1. Garantia Fairtrade num relance

FLOCERT é o fornecedor de garantia do Fairtrade e define a abordagem de garantia que apoia a integridade do Fairtrade. A abordagem de garantia da FLOCERT é baseada nos Critérios de Comércio Justo Fairtrade e nas directrizes ISO 17065.

O papel da FLOCERT é garantir que todas as empresas envolvidas em cadeias de fornecimento de Fairtrade cumprem os Critérios de Comércio Justo Fairtrade sempre que se encontram no âmbito (ver Âmbito da Certificação Fairtrade).

Isto é feito principalmente através da Certificação Fairtrade.* Qualquer organização que participe na Certificação Fairtrade será regularmente auditada.

Os resultados da auditoria determinam se um Certificado Fairtrade pode ser emitido ou manter a sua validade. Os diferentes tipos de auditorias e a sua frequência permitem a adaptação a circunstâncias específicas.

A FLOCERT está a trabalhar com a Intact Platform - uma ferramenta online para facilitar a auditoria e o acompanhamento de qualquer potencial Não-conformidade. Os clientes da FLOCERT devem utilizar esta plataforma. Além disso, é necessário utilizar a plataforma de declaração de transacções Fairtrace.

*Existem outros tipos de verificação, por exemplo o esquema de verificação para Algodão sob Modelo Fairtrade Sourced Ingredients (FSI)

2. Como utilizar este manual

Este manual descreve o sistema de certificação da FLOCERT.

Aplica-se a todas as partes envolvidas na certificação FLOCERT, incluindo os atuais clientes com certificação Fairtrade e os que procuram Certificação Fairtrade, os funcionários e auditores da FLOCERT.

O manual é composto por 5 partes principais:

• As 3 primeiras partes proporcionam uma orientação passo a passo através dos processos de:
  • Candidatura Fairtrade,
  • Ferramentas e processos de garantia e
  • Avaliação e Certificação da auditoria.
• Princípios de garantia Fairtrade explica as regras e princípios subjacentes, tais como o Código de Conduta, âmbito de certificação, Ciclo de Certificação e línguas utilizadas pela FLOCERT.
• Avaliando a conformidade explica como a FLOCERT avalia a conformidade utilizando tipos de Auditoria, o conceito de Critérios de Conformidade e Medida Corretiva, e abrange a forma como a conformidade com determinados tópicos-chave do Critério é avaliada.

Informações relevantes podem ser encontradas neste manual das seguintes formas:

• navegando para a seção de interesse utilizando o índice ou - na versão PDF - o índice mais curto, ou
• usando a função de pesquisa para um termo (atalho: Ctrl+F).
• Em caso de dúvidas, contactar o Serviço de Apoio ao Cliente através do endereço de e-mail flocert@flocert.net (ou por telefone +49 228 24930 das 9h às 17h CET).

Existem os seguintes tipos de links que podem ser seguidos se clicar neles. Atenção: se clicar num hiperlink no documento PDF, não será possível navegar de volta.

• A referência a outra seção utiliza um pequeno símbolo de seta, por exemplo Princípios de garantia Fairtrade, clicando no link levará à seção.
• Referência a um item do Glossário: Termos que são definidos no Glossário, aparecem dessa forma: FLOCERT, clicando neles levará ao Glossário anexo.
• Referência a um website externo / endereço de e-mail externo, por exemplo Fairtrade Internacional. clicando neles levará a um website externo / a abrir o e-mail.

3. Candidatura Fairtrade

Esta seção descreve o processo de candidatura inicial e de re-candidatura para a Certificação Fairtrade.

Os clientes certificados que pretendam solicitar uma exceção ou alterações estruturais organizativas encontram informações relevantes nas seções Exceções e Mudança estrutural organizacional.

Se a FLOCERT considerar que um candidato é uma organização que tenha perdido a certificação anteriormente, o histórico de certificação/conformidade anterior será aplicado, a menos que o candidato possa provar o contrário. Para obter mais informações, consulte a seção Recandidatura após a perda da certificação ou certificação negada

3.1. Âmbito de candidatura e requisitos

As candidaturas só podem ser feitas no âmbito do Fairtrade (https://www.fairtrade.net/standard/fairtrade-standards#scope) tal como definido pela Fairtrade International para certos produtos, países e instalações.

O âmbito da Fairtrade International compreende:

1. o produto para o qual a certificação é solicitada (https://www.fairtrade.net/standard/fairtrade-standards#classification),
2. o país onde o produto é cultivado/ comercializado (https://www.fairtrade.net/standard/fairtrade-standards#scope),
3. a criação da organização/empresa que solicita a Certificação Fairtrade (https://www.fairtrade.net/standard/fairtrade-standards#scope)*.

A FLOCERT só pode certificar produtos que sejam abrangidos pelos Critérios de Produto Fairtrade e pela Tabela de Preço Mínimo e Prêmio Fairtrade (https://www.fairtrade.net/standard/minimum-price-info). Uma visão geral dos produtos pode ser encontrada na tabela de Classificação de Produtos da Fairtrade International (https://www.fairtrade.net/standard/fairtrade-standards#classification). A Categoria de Produto refere-se sempre à respectiva classificação dos Critérios de Produto Fairtrade (por exemplo, Categoria de Produto: fruta fresca) enquanto que o Tipo de Produto deriva sempre diretamente de um Critério de Produto Fairtrade e descreve os diferentes produtos resumidos dentro de cada Categoria de Produto (por exemplo, banana, abacaxi).

É descrito em Âmbito da Certificação Fairtrade quais as organizações da cadeia de fornecimento do Fairtrade que se enquadram no âmbito da certificação e, por conseguinte, devem candidatar-se à Certificação Fairtrade antes de comercializarem produtos Fairtrade.

A fim de obter a Certificação Fairtrade, o cumprimento dos Critérios de Comércio Justo Fairtrade aplicáveis e dos Critérios de Conformidade FLOCERT deve ser comprovado.

Todos os Critérios de Comércio Justo Fairtrade, incluindo os requisitos específicos do produto, estão disponíveis no website da Fairtrade International (http://www.fairtrade.net/standards/our-standards.html).

Os Critérios de Conformidade da FLOCERT estão disponíveis no website da FLOCERT (https://www.flocert.net/pt/criterios-de-conformidade-do-comercio-justo/).

Áreas de risco de viagem

Algumas regiões/países são consideradas zonas de risco de viagem devido à guerra, agitação civil, catástrofe natural ou doenças; a FLOCERT poderá não conseguir enviar um auditor a esses locais. Conforme regulamentado pelos Requisitos da Fairtrade International para Provedores de Garantia (https://files.fairtrade.net/standards/ASSU_ReqAssuranceProviders_EN.pdf), as Auditorias Iniciais só podem ser conduzidas como Auditorias no local. Consequentemente, se a realização das Auditorias no local não for possível, a FLOCERT terá que rejeitar o pedido de candidatura.

Para obter mais informações sobre esse tópico, consulte a seção Auditoria em áreas de risco de viagem.

* Específico para o Critérios Climáticos do Comércio Justo: Para ser certificado de acordo com os Critérios Climáticos do Comércio Justo, a organização produtora, o Facilitador de Projetos e o Comerciante de Critérios Climáticos devem ter um projeto registrado com a Gold Standard (certificação de redução de emissões de carbono e benefícios do desenvolvimento sustentável).

3.2. Contato inicial de candidatura

Os formulários de pedido podem ser solicitados diretamente através do website da FLOCERT (https://www.flocert.net/pt/obter-certificacao/) ou através de e-mail para as equipes regionais de candidatura da FLOCERT, como se segue:

África e Oriente Médio: africa@flocert.net

Ásia, Ilhas do Pacífico, Austrália e Nova Zelândia: asia@flocert.net

Europa: europe@flocert.net

América do Sul, Central e Caribe: la@flocert.net

América do Norte: america@flocert.net

• Para extensões do âmbito de certificação (ver Extensão do âmbito da certificação) por exemplo, acrescentar produtos adicionais, organizações/estados/plantações/entidades membros adicionais e/ou funções comerciais adicionais, a pessoa de contato responsável na FLOCERT deve ser contactada. Antes de fazer negócios Fairtrade sob um âmbito extendido, deve ser obtida a aprovação da FLOCERT.
• Para pedidos de um produto ou configuração que atualmente não esteja coberto pelos Critérios de Comércio Justo Fairtrade, os pedidos podem ser submetidos à Fairtrade International (https://www.fairtrade.net/standard/how-we-set-standards) utilizando o formulário "Pedido de Entrada Rápida".

3.3. Dossiê e ID de candidatura

Mediante o recebimento de um pedido de candidatura, a equipe de Candidaturas da FLOCERT atribui um ID de candidatura único e envia um dossiê de candidatura incluindo:

• um questionário de candidatura,
• modelos de documentos relevantes para o produto e a configuração solicitada,
• informação sobre certificação e requisitos Fairtrade,
• informação sobre o custo da certificação,
• um contrato de certificação que regulamenta os direitos e responsabilidades contratuais.

Os candidatos têm de fornecer o(s) seu(s) ID(s) de candidatura quando apresentam os seus documentos e pagam a sua taxa de candidatura.

3.4. Taxas de candidatura

Todos os candidatos são obrigados a pagar uma taxa de candidatura para o processamento da sua candidatura. Esta taxa não é reembolsável e independente da função comercial, número de produtos ou estrutura organizacional do candidato.

Podem surgir custos adicionais para os Comerciantes de Algodão, relacionados com a avaliação dos Indicadores Sociais (ver Indicadores sociais).

Uma estimativa das taxas aplicáveis à candidatura e certificação pode ser obtida utilizando a calculadora de custos no website da FLOCERT: https://www.flocert.net/pt/calculadora-da-taxa-de-comercio-justo/

3.5. Conclusão da candidatura

A FLOCERT processará a candidatura do cliente após a recepção:

• do questionário de candidatura preenchido e assinado,
• da confirmação do pagamento da taxa de candidatura,
• do contrato de certificação assinado e outros documentos comprovativos, conforme solicitado.

Após a conclusão com êxito do processo de candidatura:

• será atribuído ao cliente um FLO ID permanente que substitui o ID de candidatura anteriormente atribuído;
• também lhes será dado acesso à Intact Platform (o portal web de Certificação Fairtrade);
• A FLOCERT emitirá uma fatura para a taxa de certificação inicial.

Após o pagamento da taxa inicial, nos anos seguintes será cobrada uma taxa de certificação anual sempre no mesmo mês do ano.

O website da FLOCERT fornece uma estimativa das taxas aplicáveis (https://www.flocert.net/pt/calculadora-da-taxa-de-comercio-justo/) e vídeos de introdução ao processo de Certificação Fairtrade (https://www.flocert.net/pt/como-aderir-ao-comercio-justo/).

3.6. Descontinuação da candidatura

Se o cliente tiver pago a taxa de candidatura mas não tiver apresentado todos os documentos necessários, a FLOCERT manterá o pedido de candidatura activo durante um período máximo de 12 meses. Após este período, o pedido será considerado descontinuado.

Caso o cliente deseje requerer novamente a Certificação Fairtrade após este período de 12 meses, lhe será solicitado que passe novamente por todo o processo de candidatura, incluindo o pagamento da taxa de candidatura.

3.7. Recandidatura após a perda da certificação ou certificação negada

Após Perda da Certificação / Descertificação ou certificação negada, o cliente pode requerer novamente a certificação Fairtrade nas seguintes condições:

• O cliente concorda em submeter-se a uma auditoria antes de reentrar no sistema de Certificação Fairtrade, se tal for considerado necessário pela FLOCERT. Será sempre exigida uma auditoria no caso de Não-Conformidades graves anteriores.
• O cliente corrigiu todas as Não-Conformidades anteriores não resolvidas.
• O cliente pagou quaisquer taxas pendentes anteriores à Perda da Certificação / Descertificação ou certificação negada.

Isto aplica-se a todos os casos de certificação negada e de Perda da Certificação / Descertificação (quer devido a não conformidade / não pagamento de taxas de certificação / Descertificação voluntária). Além disso, aplicam-se mais algumas condições aos clientes que tenham perdido certificação com moratória para reentrada (ver Recandidatura após perda de certificação com moratória para reentrada) e para os clientes a quem foi negada a certificação após a Auditoria Inicial (ver Recandidatura após a certificação negada ).

Nota: De acordo com a decisão da Fairtrade International de fechar temporariamente o registro para Organizações de Produtores para a categoria de produto Banana (fresca), as Organizações de Produtores que se candidatarem novamente para a categoria de produto Banana (fresca) só podem ser aceitas se o fizerem dentro de 12 meses após a   Perda da Certificação / Descertificação por falta de pagamento da taxa de certificação. A solicitação será considerada fora do escopo se o motivo da Perda da Certificação / Descertificação for outro. Isso é aplicável a partir de 01.04.2024 por um período de 24 meses.

Para pedidos de recandidatura dentro de 12 meses a partir da data de perda da certificação ou certificação negada:

• Não é cobrada qualquer taxa de candidatura e não são apresentados novos documentos de candidatura (exceto o contrato de certificação, que tem de ser assinado novamente e, se aplicável, quaisquer taxas de certificação pendentes do período anterior à Perda da Certificação / Descertificação têm de ser pagas).
• O cliente deverá pagar a taxa de certificação inicial.
• As Organizações de Produtores que se candidatarem novamente para Banana (fresca) só poderão ser consideradas se tiverem sido descertificadas por falta de pagamento das taxas de certificação.

Para pedidos de recandidatura após 12 meses da data de perda da certificação ou certificação negada:

• O cliente deverá concluir o processo de candidatura e pagar a taxa de candidatura.
• O cliente deverá pagar a taxa de certificação inicial.
• As Organizações de Produtores que se candidatarem novamente para Banana (fresca) são consideradas fora do escopo.

3.7.1. Recandidatura após a certificação negada

Para um cliente cuja certificação tenha sido negada após a Auditoria Inicial, podem aplicar-se as seguintes condições, para além das condições acima referidas (ver Recandidatura após a perda da certificação ou certificação negada):

• O cliente deve ser sempre submetido a uma nova Auditoria Inicial.
• Os comerciantes não serão elegíveis à Autorização de Comercialização. Será realizada uma auditoria para verificar se todas as Não-Conformidades pendentes, que levaram à negação prévia da certificação, foram corrigidas.

• As organizações de produtores de bananas frescas que solicitarem certificação não serão consideradas devido ao fechamento do registro para bananas com efeito a partir de 01.04.2024 por um período de 24 meses.

3.7.2. Recandidatura após a perda da certificação com moratória para reentrada

Para um cliente que tenha perdido a certificação com moratória para reentrada, podem aplicar-se as seguintes condições, para além das condições acima referidas (ver Recandidatura após a perda da certificação ou certificação negada):

• O período da moratória imposta, juntamente com a decisão de Perda da Certificação / Descertificação, já passou antes de o cliente apresentar um novo pedido de candidatura.
• O cliente implementou as medidas necessárias para efetuar as alterações nas suas operações ou gestão, permitindo-lhes cumprir com os requisitos e Critérios de Comércio Justo Fairtrade relacionados com a Perda da Certificação / Descertificação. Durante o processo de candidatura, o cliente envia evidências das medidas implementadas.
• O cliente não vende como Fairtrade os produtos que possui em estoque no momento da reentrada.
• As organizações de produtores de bananas frescas que solicitarem certificação não serão consideradas devido ao fechamento do registro para bananas com efeito a partir de 01.04.2024 por um período de 24 meses.

4. Ferramentas e processos de garantia

A FLOCERT utiliza uma variedade de ferramentas de garantia para fornecer garantia em relação aos Critérios de Comércio Justo Fairtrade.

A mais importante delas é a Auditoria Fairtrade, mas outras ferramentas - tais como Alertas Fairtrace e Iniciação a Comerciantes - também ajudam a tornar a garantia mais sólida e a melhorar os níveis de conformidade dos clientes certificados.

4.1. Auditoria Fairtrade

A FLOCERT realiza auditorias em relação aos Critérios de Comércio Justo Fairtrade, com o objetivo de avaliar a conformidade do Produtor e do Comerciante.

Existem 3 objetivos para a realização de uma auditoria:

• Auditorias de Certificação que levam à emissão de um certificado inicial ou à re-certificação de um cliente já certificado.
• Auditorias de Confirmação que ocorrem durante o Ciclo de Certificação para confirmar a conformidade.
• Outros tipos de auditoria que não se realizam regularmente ou dependem da configuração individual do cliente.

As auditorias são normalmente efetuadas no local e são anunciadas, mas em determinadas circunstâncias podem ser realizadas como auditorias remotas (ver Auditoria remota versus auditoria no local) ou como auditorias não anunciadas (ver Auditorias anunciadas versus auditorias não anunciadas). Nesses casos, o processo de auditoria difere do procedimento para auditorias no local anunciadas.

Existem 4 metodologias/processos principais de auditoria:

• Processo de auditoria no local
• Processo de auditoria remota
• Processo de auditoria digital
• Processo de auditoria não anunciada

O tipo de auditoria especifica os Critérios de Conformidade a serem verificados durante uma auditoria. Alguns tipos de auditoria estão disponíveis apenas para Comerciantes.

A tabela seguinte indica quais as metodologias de auditoria disponíveis para auditorias de Comerciantes / Produtores:

4.1.1. Auditoria remota versus auditoria no local

Uma Auditoria remota não é um tipo de auditoria, mas sim uma metodologia de auditoria.

É o método de realizar uma auditoria à distância, utilizando provas documentais e métodos eletrônicos (tais como videoconferência, e-mail e telefone) para obter provas de auditoria. O objetivo geral é avaliar estas provas de forma objetiva para determinar em que medida os requisitos do Critério foram cumpridos.

Uma Auditoria remota tipicamente envolve o compartilhamento e a revisão de documentos, combinados com a interação virtual com o(s) local(is) de auditoria através de entrevistas remotas e/ou visitas remotas ao local.

Para todas as configurações de produtores, a Certificação Fairtrade é dependente de Auditorias no local como uma ferramenta indispensável. As Auditorias Remotas são, portanto, consideradas uma ferramenta de garantia excecional para assegurar a continuidade do negócio em situações em que as circunstâncias proíbem temporariamente a presença de auditores no local, tais como conflitos regionais, desastres naturais ou surtos de doenças (por exemplo, COVID-19).

Para os comerciantes, a metodologia de Auditoria remota pode ser aplicada como parte do seu programa de auditoria regular. Auditorias de Renovação ou Focadas podem ser conduzidas remotamente se o perfil do cliente e o âmbito de auditoria requerido forem considerados adequados para uma Auditoria remota - o que significa que o cliente: a) aplica Balanço de Massa, ou b) não armazena ou processa o Produto Fairtrade, ou a Rastreabilidade Física está fora do âmbito da auditoria.

O âmbito da Auditoria remota não inclui a Rastreabilidade Física ou o capítulo Produção do Comerciante; além disso, seu âmbito depende do âmbito do tipo de auditoria aplicável.

O processo para Auditorias no Local é o processo de auditoria padrão. Ver Processo de auditoria para auditorias remotas para saber em que as auditorias remotas diferem.

4.1.2. Auditoria em áreas de risco de viagem

O Código de Conduta e a Política de Viagens da FLOCERT podem afetar a realização de auditorias no local em áreas de risco de viagem. A FLOCERT avalia o risco para a pessoa que deverá viajar. O ponto de partida para essa avaliação são os avisos oficiais (por motivos de seguro) do Ministério das Relações Exteriores do Reino Unido, mas também outras fontes de informação, como https://www.internationalsos.de/insights/risk-outlook-und-risk-map. Se a avaliação identificar um risco grave para a pessoa que deverá viajar, a FLOCERT não autorizará a viagem. Essa abordagem permite que a FLOCERT esteja fisicamente presente em muitas áreas ao redor do mundo, apesar dos avisos oficiais.

