especiales de garantía del comercio justo

Existen varios esquemas especiales dentro de la Certificación Fairtrade - véase:

• Esquema del Pequeño Licenciatario (aplicable a los Licenciatarios)
• Certificación Corporativa para Comerciante (aplicable a los Comerciantes)

6.12.1. Régimen de Pequeños Licenciatarios

FLOCERT ofrece a los Licenciatarios un esquema de certificación adaptado que se ajusta a las estructuras de las empresas más pequeñas, sin dejar de ofrecer la fiabilidad y calidad habituales de la Certificación Fairtrade.

Los Licenciatarios Fairtrade que cumplan con todos los requisitos siguientes pueden beneficiarse de la certificación especial de FLOCERT para "Pequeños Licenciatarios":

• El cliente es un Licenciatario de Comercio Justo. Es decir, tiene un contrato de licencia con Fairtrade International o con una Organización Nacional Fairtrade.
• El cliente fabrica o reenvasa productos Fairtrade.
• El cliente no está clasificado como Pagador de Precio o Pagador de Prima Fairtrade.
• El negocio de Comercio Justo del cliente se limita a la venta de productos de consumo envasados bajo su propio sello registrados/validados por Fairtrade International o una Organización Nacional Fairtrade.  
• La facturación global anual del cliente (incluidas las actividades no relacionadas con el Comercio Justo) no supera los 2 millones de euros.
• El cliente no tiene más de 2 Entidades Adicionales.

Es importante señalar que el término Pequeño Licenciatario utilizado por FLOCERT no tiene relación con la propia categorización de Licenciatarios de las Organizaciones Nacionales Fairtrade.

6.12.2. Certificación Corporativa para Comerciante

Esta sección explica el modelo de certificación "Certificación Corporativa para Comerciante", incluyendo los criterios para calificar y el proceso de certificación en lo que difiere del proceso regular de Certificación Comercial.

Criterios para obtener la Certificación Corporativa para Comerciante

Para solicitar la Certificación Corporativa para Comerciante deben cumplirse los siguientes criterios. Si no se puede cumplir alguno de los criterios, cada entidad que asuma la propiedad legal del producto deberá certificarse individualmente.

1. La Certificación Corporativa para Comerciante se compone de un Operador Maestro y sus Asociados y, si procede, de otras Entidades Adicionales. Como mínimo debe haber 1 Operador Maestro y 1 Asociado. No puede haber más de 10 Asociados cubiertos por 1 certificado.
2. Cualquiera de los Asociados puede tener Entidades Adicionales subcontratadas, pero éstas no deben asumir la propiedad legal del producto, es decir, comprar o vender.
3. Debe cumplirse el "principio del Sitio Principal de Auditoría": Las auditorías documentales* se llevarán a cabo a nivel del Operador Maestro, donde se auditarán las transacciones Fairtrade de todas las entidades involucradas en el montaje. Por lo tanto, debe ser posible combinar la Auditoría Documental del Operador Maestro y de todos los Asociados (esto se llama el "principio del Sitio Principal de Auditoría"). Para ello, debe definirse un "Sitio Principal de Auditoría" (normalmente el sitio del Operador Maestro). En este Sitio Principal de Auditoría, todos los documentos relacionados con la auditoría del Operador Maestro y de todos los Asociados deben estar disponibles y se debe dar acceso al sistema ERP (Enterprise Resource Planning). La Trazabilidad Física o el procesamiento de productos compuestos en Balance de Masas se auditará por separado para cada entidad cuando sea necesario (véase Ciclo de Certificación de 5 años para Comerciantes).
4. Hay una sola persona de contacto para el Operador Maestro y todas las empresas asociadas designada para servir de enlace con FLOCERT. Esta persona es responsable de toda la correspondencia entre FLOCERT y el titular del certificado y debe gestionar toda la comunicación administrativa, como la organización de las fechas de auditoría, el seguimiento de las No conformidades, la notificación de las transacciones Fairtrade, la actualización de FLOCERT en caso de cambios en la estructura de la Certificación Comercial, etc.

*Una Auditoría Documental es una comprobación de las transacciones Fairtrade de todas las entidades incluidas en la estructura de Certificación Corporativa para Comerciante, incluyendo contratos, facturas de compra y venta, pagos de Precios y Primas, prefinanciación, Planes de Abastecimiento, aprobación de recetas y envases, verificación de volúmenes/Balance de Masas, uso de la marca, etc.

Funciones de estas entidades en la configuración de la Certificación Corporativa para Comerciante

* Todos los documentos de los Asociados deben estar disponibles en la Auditoría Documental del Operador Maestro.

Proceso de certificación

El proceso de certificación sólo difiere del proceso de certificación para otros Comerciantes.

Solicitud

FLOCERT asignará 1 Analista de Certificación responsable que gestione la auditoría y certificación de todas las empresas involucradas en la Certificación Corporativa para Comerciante .