Se um cliente estiver localizado em uma área de risco de acordo com a avaliação, as auditorias no local poderão ser substituídas por auditorias remotas por um período limitado de no máximo três anos consecutivos. Após esse período, a FLOCERT só poderá verificar a conformidade com os Critérios de Comércio Justo Fairtrade através de auditorias no local, conforme regulamentado de acordo com os Requisitos da Fairtrade International para Provedores de Garantia ( https://files.fairtrade.net/standards/ASSU_ReqAssuranceProviders_EN.pdf). Se uma viagem física ao local do cliente ainda não for possível após esse período porque o risco continua, a FLOCERT terá que cancelar o contrato de certificação (ver seção 9 nos Termos e Condições do Contrato de Certificação) e, como resultado, retirar a certificação. A FLOCERT informará o cliente sobre isso em tempo hábil.

4.1.3. Auditorias anunciadas versus auditorias não anunciadas

À semelhança das auditorias remotas, uma Auditoria não Anunciada não é um tipo de auditoria, mas sim uma metodologia de auditoria.

Auditorias Não Anunciadas são sempre Auditorias de Confirmação, não Auditorias de Certificação, e ocorrem entre 2 Auditorias de Renovação, ou entre uma Auditoria Inicial e uma Auditoria de Renovação, a fim de avaliar a conformidade contínua e focar em seções específicas dos Critérios de Comércio Justo Fairtrade identificadas como críticas para o cliente individual.

Auditorias não Anunciadas são conduzidas sem notificação prévia ao cliente, permitindo assim uma avaliação do que está acontecendo no local de um cliente durante um dia "típico".

Em geral, o cliente que recebe uma Auditoria não Anunciada não será informado antes do auditor chegar ao local. Em casos excepcionais, o cliente pode receber uma notificação de curto prazo antes da Auditoria não Anunciada, para garantir que o cliente está disponível na data da auditoria.

Se um cliente recusar o acesso por qualquer motivo, isso é motivo para uma Suspensão da Certificação imediata.

O âmbito é o mesmo que o de uma Auditoria Focada:

• Verificação de subseções/certos Critérios de Conformidade relevantes para o cliente.
• Apesar do enfoque em determinadas seções, podem também ser identificadas Não-Conformidades em seções que não são o foco da auditoria.

4.1.4. Tipos e âmbito da auditoria

A FLOCERT trabalha com uma combinação de diferentes tipos de auditoria para avaliar a conformidade no decorrer de um Ciclo de Certificação.

Existem:

• Auditorias de Certificação
  • Auditoria Inicial
  • Auditoria de Renovação
• Auditorias de confirmação
  • Auditoria Focada
  • Auditoria digital
• Outros tipos de auditoria
  • Auditoria de Seguimento
  • Auditoria de entidade adicional
  • Auditoria de extensão do âmbito

Cada auditoria tem um período de auditoria definido que, normalmente, abrange o tempo decorrido desde a última auditoria. No entanto, se for identificado um comportamento não-conforme que tenha ocorrido fora do período de auditoria, este pode ainda assim ser levantado como uma Não-Conformidade. Os pormenores específicos sobre o âmbito de uma auditoria são definidos nos Termos de Referência para o auditor.

Para mais pormenores sobre o processo de auditoria, consulte:

• Processo de auditoria para auditorias no local
• Processo de auditoria para auditorias remotas
• Processo de auditoria para auditorias digitais
• Processo de auditoria para auditorias não anunciadas

Qualquer tipo de auditoria pode potencialmente ser uma Auditoria Observada, o que significa que o auditor é acompanhado por outra pessoa, por exemplo, a Fairtrade International ou outro terceiro. As auditorias observadas devem ser comunicadas ao cliente e este tem a possibilidade de aprovar esse acompanhamento (ver Observações de auditoria).

4.1.4.1. Auditoria inicial

A Auditoria Inicial é a primeira auditoria. Está planeada com base nas informações recebidas durante a fase de candidatura.

Âmbito de aplicação:

• Verificação das informações fornecidas pelo requerente durante a fase de candidatura.
• Avaliação dos Critérios de Conformidade aplicáveis no Ano 0.

Âmbito de aplicação adicional - Comerciantes:

• Verificação das transacções efectuadas durante a fase de Autorização de Comercialização.
• Verificação de que nenhuma transacção teve lugar antes da data de Autorização de Comercialização.

4.1.4.2. Auditoria de renovação

Uma Auditoria de Renovação marca o início de um próximo ciclo de certificação e constitui a base para a decisão de emitir um novo certificado Fairtrade.

Âmbito de aplicação:

• Avaliação do cumprimento de todos os Critérios de Conformidade aplicáveis, incluindo os que se tornam aplicáveis para o próximo ciclo de 3 anos.
• Auditorias aos produtores: Avaliação dos requisitos de desenvolvimento

4.1.4.3. Auditoria focada

Uma Auditoria Focada pode ter lugar entre 2 Auditorias de Renovação, ou entre uma Auditoria Inicial e uma Auditoria de Renovação, a fim de avaliar a conformidade contínua e concentrar-se em secções específicas dos Critérios de Comércio Justo Fairtrade identificados como críticas para o cliente individual.

Âmbito de aplicação:

• Verificação da conformidade contínua de todas as subsecções onde foram detectadas Não-conformidades na última auditoria.
• Verificação de subsecções adicionais/alguns Critérios de Conformidade relevantes para o cliente.
• Apesar do enfoque em certas secções, as Não-Conformidades podem também ser identificadas em secções que não estão no foco da auditoria.

4.1.4.4. Auditoria digital

Uma Auditoria Digital é aplicável aos Comerciantes certificados pela Fairtrade e difere do fluxo de trabalho de auditoria regular, na medida em que não ocorre qualquer interação ao vivo com o cliente.

Em vez disso, baseia-se puramente nos dados declarados pelo cliente no Fairtrace, que são cruzados com as informações disponíveis na Intact Platform. As Auditorias Digitais podem ser sistematicamente planejadas de acordo com o Ciclo de Certificação, ou desencadeadas por questões identificadas nas declarações fornecidas à FLOCERT.

Como as Auditorias Focadas, elas são Auditorias de Confirmação e ocorrem entre 2 Auditorias de Renovação, ou entre uma Auditoria Inicial e uma Auditoria de Renovação, a fim de avaliar a conformidade contínua e focar em seções específicas do Critério de Comércio Justo Fairtrade identificadas como críticas para o cliente individual.

Âmbito:

• Avaliação da conformidade com partes específicas dos Critérios de Conformidade para Comerciantes, bem como os requisitos da FLOCERT desenvolvidos especificamente para Auditorias Digitais, a fim de avaliar o risco de novas Não-conformidades.
• O período de auditoria inclui o período de tempo desde a última Auditoria no Local, Remota ou Digital.

4.1.4.5. Auditoria de seguimento

Uma Auditoria de Seguimento é o resultado de uma Decisão de Avaliação ou de Certificação. O objetivo de uma Auditoria de Seguimento é avaliar a implementação de Medidas Corretivas às Não-conformidades identificadas durante a última auditoria regular. Este tipo de auditoria é normalmente utilizado quando o cumprimento não pode ser verificado através de documentos, ou no caso de um número muito elevado de Não-conformidades durante a última auditoria.

Âmbito de aplicação:

• Avaliação da implementação de Medida Corretiva de Não-conformidades anteriores, com base em Evidências Objetivas definidas e observação.

4.1.4.6. Auditoria de Entidade Adicional

Uma Auditoria de Entidade Adicional é realizada nas instalações de uma Entidade Adicional.

Âmbito:

• Verificação do cumprimento permanente dos critérios de conformidade aplicáveis (tal como especificado na lista de controlo para Entidades Adicionais).

4.1.4.7. Auditorias de Extensão do Âmbito

Uma Auditoria de Extensão do Âmbito tem lugar em certas situações antes de o âmbito da Certificação Fairtrade poder ser alargado (ver Extensão do âmbito da certificação). Esta pode ser uma Auditoria Focada ou uma Auditoria Inicial, dependendo do tipo de extensão do âmbito.

(Atenção: não existe um tipo de "Auditoria de Extensão de Âmbito" na Plataforma Intact e nenhum tipo de lista de verificação específica para Auditorias de Extensão de Âmbito: o Analista de Certificação determina os pontos de verificação relevantes nos Termos de Referência para o auditor).

Âmbito de aplicação:

• Avaliação dos Critérios de Conformidade aplicáveis à extensão do âmbito relevante.

4.1.5. Tempo de Auditoria

O sistema de auditoria da FLOCERT baseia-se no princípio de que um auditor tem tempo suficiente para conduzir uma Auditoria Fairtrade que cumpre os objectivos de alta qualidade da FLOCERT.

O tempo que o auditor necessita para realizar uma auditoria completa depende de uma série de fatores, com base nos quais o Analista atribui o tempo de auditoria nos Termos de Referência do auditor:

• a estrutura e a dimensão do cliente a ser auditado,
• o número de produtos Fairtrade comercializados,
• o número de Entidades Adicionais,
• o número de funções comerciais do cliente (por exemplo, Produtor + Processador + Exportador), e
• o tipo de auditoria.

Uma auditoria é considerada completa quando todos os Critérios de Conformidade relevantes tiverem sido avaliados pelo auditor, e tanto a Reunião de Abertura como a Reunião de Encerramento tiverem sido realizadas.

4.1.6. Programação e preparação da auditoria

Antes de cada auditoria, o Analista de Certificação responsável fornece ao auditor designado os Termos de Referência (ToR) que definem o âmbito da auditoria.

Os auditores recebem atribuições de auditoria para um determinado trimestre (ou seja, janeiro a março, abril a junho, etc.) e são obrigados a realizar auditorias no trimestre atribuído.

O auditor designado contacta o cliente pelo menos 4 semanas antes do final do trimestre relevante para determinar uma data de auditoria conveniente.

Nesta altura, o cliente também recebe informações sobre qualquer observador potencial que acompanhe o auditor, se aplicável (ver Observações de auditoria).

Se a data proposta pelo auditor não for conveniente para o cliente, o auditor é obrigado a propor mais 2 opções. Se nenhuma das 3 datas propostas pelo auditor for aceite pelo cliente, a FLOCERT pode impor uma data ou, mediante pedido escrito do cliente, decidir transferir a auditoria para outro trimestre. O pedido de mudança para outro trimestre deve ser justificado através da apresentação de preocupações razoáveis à FLOCERT.

Uma vez acordada uma data de auditoria, o auditor enviará uma Carta de Preparação da Auditoria, o mais tardar duas semanas antes da data de auditoria acordada.

A Carta de Preparação da Auditoria contém informações detalhadas sobre o âmbito da auditoria. O cliente pode orientar-se pela lista de verificação online dos critérios de conformidade relevantes para a próxima auditoria, disponível através do seu portal da Plataforma Intact.

Para auditorias não anunciadas, o auditor não envia a Carta de Preparação da Auditoria antes da auditoria e a data da auditoria é decidida pela FLOCERT. O Analista de Certificação responsável fornece ao auditor designado uma carta que deve ser entregue ao cliente pelo auditor aquando da sua chegada ao local. Em certas ocasiões - dependendo do âmbito da Auditoria Não Anunciada - o cliente pode receber uma notificação de auditoria via e-mail com pouca antecedência para garantir que a pessoa de contacto está disponível na data da auditoria. Neste caso, o cliente deve confirmar imediatamente ao auditor a sua disponibilidade para a data da auditoria.

Recomenda-se garantir um substituto caso a pessoa de contato principal não esteja disponível por qualquer motivo.

Para Auditorias Digitais, nenhuma data é acordada com o cliente – uma vez que não é necessária nenhuma interação ao vivo com o cliente – embora o cliente seja informado com antecedência sobre a próxima Auditoria Digital.

4.1.7. Processo de auditoria para auditorias no local

Os seguintes tipos de auditoria são efetuados utilizando o processo de auditoria no local:

• Auditoria Inicial
• Auditoria de Renovação
• Auditoria Focada
• Auditoria de Entidade Adicional
• Auditoria de Extensão do Âmbito
• Auditoria de Seguimento

4.1.7.1. Realização da auditoria

O cliente é requerido a aceitar auditorias anunciadas e não anunciadas nas suas instalações, bem como nas instalações do seu Subcontratado. O cliente é também é solicitado a fazer todos os esforços, incluindo o fornecimento de informações, necessários para demonstrar a sua conformidade com os Critérios de Comércio Justo Fairtrade. Durante a auditoria, o auditor avalia o desempenho do cliente em relação aos Critérios de Comércio Justo Fairtrade aplicáveis, utilizando os Critérios de Conformidade da FLOCERT.

Em geral, uma auditoria compreende:

• uma Reunião de Abertura (ver Reunião de Abertura),
• verificação da conformidade no local (ver Verificação da conformidade no local (entrevistas, análise de documentação, visitas de campo) e
• uma Reunião de Encerramento (ver Reunião de Encerramento).

A filmagem ou gravação de auditorias não é permitida sem autorização prévia da FLOCERT e do(s) auditor(es).

4.1.7.1.1. Reunião de Abertura

Na Reunião de Abertura, o auditor estabelecerá o cenário para a auditoria e abordará os seguintes pontos:

• O auditor apresenta-se, explica o plano de auditoria, e verifica os dados de contacto, incluindo informações sobre Entidades Adicionais.
• O auditor solicita uma breve descrição da situação nas instalações do cliente, e obtém uma visão geral dos sistemas técnicos em vigor. O objectivo é compreender quaisquer circunstâncias específicas que possam influenciar a situação de auditoria.
• O auditor também confirma o acesso do cliente ao portal do cliente da Plataforma Intact; se o acesso não for possível, ele/ela anotará a razão pela qual não o é.

4.1.7.1.2. Verificação da conformidade no local

Durante esta parte da auditoria, o auditor segue geralmente os passos seguintes, consoante se trate de uma auditoria de Produtor ou de Comerciante:

• Realizar entrevistas individuais e em grupo com uma amostra representativa de membros e/ou Trabalhadores durante as visitas às propriedades agrícolas sem qualquer interferência de outros membros/Trabalhadores, e na ausência de conselho de administração e gestão.
• Nas auditorias de Comerciante, realizar entrevistas principalmente com o contato principal da FLOCERT, mas também com representantes de unidades relevantes (por exemplo, compra, processamento/fabricação, vendas, gestão de qualidade, armazém), dependendo do âmbito da auditoria.
• Conduzir visitas de campo e auditoria física da produção/transformação, armazenamento ou outras instalações relevantes.
• Recolher amostras de um número representativo de organizações filiadas/de propriedades filiadas (aplicável apenas a múltiplas estruturas).
• Rever documentação e informação disponível nos sistemas técnicos do cliente, por exemplo, contabilidade de pessoal, sistemas de Planejamento de Recursos Empresariais (Enterprise Resource Planning system), ou qualquer outro sistema.
• Verificar um certo número de transações/contratos/faturas.

4.1.7.1.2.1. Entrevistas em auditorias

A realização de entrevistas é parte integrante da rotina de auditoria para auditorias de Produtores e Comerciantes, e um instrumento importante para verificar o cumprimento dos Critérios de Comércio Justo Fairtrade. Fornece informações sobre as rotinas diárias dos clientes certificados e informações em primeira mão dos membros e/ou Trabalhadores. Uma amostra representativa de entrevistas é conduzida a diferentes níveis da organização/empresa.

As entrevistas em geral servem 2 propósitos:

• averiguação de fatos,
• verificação cruzada (confirmação de constatações escrito-verbal e verbal-verbal).

São realizados os 3 tipos diferentes de entrevistas que se seguem. Todos os tipos de entrevistas são conduzidos com consideração pela diversidade e gênero:

• Discussões de grupo focalizadas

Um determinado grupo de membros ou Trabalhadores é entrevistado em relação a temas específicos relevantes para o grupo. A vantagem de uma discussão de grupo focalizada é que pode ajudar os entrevistados a formar a sua própria opinião e a falar quando ouvem as opiniões de outros num ambiente de grupo pequeno e seguro.

O auditor organiza as discussões de grupo focalizadas em diferentes composições - gênero misto, masculino e feminino - para assegurar que as Trabalhadoras sejam também entrevistadas separadamente. Um tamanho de grupo recomendado seria, no máximo, de 25 entrevistados.

• Entrevistas semi-estruturadas

Uma entrevista semi-estruturada é uma entrevista aberta: permitindo que novas ideias que surgem do entrevistado sejam levantadas, sem um conjunto rigoroso de perguntas que proíbam desvios. O auditor segue o quadro da lista de verificação e ajusta a sua sequência e a selecção detalhada de perguntas, bem como a duração da entrevista, à situação no local (ou eventualmente fora do local). Apesar do fato de não haver um conjunto rigoroso de perguntas, o auditor não confiará na palavra de uma só pessoa, mas sim verificará informações com várias partes.

O auditor terá em consideração a importância de perguntas específicas que exijam confidencialidade, e, consequentemente, proporcionará um ambiente de entrevista adequado. Por exemplo, as perguntas sobre a conformidade de salários e horas extras serão feitas de tal forma que a direção não possa identificar a fonte da informação, exceto as demandas do entrevistado sobre isso.

• Entrevistas circunstanciais

O auditor também utilizará encontros circunstanciais para conversas curtas com grupos ou indivíduos, por exemplo, para obter informações adicionais durante uma inspecção física de uma instalação. Isto é também considerado como uma entrevista, e pode ser muito útil como verificação pontual e para reconfirmar questões específicas anteriormente levantadas.

O quadro seguinte dá uma visão geral por instalação dos principais parceiros de entrevista durante uma auditoria comercial e de Produtor. A seleção individual dos parceiros de entrevista depende do âmbito da auditoria.

Os parceiros externos, tais como representantes sindicais, podem ser selecionados para as entrevistas dependendo de cada situação.

4.1.7.1.3. Reunião de Encerramento

O auditor completa um Relatório de Encerramento com as Não-conformidades detectadas e apresenta este relatório durante a Reunião de Encerramento que se realiza no final da auditoria.

Durante a Reunião de Encerramento:

• As Não-Conformidades detectadas são apresentadas e explicadas pelo auditor ao cliente.
• O cliente é convidado a propor Medida Corretiva para todas as Não-conformidades identificadas, bem como para os Critérios de Desenvolvimento (apenas Auditorias de Renovação). O auditor não aconselhará o cliente sobre como resolver as Não-conformidades identificadas, mas poderá explicar os requisitos e oferecer exemplos práticos genéricos de conformidade. Para mais orientação sobre como as Medidas Corretivas podem ser propostas de uma forma eficiente, consulte a seção Medidas Corretivas. As medidas corretivas propostas pelo cliente durante a reunião de encerramento não poderão ser alteradas, a menos que sejam solicitadas pela FLOCERT no decorrer do processo de avaliação. A FLOCERT pode recusar-se a aceitar as Medidas Corretivas sugeridas se as considerar inadequadas para a resolução das Não-conformidades detectadas e solicitar esclarecimentos ao cliente.

• O Relatório de Encerramento é assinado tanto pelo cliente como pelo auditor.

Se aplicável, o auditor também informará:

• as organizações de produtores da sua pontuação obtida em relação aos Critérios de Desenvolvimento (apenas Auditorias de Renovação),
• os Comerciantes sobre seus resultados dos Critérios de Melhores Práticas Voluntárias (apenas Auditorias Iniciais/Renovação).