Auditoría

Si la Auditoría Inicial revela que el cumplimiento de la Norma para todos los Asociados involucrados no puede ser verificado en el Sitio Principal de Auditoría, entonces:

• se denegará la certificación y todas las entidades implicadas deberán solicitar una certificación por separado, o
• los Asociados cuyo cumplimiento no pueda ser verificado serán excluidos de la Certificación Corporativa para Comerciante.

Evaluación

Cada Decisión de Evaluación o Decisión de Certificación tomada es para toda la configuración de la Certificación Corporativa para Comerciante. Esto significa que una No conformidad identificada en una entidad bajo la Certificación Corporativa para Comerciante podría dar lugar a sanciones para todas las demás entidades implicadas.

En los casos en los que la Trazabilidad Física debe ser comprobada a nivel de Entidad Adicional/Asociada, el Informe de Auditoría del Operador Maestro siempre está vinculado al Informe de Auditoría de cualquier sitio que haya sido auditado después de la última auditoría del Operador Maestro.

Informe de transacciones Fairtrade

Cualquier compra que implique el pago del Precio y la Prima Fairtrade debe ser reportada en línea trimestralmente bajo el ID de la entidad que compra el producto Fairtrade (ya sea Operador Maestro o Asociado). La persona de contacto principal recibe un nombre de usuario para el Operador Maestro y para cada Asociado que sea Pagador Fairtrade y se le pide que informe en nombre de los Asociados.

Configuración de la Certificación Corporativa para Comerciante en Intact Platform

Las actividades (por ejemplo, la condición de Licenciatario) y los productos de todas las entidades involucradas en la configuración de la Certificación Corporativa para Comerciante se muestran a nivel del Operador Maestro, por lo que no es posible identificar qué entidad es, por ejemplo, el Licenciatario o el Pagador Fairtrade en la configuración. Para obtener información al respecto, puede ponerse en contacto con el Analista de Certificación responsable.

6.12.3. Algodón Fairtrade Sourced Ingredients (FSI)

Esta sección describe el esquema de verificación del algodón Fairtrade Sourced Ingredients (FSI).

Para los clientes con certificación Fairtrade, se aplican los procesos habituales, descritos en las secciones correspondientes de Evaluación y certificación Fairtradey Auditoría Fairtrade.

Alcance

El esquema de Verificación del Algodón FSI se aplica a todos los clientes que participan en la cadena de suministro del Algodón FSI, desde el Productor hasta el Licenciatario (b. Esto incluye pero no se limita a: Organizaciones de Pequeños Productores, desmotadores, hilanderos, cortadores y bordadores. El sistema también se aplica a los Licenciatarios (propietarios de marcas) que compran productos de algodón acabados para venderlos con una declaración de algodón FSI.

A diferencia de las cadenas de suministro de Productos Terminados que llevan el Sello de Algodón Fairtrade, las cadenas de suministro de Algodón FSI sólo requieren Trazabilidad Física hasta la fase de desmotado inclusive.

Otros actores a lo largo de la cadena de suministro (por ejemplo, hilanderos [si no actúan como Pagador Fairtrade], tejedoras, tejedoras, cortadoras-recortadoras) pueden aplicar el Balance de Masas y -si sólo participan en el Algodón FSI- no necesitan obtener la certificación Fairtrade. Sin embargo, estos clientes deben ser verificados por FLOCERT.

El propietario de la marca se compromete a abastecerse de un determinado volumen de algodón comprado en condiciones Fairtrade dentro de un determinado período de tiempo (reclamación). Firman un acuerdo de Licenciatario con una Organización Nacional Fairtrade (ONF), informando también a la ONF de la cadena de suministro completa o, al menos, de su primer proveedor directo.

Clientes certificados

Las Organizaciones de Pequeños Productores (OPP), los desmotadores y los hilanderos (si actúan como Pagadores Fairtrade) que participan en las cadenas de suministro de algodón de FSI deben obtener la certificación Fairtrade siguiendo los procesos regulares descritos en las secciones sobre Evaluación y certificación Fairtrade y Auditoría Fairtrade. (Sin embargo, los hilanderos que sólo participan en las cadenas de suministro de Algodón FSI no necesitan tener un Indicador Social).

Clientes verificados

Todos los demás actores que procesan algodón Fairtrade (hilanderos que no actúan como Pagadores Fairtrade, tejedores, tejedores de punto, cortadores de tejidos) necesitan ser verificados, pero deben:

• firmar un contrato de verificación con FLOCERT y estar registrados en la Intact Platform y Fairtrace
• someterse a evaluaciones a distancia,
• informar de los volúmenes de venta y verificar los volúmenes de compra de algodón FSI en Fairtrace trimestralmente,
• pagar una cuota anual de verificación.

Licenciatarios verificados

El Licenciatario (propietario de la marca) que vende Productos Terminados utilizando una declaración de Algodón FSI no tiene que estar certificado por Fairtrade. Deben:

• firmar un Acuerdo de Licencia con una Organización Nacional Fairtrade,
• firmar un contrato de verificación con FLOCERT,
• someterse a evaluaciones remotas,
• verificar los volúmenes comprados de algodón FSI en Fairtrace trimestralmente,
• pagar una cuota de verificación anual, a menos que tengan la certificación Fairtrade debido a otras actividades de Comercio Justo.