4.1.8. Processo de auditoria para auditorias remotas

A abordagem da Auditoria remota pode ser aplicada a todos os tipos de auditoria a seguir: de Renovação, Focada, de Seguimento, Não anunciada, Auditorias de Organização Nacional Fairtrade e Auditorias de Entidades Adicionais.

A Auditoria remota inclui 4 elementos:

1. Preparação e definição do âmbito

Em primeiro lugar, o auditor realiza uma chamada de definição do âmbito com o cliente para testar a conectividade e concordar sobre a ferramenta de conferência online a utilizar para a interação ao vivo. Devem ser discutidos quaisquer desafios relacionados com a acessibilidade, a transferência de documentação e a partilha de imagens e vídeos (ao vivo). Quaisquer questões sobre o processo podem ser esclarecidas durante esta chamada. A data da interação ao vivo também é fixada. (No caso de uma Auditoria remota excecional para produtores, tanto o cliente como o auditor acordam quem é designado como facilitador para garantir que as entrevistas remotas e as visitas ao local possam ser realizadas sem problemas durante a interação ao vivo).

2. Coleta de documentos

A documentação prévia do cliente constitui uma primeira parte essencial da Auditoria remora. Após a chamada de definição do âmbito, o auditor contacta o cliente por e-mail com uma Carta de Preparação de Auditoria em anexo. Esta carta contém uma lista detalhada de documentos e materiais que o cliente deve preparar para a Auditoria remota e partilhar com o auditor através do Nextcloud dentro de um período definido.

A não submissão dos documentos necessários pode levar a uma Sanção da Certificação, como a Suspensão da Certificação, devido a uma não conformidade importante relacionada à concessão de acesso a todas as informações relevantes.

3. Revisão de Desktop

Quando a documentação estiver completa, o auditor analisa todos os documentos fornecidos pelo cliente. O auditor pode entrar em contato com o cliente para solicitar informações adicionais ou pendentes, ou para esclarecer quaisquer dúvidas.

4. Interação ao vivo

Na data e hora previamente acordadas para a interação ao vivo, o cliente volta a estabelecer contato com o auditor através da ferramenta de conferência online. Tal como acontece com as auditorias regulares no local, há uma Reunião de Abertura formal em que o auditor compartilha a agenda da reunião.

O auditor triangula as conclusões da análise do ambiente de trabalho através de entrevistas remotas e visitas remotas ao local, se aplicável, e verifica os restantes pontos da lista de verificação da auditoria.

O auditor explica as conclusões da auditoria numa Reunião de Encerramento.

Uma vez concluída a Reunião de Encerramento, o auditor envia um e-mail ao cliente anexando o Relatório de Encerramento para que o cliente assine, ou pelo menos confirme, por e-mail, e devolva imediatamente.

Se a FLOCERT não receber o relatório/confirmação assinado no prazo de 2 semanas após a Reunião de Encerramento, o Relatório de Encerramentoainda é considerado como confirmado.

Requisitos técnicos

Para poder beneficiar plenamente das vantagens das Auditorias remotas, o cliente deve assegurar determinadas condições técnicas.

Os dispositivos de comunicação (como um laptop, computador, tablet ou celular equipado com microfone, câmara, alto-falante e conexão estável à Internet) devem estar disponíveis para garantir uma comunicação por vídeo e áudio de qualidade adequada.

Em geral, o cliente que está a ser auditado deve sugerir a ferramenta de conferência e organizar a videoconferência digital e a respectiva conexão à Internet.

A ferramenta de conferência utilizada para a auditoria remota deve cumprir os seguintes requisitos mínimos:

• Deve permitir a possibilidade de compartilhamento de telas e arquivos durante a Auditoria remota.
• Deve permitir a participação de todas as pessoas envolvidas na Auditoria remota, quando necessário (ou seja, várias pessoas ao mesmo tempo do lado do cliente), sem que o auditor tenha de adquirir licenças adicionais.

Se necessário, por exemplo,. onde a conexão com a internet é um desafio, uma combinação de diferentes ferramentas pode ser usada simultaneamente – como transmissão de imagem via ferramenta de conferência juntamente com transmissão de áudio via telefone.

4.1.9. Processo de auditoria para Auditorias Digitais

As Auditorias Digitais não são usadas para: Pequenos Licenciados, Entidades Adicionais ou Auditorias de Organizações Nacionais Fairtrade (NFO).

Os seguintes tópicos do Critério do Comercio Justo Fairtrade para Comerciante não fazem parte da Auditoria Digital:

• Rastreabilidade Física (requisitos 2.1.3 a 2.1.7 do Critério do Comercio Justo Fairtrade para Comerciante),
• Produção: Direitos trabalhistas e proteção ambiental (requisitos do Critério do Comercio Justo Fairtrade para Comerciante 4.1.1. e 4.2.1 a 4.2.3),
• Requisitos de Melhores Práticas Voluntárias do Critério do Comercio Justo Fairtrade para Comerciante.

As Auditorias Digitais são tipicamente estruturadas da seguinte forma:

• Antes da auditoria, a FLOCERT informa o cliente que uma Auditoria Digital será realizada. O cliente tem a oportunidade de se certificar de que suas declarações trimestrais estão completas no Fairtrace.

• O auditor determina a data da auditoria sem o envolvimento do cliente.

• A auditoria é então executada pelo auditor com base nos dados disponíveis no Fairtrace na data da auditoria.
  • Ao contrário de outros tipos de auditoria, a Auditoria Digital não se baseia nos princípios da amostragem, mas sim na análise do conjunto completo de dados. Os critérios são avaliados em relação a um sistema de classificação de conformidade, onde se avalia se um cliente está em conformidade, não está em conformidade ou se há observações de questões que podem levar ao não cumprimento. Uma Observação pode ser registrada quando:
    • foi identificada uma potencial Não-conformidade, mas não pôde ser totalmente investigada durante a Auditoria Digital devido à falta de informação, e/ou
    • são identificadas questões que não constituem uma violação dos critérios de conformidade, mas que podem conduzir a uma Não-conformidade se não forem corrigidas.

• Após a conclusão da auditoria, os resultados da auditoria (incluindo quaisquer Não-conformidades e Observações) são enviados ao cliente por via eletrónica para que este possa comentar os resultados. Com base nestes comentários, a redação do Relatório de Encerramento pode ser alterada.

• O cliente assina o Relatório de Encerramento e envia-o de volta para o auditor.
  • Se a assinatura digital, a impressão ou a digitalização apresentarem um problema, o cliente pode confirmar o relatório de encerramento por correio eletrónico. Se o cliente não responder ao auditor no prazo de 2 semanas, o relatório deve ser considerado como aceito.

A Auditoria Digital é seguida pelo processo de avaliação normal (ver Avaliação e certificação da auditoria). Nos casos em que tenham sido registradas Observações de potenciais Não-conformidades, estas serão verificadas durante a próxima auditoria no local ou remota.

4.1.10. Processo de auditoria para Auditorias não Anunciadas

As Auditorias não Anunciadas são muito semelhantes às auditorias anunciadas quando efetuadas como auditorias no local. Em casos excepcionais, podem também ser realizadas como Auditorias Remotas não Anunciadas.

A principal diferença é que o cliente não é informado antes que o auditor chegue ao local.. Para mais informações sobre a metodologia de auditoria, ver Auditorias anunciadas versus auditorias não anunciadas.

4.1.10.1. Auditoria Remota não Anunciada

A razão de ser de uma Auditoria Remota não Anunciada é principalmente o controle de casos de alegações. O processo de uma Auditoria Remota não Anunciada é diferente do de uma auditoria no local não Anunciada:

O cliente só será informado quando a Auditoria Remota não Anunciada começar, através de uma chamada de abertura. Durante a chamada de abertura, o auditor informará o cliente sobre as informações que devem ser fornecidas para a realização da auditoria. O cliente e o auditor acordarão também uma data para uma Reunião de Encerramento por telefone ou por videoconferência.

Após a chamada telefônica de abertura, o cliente recebe uma mensagem de e-mail confirmando as informações fornecidas na chamada telefônica de abertura e a documentação/informação solicitada que deve ser fornecida pelo cliente dentro de um determinado prazo. Se, por qualquer motivo, o cliente se recusar a colaborar e a fornecer as informações solicitadas, é motivo para a suspensão imediata do certificado (aplica-se a todos os tipos de auditorias).

Âmbito:

• Verificação de subseções/certos Critérios de Conformidade relevantes para o cliente.

4.2. Alertas Fairtrace

Fairtrace é uma plataforma de garantia e colaboração que conecta as organizações certificadas Fairtrade com seus parceiros comerciais, a fim de aumentar a transparência dentro das cadeias de fornecimento Fairtrade.

Os clientes certificados Fairtrade são obrigados a declarar e verificar regularmente os volumes Fairtrade e os pagamentos do Preço e do Prêmio no Fairtrace. A FLOCERT então verifica durante as auditorias que essas transações declaradas e verificadas estão corretas e completas.

Alertas Fairtrace referem-se a triagens diárias automáticas de transações Fairtrade que foram declaradas no Fairtrace para identificar possíveis problemas de conformidade. No caso de quaisquer inconsistências, o cliente é solicitado a tomar as medidas necessárias para resolver o problema. Mais informações sobre as declarações no Fairtrace podem ser encontradas na nossa página web aqui: https://www.flocert.net/fairtrace-login/

4.3. Iniciação a Comerciantes

A FLOCERT fornece "Treinamento de Iniciação a Comerciantes" para candidatos a Comerciante. Este treinamento deve ser completado por todos os comerciantes antes da emissão da Autorização de Comercialização, para garantir que todos os novos clientes tenham se familiarizado com um nível básico de conhecimento sobre tópicos relevantes do Fairtrade.

Este treinamento apoia os novos clientes em sua jornada de certificação, prevenindo erros comuns.

5. Avaliação e Certificação da auditoria

Após a recepção dos resultados da auditoria, o Analista de Certificação responsável avalia o Relatório de Auditoria e os resultados, e depois orienta o cliente através do processo de encerramento de quaisquer Não-conformidades.

O Analista tem o direito de confirmar, alterar ou eliminar as Não-conformidades identificadas pelo auditor.

O cliente é convidado e encorajado a apresentar provas antes do prazo (ver Prazos para o fluxo de avaliação até a certificação). No entanto, a FLOCERT só pode iniciar a avaliação quando o prazo tiver expirado. Se as provas apresentadas estiverem incompletas, isto pode levar a atrasos no processo ou sanções.

Os clientes que não possam propor Medida Corretiva ou enviar as Evidências Objetivas solicitadas dentro do prazo definido precisam contactar o respectivo Analista de Certificação para discutir uma solução.

Quando o Analista de Certificação termina a avaliação, o caso é revisado por um Certificador que não estava envolvido no processo de avaliação até o momento.

Quando a FLOCERT estiver suficientemente satisfeita com o cumprimento demonstrado pelo cliente (incluindo a correção de todas as Não-conformidades identificadas), fornecerá ou confirmará a validade do Certificado Fairtrade. O certificado só é emitido após uma Auditoria Inicial ou Auditoria de Renovação avaliada com sucesso.

5.1. Prazos para o fluxo de avaliação até à certificação

O quadro abaixo fornece uma visão geral do fluxo de avaliação e os prazos correspondentes após o encerramento da auditoria:

6. Princípios de garantia Fairtrade

A FLOCERT fornece garantia Fairtrade com base em todos os Critérios de Comércio Justo Fairtrade (https://www.fairtrade.net/standard):

• o Criterio do Comercio Justo Fairtrade para Comerciante (https://www.fairtrade.net/standard/trader),
• os Critérios para Produtores:
  • Pequenos produtores (https://www.fairtrade.net/standard/spo),
  • Organizações de Trabalho Contratado (https://www.fairtrade.net/standard/hl), e
  • Produção por Contrato (https://www.fairtrade.net/standard/cp),
• assim como os seguintes Critérios especiais com um âmbito diferente dos mencionados acima:
  • Ouro Fairtrade (https://www.fairtrade.net/standard/gold),
  • Clima (https://www.fairtrade.net/standard/climate), e
  • Têxtil (https://www.fairtrade.net/standard/textile).

Todas as informações contidas neste documento referem-se a todas os Critérios, a menos que seja especificamente mencionado que se aplica apenas a um determinado Critério.

6.1. Código de Conduta

A área de trabalho da FLOCERT é de natureza altamente sensível e exige que os seus auditores e o pessoal que se ocupa dos clientes tenham contato pessoal direto com os clientes e parceiros, muitas vezes em circunstâncias exigentes no local. Por conseguinte, é extremamente importante para todos na FLOCERT agir com o mais alto nível de integridade e respeito.

O Código de Conduta da FLOCERT fornece orientações sobre a conduta esperada em relação aos seus clientes e parceiros, e sobre quais as ações que podem ser tomadas quando a conduta não cumpre as normas exigidas. O código baseia-se na filosofia empresarial, visão e missão da FLOCERT, valores da empresa, princípios de liderança e credo do cliente, e foi criado para refletir diretamente estes elementos.

É importante que a FLOCERT comunique a conduta que os seus clientes e parceiros podem esperar dela a fim de viver a sua filosofia empresarial e prestar um serviço sustentável e eficaz. Ao mesmo tempo, o pessoal da FLOCERT pode recorrer a este código para abordar a conduta que pode esperar dos seus clientes e parceiros em troca.

Este conteúdo é vinculativo para todo o pessoal da FLOCERT, incluindo funcionários, auditores, consultores, membros do conselho de administração e outros representantes envolvidos em negócios para a FLOCERT ou realizando atividades relacionadas com os negócios da FLOCERT fora dos escritórios da FLOCERT. Também fornece orientação sobre a conduta esperada pelos clientes e parceiros da FLOCERT.

1. Código de Conduta: Amigável

Comunicação

• O pessoal da FLOCERT comunicará de uma forma profissional e respeitosa que seja adequada às circunstâncias em que se encontram.
• O pessoal da FLOCERT escutará, empatizará e será objetivo.
• O pessoal da FLOCERT partilhará informações de forma clara e pontual e, sempre que possível, na língua melhor compreendida pelo destinatário.
• O pessoal da FLOCERT evitará linguagem e jargão desnecessariamente técnicos.
• O pessoal da FLOCERT se manterá fiel ao assunto em questão e evitará discussões irrelevantes sobre tópicos não relacionados.
• O pessoal da FLOCERT respeitará a confidencialidade e a privacidade tal como estabelecido pelos procedimentos e acordos da FLOCERT.

Sensibilização cultural

• O pessoal da FLOCERT irá tomar consciência dos costumes e culturas das comunidades em que trabalha.
• O pessoal da FLOCERT respeitará estes costumes e culturas nas suas formas de trabalho, na medida do possível.
• O pessoal da FLOCERT acordará formas aceitáveis de trabalho que acomodem a diversidade das pessoas com quem trabalha e que respeitem estes acordos, incluindo horários, respeito necessário pelas normas culturais e costumes e padrões profissionais de fazer negócios.
• O pessoal da FLOCERT seguirá as diretrizes da FLOCERT sobre como lidar com crianças e adultos vulneráveis.
• O pessoal da FLOCERT procurará sempre obter autorização antes de tirar fotografias, filmagens ou gravações no local do cliente.

Segurança pessoal

• A FLOCERT não esperará que o seu pessoal trabalhe em contextos em que enfrente qualquer ameaça à segurança ou bem-estar pessoal.
• O pessoal da FLOCERT deixará de prestar um serviço em contextos onde exista uma ameaça física, incluindo, mas não se limitando a catástrofes naturais, condições meteorológicas extremas e agitação política.
• O pessoal da FLOCERT deixará de prestar um serviço em contextos em que haja um risco para a saúde, incluindo, mas não limitado a um surto de uma doença contagiosa.
• O pessoal da FLOCERT deixará de prestar um serviço em contextos em que haja um risco de segurança, incluindo, mas não se limitando a, transporte, alojamento ou infra-estruturas inseguras onde não haja alternativa disponível.
• O pessoal da FLOCERT deixará de prestar um serviço em contextos de conduta inaceitável que não seja corrigida após um aviso do pessoal.

2. Código de Conduta: Rápido

Pontualidade

• O pessoal da FLOCERT concordará e respeitará um horário que se adapte ao contexto em que opera.
• O pessoal da FLOCERT comunicará as alterações e atrasos inevitáveis aos horários acordados de forma oportuna e clara.
• O pessoal da FLOCERT será tão flexível quanto possível quando circunstâncias fora do controle do cliente afetem a pontualidade.
• O pessoal da FLOCERT respeitará os horários de trabalho dos clientes e manterá uma distinção rigorosa entre atividades comerciais e atividades fora do horário comercial ou privadas.

3. Código de Conduta: Justo

Conflito de interesses, independência e imparcialidade

• O pessoal da FLOCERT respeitará as obrigações contratuais de declarar quaisquer conflitos de interesses e ameaças à sua independência e imparcialidade.
• O pessoal da FLOCERT não aceitará ou proporcionará qualquer vantagem que possa afetar, ou ser vista como afetando, a independência e imparcialidade do seu trabalho. As vantagens podem incluir presentes substanciais, pagamentos, oportunidades, serviços, indulgências ou qualquer outra ação que possa ser vista como influenciando indevidamente a independência ou imparcialidade ou suscitando um conflito de interesses.
• O pessoal da FLOCERT aceitará refeições, pequenos brindes e tratamentos que constituam uma forma aceitável de comportamento comercial e social no contexto. Estes não são considerados uma "vantagem". Contudo, declararão a aceitação de tais ofertas de acordo com os procedimentos internos da FLOCERT, a fim de assegurar a transparência. Se o momento, natureza e/ou valor do presente criar a impressão de influenciar o comportamento, este será educadamente recusado.
• O pessoal da FLOCERT será responsável pela organização e pagamento de todos os serviços que utilizar, incluindo alimentação, alojamento e viagens para o local de trabalho.
• O pessoal da FLOCERT utilizará, na medida do possível, serviços a preços razoáveis, seguros, respeitáveis e independentes. Quando o contexto ditar que o cliente é o único fornecedor razoável destes serviços, a FLOCERT procurará compensar o cliente equitativamente.

Discriminação e assédio

• O pessoal da FLOCERT se absterá e não tolerará o envolvimento em atividades ilegais.
• O pessoal da FLOCERT se absterá e não tolerará o envolvimento em aquisições de profissionais do sexo.
• O pessoal da FLOCERT se absterá e não tolerará o envolvimento em abuso físico ou verbal, intimidação, ameaças ou intimidação.
• O pessoal da FLOCERT se absterá e não tolerará o envolvimento em assédio, sendo uma conduta indesejada que persiste após um aviso inicial incluindo, mas não se limitando a, comentários ou avanços sexuais.
• O pessoal da FLOCERT se absterá e não tolerará o envolvimento em invasões de privacidade para além da esfera profissional, incluindo através de meios de comunicação social e outros ou observações pessoais.
• O pessoal da FLOCERT se absterá e não tolerará referências a qualquer motivo de discriminação injusta, incluindo mas não se limitando à raça, sexo, orientação sexual, etnia, religião, deficiência, classe ou casta.
• O pessoal da FLOCERT se absterá e não tolerará perguntas pessoais persistentes, observações e discussões sobre tópicos irrelevantes para o trabalho.

6.1.1. Procedimento de denúncia de reclamações e alegações

• A FLOCERT utilizará os procedimentos acordados para relatar todos os casos de conflito de interesses.
• A FLOCERT declarará qualquer ameaça ou tentativa de influenciar a sua independência.
• A FLOCERT declarará qualquer ameaça ou tentativa de influenciar a sua imparcialidade.
• A FLOCERT denunciará qualquer violação deste Código de Conduta e, se necessário, suspenderá o serviço prestado em casos persistentes.

Do mesmo modo, a FLOCERT encorajará os clientes e parceiros a apresentar uma Reclamação ou uma Alegação para registrar qualquer violação deste Código de Conduta. Estes podem ser submetidos aqui: https://www.flocert.net/pt/envie-uma-alegacao-recurso-ou-reclamacao/.

• Os clientes, parceiros e prestadores de serviços que vivenciem um comportamento do pessoal da FLOCERT que não esteja em conformidade com o Código de Conduta da FLOCERT devem seguir o procedimento de Reclamações tal como estabelecido no  => SOP de Reclamações de CA (ver https://www.flocert.net/pt/envie-uma-alegacao-recurso-ou-reclamacao/).
• Os clientes, parceiros e prestadores de serviços que vivenciem um comportamento de outros clientes da FLOCERT que não esteja em conformidade com o Código de Conduta da FLOCERT devem seguir o procedimento de alegações tal como estabelecido no => SOP de Alegações  de CA (https://www.flocert.net/pt/envie-uma-alegacao-recurso-ou-reclamacao/).

6.2. Línguas oficiais da FLOCERT

FLOCERT funciona nas 5 línguas seguintes: Inglês, Espanhol, Francês, Português e Alemão.

Isto significa que a maior parte do serviço ao cliente e da documentação são fornecidos em pelo menos estas 5 línguas. A versão em inglês substitui a versão traduzida em caso de conflito de interpretação entre os documentos traduzidos.

6.2.1. Traduções de auditoria

As auditorias também são fornecidas nas 5 línguas acima especificadas (ver Línguas oficiais da FLOCERT), onde o respectivo auditor falará a língua mais comummente utilizada no país onde a auditoria tem lugar (por exemplo, inglês no Gana, português no Brasil) mas não é necessariamente fluente nas 5 línguas oficiais da FLOCERT. O inglês deve ser utilizado como língua principal em caso de conflito de interpretação entre documentos traduzidos.

Os auditores indicarão sempre os seus respectivos conhecimentos linguísticos na Carta de Preparação de Auditoria.

Existe uma barreira linguística quando:

1. os documentos do cliente não estão escritos em (uma das) línguas da auditoria;
2. alguns dos funcionários/trabalhadores do cliente não falam nenhuma das línguas da auditoria.

O cliente tem a obrigação de identificar se existe uma barreira linguística.

Se existir uma barreira linguística, o cliente é responsável por assegurar que a tradução seja fornecida conforme necessário. Se os requisitos de tradução não forem cumpridos, isto é interpretado como acesso à informação necessária que não é fornecida e pode ter consequências para a certificação do cliente.

Os requisitos de tradução são os seguintes:

• Documentos: Se a documentação de auditoria não estiver escrita em (1 das) 5 línguas FLOCERT, o cliente deve assegurar que a Documentação Básica necessária para uma auditoria e conforme indicado na Carta de Preparação de Auditoria seja traduzida de forma precisa e verdadeira, e que esteja disponível para a auditoria. Toda a restante documentação pode ser traduzida no local durante a auditoria.
• Entrevistas na sede: Se o(s) participante(s) do cliente mencionado(s) na agenda de auditoria (de acordo com a Carta de Preparação de Auditoria) não falar(em) a(s) língua(s) de auditoria, o cliente deve assegurar-se de que vários membros do pessoal da mesma categoria de trabalho estão disponíveis para tradução/interpretação, para que o auditor possa escolher um tradutor entre eles. Se nenhum membro do pessoal da mesma categoria de trabalho que fale a(s) língua(s) de auditoria estiver disponível, o cliente deve assegurar a presença de um tradutor/intérprete terceiro independente.
• Entrevistas entre membros/trabalhadores: Se alguns dos membros/Trabalhadores da organização não falarem a(s) língua(s) em que a auditoria será realizada, o cliente deve assegurar a presença de um número de Trabalhadores/membros para traduzir/interpretar em todas as reuniões. O auditor deve ter opções para escolher vários tradutores diferentes entre os Trabalhadores/membros para os acompanhar nas visitas de campo ou para escolher entre os presentes no campo/fabricante/local de processamento. Se não houver ou houver muito poucos Trabalhadores/membros que falem a(s) língua(s) de auditoria, o cliente deve garantir a presença de um tradutor/intérprete terceiro independente.

Em geral, todas as traduções devem ser exatas e verdadeiras, e para todas as entrevistas (sede/membros/trabalhadores), o auditor deve poder escolher entre vários tradutores satisfatórios, a fim de poder mudar o tradutor, se considerado necessário. Se não estiverem disponíveis tradutores satisfatórios (ver definição abaixo), e/ou se não estiverem disponíveis traduções exactas e verdadeiras, o auditor é obrigado a interromper o processo de auditoria, o que pode levar a uma Suspensão da Certificação do cliente.

A fim de avaliar se um tradutor é satisfatório, o auditor utilizará as seguintes diretrizes:

Competência:

• A pessoa que atua como tradutor é suficientemente fluente em ambas as línguas?
• A pessoa que atua como tradutor está consciente do papel esperado de um tradutor? (ou seja, traduzir palavras exatas utilizadas pelo entrevistado sem modificações)

Imparcialidade:

• Existe algum potencial conflito de interesses que possa fazer com que o tradutor tenha interesse em modificar o conteúdo do que está a ser dito?
• Para tradutores de terceiros: Há alguma indicação de que o tradutor recebeu instruções da parte contratante para modificar o conteúdo da tradução?

Enviesamento/Preconceito:

• O tradutor mostra algum viés/preconceito contra o entrevistado que possa alterar o conteúdo da tradução, mesmo que isso não seja deliberado? Melhores práticas: Um tradutor deve ser do mesmo sexo e ter a mesma origem social e nacionalidade que o entrevistado.

6.2.2. Objective Evidence translations

6.3. Âmbito da Certificação Fairtrade

O âmbito da certificação define quais as empresas/organizações de uma cadeia de fornecimento que necessitam ser certificadas ou incluídas na certificação de outra empresa, de acordo com os Critérios de Comércio Justo Fairtrade (https://www.fairtrade.net/standard) em base os quais a FLOCERT fornece garantias.

Nota importante: As empresas só podem candidatar-se à certificação se se enquadrarem no âmbito Fairtrade (ver Âmbito de candidatura e requisitos), tal como definido pela Fairtrade International para certos produtos, países e configurações (https://www.fairtrade.net/standard/fairtrade-standards#scope).

As seguintes empresas devem ser certificadas com a FLOCERT:

• Organizações que cultivam ou extraem um produto Fairtrade.
• Empresas que compram diretamente aos produtores e/ou são responsáveis pelo pagamento ou pela transferência do Preço ou Prêmio Fairtrade.
• Empresas que compram e vendem um produto Fairtrade até e incluindo o ponto em que o produto se encontra na sua embalagem final e que levam uma Marca de Certificação FAIRTRADE.
• Qualquer empresa que compre um produto tal como acima referido para efeitos de reembalagem.

Para certas Categorias de Produto, o âmbito é ligeiramente diferente:

As seguintes entidades devem ser incluídas na certificação da empresa certificada; elas serão refletidas no Certificado Fairtrade, faturadas e auditadas regularmente:

• Afiliados (de clientes de Organizações de Pequenos Produtores/ Organizações de Trabalho Contratado),
• Associados (de clientes de Certificação Corporativa para Comerciantes), e
• Entidades adicionais (de todos os clientes, ver Âmbito de certificação para entidades próprias ou subcontratadas por clientes certificados).

Além disso, para poderem utilizar a Marca de Certificação FAIRTRADE num produto pronto para consumo, os clientes devem ter um contrato de licença válido com uma Organização Nacional Fairtrade ou Fairtrade International.

• As empresas interessadas em utilizar a Marca de Certificação FAIRTRADE em produtos prontos para venda devem contactar a Organização Nacional Fairtrade responsável pelo mercado onde estes se encontram. Mais informações podem ser encontradas no website da Fairtrade International (https://www.fairtrade.net/act/mark-use-guidelines).
• As empresas interessadas em utilizar a Marca de Certificação FAIRTRADE em produtos inacabados ou materiais promocionais devem contactar a Fairtrade International através de: artwork@fairtrade.net.

6.3.1. Âmbito de certificação para entidades próprias ou subcontratadas por clientes certificados

Os produtores ou Comerciantes no âmbito da certificação podem possuir ou subcontratar entidades como locais de armazenamento ou processamento que não assumem a propriedade legal mas lidam com o produto Fairtrade. Algumas destas, as chamadas "Entidade Adicional", devem ser incluídas na certificação e constarão no certificado, serão faturadas* e auditadas. Outras entidades estão fora do âmbito da certificação (ver tabela Serviços de entidades fora do âmbito da certificação para detalhes).

* Exceção: Entidades adicionais certificadas por conta própria aparecerão no certificado, mas não serão faturadas novamente na fatura do cliente utilizando o serviço do Subcontratado, nem farão parte das auditorias do cliente, uma vez que são auditadas em relação às suas atividades como Subcontratado, como parte da sua própria auditoria de certificação.

Para permitir à FLOCERT auditar as Entidades Adicionais não pertencentes ao cliente certificado mas dentro do âmbito da certificação, os clientes certificados são obrigados a ter um contrato em vigor com todos os Subcontratados que estão incluídos no âmbito da certificação.

A tabela seguinte (ver Serviços de entidades dentro do âmbito de certificação (Entidades Adicionais)) fornece uma visão geral de quais as entidades incluídas no âmbito da certificação, dependendo da configuração do cliente e da atividade/serviço realizado pela entidade. Para Comerciantes, existe uma diferenciação entre elas:

• Comerciantes com produtos de Balanço de Massa (Cacau, Chá, Açúcar, Suco de fruta), e
• Comerciantes
  • com produtos para os quais a Rastreabilidade Física é exigida pelos Critérios de Comércio Justo Fairtrade (todos exceto os produtos listados no primeiro ponto acima), ou
  • que comercializam produtos de Balanço de Massa com Rastreabilidade Física Voluntária.

6.3.1.1. Serviços de entidades no âmbito da certificação (Entidades adicionais)

6.3.1.2. Serviços de entidades fora do âmbito da certificação

Certas entidades que manuseiam mas não se apropriam legalmente de produtos Fairtrade estão fora do âmbito da certificação. Estas entidades não são, portanto, consideradas Entidades Adicionais, não aparecem no certificado, não são faturadas nem auditadas.

Configuração do cliente	Atividade/serviço realizado pela própria/entidade subcontratada	Exemplos
Todas as configurações	Subempreiteiros de Logística	Transporte em navio/caminhão/avião & carga/descarga de contêineres Corretores, agentes de exportação, câmaras de compensação
Comerciante de Produto rastreável fisicamente & Comerciante de Produto de Balanço de Massa com Rastreabilidade Física Voluntária (RFV)	Armazenamento puro (sem reembalagem e processamento, sem armazenamento solto / a granel em tanques ou silos)	Bolas esportivas Armazenamento de vinho engarrafado Café, especiarias, arroz, frutos secos em sacos ou caixas rotuladas Fairtrade Produtos perecíveis como Flores/Frutas/Legumes em caixas ou caixas rotuladas Fairtrade (por exemplo, maturadores de banana) Grandes sacos/paletes que não são reembalados ou trocados
Comerciante de Produto de Balanço de Massa sem Rastreabilidade Física Voluntária (RFV)	Armazenamento/processamento de um único produto (não produto composto)	Armazenamento de todos os produtos de Balanço de Massa (chá, açúcar, cacau, suco de fruta) Processamento de grãos de cacau para licor/manteiga/pó, processamento de todos os produtos de Balanço de Massa para os quais os Critérios de Comércio Justo Fairtrade fornecem taxas de conversão fixas Processamento de suco, açúcar, chá sem adições (não produto composto)
Clientes de ouro	Gravação, polimento, colocação de pedras	Gravação, polimento ou colocação de uma pedra em um anel de ouro

6.3.1.3. Âmbito de certificação para as próprias Entidades Adicionais de Organizações de Produtores

Entidades adicionais (instalações de armazenamento e processamento) pertencentes a uma plantação de Trabalho Contratado ou Organização de Pequenos Produtores estão dentro do âmbito da certificação se um ou mais dos seguintes indicadores se aplicarem (outras instalações próprias estão fora do âmbito):

• Os trabalhadores são contratados pela plantação/Organização de Pequenos Produtores na Instalação de Processamento (aplicam-se os requisitos para as condições de trabalho);
• São aplicáveis requisitos ambientais adicionais à Instalação de Processamento (por exemplo, gestão de resíduos ou águas residuais).

Os quadros seguintes fornecem uma visão geral das Entidades Adicionais que se encontram no âmbito do Trabalho Contratado (ver Entidades Adicionais Próprias em Organizações de Trabalho Contratado) e em Organizações de Pequenos Produtores (ver Entidades Adicionais Próprias em Organizações de Pequenos Produtores) se um ou mais dos indicadores acima listados se aplicarem.

6.3.1.3.1. Entidades Adicionais Próprias em Organizações de Trabalho Contratado

6.3.1.3.2. Entidades Adicionais Próprias em Organizações de Pequenos Produtores

Um local de armazenamento/Instalação de Processamento é considerado uma Entidade Adicional quando é propriedade da organização ou quando as instalações são alugadas por esta. O local de armazenamento/Instalação de Processamento é considerado como propriedade quando a organização detém mais de 75% das ações legais. Nestes casos, é da responsabilidade da organização que a instalação de armazenamento/Instalação de Processamento seja operada em total conformidade com os Critérios de Comércio Justo Fairtrade.

6.3.1.3.3. Entidades adicionais propriedade de Organizações Mineiras Artesanais e de Pequena Escala

Uma Instalação de Processamento está incluída no âmbito da certificação quando é propriedade da organização ou dos seus membros ou das Organizações Parceiras de Produção.

6.4. Ciclo de Certificação

O certificado do cliente é emitido e renovado em intervalos regulares, referidos como um Ciclo de Certificação.

Após a conclusão com êxito da Auditoria Inicial, é emitido um certificado que abrange o primeiro Ciclo de Certificação. As possibilidades de comercialização antes do recebimento do certificado estão descritas em Autorização de Comercialização.

O primeiro Ciclo de Certificação começa com a Auditoria Inicial. Todos os ciclos seguintes começam com uma Auditoria de Renovação.

Enquanto as auditorias iniciais e de renovação marcam o início de um ciclo de certificação, as auditorias de confirmação podem ocorrer entre uma Auditoria inicial e uma Auditoria de renovação, ou entre duas auditorias de renovação, a fim de confirmar a conformidade.

Uma Auditoria de Confirmação pode ser uma Auditoria Focada, uma Auditoria Digital ou uma Auditoria não Anunciada, e é realizada se a avaliação da organização pela FLOCERT assim o exigir. Esta avaliação é baseada nos seguintes critérios:

• conformidade com os Critérios de Comércio Justo Fairtrade,
• montante do Prêmio Fairtrade recebido/pago, e
• a configuração individual.

Outras auditorias - anunciadas ou não - podem ser realizadas a qualquer momento, não só se houver indicações de que as atividades do cliente revelam desvios críticos dos Critérios, mas também se a FLOCERT considerar tais auditorias necessárias.

6.4.1. Ciclo de certificação de 3 anos para produtores

O Ciclo de Certificação para Produtores tem a duração de 3 anos. Complementando a Auditoria Inicial/Auditoria de Renovação, um Ciclo de Certificação pode também incluir até 2 Auditorias de Confirmação.

A primeira Auditoria de Renovação é efectuada durante o Ano 3 do Ciclo de Certificação. O cumprimento total dos Critérios aplicáveis e das obrigações contratuais, incluindo o cumprimento das Medidas Corretivas, deve ser alcançado e demonstrado antes do certificado poder ser renovado para o Ciclo de Certificação seguinte de 3 anos.

6.4.2. Ciclo de certificação de 5 anos para comerciantes

O Ciclo de Certificação dos Comerciantes tem a duração de 5 anos. Complementando a Auditoria Inicial/Auditoria de Renovação, é atribuído aos Comerciantes um programa de auditorias com diferentes combinações de até 4 Auditorias de Confirmação (sob a forma de Auditorias Presenciais, Digitais e Remotas), de acordo com as características do Comerciante.

Qualquer tipo de auditoria (excluindo as Auditorias Iniciais) pode ser realizada à distância se o perfil do cliente e o âmbito da auditoria forem considerados adequados, ou seja, se não forem necessários controles físicos.

A primeira Auditoria de Renovação é efetuada durante o Ano 5 do Ciclo de Certificação. A conformidade total com os Critérios e obrigações contratuais aplicáveis, incluindo o cumprimento das Medidas Corretivas, deve ser alcançada e demonstrada antes do certificado poder ser renovado para o Ciclo de Certificação seguinte de 5 anos.

Os associados são geralmente auditados uma vez por Ciclo de Certificação e normalmente apenas se for necessário verificar a Rastreabilidade Física ou o processamento de produtos compostos em Balanço de Massa.* Esta auditoria apenas verificará os requisitos de rastreabilidade do Critério e não envolverá uma lista de verificação completa.

* Pode haver outras razões que justificariam uma Auditoria de Associado, por exemplo, se houver uma indicação de que o Associado não está em conformidade com os requisitos do Critério de Comercio Justo Fairtrade para Comerciante.

6.4.3. Ciclo de Certificação de 6 anos para Pequenos Licenciados

Os clientes classificados como Pequenos Licenciados têm um Ciclo de Certificação de 6 anos. As Auditorias de Renovação acontecem a cada 6 anos; as Auditorias de Confirmação não são normalmente realizadas.

O cliente deve informar proactivamente a FLOCERT se deixar de satisfazer os critérios de elegibilidade de um Pequeno Licenciado. Neste caso, o estatuto será atualizado para a categoria de cliente relevante (resultando em taxas de certificação ajustadas de acordo com a categoria de cliente aplicável). Ver Esquema para Pequenos Licenciados para mais detalhes.

6.4.4. Ciclo de Certificação para Entidades Adicionais

Todas as Entidades Adicionais estão incluídas na Auditoria Inicial do cliente certificado e, posteriormente, podem ser auditadas pelo menos uma vez por Ciclo de Certificação.

6.5. Certificado e extensão do âmbito do certificado

Só será emitido um certificado se a FLOCERT considerar que o cliente está em conformidade com todos os requisitos que lhe são aplicáveis.

Cada cliente em conformidade recebe um certificado com validade específica. Esta validade é de 4 anos para Produtor, de 6 anos para Comerciante, e de 7 anos para um Pequeno Licenciado.

Para produtores, o certificado também indica a Categoria e o tipo de Produto que pode ser vendido como Fairtrade.

Para Comerciantes, o certificado também indica a Categoria de Produto e o Tipo de Produto que o Comerciante está autorizado a comprar e vender como Fairtrade.

Os clientes certificados como Produtor e Comerciante receberão apenas 1 certificado incluindo ambos os âmbitos. O Ciclo de Certificação é baseado na Certificação de Produtor.

Um certificado pode ser cancelado dentro do período de validade, conforme descrito em Perda da certificação.

6.5.1. Extensão do âmbito da certificação

Um cliente certificado pode extender o seu âmbito de certificação em qualquer ponto do Ciclo de Certificação. Uma extensão de âmbito não é possível se o cliente estiver suspenso.