Proceso de solicitud

La solicitud de verificación del algodón FSI es comunicada a FLOCERT por la respectiva Organización Nacional Fairtrade. El proceso de solicitud será coordinado por la Dirección del Servicio de Algodón FSI de FLOCERT, que evaluará qué actor deberá certificarse o verificarse. Como primer paso, la respectiva Organización Nacional Fairtrade del Licenciatario (propietario de la marca) debe informar a FLOCERT (Dirección del Servicio de Algodón de FSI a través de FSICotton@flocert.net), utilizando => CERT FSICottonCommitment FO de:

• la cadena de suministro completa o, al menos, el Licenciatario y su primer proveedor directo,
• el compromiso de abastecimiento (en equivalente de pelusa de algodón Fairtrade),
• el período de referencia aplicable (normalmente un año natural).

Una notificación a FLOCERT debe haber ocurrido hasta el 31 de marzo de cada año calendario (o lo antes posible, idealmente 3 meses antes del inicio del periodo de referencia), mediante el uso de => CERT FSICottonCommitment FO. Para las solicitudes presentadas después del 31 de marzo (o lo antes posible, idealmente 3 meses antes del inicio del periodo de referencia), o no a través del formulario, FLOCERT no puede garantizar una verificación oportuna de las solicitudes.

Una vez que todos los actores de la cadena de suministro - o al menos el Licenciatario y su primer proveedor directo - estén certificados o verificados por Fairtrade, el Gerente del Servicio de Algodón de FSI iniciará el proceso de incorporación a Fairtrace. La información sobre la incorporación se envía a todos los actores de la cadena de suministro (incluida la guía Fairtrace: véase =>CERT FairtraceUserGuideFSICotton ED), y el Servicio de Atención al Cliente proporciona apoyo técnico Fairtrace en caso sea necesario.

Clientes certificados

Los clientes que ya cuentan con la certificación Fairtrade de FLOCERT, pero que desean también participar en FSI Cotton, deberán ponerse en contacto por escrito con la Dirección de Servicios de FSI Cotton (a través de FSICotton@flocert.net).

Clientes verificados

Los actores de la cadena de suministro verificados sólo necesitan estar registrados en la Intact Platform y en Fairtrace.

El proceso de registro se inicia mediante un proceso de invitación en Fairtrace, por el que los clientes que ya están certificados o verificados pueden invitar a otros socios de la cadena de suministro a unirse.

El Director del Servicio de Algodón de FSI evaluará si el nuevo socio de la cadena de suministro debe ser verificado o certificado. Los clientes serán guiados a través del proceso respectivo. Para solicitar la verificación, deben presentarse a FLOCERT los siguientes documentos

• el formulario de solicitud,
• un certificado de constitución,
• una copia del contrato de verificación firmado.

Para finalizar el proceso de registro, los clientes verificados también deben pagar la tasa de verificación anual para los primeros 12 meses.

Licenciatarios verificados

Además de firmar un contrato de licencia con una Organización Nacional Fairtrade, los licenciatarios verificados deben estar registrados en la Intact Platform.

El proceso de registro se inicia tan pronto como la Organización Nacional Fairtrade responsable haya informado a la Dirección del Servicio del Algodón de FSI sobre el Licenciatario y (al menos) su primer proveedor directo.

Los documentos que deben presentarse a FLOCERT incluyen

• el formulario de solicitud,
• un certificado de constitución,
• una copia del contrato de verificación firmado.

Para finalizar el proceso de registro, los Licenciatarios verificados también deben pagar la tasa de verificación anual para los primeros 12 meses.

Notificación a FLOCERT

Para los licenciatarios / cadenas de suministro ya existentes (es decir, para los que ya se realizó una verificación de la declaración en el pasado), la Organización Nacional Fairtrade debe haber notificado a FLOCERT hasta el 31 de marzo de cada año natural (o lo antes posible, idealmente 3 meses antes del inicio del periodo de referencia), utilizando => CERT FSICottonCommitment FO. Además, la Organización Nacional Fairtrade debe notificar a FLOCERT cualquier cambio en la cadena de suministro (si procede). Para las declaraciones presentadas después del 31 de marzo (o lo antes posible, idealmente 3 meses antes del inicio del periodo de referencia), o no a través del formulario, FLOCERT no puede garantizar una verificación puntual de las declaraciones.

Presentación de informes

Una vez incorporado a Fairtrade, el Licenciatario, así como todos los socios de la cadena de suministro, deben informar trimestralmente de todas las compras y ventas de Algodón FSI en Fairtrace, siguiendo la Guía del Usuario de Fairtrace Algodón FSI. También es necesario comunicar cierta información adicional que permita a FLOCERT vincular las compras con las ventas (y viceversa), así como cargar información de apoyo (por ejemplo, información sobre la composición del producto).