Contudo, antes de efetuar transações comerciais Fairtrade sob o âmbito extendido, o cliente deve solicitar à FLOCERT e solicitar a aprovação como se segue para os Produtores (ver Extensão do âmbito da certificação: Produtores) e Comerciantes (ver Extensão do âmbito da certificação: Comerciantes).

Os negócios Fairtrade sob o novo âmbito só podem ser conduzidos após confirmação da FLOCERT e, se aplicável, de uma emenda no Certificado Fairtrade.

Nas seguintes situações, uma auditoria adicional chamada Auditoria de Extensão do Âmbito (ver Auditorias de Extensão do Âmbito) é necessário antes da confirmação da extensão do âmbito:

Produtores:

• Adição de uma nova Categoria de Produto que é produzida por novos membros, ou seja, há uma extensão do âmbito a nível da Categoria de Produto e de membros.
• Adição de Afiliados (novas organizações de 1ª/2ª classe em Organizações de Pequenos Produtores/ novas plantações em Multi-Plantação de Trabalho Contratado)
  • em Trabalho Contratado, todas as novas plantações devem ser auditadas;
  • em Organizações de Pequenos Produtores, pelo menos 3 novas afiliadas devem ser auditadas.
• Excepção: Adição de um Serviço de Comerciante para Produtores, no prazo de 6 meses a contar da aprovação da extensão do âmbito (Auditoria Inicial do Comerciante).

Comerciantes:

• Mudança para Certificação Corporativa para Comerciantes 

6.5.1.1. Extensão do âmbito da certificação: Produtores

Produtores:

• adicionar uma nova organização-membro/plantação à sua atividade Fairtrade. Isto só se aplica a Organizações de Pequenos Produtores de 2ª ou 3ª classe ou a Empresas de Multi-Plantação que tenham limitado sua Certificação Fairtrade a um número selecionado de organizações-membro/plantações afiliadas.
• adicionar uma nova função à sua atividade Fairtrade. Os Produtores certificados podem solicitar que a função de Comerciante* seja adicionada ao seu certificado, a fim de começar a exportar para outra organização de Produtores. A Autorização de Comercialização para o serviço de Comerciante será emitida e válida até que uma Auditoria Inicial tenha sido finalizada com sucesso.
• adicionar um Subcontratado ou Entidades Adicionais à sua atividade Fairtrade.
• adicionar uma nova Categoria de Produto, Tipo de Produto e/ou Forma do Produto à sua atividade Fairtrade - ver abaixo

* Nota: Produtores não podem solicitar a adição de Certificação Corporativa para Comerciantes ao seu certificado.

1. Acrescentar uma Categoria de Produto à Certificação Fairtrade do cliente

Por exemplo, se o cliente quiser adicionar o produto mel à sua Certificação Fairtrade e estiver atualmente certificado para o produto café, acrescenta-se uma nova Categoria de Produto ao seu certificado. Para tal, o cliente deve notificar a FLOCERT e obter confirmação antes de poder vender o produto sob condições Fairtrade.

2. Acrescentar um Tipo de Produto da mesma Categoria de Produto à Certificação Fairtrade do cliente

Para certos Tipos de Produto, o cliente deve obter confirmação da FLOCERT se quiser adicionar um produto à sua Certificação Fairtrade, mesmo que pertença à mesma Categoria de Produto para a qual está atualmente certificado. Os respectivos Tipos de Produto estão listados abaixo:

6.5.1.2. Extensão do âmbito da certificação: Comerciantes

Comerciantes:

• adicionar uma nova Categoria de Produto, Tipo de Produto e/ou Forma do Produto à sua atividade Fairtrade.
• adicionar um Subcontratado ou Entidades Adicionais à sua atividade Fairtrade.
• adicionar uma nova função à sua atividade Fairtrade.
• mudança no modelo de certificação: Certificação Corporativa para Comerciantes (Ver Certificação Corporativa para Comerciantes para mais informações).

6.6. Mudança estrutural organizacional

No caso de mudanças na estrutura de um cliente certificado, pode ser necessária ou desejada uma mudança na sua certificação.

Isto pode ocorrer como, por exemplo, uma mudança:

• de uma Multi-Plantação de Trabalho Contratado para uma Plantação Única de Trabalho Contratado ou vice-versa,
• de Comerciante para configurações de Certificação Corporativa para Comerciantes ou vice versa,
• na propriedade ou nome da entidade certificada, ou
• qualquer outra mudança na estrutura organizacional.

No caso de mudanças na estrutura organizacional, os clientes devem informar o seu Analista de Certificação responsável, a fim de avaliar se uma mudança na certificação é necessária/possível.

No caso de mudanças estruturais organizacionais em que não haja alteração na entidade jurídica certificada, não são cobradas taxas de candidatura.

6.7. Autorização de Comercialização

Uma Autorização de Comercialização é uma permissão intermédia e temporária para iniciar o comércio em condições Fairtrade, emitida à discrição exclusiva da FLOCERT. Não representa de forma alguma um Certificado Fairtrade válido e está ligado a certas condições. Há uma diferença na emissão da Autorização de Comercialização para Comerciantes e para Produtores.

O cumprimento dos requisitos dos Critérios de Comércio Justo Fairtrade relevantes deve ser alcançado dentro do prazo regular e antes da data de expiração da Autorização de Comercialização, para que o cliente seja elegível para um certificado válido.

6.7.1. Autorização de Comercialização: Comerciantes

Os comerciantes podem ser elegíveis para receber uma Autorização de Comercialização preliminar válida por 9 meses após a recepção do pagamento da taxa de certificação inicial. Este status é concedido para facilitar as vendas iniciais Fairtrade, que constituirão a base para a Auditoria Inicial.

Se se verificar que os clientes começaram a efetuar transações Fairtrade antes de receberem a Autorização de Comercialização, ou se houver indícios de potenciais práticas comerciais desleais, só será emitida uma Autorização de Comercialização após a Auditoria Inicial desde que tal seja previsto::

• não existam Não-conformidades maiores identificadas, ou
• uma vez que todas as Não-conformidades maiores sejam corrigidas

(ver Sanções Financeiras).

6.7.2. Autorização de Comercialização: Organizações de produtores

As organizações de produtores só podem ser elegíveis à Autorização de Comercialização após uma Auditoria Inicial, desde que tal seja previsto:

• não existam Não-conformidades maiores identificadas, ou
• uma vez que todas as Não-conformidades maiores sejam corrigidas.

A Autorização de Comercialização é válida por 9 meses.

6.8. Sanções de Certificação

A FLOCERT pode decidir aplicar qualquer uma das seguintes Sanções de Certificação após cuidadosa consideração da suficiência da conformidade global do cliente.

A FLOCERT considerará os seguintes aspectos ao decidir qual a sanção que deve ser aplicada:

• Gravidade das Não-conformidades encontradas durante a última auditoria, considerando o tipo de critérios, escala e tipo de Não-conformidade, bem como as consequências reais ou potenciais. As ações irreversíveis e não conformes que tenham impacto direto na saúde humana, bem-estar ou integridade do produto Fairtrade, bem como as Não-conformidades intencionais, são consideradas graves.
• Número de Não-conformidades encontradas durante a última auditoria
• Repetição de Não-conformidades
• Insuficiente prova de conformidade
• Incumprimento das regras de certificação, procedimentos e obrigações contratuais
• Risco para a credibilidade do sistema Fairtrade

Se for emitida uma Sanção de Certificação, esta será explicada ao cliente numa comunicação oficial.

6.8.1. Sanções Financeiras

A FLOCERT poderá aplicar Sanções Financeiras a clientes que colocarem produtos no mercado como Fairtrade sem autorização ou que não sejam Fairtrade:

As situações que podem levar a uma sanção financeira são:

• Fazer negócios Fairtrade sem autorização:
  • O candidato começou a comprar e vender produtos Fairtrade antes de ter recebido sua Autorização de Comercialização ou Certificado Fairtrade.
  • O cliente compra produtos de uma entidade não certificada e os vende como Fairtrade.
• Vender mais volume como Fairtrade do que o permitido:
  • Vender mais do que os volumes Fairtrade permitidos durante a suspensão.
  • Vender produtos de não-membros (Organização de Pequenos Produtores) como Fairtrade.
  • Vender produtos comprados de uma plantação diferente (Trabalho Contratado) como Fairtrade.

Uma Sanção Financeira pode ser imposta independentemente de um fluxo de trabalho de certificação.

O valor da Sanção Financeira depende da taxa anual de certificação que é paga pelo cliente, conforme a tabela abaixo:

O não pagamento de uma sanção financeira faturada tem as mesmas consequências que o não pagamento das taxas de certificação e, portanto, pode resultar no cancelamento do contrato e, consequentemente, na Perda da Certificação / Descertificação do cliente.

6.8.2. Cancelamento da Autorização de Comercialização/Certificação negada

Se esta sanção for aplicada, o cliente deve cessar o comércio de produtos Fairtrade com efeito imediato. O cliente não pode assinar quaisquer novos contratos Fairtrade, uma vez que não serão reconhecidos como transações Fairtrade, nem os contratos existentes serão reconhecidos nos termos Fairtrade.

Após ter sido dada ao cliente a oportunidade de corrigir quaisquer Não-conformidades, a decisão de negar a certificação pode ser tomada no final do fluxo de avaliação se o cliente não corrigir as Não-conformidades identificadas.

6.8.3. Suspensão de Autorização de Comercialização ou Suspensão de Certificado

Se esta sanção for aplicada, o cliente não está autorizado a assinar contratos Fairtrade com novos parceiros comerciais, nem a anunciar ou fazer qualquer referência à manutenção de uma Certificação Fairtrade válida.

Durante o período de Suspensão da Certificação, todos os contratos Fairtrade assinados antes da Suspensão permanecem válidos e devem ser cumpridos. O cliente pode também assinar novos contratos com parceiros comerciais certificados Fairtrade com os quais tenha tido pelo menos 1 transação Fairtrade nos 12 meses anteriores. No entanto, este volume não pode exceder 50% dos volumes negociados como Fairtrade nos 12 meses anteriores com esse parceiro comercial certificado.

Nos casos em que contratos anuais são assinados ou nos casos em que há evidência de evasão intencional dos requisitos do Critério, restrições comerciais mais rígidas também podem ser aplicadas aos clientes suspensos, caso os requisitos acima ou os mencionados no Critério não tenham impacto dependendo da natureza do negócio.

As restrições mais rigorosas podem incluir:

• Nenhum novo contrato pode ser assinado durante o período de suspensão.
• Volume reduzido para novos contratos com parceiros comerciais existentes.
• Duração reduzida: o cliente deve ter tido pelo menos uma transação Fairtrade nos 6 meses anteriores para se qualificar como um parceiro comercial existente.
• Nenhuma certificação retroativa para transações que ocorreram durante o período de suspensão.
• Cumprimento parcial de contratos existentes.

A duração máxima de uma Suspensão é determinada pelos prazos do fluxo de avaliação (ver Prazos para o fluxo de avaliação até à certificação). Se o cliente não tomar as medidas necessárias para demonstrar a conformidade dentro dos prazos estabelecidos, isto conduzirá à Perda da Certificação / Descertificação.

Uma decisão de suspensão pode ser tomada devido à gravidade das Não-conformidades identificadas durante uma auditoria, ou durante o fluxo de avaliação devido a Medidas Corretivas insuficientes, Evidências Objetivas inadequadas ou quando a informação necessária não é enviada à FLOCERT dentro dos prazos solicitados.

6.8.4. Perda da certificação

Se esta sanção for aplicada, o cliente deve deixar de negociar em condições Fairtrade com efeito imediato. O cliente não está autorizado a assinar quaisquer novos contratos Fairtrade nem a cumprir os contratos existentes nos termos Fairtrade, uma vez que estes não serão reconhecidos como contratos Fairtrade na avaliação dos seus parceiros comerciais certificados Fairtrade.

Uma decisão de Perda da Certificação / Descertificação pode ser tomada no final do fluxo de avaliação devido ao não cumprimento, ou devido à insuficiência ou não apresentação de Medida Corretiva ou Evidências Objetivas.

Esta decisão pode também aplicar-se em qualquer altura em resultado de incumprimento contratual (por exemplo, não pagamento de taxas de certificação).

6.8.4.1. Perda da certificação imediata

Em casos excepcionais, uma decisão de Perda da Certificação / Descertificação pode ser tomada diretamente após a avaliação do Relatório de Auditoria e antes do início de qualquer fluxo de trabalho de Medida Corretiva. Esses casos excepcionais incluem:

• se tiverem sido identificadas Não-conformidades graves que exijam que as transações parem imediatamente,
• se houver evidência insuficiente de conformidade para os Requisitos Maiores, o que poderia ameaçar seriamente a integridade do Fairtrade,

• se houver motivos para uma segunda Suspensão da Certificação pelo mesmo motivo, ou seja, se Não-conformidades que levaram à suspensão após a auditoria anterior forem identificadas novamente o que desencadearia outra suspensão pelo mesmo motivo.

6.8.4.2. Perda da certificação/Certificação negada com moratória para reentrada

Esta sanção pode ser aplicada em situações excepcionais de identificação de uma falha sistêmica no cumprimento dos Critérios de Comércio Justo Fairtrade. Tais casos excepcionais incluem:

• se o cliente tiver perdido a certificação previamente devido à não conformidade e receber uma segunda instância de Perda da Certificação / Descertificação devido à não conformidade,
• se o cliente não puder demonstrar conformidade suficiente durante a recandidatura subsequente a uma anterior Perda da Certificação / Descertificação devido à não conformidade,
• se for emitida uma Perda da Certificação / Descertificação imediata devido à não conformidade grave.

Se esta sanção for aplicada, a reentrada só é possível uma vez passado o período de moratória e se todas as alterações tiverem sido implementadas que permitam ao cliente cumprir com os Critérios de Comércio Justo Fairtrade.

6.9. Exceções

A FLOCERT está autorizada a conceder exceções aos requisitos dos Critérios de Comércio Justo Fairtrade, em conformidade com a Política de Exceções da Fairtrade International (https://files.fairtrade.net/standards/ASSU_ExceptionsPolicy_EN.pdf).

Processo

A fim de solicitar uma exceção, o cliente deve escrever à sua pessoa de contacto na FLOCERT, que tratará do pedido. Devem apresentar um formulário de pedido preenchido e ser-lhes-á cobrada uma taxa administrativa (ver Taxas de exceção) juntamente com a sua próxima fatura anual.

A FLOCERT informará o cliente do resultado do seu pedido (aprovação ou recusa, condições, duração) no prazo de 2 semanas após a apresentação oficial do pedido. Durante a próxima auditoria do cliente, a FLOCERT verificará se as condições ligadas à exceção foram cumpridas.

Uma decisão de exceção não pode ser objecto de recurso.

Tipos de exceções

Geralmente, as exceções que podem ser concedidas são classificadas em 2 categorias:

• As exceções da categoria A são geralmente aceites como desvios às regras de base.
• As exceções da categoria B incluem casos excepcionais e particulares não abrangidos pela categoria A.

Exceções da categoria A

As exceções de Categoria A são situações que o Fairtrade aceita como desvios às regras de base, desde que determinados critérios sejam cumpridos. A decisão de conceder ou não um pedido de exceção baseia-se principalmente nas condições descritas abaixo. Note-se que pode haver circunstâncias adicionais que conduzam à negação de um pedido de exceção (tais como recorrência do mesmo tópico de exceção, ou não cumprimento das condições de exceções anteriormente concedidas).

As exceções podem ser concedidas pela FLOCERT nos seguintes cenários:

Certificação Retroativa

A Certificação Retroativa pode ser solicitada se o Produtor / Comerciante receber a sua Autorização de Comercialização logo (máx. 12 meses) após o produto ter sido vendido/comprado.

A FLOCERT pode aprovar pedidos de Certificação Retroativa se o cliente puder demonstrar que não foi capaz de originariamente obter o produto como Fairtrade, e se as seguintes condições forem cumpridas:

• É uma medida temporária (por exemplo, relacionada com o lançamento de um novo produto, produto de um Produtor recém-certificado adquirido antes da certificação do Produtor).
• Haverá um benefício a longo prazo para os Produtores Fairtrade.
• O cálculo do diferencial de preço[= Preço Mínimo Fairtrade - Preço Pago] e o saldo devido [= (diferencial de preço x quantidade ou volume comprado) + (Prêmio Fairtrade x quantidade ou volume comprado)] são fornecidos no formulário de candidatura.
• É também apresentado o seguinte:
  • prova de pagamento da remessa que foi originalmente comprada como não-Fairtrade;
  • prova documental da remessa (fatura, contrato de compra com o Produtor, conhecimento de embarque/lei aéreo/notas de entrega, conforme o caso).

Uma vez aprovado o pedido, o cliente deve assegurar o seguinte:

• O cumprimento das condições estipuladas na carta de concessão.
• Notificação ao fornecedor da Certificação Retroativa e do montante devido, e uma fatura solicitada para o mesmo.
• Pagamento do montante devido dentro das condições normais de pagamento. Este montante deve incluir o Prêmio Fairtrade e o diferencial de preço devido.
• Inclusão de volumes certificados retroativamente no relatório trimestral de transações à FLOCERT.

Nota: A Certificação Retroativa sistêmica é permitida para chá, açúcar e fruta fresca de acordo com os respectivos Critérios de Produto Fairtrade e, portanto, não é considerada uma exceção.

Compensação de Produto

A FLOCERT pode conceder um pedido de Compensação de Produto nas seguintes circunstâncias:

• O fornecimento do produto em questão como Fairtrade não foi possível por razões fora do controle do cliente (por exemplo, seca ou outras catástrofes naturais, greves, guerra, ou similares).
• O planejamento da compra do produto em questão como Fairtrade não foi possível também por razões fora do controle do cliente (por exemplo, lançamento de novos produtos, escassez de fornecimento, contratos não cumpridos pelos fornecedores mas produto Fairtrade necessário no mercado).
• A Certificação Retroativa não é possível.
• Como parte de uma proposta de Medida Corretiva para corrigir um Balanço de Massa negativo descoberto durante uma auditoria, mas apenas sob as seguintes condições:
  • O pedido de uma exceção (Compensação de Produto) só pode fazer parte da sugestão da Medida Correctiva. As sugestões da Medida Correctiva devem, portanto, ter em conta medidas adicionais, especialmente no que diz respeito às medidas a tomar para evitar que uma situação semelhante se repita.
  • A compra compensatória não pode ser realizada dentro dos prazos regulares do fluxo de trabalho para o envio de Evidências Objetivas (ou seja, 4 meses para os Produtores e 45 dias para os Comerciantes), devido a grandes volumes, sazonalidade do produto ou aspectos de qualidade ("Igual por Igual").

E se forem cumpridas as seguintes condições:

• Demonstrar a capacidade de obter o produto em questão como certificado Fairtrade-certificado em quantidades suficientes dentro da linha temporal definida pela FLOCERT (máx. 1 ano), não só para fazer a compensação mas também para satisfazer as necessidades contínuas do produto.
• O produto final não pode ser produzido sem a entrada do produto em questão.
• No caso de produtos compostos: O conteúdo Fairtrade total do produto composto afetado ainda atinge o limite mínimo de 20%.