En caso de dudas, los clientes pueden dirigirse a

• el Servicio de Atención al Cliente en reporting@flocert.net para cuestiones técnicas sobre la presentación de informes, o
• el Servicio de Gestión del Algodón de FSI en FSICotton@flocert.net para preguntas relacionadas con el contenido.

La presentación de informes retrasados y/o incompletos por parte del licenciatario y de todos los socios de la cadena de suministro retrasará la verificación de las reclamaciones por parte de FLOCERT.

Verificación de las solicitudes

3 meses antes de que finalice el periodo de referencia, el gestor del servicio de algodón de FSI iniciará la verificación de la información comunicada. Puede ser necesario recordar y/o solicitar aclaraciones al Licenciatario y/o a los socios de la cadena de suministro.

Deberán facilitarse, previa solicitud, copias de los documentos de compra y venta correspondientes a una muestra de transacciones de compra y venta. Si los socios de la cadena de suministro sólo presentan documentos parcialmente o no los presentan en absoluto, es posible que la reclamación sólo se verifique parcialmente o no se verifique en absoluto.

En casos excepcionales, FLOCERT también podrá llevar a cabo una verificación en las instalaciones del cliente, en particular si hay indicios claros de que los datos, las actividades o los archivos comunicados o cargados por el cliente no son correctos o si existe una Acusación justificada por parte de un tercero que afecte a la exactitud de los datos o las actividades comunicados por el cliente. Si FLOCERT decide realizar una verificación in situ, informará al cliente con antelación.

Dentro de las 4 semanas siguientes al final del período de referencia, el Gerente del Servicio de Algodón de FSI informará a la respectiva Organización Nacional Fairtrade de los resultados de la verificación de la alegación en forma de un informe de verificación. El plazo sólo se aplica a las solicitudes que se hayan presentado a FLOCERT dentro de los plazos y el formato explicados anteriormente.

Tasas

Clientes certificados

Los clientes certificados deben pagar sus cuotas anuales de certificación. No se les cobrará ninguna cuota adicional por participar también en las cadenas de suministro de FSI Cotton.

Clientes verificados

Los clientes verificados deben pagar una tasa de verificación anual de 1.500 euros. El impago de la tasa anual de verificación conllevará la cancelación del contrato de verificación con FLOCERT.

Licenciatarios verificados

Los Licenciatarios deben pagar una tasa de verificación anual de 1.500 euros. El impago de la tasa anual de verificación conllevará la cancelación del contrato de verificación con FLOCERT.

6.13. Observaciones de auditoría

Esta sección define el procedimiento y el enfoque de FLOCERT para las auditorías de observación, garantizando que ningún conflicto de intereses ponga en peligro el proceso de auditoría o los resultados de la misma.

El principal objetivo de una auditoría de observación es ser testigo de cómo funcionan sobre el terreno la auditoría y los Criterios de Comercio Justo Fairtrade para un producto y/o una instalación específicos y crear un entendimiento mutuo. Aunque reconocemos el beneficio que las auditorías de observación pueden tener para el sistema Fairtrade, para no perjudicar a nuestros clientes, auditores y personal, una Auditoría Observada no puede reemplazar

• visitas a clientes o cualquier otro tipo de comunicación con clientes o proveedores. El propósito de la auditoría observada no es obtener conocimientos específicos del cliente.
• la formación sobre cuestiones específicas del producto o de la cadena de suministro.
• la experiencia de FLOCERT en materia de auditoría.

Un "observador" es cualquier participante durante la auditoría cuya participación haya sido facilitada por FLOCERT y que no sea el auditor, un auditor en prácticas o un miembro del personal de FLOCERT. El cliente es libre de designar a cualquier otro participante en la auditoría.

"Conflicto de intereses" se define comúnmente como una situación que se produce cuando una persona u organización participa en múltiples intereses, uno de los cuales podría corromper la motivación.

6.13.1. Observadores admisibles

Los conocimientos sobre el proceso y la metodología de auditoría son especialmente vitales para quienes desarrollan los Criterios de Comercio Justo Fairtrade y los procedimientos de garantía, quienes ayudan a ponerlos en práctica ofreciendo apoyo a los Productores y quienes deben responder a las preguntas en el otro extremo de la cadena de suministro.

Fairtrade International:

• FLOCERT facilita las observaciones de auditoría sólo a los miembros del equipo del Criterio y de las unidades de Garantía y Supervisión.
• El número de observaciones de auditoría está limitado a una observación de auditoría por miembro del equipo al año.
• Otras unidades de Fairtrade International pueden organizar visitas de Productores independientemente de una auditoría Fairtrade, por ejemplo, con el apoyo de las Redes de Productores.

Organizaciones Nacionales Fairtrade:

• Un máximo de dos observaciones de auditoría por Organización Nacional Fairtrade al año según el Acuerdo de Servicio a las Partes Interesadas.
• No pueden observar una auditoría de uno de sus clientes debido a un posible conflicto de intereses.