Uma vez aprovado o pedido, o cliente deve assegurar o seguinte:

• O cumprimento das condições estipuladas na carta de concessão.
• Informar o(s) seu(s) cliente(s) sobre a compensação do produto.
• Adquirir o produto compensador certificado Fairtrade-certified até à data indicada na carta de concessão (no prazo máximo de 1 ano).
• O produto certificado Fairtrade-certified adquirido na fase posterior é do mesmo tipo e qualidade que o produto não-Fairtrade utilizado ("Igual por Igual").
• Manter registros documentais para permitir a auditoria das transações de compensação do produto e para demonstrar a rastreabilidade.

Exceção à composição do produto

As exceções sob esta categoria são concedidas pela FLOCERT apenas aos Comerciantes que estejam a processar Ingredientes Compostos Alimentares.

Todos os Comerciantes que processam Produtos Compostos Alimentares devem contactar a sua respectiva Organização Nacional Fairtrade/Organismo de Licenciamento relativamente ao pedido de uma exceção. No entanto, não é necessário solicitar uma exceção com a FLOCERT e com a Organização Nacional Fairtrade. O cliente deve, portanto, verificar com o seu fornecedor/comprador se já foi solicitada uma exceção.

A FLOCERT pode conceder esta exceção (referida como"Exceções de Tipo I" no Critério), em conformidade com o requisito 2.2 do Criterio do Comercio Justo Fairtrade para Comerciante (https://files.fairtrade.net/TS_EN.pdf):

• Falta de oferta: incapacidade de obter provisoriamente ingredientes Fairtrade por razões fora do controle do cliente, por exemplo seca ou outros desastres naturais, greves, guerra ou similares.
• Qualidade inadequada: A qualidade dos ingredientes Fairtrade disponíveis causa problemas técnicos intransponíveis.
• Restrições de fornecimento: A forma de ingredientes exigida está disponível, contudo a quantidade mínima de encomenda é superior às necessidades do Comerciante ou existe uma proibição de importação/exportação da Forma do Produto.
• Novo padrão: Se os problemas de fornecimento persistirem 2 anos após a publicação de um novo Critério de Produto.
• Ingrediente não disponível: A forma do ingrediente não está disponível como Fairtrade em nenhum vendedor na região do Comerciante e o Comerciante não tem a capacidade de comprar na origem. Uma lista de ingredientes Fairtrade não disponíveis é publicada no website da Fairtrade International (http://www.fairtrade.net/standards/our-standards/trade-standard.html). Nota: A FLOCERT não cobrará uma taxa de exceção neste caso.

Casos especiais

• Se o cliente produzir ingredientes alimentares compostos e os utilizar no fabrico de um produto pronto para consumo que seja produzido em nome de um Licenciado, o pedido de exceção deve ser dirigido à Organização Nacional Fairtrade responsável.
• Se o pedido estiver relacionado com o seguinte (referido como"Exceções de Tipo II" nos Critérios), a decisão será tomada pelo Comitê de Exceções da Fairtrade Internacional. O pedido deve, portanto, ser dirigido ao Comitê de Exceções da Fairtrade International (exceptions@fairtrade.net).
  • Ingrediente de transição: O cliente não pode obter um ingrediente como ingrediente Fairtrade, embora o ingrediente esteja geralmente disponível e a ser vendido/processado como Fairtrade. No entanto, os volumes são insuficientes para as suas necessidades. Devem ter um plano escrito acordado para que o ingrediente se torne 100% Fairtrade.
  • Proveniência: Para ingredientes com certificação de proveniência (por exemplo, Appellation d'origine contrôlée, Denominación de origen, etc.), o cliente deve indicar o ingrediente que reivindica a proveniência como uma exceção na parte de trás da embalagem.

Uma vez aprovado o pedido, o cliente deve assegurar o seguinte:

• O cumprimento das condições estipuladas na carta de concessão.
• Informar o(s) seu(s) cliente(s) sobre a exceção.
• Após o período de exceção concedido, fornecer provas de que os ingredientes Fairtrade estão agora a ser utilizados.

Rastreabilidade Física para produtos compostos

A FLOCERT pode conceder exceções à Rastreabilidade Física para produtos compostos em conformidade com o requisito 2.1.7 do Criterio do Comercio Justo Fairtrade para Comerciante (https://files.fairtrade.net/TS_EN.pdf):

• se o produto composto contiver ingredientes fisicamente rastreáveis e não fisicamente rastreáveis, e
• se for cumprida a seguinte condição: Está provado que a rastreabilidade se perde devido a razões técnicas.

Uma vez aprovado o pedido, o cliente deve assegurar o cumprimento das condições estipuladas na carta de concessão. Isto será verificado na próxima auditoria.

Este tipo de exceção será válido por um período máximo de 1 ano.

Exceções ao horário de trabalho

A FLOCERT pode conceder exceções relativas a horas extras e dias de descanso, de acordo com a lei:

• Critério para Trabalho Contratado (3.5.10 e 3.5.11) (https://files.fairtrade.net/standards/HL_EN.pdf)
• CritérioTêxtil (3.5.12) (https://files.fairtrade.net/standards/TextileStandard_EN.pdf)
• Critério para Ouro (3.3.29 e 3.3.36) (https://files.fairtrade.net/standards/2015-04-15_EN_Gold-and-Precious_Metals.pdf)

A exceção pode ser concedida em caso de uma circunstância excepcional (por exemplo, períodos de pico de produção ou alteração das condições meteorológicas) que exija um desvio dos regulamentos relativos a horas extras ou dias de descanso.

E se se verificarem as seguintes condições:

• O pedido de exceção é entregue e aprovado antes de ocorrer a exceção real das horas extras ou do dia de descanso.
• O pedido não excede os máximos definidos no Critério (máximo de 14 horas de trabalho por dia ou máximo. 72 horas de trabalho por semana ou no máximo. 18 dias de trabalho contínuo sem descanso).
• O pedido não está em contradição com a legislação nacional. Se a legislação local exigir a aprovação das autoridades, a aprovação deve ser entregue com o pedido de exceção. Se a aprovação ainda não for confirmada pelas autoridades, a prova do pedido deve ser entregue às autoridades.

Uma vez aprovado o pedido, o cliente deve assegurar o seguinte:

• O cumprimento das condições estipuladas na carta de concessão.
• Compensação de horas extras a uma taxa-prêmio, conforme definido nos respectivos requisitos dos Critérios.
• Devem ser respeitados os horários de almoço e de trabalho acordados e estipulados legalmente.
• Manutenção de registros adequados para verificar o cumprimento.

Nota: Este tipo de exceção será válido por um período máximo de 12 semanas por ano civil.

Distribuição de prêmios, tal como definido no Critério para Trabalho Contratado

A FLOCERT pode conceder exceções à utilização de 50% do Prêmio Fairtrade para distribuição em dinheiro, em conformidade com o requisito de Trabalho Contratado 2.1.20 (https://files.fairtrade.net/standards/HL_EN.pdf) em caso de circunstâncias excepcionais, tais como a maioria dos trabalhadores migrantes da mão-de-obra não podem beneficiar de projectos do Prêmio Fairtrade ou de uma situação de emergência.

E se forem cumpridas as seguintes condições:

• O pedido de exceção é entregue e aprovado antes da distribuição efectiva do dinheiro.
• Cumprimento de todos os requisitos relativos às despesas do Prêmio Fairtrade.
• A distribuição em numerário é permitida ao abrigo da legislação nacional.

Uma vez aprovado o pedido, o cliente deve assegurar o seguinte:

• O cumprimento das condições estipuladas na carta de concessão.
• Manutenção de registros adequados para verificar o cumprimento.

Mineração em áreas protegidas

A FLOCERT pode conceder exceções para a exploração mineira em áreas protegidas, em conformidade com o requisito 3.2.21 do Critério de Comércio Justo Fairtrade para Ouro e Metais Preciosos Associados para Mineração Artesanal e de Pequena Escala (https://files.fairtrade.net/standards/2015-04-15_EN_Gold-and-Precious_Metals.pdf). 

E se forem cumpridas as seguintes condições:

• A exploração mineira em áreas protegidas já teve lugar com as respectivas autorizações antes de se candidatar à Certificação Fairtrade.
• O pedido de exceção é entregue em conjunto com o pedido de Certificação Fairtrade.
• Juntamente com o pedido de exceção, são entregues provas de autorização da autoridade relevante, uma avaliação de impacto ambiental, um plano de mitigação ambiental e provas de que o cliente tem estado a operar com uma licença legal e sob o controle das autoridades locais há pelo menos 5 anos.

Uma vez aprovado o pedido, o cliente deve assegurar o seguinte:

• O cumprimento das condições estipuladas na carta de concessão.
• Manutenção de registros adequados para verificar o cumprimento.

Dimensão máxima da terra para os Produtores de uva para vinho e açúcar de cana (SPO)

A FLOCERT pode conceder exceções para Organizações de Pequenos Produtores em conformidade com o requisito 1.1.2 do Critério de Comércio Justo Fairtrade para Fruta Fresca (https://files.fairtrade.net/standards/Fresh_Fruit_SPO_EN.pdf)  se a legislação local, métodos de produção e processamento, fertilidade do solo ou outro produto e circunstâncias regionais exigirem uma área de cultivo maior para a cultura/plantação Fairtrade e requisito 1.1.1 do Critério de Comércio Justo Fairtrade para Açúcar de Cana (https://files.fairtrade.net/standards/Cane_Sugar_SPO_EN.pdf).

E se forem cumpridas as seguintes condições:

• Não mais de 15% dos membros têm um tamanho de terra superior a 30 hectares.
• A dimensão máxima da terra onde os membros cultivam produtos Fairtrade não pode, em caso algum, ser superior a 100ha.
• A exceção é entregue e aprovada antes da inclusão de membros maiores.
• Açúcar de cana: a organização que solicita uma exceção está sediada em Belize, Fiji, Maurícias ou Paraguai.
• Uva para vinho: A organização apresenta provas de que a inclusão de membros com mais de 30 hectares é necessária, incluindo como mínimo:
  • Prova de que a exploração média dos pequenos Produtores na região e para o produto em questão é superior a 30ha. (por exemplo, estatísticas).
  • provas de que, devido à menor produtividade/métodos de produção, é necessária uma exploração agrícola de maior dimensão.

Uma vez aprovado o pedido, o cliente deve assegurar o seguinte:

• O cumprimento das condições estipuladas na carta de concessão.
• Manutenção de registros adequados para verificar o cumprimento.

Exceções de categoria B

Podem ser concedidas exceções de categoria B quando existem circunstâncias excepcionais e particulares num determinado caso que fazem plena aplicação de um requisito ou requisitos Fairtrade contrários à intenção do Critério ou da missão do Fairtrade. Podem ser concedidas exceções de categoria B nos casos não abrangidos por qualquer das exceções descritas na categoria A.

Circunstâncias especiais

Nos casos seguintes, a FLOCERT pode conceder exceções aos requisitos Padrão:

• Situações de força maior (catástrofes naturais ou provocadas pelo homem).
• Outros acontecimentos imprevistos fora do controle da organização (tais como alterações na legislação, surtos de pragas, alterações abruptas de preços).
• Condições organizacionais, ambientais, sociais ou técnicas específicas de um caso particular que o tornam excepcionalmente e justificável diferente de outros casos.
• A oportunidade de trazer benefícios substanciais aos Produtores e Trabalhadores através das vendas Fairtrade é impossibilitada pela aplicação de um requisito específico do Critério.

E se forem cumpridas as seguintes condições:

• O pedido de exceção é entregue e aprovado antes da ocorrência de um desvio ao requisito do Critério em questão.
• Trata-se de uma medida temporária.

Uma vez aprovado o pedido, o cliente deve assegurar o seguinte:

• O cumprimento das condições estipuladas na carta de concessão.
• Manutenção de registros adequados para verificar o cumprimento.

Nota:

• Dependendo da complexidade ou sensibilidade do pedido, a FLOCERT pode remeter o caso para o Comitê de Exceções da Fairtrade International, para uma decisão.

Utilização de produtos proibidos na Lista de Materiais Perigosos (LMP) em todos os Critérios

Fairtrade International mantém a Lista de Materiais Perigosos (LMP) de agroquímicos (incluindo pesticidas) que são identificados como altamente perigosos para a saúde humana e animal, bem como para o ambiente, de uma forma ou de outra. A lista LMP inclui a lista de materiais"proibidos" (a Lista Vermelha) com materiais que não devem ser utilizados em produtos Fairtrade.

As exceções à utilização de produtos químicos ou pesticidas enumerados na Lista Vermelha só podem ser aplicadas em circunstâncias altamente excepcionais quando todas as outras formas de controle falharam. Esta exceção só pode ser concedida pelo Comitê de Fiscalização.

E se forem cumpridas as seguintes condições:

• O pedido de exceção é apresentado ao Comitê de Fiscalização pela FLOCERT ou pelo respectivo Organismo de Licenciamento (em nome do cliente).
• O período para o qual a exceção é concedida é tão curto quanto possível, sem possibilidade de prorrogação.
• As exceções serão consideradas apenas em casos específicos em que a utilização de qualquer material alternativo não seja possível.
• A decisão deve ser baseada no parecer de peritos.
• Existe uma comunicação transparente e pública sobre a exceção por parte do cliente.
• O cliente pode demonstrar que a utilização do material da Lista Vermelha pode ser adequadamente mitigada para garantir pouco ou nenhum dano às pessoas e ao ambiente.
• Existe um plano de monitorização para a eliminação gradual do material da Lista Vermelha.

Uma vez aprovado o pedido, o cliente deve assegurar o seguinte:

• O cumprimento das condições estipuladas na carta de concessão.
• Manutenção de registros adequados para verificar o cumprimento durante a próxima auditoria.

Exceções coletivas

Podem ser concedidas exceções colectivas nos casos em que existam circunstâncias ou uma situação que afectem todos os clientes de uma região/país/Categoria de Produto que impossibilitem temporariamente a aplicação integral de um requisito ou requisitos dos Critérios de Comércio Justo Fairtrade.

Estas exceções só podem ser concedidas pelo Comitê de Exceções de acordo com os seguintes critérios:

• O pedido de uma exceção colectiva é apresentado ao Comitê de Exceções pela FLOCERT ou pelo respectivo Organismo de Licenciamento.
• A Rede de Produtores relevante foi consultada sobre o pedido de exceção antes da sua apresentação ao Comitê de Exceções.
• O pedido demonstra claramente que o cumprimento dos requisitos Fairtrade não é temporariamente possível e está fora do controle dos clientes certificados Fairtrade (força maior, tais como condições climáticas extremas, surto de pragas, etc.).
• A exceção é apenas temporariamente necessária e não pode ser concedida por mais de 1 ano. As prorrogações só são possíveis quando absolutamente necessárias.
• Há uma comunicação transparente e pública sobre a exceção por parte do cliente.

Uma vez aprovado o pedido, o cliente deve assegurar o seguinte:

• O cumprimento das condições estipuladas na carta de concessão.
• Manutenção de registros adequados para verificar o cumprimento durante a auditoria seguinte.

Nota: Se o Comitê de Exceções considerar o caso demasiado complexo, poderá ser encaminhado para o Comitê de Supervisão.

6.10. Direito de recurso

Caso o cliente não concorde com uma Decisão de Avaliação ou Certificação tomada pela FLOCERT, pode recorrer ou solicitar uma revisão da Decisão de Avaliação, ver => CA AppealReview SOP.

6.11. Introdução às Taxas Fairtrade

Para permitir operações independentes e cobrir o custo de todos os esforços de garantia, atendimento ao cliente, acesso e operação das ferramentas relevantes, a FLOCERT emite uma taxa de certificação para todos os clientes Fairtrade.

Os custos de Certificação Fairtrade consistem em:

• taxas de candidatura únicas (ver Taxas de aplicação),
• uma taxa inicial no primeiro ano, e
• uma taxa anual para todos os anos subsequentes. A taxa anual de certificação é sempre cobrada no mesmo mês do ano como pagamento da taxa inicial.

Para uma estimativa das taxas aplicáveis, o website da FLOCERT fornece a calculadora de custos (https://www.flocert.net/pt/calculadora-da-taxa-de-comercio-justo/).

A FLOCERT aplica um modelo de taxa "tudo incluído" sem custos adicionais para auditorias regulares ou atendimento ao cliente, contudo, as seguintes taxas podem ser aplicadas em circunstâncias especiais:

• Taxas de Auditoria de Seguimento (apenas nos casos em que é necessária uma Auditoria de Seguimento devido aos resultados da auditoria),
• Taxas de exceção (nos casos em que um cliente solicita uma Exceção aos Critérios de Comércio Justo Fairtrade - ver Exceções),
• Taxas de cancelamento e
• Taxas de Indicadores Sociais (para certos clientes de algodão, como descrito em Indicadores Sociais).

Observe que todas as taxas não incluem o Imposto sobre Valor Agregado e outros impostos, que dependerão do país em que o cliente está (fiscalmente) localizado.

6.11.1. Taxas de exceção

Para os Comerciantes e todas as organizações de produtores (Organizações de Pequenos Produtores, Trabalho Contratado e Produção por Contrato), é cobrada a seguinte taxa pelo processamento de um pedido de exceção aos Critérios de Comércio Justo Fairtrade e respectivos requisitos de certificação:

Esse valor é adicionado à próxima fatura anual.

6.11.2. Taxas de cancelamento

Se uma auditoria for cancelada ou adiada por um cliente menos de 10 dias de calendário antes da data da auditoria mutuamente acordada entre o auditor e o cliente, o cliente será obrigado a pagar outra factura igual ao montante da taxa de certificação inicial/anual, antes da data da auditoria seguinte. A taxa de cancelamento aplica-se tanto às auditorias anunciadas como às não anunciadas.

Se uma auditoria for cancelada por um cliente no prazo de 30 dias de calendário mas 10 ou mais dias de calendário antes da data da auditoria mutuamente acordada entre o auditor e o cliente, o cliente será obrigado a pagar outra factura igual a 50% do montante da taxa de certificação inicial/anual, antes da data da auditoria seguinte.

Em caso de força maior, o Gestor Regional responsável decidirá se as condições justificam o cancelamento da auditoria. Se se justificar, o cliente não será obrigado a pagar quaisquer custos.

6.11.3. Taxas de Indicadores Sociais

Comerciantes

* Membro da WFTO; certificado SA 8000; Participação na Iniciativa Comércio Ético, Fundação Fair Wear, Associação de Trabalho Justo, Consórcio de Direitos dos Trabalhadores; carta do sindicato; estatutos do cliente demonstrando que os trabalhadores são proprietários da empresa do cliente. 

** A FLOCERT avalia um relatório de auditoria social (incluindo o Relatório do Plano de Ação Corretiva) em relação às não conformidades abertas, desde que a Norma Social já tenha sido aferida pela FLOCERT e abranja todos os requisitos do Código Base ETI, por exemplo, GOTS, SMETA, BSCI.

***A FLOCERT realiza uma análise de referência da Norma Social em relação ao Código Base ETI e, se todos os requisitos ETI estiverem cobertos, avalia o relatório de auditoria social (incluindo o Relatório do Plano de Ação Corretiva) em relação às não conformidades abertas.

Produtores - Organização de Pequenos Produtores, de Trabalho Contratado e de Produção por Contrato

Conformidade Social do Algodão: Caso a organização de produtores tenha uma Entidade Adicional que seja uma entidade/estrutura relacionada com o Comerciante de algodão (por exemplo, um descaroçador subcontratado) ao qual se aplicam os requisitos de conformidade social, favor consulte também o seguinte:

• Aplicam-se taxas para Comerciante, ver https://www.flocert.net/pt/calculadora-da-taxa-de-comercio-justo/ para uma indicação do custo
• Orientação sobre Indicadores Sociais 

6.12. Esquemas Especiais de Garantia Fairtrade

Existem vários esquemas especiais dentro da Certificação Fairtrade - ver:

• Esquema para Pequenos Licenciados (aplicável a Licenciados)
• Certificação Corporativa para Comerciantes (aplicável aos Comerciantes)

6.12.1. Esquema para Pequenos Licenciados

A FLOCERT oferece aos Licenciados um esquema de certificação adaptado que se adapta às estruturas das empresas menores, ao mesmo tempo que proporciona a habitual fiabilidade e qualidade da Certificação Fairtrade.

Os Licenciados Fairtrade que cumpram todos os requisitos seguintes podem beneficiar da certificação especial para "Pequeno Licenciado" da FLOCERT:

• O cliente é um Licenciado Fairtrade; ou seja, detém um contrato de licença com a Fairtrade International ou com uma Organização Nacional Fairtrade.
• O cliente fabrica ou reembala produtos Fairtrade.
• O cliente não se classifica como um Pagador de Preço Fairtrade ou Pagador de Prêmio Fairtrade.
• Os negócios Fairtrade do cliente são limitados à venda de bens de consumo embalados sob sua própria marca registrados/validados pela Fairtrade Internacional ou por uma Organização Nacional Fairtrade. 
• O volume de negócios anual global do cliente (incluindo atividades não-Fairtrade) não excede 2 milhões de euros.
• O cliente não tem mais de 2 Entidades Adicionais.

É importante notar que o termo Pequeno Licenciado utilizado pela FLOCERT não tem qualquer relação com a própria categorização de Licenciados das Organizações Nacionais Fairtrade.

6.12.2. Certificação Corporativa para Comerciantes

Esta seção explica o modelo de Certificação Corporativa para Comerciantes, incluindo os critérios de qualificação e o processo de certificação onde difere do processo normal de Certificação para Comerciantes.

Critérios de qualificação para "Certificação Corporativa para Comerciantes"

Os seguintes critérios devem ser cumpridos a fim de se candidatar à Certificação Corporativa para Comerciantes. Se algum dos critérios não puder ser cumprido, todas as entidades que assumam a propriedade legal do produto devem ser certificadas individualmente.

1. A Certificação Corporativa para Comerciantes consiste num Operador Principal e seus Associados e - se aplicável - outras Entidades Adicionais. No mínimo, deve haver 1 Operador Principal e 1 Associado. Não mais do que 10 Associados podem ser cobertos por 1 certificado.
2. Qualquer Associado pode ter Entidades Subcontratadas/Adicionais, mas estas não devem assumir a propriedade legal do produto, ou seja, comprar ou vender.
3. O "Princípio do Local Principal de Auditoria" deve ser cumprido: As auditorias documentais*serão efetuadas ao nível do Operador Principal, onde serão auditadas as transações Fairtrade de todas as entidades envolvidas na configuração. Por conseguinte, deve ser possível combinar a Auditoria Documental do Operador Principal e de todos os Associados (a isto chama-se o"Princípio do Local Principal de Auditoria"). Para este efeito, deve ser definido um "Local Principal de Auditoria" (normalmente o sítio do Operador Principal). Neste Local Principal de Auditoria, todos os documentos relacionados com a auditoria do Operador Principal e de todos os Associados devem estar disponíveis e o acesso ao sistema ERP (Enterprise Resource Planning) deve ser facultado. A Rastreabilidade Física ou processamento de produtos compostos em Balanço de Massa será auditada separadamente para cada entidade, sempre que necessário (ver Ciclo de Certificação de 5 anos para Comerciantes).
4. Há apenas 1 pessoa de contato para o Operador Principal e todas as empresas associadas designadas para estabelecerem ligação com a FLOCERT. Esta pessoa é responsável por toda a correspondência entre a FLOCERT e o titular do certificado e deve gerir toda a comunicação administrativa, tais como a organização das datas de auditoria, o acompanhamento das Não-conformidades, a declaração das transações Fairtrade, a atualização da FLOCERT em caso de alterações na estrutura da Certificação Corporativa para Comerciantes, etc.

*A Auditoria Documental é uma verificação das transações Fairtrade de todas as entidades incluídas na estrutura de Certificação Corporativa para Comerciantes , incluindo contratos, faturas de compra e venda, pagamentos de Preços e Prêmios. pré-financiamento, Planos de Fornecimento, aprovação de receitas e embalagens, verificação de volumes/balanço de massa, utilização de marca registrada, etc.

Funções destas entidades na estrutura de Certificação Corporativa para Comerciantes

* Todos os documentos dos Associados devem estar disponíveis na Auditoria Documental do Operador Principal.

Processo de Certificação

O processo de certificação só difere do processo de certificação para outros Comerciantes como explicado a seguir.

Candidatura

A FLOCERT designará 1 Analista de Certificação responsável que gerirá a auditoria e certificação de todas as empresas envolvidas na Certificação Corporativa para Comerciantes.

Auditoria

Se a Auditoria Inicial revelar que a conformidade com o Critério para todos os Associados envolvidos não pode ser verificada no Local Principal de Auditoria, então:

• ou a certificação será negada e todas as entidades envolvidas devem solicitar uma certificação separada, ou
• os Associados cujo cumprimento não possa ser verificado são excluídos do Certificado Corporativo para Comerciantes

Avaliação

Cada Decisão de Avaliação ou Decisão de Certificação tomada é para todo o conjunto do sistema de Certificação Corporativa para Comerciantes. Isto significa que uma Não-conformidade identificada em 1 entidade sob Certificação Corporativa para Comerciantes poderia levar a sanções para todas as outras entidades envolvidas.

Nos casos em que a Rastreabilidade Física deve ser verificada a nível de Associado/ Entidades Adicionais, o Relatório de Auditoria do Operador Principal está sempre ligado ao Relatório de Auditoria de qualquer entidade que tenha sido auditada após a última auditoria do Operador Principal.

Declaração de Transações Fairtrade

Qualquer compra que implique o pagamento do Preço e Prêmio Fairtrade deve ser declarada online trimestralmente sob a identificação da entidade que compra o produto Fairtrade (Operador Principal ou Associado). A pessoa de contato principal recebe um login para o Operador Principal e cada Associado que seja um Pagador Fairtrade e é solicitado a declarar em nome dos Associados.

Configuração de Certificação Corporativa para Comerciantes na Intact Platform

As atividades (por exemplo, o status de Licenciado) e os produtos de todas as entidades envolvidas na configuração da Certificação Corporativa para Comerciantes são exibidos ao nível do Operador Principal, não sendo possível identificar que entidade é, por exemplo, o Licenciado ou o Pagador Fairtrade na configuração. Para informações sobre isto, o Analista de Certificação responsável pode ser contactado.

6.12.3. Algodão sob Modelo Fairtrade Sourced Ingredients (FSI)

Esta seção descreve o esquema de verificação para Algodão sob Modelo Fairtrade Sourced Ingredients (FSI).

Para clientes certificados Fairtrade, aplicam-se os processos regulares, tal como descritos nas seções relevantes sobre Avaliação e Certificação Fairtrade e Auditoria Fairtrade.

Âmbito

O esquema de Verificação de Algodão FSI aplica-se a todos os clientes envolvidos numa cadeia de fornecimento de Algodão FSI, desde o Produtor até ao Licenciado (Isto inclui mas não se limita a: Organizações de Pequenos Produtores, descaroçadores, fiandeiros, corte-acabamento, e bordadores. O esquema também se aplica aos licenciados (proprietários da marca) que adquirem produtos de algodão acabado para serem vendidos e declarados como Algodão FSI.

Em contraste com as cadeias de fornecimento de Produtos Acabados com a Marca de Algodão Fairtrade, as cadeias de fornecimento de Algodão FSI requerem apenas a Rastreabilidade Física até (e incluindo) a fase de descaroçamento.

Outros atores ao longo da cadeia de fornecimento (por exemplo, responsáveis pela fiação [se não atuarem como Pagador Fairtrade], tecelagem, tricotagem, corte-acabamento) podem aplicar o Balanço de Massa e - se apenas estiverem envolvidos com algodão FSI - não precisam se tornar certificados Fairtrade. Tais clientes, contudo, devem ser verificados pela FLOCERT.

O proprietário da marca compromete-se a adquirir um determinado volume de algodão comprado sob condições Fairtrade dentro de um determinado período de tempo (declaração). Assinam um acordo de licenciamento com uma Organização Nacional Fairtrade, informando também a mesma sobre toda a cadeia de fornecimento ou, pelo menos, o seu primeiro fornecedor direto.

Clientes certificados

As Organizações de Pequenos Produtores (OPP), descaroçadores e fiandeiros (se actuarem como Pagador Fairtrade) que participam nas cadeias de fornecimento de algodão FSI devem tornar-se certificadas Fairtrade, seguindo os processos regulares descritos nas seções sobre Avaliação e Certificação Fairtrade e Auditoria Fairtrade. (Os fiandeiros que participam nas cadeias de fornecimento de algodão FSI apenas, no entanto, não precisam ter um Indicador Social em vigor).

Clientes verificados

Todos os outros atores que processam algodão Fairtrade (fiandeiros que não atuam como Pagadores Fairtrade, tecelagem, tricotagem, corte-acabamento) precisam ser verificados, mas devem:

• assinar um contrato de verificação com a FLOCERT e estar registrados na Intact Platform e Fairtrace,
• submeter-se a avaliações à distância,
• declarar volumes de vendas e verificar volumes de compra de algodão FSI em Fairtrace numa base trimestral,
• pagar uma taxa anual de verificação.

Licenciados Verificados

O Licenciado (proprietário da marca) que vende Produtos Acabados com declaração de Algodão FSI não tem de ser certificado Fairtrade. Mas deve:

• assinar um Acordo de Licença com uma Organização Nacional Fairtrade,
• assinar um contrato de verificação com a FLOCERT,
• submeter-se a avaliações à distância,
• verificar trimestralmente os volumes adquiridos de Algodão FSI em Fairtrace,
• pagar uma taxa anual de verificação, a menos que sejam certificados Fairtrade devido a outras atividades Fairtrade.

Processo de candidatura

O pedido de verificação do algodão FSI é comunicado à FLOCERT pela respectiva Organização Nacional Fairtrade. O processo de candidatura será então coordenado pela Gestão do Serviço de Algodão FSI da FLOCERT, que avaliará qual o ator que deverá ser certificado ou verificado. Como primeiro passo, a respectiva Organização Nacional Fairtrade do Licenciado (proprietário da marca) deve portanto informar a FLOCERT (Gestão do Serviço de Algodão FSI através de FSICotton@flocert.net) usando => CERT FSICottonCommitment FO sobre:

• a cadeia de fornecimento completa ou pelo menos o Licenciado e o seu primeiro fornecedor direto,
• o compromisso de abastecimento (em equivalente de fibra de algodão Fairtrade),
• o período de referência aplicável (geralmente um ano civil).

Uma notificação à FLOCERT deve ter ocorrido até 31 de março de cada ano civil (ou assim que possível, de preferência 3 meses antes do início do período de referência), usando o => CERT FSICottonCommitment FO. Para declarações enviadas após 31 de março (ou assim que possível, de preferência 3 meses antes do início do período de referência), ou não enviadas por meio do formulário, a FLOCERT não pode garantir uma verificação oportuna das declarações.

Quando todos os atores da cadeia de fornecimento - ou no mínimo o Licenciado e o seu primeiro fornecedor direto - forem certificados ou verificados, o Gestor de Serviços de Algodão FSI iniciará o processo de registro no Fairtrace . A informação é enviada a todos os atores da cadeia de fornecimento (incluindo o guia Fairtrace: ver =>CERT FairtraceUserGuideFSICotton ED), e o Serviço de Apoio ao Cliente fornece apoio técnico para o Fairtrace, se necessário.

Clientes certificados

Os clientes que já são certificados Fairtrade com a FLOCERT, mas que também querem participar do esquema de verificação para Algodão FSI, devem contactar a Gestão do Serviço de Algodão FSI por escrito (através de FSICotton@flocert.net).

Clientes verificados

Os atores verificados na cadeia de fornecimento só precisam estar registrados na Intact Platform e Fairtrace.

O processo de registro é iniciado através de um processo de convite no Fairtrace, através do qual os clientes já certificados ou verificados podem convidar outros parceiros da cadeia de fornecimento a aderir.

O Gestor de Serviços de Algodão FSI avaliará se o novo parceiro da cadeia de fornecimento deve ser verificado ou certificado. Os clientes serão conduzidos através do respectivo processo. Para solicitar a verificação, os seguintes documentos devem ser submetidos à FLOCERT:

• o formulário de candidatura,
• um certificado de incorporação,
• uma cópia do contrato de verificação assinado.

Para finalizar o processo de registro, os clientes verificados devem também pagar a taxa anual de verificação correspondente aos primeiros 12 meses.

Licenciados verificados

Além de assinar um acordo de licença com uma Organização Nacional Fairtrade, os licenciados verificados devem também ser registrados na Intact Platform.

O processo de registro é iniciado logo que a Organização Nacional Fairtrade responsável tenha informado a Gestão do Serviço de Algodão FSI sobre o Licenciado e (pelo menos) sobre seu primeiro fornecedor direto.

Os documentos a serem submetidos à FLOCERT incluem:

• o formulário de candidatura,
• um certificado de incorporação,
• uma cópia do contrato de verificação assinado.

Para finalizar o processo de registro, os licenciados verificados devem também pagar a taxa anual de verificação correspondente aos primeiros 12 meses.

Notificação à FLOCERT

Para licenciados / cadeias de fornecimento já existentes (ou seja, para os quais uma verificação de declaração já ocorreu no passado), a Organização Nacional Fairtrade deve ter notificado a FLOCERT até 31 de março de cada ano civil (ou assim que possível, de preferência 3 meses antes do início do período de referência), usando => CERT FSICottonCommitment FO. A Organização Nacional Fairtrade deve, além disso, notificar a FLOCERT de quaisquer alterações na cadeia de fornecimento (se aplicável). Para declarações enviadas depois de 31 de março (ou assim que possível, de preferência 3 meses antes do início do período de referência), ou não através do formulário, a FLOCERT não pode garantir uma verificação oportuna das declarações.

Relatórios

Uma vez registrados no Fairtrace, o Licenciado, bem como todos os parceiros da cadeia de fornecimento, deve reportar trimestralmente todas as compras e vendas de Algodão FSI no Fairtrace, seguindo o Guia do Usuário Fairtrace para Algodão FSI. Certas informações adicionais que permitem à FLOCERT ligar as compras às vendas (e vice-versa), assim como a inclusão de informações de apoio (por exemplo, informações sobre a composição do produto) também precisam de ser declaradas.

Em caso de dúvidas, os clientes podem contactar:

• o Serviço de Apoio ao Cliente: reporting@flocert.net para questões técnicas sobre relatórios, ou
• a Gestão do Serviço de Algodão FSI: FSICotton@flocert.net para questões relacionadas com o conteúdo.

Relatórios atrasados e/ou incompletos por parte do licenciado e de todos os parceiros da cadeia de fornecimento atrasarão a verificação da declaração pela FLOCERT.

Verificação de declarações

3 meses antes do fim do período de referência, o Gestor do Serviço de Algodão FSI iniciará a verificação das informações comunicadas. Poderá ser necessário recordar e/ou solicitar esclarecimentos ao Licenciado e/ou aos parceiros da cadeia de fornecimento.

Cópias de documentos de compra e venda para uma amostra de transações de compra e venda terão de ser fornecidas mediante pedido. Se os documentos forem apresentados apenas parcialmente ou não forem apresentados pelos parceiros da cadeia de fornecimento, o pedido poderá ser apenas parcialmente verificado ou não ser de todo verificado.

Em casos excepcionais, a FLOCERT poderá também efetuar uma verificação nas instalações do cliente, em particular se houver fortes indícios de que os dados, atividades ou arquivos reportados ou subidos pelo cliente não são corretos ou se houver uma Alegação fundamentada de terceiros que afete a correção dos dados ou atividades reportadas pelo cliente. Se a FLOCERT decidir realizar uma verificação no local, a FLOCERT informará o cliente previamente.

No prazo de 4 semanas após o fim do período de referência, o Gestor do Serviço de Algodão FSI informará a respectiva Organização Nacional Fairtrade dos resultados da verificação da declaração, sob a forma de um relatório de verificação. O prazo só se aplica a declarações que tenham sido enviadas à FLOCERT dentro dos prazos e no formato explicados acima.

Taxas

Clientes certificados

Os clientes certificados devem pagar as suas taxas anuais de certificação. Não lhes será cobrada qualquer taxa adicional por também participarem em cadeias de fornecimento de algodão FSI.

Clientes verificados

Os clientes verificados devem pagar uma taxa anual de verificação de 1.500 euros. O não pagamento da taxa anual de verificação levará ao cancelamento do contrato de verificação com a FLOCERT.

Licenciados Verificados

Os licenciados devem pagar uma taxa de verificação anual de 1.500 euros. O não pagamento da taxa anual de verificação levará ao cancelamento do contrato de verificação com a FLOCERT.

6.13. Observações de auditoria

Esta seção define o procedimento e a abordagem da FLOCERT para observações de auditoria, garantindo que nenhum conflito de interesses ponha em risco o processo de auditoria ou os resultados da auditoria.

O principal objetivo de uma observação de auditoria é testemunhar como a auditoria e os Critérios de Comércio Justo Fairtrade funcionam no terreno para um produto específico e/ou configuração e criar um entendimento mútuo. Embora reconhecendo o benefício que as observações de auditoria podem ter para o sistema Fairtrade, para poupar nossos clientes, auditores e funcionários, uma Auditoria Observada não pode substituir:

• visitas a clientes ou qualquer outra comunicação com clientes ou fornecedores. O objectivo da observação de auditoria não é obter conhecimento específico do cliente.
• formação sobre questões específicas do produto ou da cadeia de fornecimento.
• A experiência da FLOCERT no que diz respeito à auditoria.

Uma Auditoria Observada é uma auditoria em que um observador é autorizado pela FLOCERT a observar uma auditoria.

Um"observador" é qualquer participante durante a auditoria cuja participação foi facilitada pela FLOCERT e que não é o auditor, um auditor estagiário ou um membro da equipe da FLOCERT. O cliente é livre para nomear qualquer outro participante da auditoria.

"Conflito de interesses" é comumente definido como uma situação que ocorre quando um indivíduo ou organização está envolvido em múltiplos interesses, um dos quais poderia possivelmente corromper a motivação.

6.13.1. Observadores elegíveis

Os conhecimentos sobre o processo e a metodologia de auditoria são particularmente vitais para aqueles que desenvolvem os Critérios de Comércio Justo Fairtrade e os procedimentos de garantia – ou seja, aqueles que ajudam na sua implementação, oferecendo apoio aos Produtores e aqueles que devem responder a perguntas no outro extremo da cadeia de fornecimento.

Fairtrade International:

• A FLOCERT facilita observações de auditoria apenas para os membros de equipe das unidades de Critério e de Garantia e Supervisão.
• O número de observações de auditoria é limitado a uma observação de auditoria por membro da equipe por ano.
• Outras unidades da Fairtrade International devem organizar visitas aos Produtores independentemente de uma auditoria Fairtrade, por exemplo, com o apoio das Redes de Produtores.

Organizações Nacionais Fairtrade:

• Máximo de duas observações de auditoria por Organização Nacional Fairtrade por ano, conforme o Stakeholder Service Agreement.
• Não pode observar uma auditoria de um de seus clientes devido ao potencial conflito de interesse.