Redes de Productores:

• Máximo dos observaciones de auditoría por Red de Productores al año.
• Las Redes de Productores podrán observar auditorías de sus clientes por decisión del Gerente Regional/Certificación.

6.13.2. Denegación de observación de auditoría

En las siguientes situaciones, la solicitud de observación de auditoría puede denegarse o aplazarse:

• si existe un conflicto de intereses
  • Los representantes de los medios de comunicación no pueden estar presentes en ninguna auditoría. Sin embargo, excepcionalmente es posible, previa solicitud, organizar una auditoría simulada con un cliente.
  • Las Organizaciones Nacionales Fairtrade no pueden observar una auditoría de uno de sus clientes.
• si el cliente no acepta al observador.
• si FLOCERT no tiene capacidad para facilitar la auditoría.
• si no se ha identificado una auditoría apropiada según la solicitud (por ejemplo, debido a la estacionalidad y a la no disponibilidad de auditorías).

6.13.3. Principios de observación de auditorías

La observación de una auditoría se permitirá bajo las siguientes condiciones:

• Sólo hay un observador por auditoría.
• FLOCERT decide la auditoría que va a observar y el cliente debe dar su consentimiento a esta observación de la auditoría(=> CERT ObservedAuditCustomerConfirmation FO).
• El observador se compromete a garantizar que la información confidencial no se divulgue ni se utilice de ninguna manera sin el permiso escrito de FLOCERT .
• El observador reconoce que FLOCERT es el propietario legítimo de toda la información confidencial.
• El observador declara que no tiene ningún conflicto de intereses al observar la auditoría del cliente de FLOCERT.
• El observador declara que no interferirá en la auditoría de ninguna manera.
• El observador reconoce que puede ser excluido de partes de la auditoría, como las entrevistas individuales, a discreción del auditor o del cliente.
• El observador reconoce que el auditor tiene plena y total autoridad para determinar en cualquier momento de la auditoría si la presencia o las acciones del observador podrían afectar negativamente a la auditoría y, en ese caso, decidir excluir al observador de partes de la auditoría o excluirlo completamente de la misma.
• Cualquier coste relacionado con la observación de la auditoría correrá a cargo del observador respectivo (viaje, alojamiento, etc.). FLOCERT no cobrará ninguna tasa administrativa adicional por facilitar la observación de la auditoría.

6.13.4. Observaciones de auditoría: Solicitudes

• Las partes interesadas en observar una auditoría pueden ponerse en contacto con el Servicio de Atención a las Partes Interesadas a través de stakeholderservices@flocert.net.
• Tras su solicitud de auditoría, el observador recibirá el formulario => CERT ObservedAuditApplication FO que deberá rellenar con la información solicitada y firmar.
• Las solicitudes de observación de auditoría recibidas sólo se examinan y tramitan dos veces al año.
  • Fecha límite para las observaciones de auditoría en el primer y segundo trimestre: finales de noviembre del año anterior.
  • Fecha límite para las observaciones de auditoría en el tercer y cuarto trimestre: finales de mayo del mismo año.

7. Evaluación del cumplimiento

Esta sección proporciona un resumen de cómo se evalúa el cumplimiento, con información detallada sobre la prueba de Cumplimiento, Criterios de Cumplimiento y Medidas Correctivas.

También se explican en detalle varios requisitos clave de Fairtrade que deben cumplir los Productores o Comerciantes Fairtrade.

7.1. Prueba de cumplimiento

Es responsabilidad de la entidad que solicita la Certificación Fairtrade cumplir y demostrar el cumplimiento de todos los requisitos aplicables de los Criterios de Comercio Justo Fairtrade.

Es responsabilidad de FLOCERT evaluar si las pruebas aportadas son suficientes para confirmar el cumplimiento. Una evidencia insuficiente de cumplimiento o el incumplimiento de los requisitos haría que una entidad no fuera elegible para recibir o mantener la Certificación Fairtrade. La decisión final sobre la elegibilidad corresponde a FLOCERT.

También es responsabilidad de la entidad que busca la Certificación Fairtrade actuar de acuerdo con el contrato de certificación. Un incumplimiento material del contrato de certificación (como el impago de las tasas de certificación) puede conducir a la Descertificación; una Descertificación efectiva también conduce a la terminación del contrato de certificación por causa, con efecto inmediato.

7.2. Criterios de Cumplimiento

Los Criterios de Cumplimiento (CC) son establecidos por FLOCERT para traducir los requisitos del Criterio de Comercio Justo Fairtrade y los requisitos de FLOCERT en puntos de control verificables que se evalúan durante las auditorías para determinar el cumplimiento del Criterio de Comercio Justo aplicable. Las listas de Criterios de Cumplimiento para todos los Criterios se publican en https://www.flocert.net/solutions/fairtrade/compliance-criteria/.

Existen 4 tipos de Criterios de Cumplimiento: Criterios de Cumplimiento Principales, Criterios de Cumplimiento Básicos, Criterios de Cumplimiento de Desarrollo o Criterios de Buenas Prácticas Voluntarias, como se describe a continuación:

Criterios Básicos de Cumplimiento

Los Criterios Básicos de Cumplimiento son los requisitos básicos que deben cumplirse a medida que son aplicables según el calendario de certificación (años 0, 1, 3 y 6) (véase Ciclo de Certificación).