Redes de Produtores:

• Máximo de duas observações de auditoria por Rede de Produtores por ano.
• As Redes de Produtores podem observar auditorias de seus clientes mediante decisão do Gerente Regional/Certificação.

6.13.2. Recusa de observação de auditoria

Nas situações seguintes, o pedido de observação de auditoria pode ser recusado ou adiado:

• se existir um conflito de interesses
  • Os representantes dos meios de comunicação social não podem estar presentes em nenhuma auditoria. No entanto, é excepcionalmente possível, a pedido, organizar uma auditoria simulada com um cliente.
  • As Organizações Nacionais Fairtrade não podem observar uma auditoria de um dos seus clientes.
• se o cliente não aceitar o observador.
• se a FLOCERT não tiver recursos disponíveis para facilitar a auditoria.
• se nenhuma auditoria apropriada foi identificada de acordo com o pedido (por exemplo, devido à sazonalidade e indisponibilidade de auditorias).

6.13.3. Princípios de observação de auditoria

Os observadores serão autorizados a acompanhar uma auditoria quando não houver conflito de interesses e quando a capacidade o permitir. A observação de uma auditoria será permitida sob as seguintes condições:

• Só é permitido um observador por auditoria.
• O observador reconhece que a FLOCERT decide sobre a auditoria a ser observada e o cliente precisa consentir a esta observação de auditoria (=> CERT ObservedAuditCustomerConfirmation FO).
• O observador concorda em assegurar que as informações confidenciais não sejam divulgadas, nem utilizadas de qualquer forma sem a autorização por escrito da FLOCERT .
• O observador reconhece que a FLOCERT é o legítimo proprietário de todas as informações confidenciais.
• O observador declara que não tem qualquer conflito de interesses ao observar a auditoria do cliente da FLOCERT.
• O observador declara que não interferirá de forma alguma na auditoria.
• O observador reconhece que pode ser excluído de partes da auditoria, tais como entrevistas individuais, à discrição do auditor ou do cliente.
• O observador reconhece que o auditor tem plena e completa autoridade para determinar em qualquer momento durante a auditoria se a presença ou ações do observador podem afetar negativamente a auditoria e, em caso afirmativo, decidir excluir o observador de partes da auditoria ou excluí-lo completamente da auditoria.
• Quaisquer custos relacionados com a observação de auditoria devem ser suportados pelo respetivo observador (viagem, alojamento, etc.). A FLOCERT não cobra qualquer taxa administrativa adicional pela facilitação da observação de auditoria. 

6.13.4. Observações de auditoria: Pedidos

• As partes interessadas em observar uma auditoria podem contactar o Stakeholder Service Desk através de stakeholderservices@flocert.net.
• Mediante seu pedido de auditoria, o observador receberá o formulário => CERT ObservedAuditApplication FO, que deverá ser preenchido com as informações solicitadas e assinado.
• Os pedidos de observação de auditoria recebidos só são analisados e processados duas vezes por ano.
  • Prazo para as observações de auditoria no 1.º e 2.º trimestres: final de Novembro do ano anterior
  • Prazo para observações de auditoria no 3.º e 4.º trimestres: final de Maio do mesmo ano

7. Avaliação do cumprimento

Esta seção fornece um esboço de como a conformidade é avaliada, com informações detalhadas sobre a prova de conformidade, Critérios de Conformidade e Medidas Corretivas.

Vários requisitos-chave Fairtrade que os Produtores ou Comerciantes Fairtrade devem cumprir também são explicados em detalhes.

7.1. Prova de conformidade

É da responsabilidade da entidade que procura a Certificação Fairtrade estar em conformidade e demonstrar a conformidade com todos os requisitos aplicáveis dos Critérios de Comércio Justo Fairtrade.

É da responsabilidade da FLOCERT avaliar se as provas fornecidas são suficientes para confirmar o cumprimento. A insuficiência de provas de conformidade ou não conformidade com os requisitos tornaria uma entidade inelegível para receber ou manter a Certificação Fairtrade. A decisão final sobre a elegibilidade recai sobre a FLOCERT.

É também da responsabilidade da entidade que procura a Certificação Fairtrade agir em conformidade com o contrato de certificação. Uma violação material do contrato de certificação (como o não pagamento de taxas de certificação) pode levar à Descertificação; uma Perda da Certificação / Descertificação eficaz também leva à rescisão do contrato de certificação por justa causa, com efeito imediato.

7.2. Critérios de conformidade

Os Critérios de Conformidade (CC) são estabelecidos pela FLOCERT para traduzir os requisitos dos Critérios de Comércio Justo Fairtrade e os requisitos da FLOCERT em pontos de controle verificáveis que são avaliados durante Auditorias para determinar a conformidade com os Critérios de Comércio Justo Fairtrade aplicáveis. As listas dos Critérios de Conformidade para todos os Critérios são publicadas em: https://www.flocert.net/solutions/fairtrade/compliance-criteria/.

Existem 4 tipos de Critérios de Conformidade: Critérios de Conformidade Maiores, Critérios de Conformidade Básicos, Requisitos de Desenvolvimento ou Melhores Práticas Voluntárias, conforme descrito abaixo:

Critérios de Conformidade Básicos

Os Critérios Básicos são os requisitos básicos que precisam de ser cumpridos à medida que se tornam aplicáveis de acordo com o prazo de certificação (Ano 0,1, 3 e 6) (ver Ciclo de Certificação).

Critérios de Conformidade Maiores

Em alinhamento com a Fairtrade International, a FLOCERT classifica como "Maior" um número limitado de Critérios de Conformidade que refletem princípios-chave Fairtrade (por exemplo, proibição do trabalho infantil). A não conformidade com um Critério de Conformidade maior é considerada uma ameaça aos objetivos e à reputação do sistema Fairtrade e pode levar a Sanções de Certificação mais rigorosas (ver seção Sanções de Certificação).

Critérios de Desenvolvimento

Os Critérios de Conformidade de Desenvolvimento (aplicáveis apenas a instalações de Produtores) visam apoiar os Produtores na sua melhoria contínua ao longo dos anos e só precisam ser cumpridos com uma pontuação média de 3 ou superior (após 3 ou 6 anos). A pontuação média é calculada somando as categorias (Ranks) de todos os Critérios de Desenvolvimento e dividindo-as pelo número total de Critérios de Desenvolvimento avaliados.

• Se a pontuação média nos requisitos de Desenvolvimento for igual ou superior a 3,0, o Produtor será considerado em conformidade com os requisitos de Desenvolvimento.
• Se a pontuação média nos requisitos de Desenvolvimento for inferior a 3,0, o Produtor tem uma Não-conformidade com o critério básico:"a pontuação média dos Critérios de Desenvolvimento é igual ou superior a 3,0". Nesse caso, o Produtor selecionará uma série de Critérios de Desenvolvimento para executar as Medidas Corretivas e elevar a pontuação média pelo menos para o nível mínimo exigido de 3.

Os Produtores poderão assim dar prioridade a determinadas áreas para melhoria em vez de terem de cumprir cada Critério de Desenvolvimento, de modo a que o enfoque seja no desenvolvimento global e não no cumprimento de cada critério individual.

Critérios de Melhores Práticas Voluntárias (VBP) - Apenas Comerciantes

Os Critérios de Melhores Práticas Voluntárias (apenas para Comerciantes) servem como indicação de onde um Comerciante está no caminho para práticas comerciais ainda mais justas. São voluntários e não são exigidos para estar em conformidade com o Criterio do Comercio Justo Fairtrade para Comerciante (nenhuma Não-conformidade é criada com base nas Melhores Práticas Voluntárias). O Relatório de Encerramento incluirá, contudo, o resultado sobre os critérios de Melhores Práticas Voluntárias. O Criterio do Comercio Justo Fairtrade para Comerciante define quais são os requisitos de Melhores Práticas Voluntárias.

Critérios de Conformidade Reativos - Apenas Comerciantes

Os Critérios de Conformidade Reativos refletem critérios relacionados com a abordagem de Garantia Reativa aplicada aos requisitos do capítulo sobre Produção do Criterio do Comercio Justo Fairtrade para Comerciante. Aplicam-se a todos os Comerciantes, mas só são verificados proativamente se houver indícios de não conformidade. As indicações podem ser obtidas através, por exemplo, de alegações ou observações durante as auditorias do Comerciante.

Categorias (Ranks) de desempenho

Os critérios de conformidade têm geralmente 5 níveis de conformidade (Ranks) que são numerados de 1 a 5, sendo que 1 representa uma completa falta de conformidade e 5 representam as melhores práticas. As categorias 1 e 2 indicam não conformidade, enquanto que as categorias 3 a 5 denotam conformidade. É de notar que alguns Critérios de Conformidade podem não ter todos os 5 níveis de conformidade, mas podem apenas fornecer "Não"(significando não conformidade) e "Sim" (conformidade) como respostas possíveis.

Uma Não-conformidade com um Critério de Conformidade é entendida como uma Não-conformidade com o requisito do Critério correspondente.

Prazo e aplicabilidade

O número ligado a um critério de conformidade na lista de verificação (0, 1, 3 ou 6) representa o número de anos de certificação quando um critério de conformidade se torna aplicável. Por exemplo, para Auditorias Iniciais, apenas se aplicam os critérios com prazo (ano) 0.

É importante notar que, embora alguns Critérios de Conformidade só possam tornar-se válidos num momento futuro, os clientes são encorajados a cumprir com estes Critérios de Conformidade ou a começar a trabalhar para a conformidade o mais cedo possível, como meio de assegurar o reforço organizacional e o desenvolvimento sustentável das empresas.

As limitações à aplicabilidade de um Critério de Conformidade são documentadas no início do texto de um Critério de Conformidade entre parênteses. Por exemplo, se um requisito:

• só se aplica a clientes que comercializem um produto específico - isso é indicado como, por exemplo: (banana)
• não se aplica a pequenas empresas - indicado como: (NA para pequenas empresas)
• só se aplica após um período de transição - indicado como, por exemplo: (1 de Julho de 2025)

7.2.1. Tipos de critérios de conformidade por estrutura organizacional

O quadro abaixo mostra os diferentes tipos de Critérios de Conformidade, e a que tipo de configuração eles se aplicam:

7.3. Medidas Corretivas

Durante uma auditoria Fairtrade, a FLOCERT avalia as práticas do cliente e o nível de conformidade com os com dos Critérios de Comércio Justo Fairtrade. 

O auditor pode identificar áreas de melhoria e apresentá-las como "Não-conformidades", que o cliente deve resolver dentro de um determinado prazo, a fim de manter a certificação. Para que a organização possa beneficiar positivamente das mudanças necessárias a longo prazo, é crucial que o cliente escolha as Medidas Corretivas mais adequadas e eficazes para corrigir as suas Não-conformidades.

Durante a Reunião de Encerramento da auditoria Fairtrade, o auditor apresenta os resultados da auditoria para o cliente. O cliente pode optar por propor Medidas Corretivas durante a Reunião de Encerramento ou esperar que o Avaliador da FLOCERT as solicite após a auditoria.

A FLOCERT incentiva os clientes a sugerir Medidas Corretivas durante a Reunião de Encerramento, uma vez que isso irá acelerar todo o processo de avaliação. Além disso, os clientes podem beneficiar do momento da auditoria para começar a trabalhar nas Medidas Corretivas imediatamente. Existem, no entanto, situações em que é necessária uma análise mais detalhada da causa raiz de um problema para propor uma Medida Corretiva eficaz.

O auditor não deve aconselhar os clientes sobre como corregir as Não-conformidades, mas pode explicar a lógica dos requisitos dos Critérios e oferecer exemplos práticos do que outros clientes têm feito em situações semelhantes.

Ao sugerir e avaliar uma Medida Corretiva, são importantes os seguintes aspectos. Embora nem todos os elementos sejam necessariamente relevantes para cada Medida Corretiva, a FLOCERT pode concluir pela não aceitação de uma Medida Corretiva se lhe faltarem aspectos relevantes.

Especialmente quando o bem-estar ou os direitos dos indivíduos são afetados, será dada especial atenção à obtenção de uma abordagem compatível com os direitos - ver exemplos relacionados com os direitos dos trabalhadores e as condições de trabalho.

Quando uma Não-conformidade afeta especificamente um determinado grupo de pessoas, recomenda-se que se tenha em consideração o ponto de vista da parte afetada ao conceber a Medida Corretiva, de modo a garantir que a causa principal seja abordada.

As Medidas Corretivas corrigem a situação:

As Medidas Corretivas têm de resolver a situação atual. Uma Não-conformidade pode ser resolvida deixando de realizar uma ação proibida ou implementando uma determinada ação necessária.

Exemplos:

• para pôr fim a uma ação:
  • Se forem encontradas práticas discriminatórias, estas devem ser interrompidas com efeito imediato.
  • Se o montante do Prêmio Fairtrade tivesse sido calculado incorretamente, um cálculo corrigido deveria ser implementado imediatamente.
  • Se forem utilizados materiais perigosos proibidos, a prática deve ser interrompida com efeito imediato.
• para iniciar uma ação:
  • Se nenhuma Assembléia Geral foi realizada, esta deverá ser convocada o mais cedo possível.
  • Se não tiver sido fornecido um Plano de Abastecimento, o comprador deve partilhá-lo com o Produtor, de acordo com o prazo aplicável.
  • Se não foi fornecido aos trabalhadores o equipamento necessário para realizarem o seu trabalho em segurança, deve ser fornecido o Equipamento de Proteção Individual relevante.

As Medidas Corretivas evitam que a situação atual e outras semelhantes se repitam:

Para tal, abordam a(s) causa(s) raiz subjacente(s) da Não-conformidade. Poderá ser necessário alterar os processos subjacentes em vez de se limitarem a realizar ações pontuais. Se a causa raiz não for clara, espera-se que os clientes investiguem.

Exemplos:

• Se os produtos Fairtrade e não Fairtrade forem misturados durante a produção e armazenamento, o sistema de rastreabilidade precisa de ser melhorado.
• Se os pagamentos forem sempre efetuados demasiado tarde, os ciclos de pagamento precisam de ser revistos e adaptados, incluindo a integração de possíveis controles.
• Se a contabilidade do Prêmio Fairtrade mostrar discrepâncias, o sistema de contabilidade deve ser revisto.
• No caso de uma Não-conformidade na área de questões relacionadas ao trabalho e emprego, a Medida Corretiva deve ser discutida/alinhada com os representantes dos trabalhadores.

As Medidas Corretivas compensam as perdas ou danos causados pelas Não-conformidades:

As Medidas Corretivas têm de compensar as perdas ou danos causados pela Não-conformidade às organizações de produtores ou aos Trabalhadores.

Exemplos:

• Se o Prêmio Fairtrade não foi pago, a parte lesada identificada deve ser compensada através do pagamento das anuidades não pagas no passado.
• As diferenças entre os salários obrigatórios e os salários pagos devem ser compensadas.
• Se o pagamento inicial foi inferior ao Preço Mínimo Fairtrade, a diferença tem de ser paga à organização de produtores.
• Um Balanço de Massa negativo teria de ser corrigido através da compra de insumos Fairtrade adicionais e propondo uma medida para evitar que esta situação se repita.
• Se uma demissão injusta ocorreu, reintegrar o trabalhador afetado.

As Medidas Corretivas são proporcionais ao dano causado:

Uma Medida Corretiva é proporcional ao dano causado, ou seja, quanto maior o dano, mais forte a Medida Corretiva.

Exemplos:

• Se muito pouco Prêmio Fairtrade foi pago um ano atrás, o montante a ser pago deve compensar isso através da aplicação de uma taxa de juros de mercado no país do Produtor.
• Se os trabalhadores foram pagos abaixo do salário mínimo por 6 meses, o salário mínimo deve ser aumentado e os atrasos dos últimos 6 meses também devem ser pagos aos trabalhadores.

As Medidas Corretivas contêm um novo aspecto:

As Não-conformidades repetidas não podem ser resolvidas através da simples repetição de uma Medida Corretiva anterior. Esta orientação é especialmente relevante para os Analistas de Certificação quando avaliam uma sugestão de Medida Corretiva para uma Não-conformidade repetida.

Exemplo:

• No ano 1, foi dada uma Não-conformidade devido à falta de referências ao Fairtrade em documentos de vendas. Como Medida Corretiva, a organização sugeriu treinar a sua equipe. No ano 2, foi encontrada a mesma Não-conformidade. Além de treinar sua equipe, a organização acrescenta agora também uma descrição do Fairtrade à descrição do artigo no sistema de planejamento de recursos da organização, assegurando que no futuro todos os documentos de vendas apresentem claramente os produtos como Fairtrade.

As Medidas Corretivas são específicas:

As Medidas Corretivas que não abordam o problema subjacente são evitadas. Sugestões como"Medidas corretivas serão discutidas com a FLOCERT" não são aceitáveis. Se o cliente não puder sugerir uma Medida Corretiva significativa e apropriada durante a Reunião de Encerramento, ela deve ser deixada em aberto e sugerida após a auditoria durante o processo de acompanhamento.

7.4. Critérios de Comércio Justo Fairtrade: Requisitos e tópicos particulares

Esta secção cobre certos requisitos e tópicos particulares dos Critérios de Comércio Justo Fairtrade e como podem ser cumpridos.

7.4.1. Balanço de massa

De acordo com a Criterio do Comercio Justo Fairtrade para Comerciante (seção 2.1), a Rastreabilidade Física é exigida para todas as Categorias de Produto. Contudo, existem algumas Categorias de Produto que estão isentas dos requisitos de Rastreabilidade Física e que podem, portanto, aplicar o Balanço de Massa, são elas: cacau, açúcar de cana, sucos (incluindo polpa e purê) e chá, bem como os Programas para Algodão FSI e para Ouro (Gold Sourcing Program).

Requisitos de Balanço de Massa

1. Entrada = Saída

Antes da implementação do Balanço de Massa de Grupo, os clientes devem solicitar a aprovação do seu contato de certificação FLOCERT.

O cliente garante que a quantidade de produtos (produtos finais) vendidos como Fairtrade deve ser equivalente à quantidade de insumos obtidos como Fairtrade, tendo em conta os rendimentos de processamento e todas as perdas.

Os clientes devem garantir que os insumos Fairtrade (produtos de origem) sejam adquiridos antes da venda dos produtos Fairtrade (produtos finais).

O saldo nunca pode ser negativo. Se o saldo se tornar negativo devido a escassez de fornecimento, o cliente deve solicitar uma exceção (compensação) à FLOCERT.

2. Igual por Igual

Os insumos Fairtrade devem ser do mesmo tipo e qualidade dos insumos utilizados para processar o produto Fairtrade ("Igual por Igual"):

• Convencional ≠ Orgânico
• Tipo: Chá preto ≠ chá verde
• Suco de laranja ≠ suco de maçã
• Cacau: Sabor fino/América Latina ≠ grau padrão/África Ocidental
• Açúcar: Açúcar branco e refinado ≠ açúcares não refinados ≠ suco de cana de açúcar desidratado não centrifugado
• As especificações de qualidade e a origem são difíceis de determinar

3. Balanço de Massa de Localização Única vs Balanço de Massa de Grupo

Para a maioria dos clientes certificados Fairtrade, o Balanço de Massa é auditado por local de processamento.

Para algumas empresas, contudo, o Balanço de Massa é auditado por grupo de locais. Isto só é possível para o cacau e o açúcar e se certas condições prévias forem cumpridas (ver o requisito do Criterio do Comercio Justo Fairtrade para Comerciante 2.1.12) e for feito um pedido à FLOCERT ao Analista de Certificação responsável.

Balanço de Massa de Localização Única (SSMB)

Balanço de Massa de Grupo (GMB)