Criterios de Cumplimiento Principales

En consonancia con Fairtrade International, FLOCERT clasifica como "Principales" un número limitado de Criterios de Cumplimiento que reflejan los principios clave de Fairtrade (por ejemplo, la prohibición del trabajo infantil). La No conformidad con un Criterios de Cumplimiento Mayor se considera una amenaza para los objetivos y la reputación del sistema Fairtrade y puede dar lugar a Sanciones de Certificación más estrictas (véase la sección Sanciones de Certificación sección).

Requisitos de Desarrollo

Los Criterios de Cumplimiento de Desarrollo (sólo aplicables a las instalaciones de los Productores) tienen como objetivo apoyar a los Productores en su mejora continua a lo largo de los años y sólo deben cumplirse con una puntuación media de 3 o superior (después de 3 o 6 años). La puntuación media se calcula sumando las puntuaciones de todos los Requisitos de Desarrollo y dividiéndolas por el número total de Criterios de Desarrollo evaluados.

• Si la puntuación media de los requisitos de desarrollo es igual o superior a 3,0, se considerará que el Productor cumple los requisitos de desarrollo.
• Si la puntuación media de los requisitos de Desarrollo es inferior a 3,0, el Productor tiene una No conformidad con el criterio principal: "la puntuación media de los Requisitos de Desarrolloes igual o superior a 3,0". En ese caso, el Productor seleccionará una serie de Criterios de Desarrollo para realizar Medidas Correctivas y llevar la puntuación media al menos al nivel mínimo requerido de 3.

De este modo, los Productores podrán dar prioridad a determinadas áreas de mejora en lugar de tener que cumplir cada uno de los Criterios de Desarrollo, de modo que la atención se centre en el desarrollo global y no en el cumplimiento de cada criterio individual.

Criterios de Cumplimiento de las Buenas Prácticas Voluntarias (VBP) - Sólo para Comerciantes

Los Criterios de Cumplimiento de las Buenas Prácticas Voluntarias (sólo para Comerciantes) sirven para indicar en qué punto se encuentra un Comerciante en el camino hacia unas prácticas comerciales aún más justas. Son voluntarios y no se requieren para cumplir con el Criterio de Comercio Justo Fairtrade (no se crean No Conformidades basadas en las Buenas Prácticas Voluntarias). Sin embargo, el Informe de Cierre incluirá el resultado de los criterios de Buenas Prácticas Voluntarias. El Criterio de Comercio Justo Fairtrade define qué requisitos son las Buenas Prácticas Voluntarias.

Criterios de Cumplimiento Reactivo - Sólo para Comerciantes

Los Criterios de Cumplimiento Reactivo reflejan los criterios relacionados con el enfoque de Garantía Reactiva aplicado a los requisitos del capítulo de Producción del Criterio para Comerciantes. Se aplican a todos los Comerciantes, pero sólo se comprueban de forma proactiva si hay indicios de incumplimiento. Los indicios pueden obtenerse, por ejemplo, a través de acusaciones u observaciones durante las auditorías de los Comerciantes.

Rangos de rendimiento

Los Criterios de Cumplimiento suelen tener 5 niveles de cumplimiento (Rangos) que se numeran del 1 al 5, donde el 1 representa la falta total de conformidad y el 5 las mejores prácticas. Los rangos 1 y 2 indican incumplimiento, mientras que los rangos 3 a 5 denotan conformidad. Hay que tener en cuenta que algunos Criterios de Cumplimiento pueden no tener los 5 niveles de conformidad, sino que pueden ofrecer sólo "No" (que significa no conformidad) y "Sí" (conformidad) como posibles respuestas.

Una No conformidad con un Criterios de Cumplimiento se entiende como una No conformidad con el requisito de la Norma correspondiente.

Calendario y aplicabilidad

El número vinculado a un Criterio de Cumplimiento en la lista de comprobación (0, 1, 3 o 6) representa el número de años de certificación en los que un Criterio de Cumplimiento es aplicable. Por ejemplo, en el caso de las Auditorías Iniciales, sólo se aplican los criterios con plazo 0.

Es importante tener en cuenta que, aunque algunos Criterios de Cumplimiento sólo pueden ser válidos en un momento futuro, se anima a los clientes a ajustarse a estos Criterios de Cumplimiento o a empezar a trabajar para conseguir la conformidad lo antes posible, como medio para garantizar el fortalecimiento de la organización y el desarrollo sostenible de la empresa.

Las limitaciones a la aplicabilidad de un Criterio de Cumplimiento se documentan al principio del texto de un Criterio de Cumplimiento entre paréntesis. Por ejemplo, si un requisito:

• sólo se aplica a los clientes que comercializan un producto específico - indicado como, por ejemplo: (plátano)
• no se aplica a las pequeñas empresas - indicado como: (NA para pequeñas empresas)
• sólo se aplica después de un periodo de transición - indicado como, por ejemplo: (1 de julio de 2025)

7.2.1. Tipos de Criterios de Cumplimiento por estructura organizativa

La siguiente tabla muestra los diferentes tipos de Criterios de Cumplimiento, y a qué montaje se aplican:

7.3. Medidas Correctivas

Durante una auditoría Fairtrade, FLOCERT evalúa las prácticas del cliente y su nivel de cumplimiento de los Criterios de Comercio Justo Fairtrade.

El auditor puede identificar áreas de mejora y plantearlas como "No conformidad (NC)" que el cliente debe resolver en un plazo determinado para mantener la certificación. Para que la organización pueda beneficiarse positivamente de los cambios necesarios a largo plazo, es crucial que el cliente elija las Medidas Correctivas más adecuadas y eficaces para solucionar sus No conformidades (NC).

Durante la Reunión de Cierre de la auditoría Fairtrade, el auditor presenta los resultados de la auditoría al cliente. El cliente puede optar por proponer Medidas Correctivas durante la Reunión de Cierre o esperar a que el Evaluador de FLOCERT las solicite después de la auditoría.

FLOCERT anima a los clientes a proponer Medidas Correctivas durante la Reunión de Cierre, ya que esto acelerará todo el proceso de evaluación. Además, los clientes pueden aprovechar el impulso de la auditoría para empezar a trabajar en las Medidas Correctivas inmediatamente. No obstante, hay situaciones en las que es necesario un análisis más detallado de la causa raíz de un problema para proponer una Medida Correctiva eficaz.

El auditor no debe aconsejar a los clientes sobre cómo cumplir las No conformidad (NC), pero sí puede explicar el fundamento de los requisitos de la Norma y ofrecer ejemplos prácticos de lo que han hecho otros clientes en situaciones similares.

A la hora de sugerir y evaluar una Medida Correctiva, son importantes los siguientes aspectos. Aunque no todos los elementos son necesariamente relevantes para cada Medida Correctiva, FLOCERT puede llegar a la conclusión de no aceptar una Medida Correctiva si carece de aspectos relevantes.

Especialmente cuando se vean afectados el bienestar o los derechos de las personas, se prestará especial atención a lograr un enfoque compatible con los derechos - véanse los ejemplos relacionados con los derechos de los trabajadores y las condiciones laborales.

Cuando una No conformidad afecte específicamente a un determinado grupo de personas, se recomienda tener en cuenta la opinión de la parte afectada a la hora de diseñar la Medida Correctiva para garantizar que se aborda la causa de fondo.

Las Medidas Correctivas resuelven la situación:

Las Medidas Correctivas deben resolver la situación actual. Una No conformidad (NC) puede resolverse dejando de realizar una acción prohibida o aplicando una determinada acción requerida.

Ejemplos:

• dejar de realizar una acción:
  • Si se detectan prácticas de discriminación, éstas deben detenerse con efecto inmediato.
  • Si el importe de la Prima Fairtrade se ha calculado incorrectamente, debe aplicarse inmediatamente un cálculo corregido.
  • Si se utilizan materiales peligrosos prohibidos, la práctica debe detenerse con efecto inmediato.
• para iniciar una acción:
  • Si no se ha celebrado una Asamblea General, debe convocarse lo antes posible.
  • Si no se ha proporcionado un Plan de Abastecimiento, el comprador debe compartirlo con el Productor según el calendario aplicable.
  • Si no se ha proporcionado a los Trabajadores el equipo necesario para realizar su trabajo de forma segura, es necesario proporcionarles los Equipos de Protección Individual pertinentes.

Las Medidas Correctivas evitan que se repita la situación actual y otras similares:

Para ello, abordan la(s) causa(s) subyacente(s) de la No conformidad (NC). Puede ser necesario cambiar los procesos subyacentes en lugar de limitarse a llevar a cabo acciones puntuales. Si la causa raíz no está clara, se espera que los clientes investiguen.

Ejemplos:

• Si los productos Fairtrade y no Fairtrade se mezclan durante la producción y el almacenamiento, es necesario mejorar el sistema de trazabilidad.
• Si los pagos se realizan siempre demasiado tarde, es necesario revisar y adaptar los ciclos de pago, incluyendo la integración de posibles controles.
• Si la contabilidad de la Prima Fairtrade muestra discrepancias, el sistema de contabilidad debe ser revisado.
• En el caso de una No conformidad en el área de cuestiones relacionadas con el trabajo y el empleo, las Medidas Correctivas deben ser discutidas/alineadas con los representantes de los Trabajadores.

Las Medidas Correctivas compensan las pérdidas o daños causados por las No Conformidades (NC):

Las Medidas Correctivas deben compensar las pérdidas o daños causados por la No conformidad (NC) a las organizaciones de Productores o a los Trabajadores.

Ejemplos:

• Si no se pagó la Prima Fairtrade, la parte agraviada identificada debe ser compensada mediante el pago de las cuotas impagadas en el pasado.
• Las diferencias entre los salarios obligatorios y los salarios pagados deben ser compensadas.
• Si el pago inicial fue inferior al Precio Mínimo Fairtrade, la diferencia debe ser pagada a la organización de productores.
• Un Balance de Masas negativo tendría que ser corregido mediante la compra de insumos Fairtrade adicionales y proponiendo una medida para evitar que esta situación se repita.
• Si se ha producido un despido improcedente, readmitir al trabajador afectado.

Las Medidas Correctivas son proporcionales al daño causado:

Una Medida Correctiva es proporcional al daño causado, es decir, cuanto mayor es el daño, más fuerte es la Medida Correctiva.

Ejemplos:

• Si hace un año se pagó muy poca Prima Fairtrade, la cantidad a pagar debe compensarlo aplicando un tipo de interés de mercado en el país del Productor.
• Si se ha pagado a los Trabajadores por debajo del salario mínimo durante 6 meses, el salario mínimo debe aumentarse y los atrasos de los últimos 6 meses también deben pagarse a los Trabajadores.

Las Medidas Correctivas contienen un nuevo aspecto:

Las No Conformidades repetidas no pueden resolverse simplemente repitiendo una Medida Correctiva anterior. Esta orientación es especialmente relevante para los Analistas de Certificación a la hora de evaluar una sugerencia de Medida Correctiva para una No conformidad (NC) repetida.

Ejemplo:

• En el año 1, se produjo una No conformidad (NC) por la falta de referencias a Fairtrade en los documentos de venta. Como Medida Correctiva, la organización sugirió formar a su personal en este sentido. En el año 2, se detectó la misma No conformidad (NC). Además de formar a sus empleados, la organización añade ahora una descripción de Fairtrade a la descripción del artículo en el sistema de planificación de recursos de la organización, garantizando que todos los futuros documentos de venta muestren claramente los productos como Fairtrade.

Las Medidas Correctivas son específicas:

Se evitan las Medidas Correctivas que no abordan el problema subyacente. Sugerencias como "Las Medidas Correctivasse discutirán con F LOCERT" no son aceptables. Si el cliente no puede sugerir una Medida Correctiva significativa y apropiada durante la Reunión de Cierre, debe dejarse abierta y sugerirse después de la auditoría durante el proceso de seguimiento.

7.4. Criterios de Comercio Justo Fairtrade: Requisitos y temas particulares

Esta sección cubre ciertos requisitos y temas particulares de los Criterios de Comercio Justo Fairtrade y cómo pueden cumplirse.

7.4.1. Balance de Masas

Según el Criterio de Comercio Justo Fairtrade (sección 2.1), la Trazabilidad Física es necesaria para todas las Categorías del Producto. Sin embargo, hay algunas Categorías del Producto que están exentas de los requisitos de Trazabilidad Física y por lo tanto pueden aplicar el Balance de Masas, estas son: cacao, azúcar de caña, zumo (incluyendo pulpa y puré) y té, así como los Programas de Abastecimiento de Algodón y Oro de FSI.

Requisitos de Balance de Masas

1. Entrada = Salida

Antes de aplicar el Balance de Masas en Grupo, los clientes deben solicitar la aprobación de su contacto de certificación de FLOCERT.

El cliente garantiza que la cantidad de salidas (productos finales) vendidas como Fairtrade debe ser equivalente a la cantidad de entradas obtenidas como Fairtrade, teniendo en cuenta los rendimientos del procesamiento y todas las pérdidas.

Los clientes deben garantizar que los insumos de Fairtrade (productos de origen) se compran antes de la venta de los productos de Fairtrade (productos finales).

El saldo nunca puede ser negativo. En caso de que el saldo sea negativo debido a la escasez de suministro, el cliente debe solicitar una excepción (compensación) a FLOCERT.

2. Igual por Igual

Los insumos Fairtrade deben ser del mismo tipo y calidad que los insumos utilizados para procesar la producción Fairtrade ("Igual por Igual"):

• Convencional ≠ Orgánico
• Tipo: Té negro ≠ Té verde
• Zumo de naranja ≠ zumo de manzana
• Cacao: Sabor fino/América Latina ≠ grado estándar/África occidental
• Azúcar: Azúcar blanco y refinado ≠ azúcares no refinados ≠ jugo de caña de azúcar deshidratado no centrifugado
• Las especificaciones de calidad y el origen son difíciles de determinar

3. Balance de Masas de un Solo Sitiovs Balance de Masas en Grupo

Para la mayoría de los clientes con certificación Fairtrade, el Balance de Masas se audita por sitio.

Para algunas empresas, sin embargo, el Balance de Masas se audita por grupo de centros. Esto sólo es posible para el cacao y el azúcar y si se cumplen ciertas condiciones previas (véase el requisito 2.1.12 del Criterio del Comerciante) y se presenta una solicitud a FLOCERT al Analista de Certificación responsable.

Balance de Masas de un Solo Sitio (SSMB)

Balance de Masas en Grupo (GMB)